医院电子公文归档一体化管理的实现路径_王丹.pdf

第 7 页2023/6 （下）总第413期医院电子公文归档一体化管理的实现路径 文/厦门大学附属第一医院王丹随着科技的进步和社会的发展，信息化产业不断升级，人们生活和工作方式发生重大变化，档案作为人类记忆的载体，面临传统管理方式向现代信息化管理方式转变的挑战。2021年施行的档案法，单独设立“档案信息化建设”章节，明确了电子档案的法定效力，鼓励推进传统载体档案数字化，积极做好档案信息管理系统与办公自动化系统等有效衔接工作。同时对电子档案合法性、规范性提出相关要求。“十四五”全国档案事业发展规划指出，档案信息化建设要融入数字中国建设规划中，实现档案数字化转型。根据健康中国发展战略总体布局，为了推动医院高质量发展，国家卫生健康委提出智慧医院发展要求。在医疗行业与档案专业信息化建设双重要求下，医院尝试以推进电子公文归档一体化管理为突破，推行办公无纸化和档案信息化建设，这是档案参与智慧医院建设，服务医院中心工作的有益举措。一、医院档案信息化的必要性（一）解决档案库房扩容难题。随着医院各项业务不断攀升，医院每年产生的档案件数持续增多，以某三级甲等公立医院为例，综合档案室年上架各类文书档案4000余份；收集各类文件材料、宣传报道材料共7000余份；实物档案牌匾若干。医院档案库房容量已经不能满足存储的需求。根据档案库房相关管理规定，医院设置专门档案库房，库房面积及防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备均有相应要求。医院寸土寸金，空间资源优先确保临床需要。医院现有库房已经很难达到办公、阅览、整理、库房四分开等库房相关标准要求，档案库房扩容更是难题。医院采用租借院外场地的方式，临时迁移万余卷档案。除了采用租用场地寄放档案外，存量档案数字化、增量档案电子化可以有效减少库房的使用空间，从根本上缓解档案库房存储紧张的问题。同时，符合智慧医院无纸化办公总体发展趋势和要求。（二）有效保护原始档案。某医院1993年7月成立综合档案室；2001年7月获评国家二级档案室。1949年起的文书档案1554卷，23056件，其中永久的562卷5197件，长期（30年）631卷9538件，短期（10年）361卷8321件；库存病案19792019年共1336906卷；基建档案19842019年共782卷，其中重点建设工程档案198卷；设备档案19912019年共630卷；科研档案19722016年共214卷；会计档案，19812017年，会计凭证29064卷，会计账簿762本，会计报表38本；死亡职工档案169卷；实物档案128个；声像档案：照片2234张、视频录像47个。医院档案室包含建院以来的史料，具有重要的历史价值。随着保存年限的增加，借阅、复印、扫描等利用行为，会导致档案出现褪色、折损、污损、脆化等问题，影响档案存续的品相和状态。推进档案信息化后，可以通过电子档案管理系统查阅、预览、下载、打印档案，不再需要翻阅纸质档案，减少档案原件使用效率，更加利于档案的保护，尤其具有历史价值的纸质档案资源可以得到更加有效的保护。（三）提高档案利用效率。根据某医院综合档案室统计，近7年医院档案借阅、复印情况如表1所示。档案室纸质档案传统利用需要档案管理人员反复调阅、复印档案原件，劳动强度高、查阅利用效率低。随着医院各类检查、督查、审计工作任务增加，档案借阅任务日益繁重。信息技术不断改变工作和生活方式，传统载体档案利用方式效率急需提升。档案信息化可以将纸质载体的档案通过数字化扫描转为机读档案。档案信息化后，可以实现目录检索，提高档案收集、分类、整理和利用的时效，减少人力成本浪费，提高档案管理水平和服务效益。二、医院电子公文归档的可行性（一）实现电子病历单套制管理。病历档案作为我院的主要业务档案，有较高的信息化管理水平。从2010年开始医院积极投入预算执行现有病历数字化扫描工作，截至2021年12月31日，数字化扫面纸质病历80万份，1979年至2017年7月医院的所有纸质病历完成数字化【摘要】根据智慧医院建设、档案信息化建设、数字化转型行业要求，本文分析电子公文归档的必要性，阐述医院推行电子公文归档具有的现实基础和可行性，提出医院电子公文归档一体化实现路径，为相关工作提供借鉴。【关键词】电子公文；归档一体化；医院；医院档案第 8 页公文写作Document writing2023/6 （下）总第413期扫描。2017年8月，医院通过国家信息化建设标准的电子病历系统功能应用水平分级评价4级评审后，开始实现病历无纸化及电子归档，达到电子病历单套制管理目标。