新时代计算机技术在档案管理中的应用研究_历娜.pdf

本文在阐释计算机技术与档案管理信息化等概念的基础上，分析了档案管理工作中应用计算机技术的重要性，揭示了现阶段档案管理中计算机技术应用存在的主要问题，结合档案管理信息化建设的新要求，从树立起信息化管理理念、加快企业档案信息数字化平台建设、加强企业档案管理系统安全防护以及优化企业档案人才的结构等方面探讨了加强计算机技术在档案管理中应用的具体措施，促进传统档案管理模式向基于计算机技术的现代档案管理模式转变，不断地提升企业档案管理工作效能。关键词：计算机技术；档案管理；信息化推进档案信息化建设是实现档案工作现代化转变的动力，而计算机技术为推进档案管理信息化建设提供了重要技术支持。通过加强计算机技术在企业档案管理工作中的应用，可以不断地提高企业档案管理工作质量，推进企业档案管理信息化建设进程。一、计算机技术与档案信息化管理概述档案信息化管理研究是一门学科交叉的边缘性研究。在研究计算机技术在档案管理中应用相关问题时，需要分别准确把握计算机信息和档案管理信息化两大概念。计算机技术（Computer Technology）的概念有广义和狭义之分。其中，广义上，计算机技术是对与计算机领域应用的技术方法和技术手段的总和。一般而言，可以将计算机技术细分为软件技术、硬件技术以及应用技术。而狭义层面，计算机技术则是可以用于对复杂系统问题进行定量分析和计算的一系列手段和工具，其具备计算快速、准确，且具备一定的逻辑判断能力和人工模拟能力等特征。本文中所引用的是广义上的计算机技术的概念。例如，云计算技术、大数据技术、人工智能技术、数字化扫描技术等均属于计算机技术的范畴。档案管理信息化是应用现代信息技术实现由传统以档案实体为重心的管理模式向现代以档案信息为重心的管理模式的转变过程。档案管理信息化建设的目的在于实现档案信息资源的合理配置、科学管理和高效利用。档案管理信息化的特征主要体现在数字化、系统化、网络化、标准化和有序化。计算机技术与档案管理信息化之间存在着紧密联系。通过应用计算机信息技术对实体档案进行电子化转化，形成以图像、图形为主的电子档案，可以实现对档案资源的安全存储，也可以提升管理、查询和利用的效率。二、档案管理工作中应用计算机技术的重要性（一）为档案材料安全、完整、高效保存提供技术支持传统档案实体档案管理工作需要投入大量人工，耗时耗力进行整理、分类和保管。同时，在管理过程中，可能受管理者主观因素以及物理环境等影响造成档案损坏，影响档案信息完整性以及后续档案的利用。通过应用计算机技术，以数字化形式保存档案信息，既确保档案材料的完整性和安全性，也可以实现自动化档案分类和归档，确保档案信息的齐全性。（二）为档案信息资源共享提供保障档案信息共享是依托网络实现档案信息的快速传输。档案管理者通过应用计算机技术可以实现快速调取和存储档案，而档案需求者提供便捷的入口进行档案信息的查询和利用。同时，依托计算机信息技术搭建的档案信息数字化管理平台，在确保合理权限设置和安全性保障基础上，可以为档案管理者和用户随时随地的进行档案信息的查询、共享和利用等操作提供便利。（三）可以有效地提升档案信息利用率线上高效查找是档案管理信息化的典型特征之一。这得益于计算机技术的应用。通过运用计算机技术将实体档案数字化，并上传至数字化档案管理系统。不同部门可以通过数字化档案管理系统快速地查看档案资料内容，有效地缩短了档案信息查询时间，提升了档案信息查询和利用效率。这既为查1802023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE询者提供了高效的服务，也有效地节约了查询者的时间成本、精力成本。企业档案部门通过运用计算机技术可以提升档案管理工作质量，提升档案材料的利用率，更能够有效地节约工作