医院电子病历单套制管理为医院电子公文归档一体化管理提供了技术支持和实践经验。（二）建设传统载体档案目录数据库。医院综合档案室于2004年使用科易档案管理系统，利用系统管理文书档案目录。2021年归档合同1509条目，2020年归档收文1532条目、发文3725条目。利用现有单机版档案管理软件，医院档案建立健全各种门类载体的档案电子目录数据库，包括文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、音像档案、实物档案等。（三）开展存量文书档案数字化。2021年，医院投入预算用于存量文书档案的数字化，加快医院档案信息化建设。根据纸质档案数字化技术规范档案数字化外包安全管理规范等要求，医院对室藏非涉密纸质档案进行数字化，包括扫描、图像处理、目录著录、数据处理、成果移交与管理等多个环节。实物档案张贴二维码入库。在电子目录基础上逐步完善档案信息数据库，推进数字化存储和利用。三、医院电子公文归档一体化实现路径2019年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的党政机关电子公文处理工作条例，对电子公文、电子公文系统提出标准化建设的要求。2021年6月，国家档案局编制实施党政机关电子公文归档规范，标准从档案管理的视角进一步明确电子公文归档要求与规范。办法和规范明确了电子公文形成、办理、收集、整理、移交、接收、归档、保存等全周期管理的规范和依据。四、纳入智慧医院建设总体规划智慧医院的人力和财力集中倾斜在临床信息化建设。为了推动办公无纸化、提高医院行政办公效率，补齐医院行政信息化建设短板，需要将医院档案信息化建设纳入智慧医院建设总体规划。医院对档案信息化建设进行顶层设计，在医院建设OA办公系统、财务系统、科研管理系统、设备采购平台、合同管理系统时，统筹考虑各部门各系统间协同与对接。在医院逐步完成存量档案数字化工作的同时，重点推进增量文件电子归档工作。公文是文书档案重要组成部分，医院探索实现电子公文归档管理，可以为其他门类档案实现电子归档提供经验借鉴。医院可以有计划地推进电子公文归档工作，并在政策和预算资金安排上给予保障。（一）实现电子公文在线流转。医院启用OA办公系统的电子公文流转功能。电子公文流转包括收文办理、发文办理、预归档三个模块。OA办公系统实现电子文件从生成、流转、签发到预归档的全周期在线办理。收文办理包括登记、流转、预归档等环节。医院大部分文件来自卫健委公文交换系统金宏网。系统详细记录公文接收、审核、批办、承办、传阅等信息。收文登记环节填写收文编号、收文日期、来文单位、文件字号、文种（命令、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）来文标题、主题词、秘密等级、缓急程度、保管期限等信息。收文流转阶段，经办人可查询所有自己办理过且未归档收文的相关信息，包括收文时间、文件标题、流程名称、当前办理人、已办人员的审批意见等。OA系统处理不需要归档的日常工作通知等材料，不需要领导阅示可直接发给相关部门阅处。发文办理包括起草、待办、在办、办结等流程。发文模块收录内容、起草、定密、审核、签批等信息。起草发文文件主要填写缓急程度、密级、公文类型、文种（命令、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）、文件标题、主题词、主送、抄送等内容。系统可以对文件进行保存、删除、起草、修改、附件上传、编制文号、套红头、分发文件、归档、打印办理单、显示修改痕迹等。完成发文内容起草后提交至审批流程，按照医院公文签批流程提交各级领导审批，系统可检视整个流转过程和记录。经办人可查询跟踪所有待办发文的相关信息拟稿时间、文件标题、流程名称、当前办理人、所有已办人员的审批意见等。（二）实现电子公文预归档。收文、发文办结后预归档到OA办公系统预归档模块。预归档模块包括公文归档管理，档案借阅申请等功能。公文归档按照“年度保管期限来源文件编号”的设置文件夹。OA办公系统将办结的需归档文件经智能辅助功能划分保管期限进行预归档，系统通过智能化手段自行判断将公文归类到相关文件夹。档案管理人员对预归档的电子公文分类和保管期限进行审核。经档案人员确认归档后提交进入电子档案管理系统。OA办公系统公文归档（下转第22页）表120152021年综合档案室档案借阅情况时间2015201620172018201920202021复印文件（份）374388532311211208231借阅利用（次）249259449275234105123资料来源：某医院综合档案室党建工作Party construction work第 22 页2023/6 （下）总第413期虽然党中央在党建工作方面有众多的政策和要求，但党员众多、党组织复杂密集，在党建工作和党组织管理方面上肯定会存在漏洞。如保障机制缺乏、经费落实困难等问题，面对这种情况，相关党组织领导人要及时了解并解决，将党组织建设作为自身工作的重点，提升基层党组织战斗力、更新党员管理方式方法、重新准确定位党员工作方向，提高党建队伍质量，落实全面从严治党的根本要求。（四）坚决贯彻落实民主集中制。坚决贯彻落实民主集中制是全面推进从严治党的重要条件。从根本上来讲，全面从严治党是为了完善党组织管理制度建设，提高党建工作水平。中国共产党自成立以来，不断从自身和外部吸取经验，抓住发展机遇，不断改进完善自身制度。深入贯彻落实民主集中制，要认识到当前民主集中制的主要弊端和缺陷，要严格执行民主集中制，提高民主集中制的执行力度，提升党内工作的主动性，增强党员的责任担当和落实民主集中制的责任感。树立相应的惩治约束机制，对腐败问题、法制意识淡薄问题绝不姑息。提升党内监督效率，明确全面建设民主集中制和全面从严治党的基本内容，树立鲜明的政治旗帜，发挥互联网和多媒体的作用，对党员及党员干部进行教育和培训。采用灵活多样的方法，提升党组织的凝聚力，进一步加强党员干部队伍建设。只有这样，才能克服民主集中制体系中的各种困难，加深民主集中制中不同环节具体制度之间的联系，发挥民主集中制的制度功效，实现民主集中制的最优化。六、结语时代的发展与进步对党的执政能力和执政水平提出了挑战，要想在新时代背景下，提升党建工作水准，提高党为人民服务的质量，就必须坚定全面从严治党的原则，倾诉党内风气，端正党员理想信念，建设高效完善的党组织。【参考文献】1尤振权,张亮.习近平总书记关于全面从严治党重要论述的研究现状与展望J.学海,2022(05):12-20.2何源源,孙秀玲.中国共产党百年从严治党的探索历程、基本经验与历史意义J.学术探索,2022(08):115-121.3刘鹏飞.河南省自然资源厅党组召开上半年全面从严治党工作专题会议 扛牢政治责任 持续推进全面从严治党走深走实J.资源导刊,2022(08):2.4郭广银.全面从严治党是党永葆生机活力、走好新的赶考之路的必由之路J.红旗文稿,2022(14):4-8.5起联玉.全面从严治党是中国共产党实现长期执政的关键密钥J.昌吉学院学报,2022(03):5-11.6习博恩,牛子谦.把全面从严治党向纵深推进J.老区建设,2022(15):10-15.（上接第8页）管理权限仅限于医院档案管理员，档案管理员可以对公文档案文件夹进行管理，更改选择文件存放路径。档案借阅申请由需要借阅的人员在线填报借阅申请单，提交到档案室进行审批。档案借阅功能支持全院人员按标题、文件字等进行查询。同时，档案管理员可以查看浏览记录，跟踪每份公文的浏览情况。（三）实现电子公文系统与档案信息系统对接。OA办公系统实现收发文在线流转办法后，医院开发电子档案信息系统，与0A办公自动化系统对接，档案管理人员在两个系统实现单点登录。档案管理人员将OA办公系统预归档文件审核后提交至电子档案系统，同时由公文管理系统管理部门向档案管理部门提交移交手续，完成电子公文归档一体化管理。电子档案信息系统主要包括接收归档、档案管理、档案利用等模块。电子公文档案要素包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号等。电子档案管理要素主要包括移交人信息、移交时间、接收人信息、接收时间、保管保存信息、利用查询信息等等。电子公文系统与档案信息系统衔接，可以实现电子文件从形成、流转、归档、档案存储和利用等全生命周期闭环管理，实现各流程各环节过程信息详细可溯，初步实现电子公文一体化管理规范。五、结语档案数字化转型是对档案工作机制、工作流程、工作思维、工作手段等系统性重塑过程，是档案工作服务中心工作的必然要求。医院档案信息化建设工作从电子公文归档着手，重塑工作流程，实现公文从形成到归档全流程电子化管理，是提高档案管理利用效率，探索医院档案信息化建设的良好开端。电子公文档案有易查找、易存储、易利用等传统载体纸质档案无可比拟的优势。但同时，电子公文档案在保管、利用存储方面对信息系统软硬件、网络安全具有较高的要求。实现电子公文归档一体化管理，单套制管理依然面临诸多问题和挑战。【参考文献】1中华人民共和国档案法J.中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会公报,2020(03):535-540.2中办国办印发“十四五”全国档案事业发展规划EB/OL.国家档案局官网,https:/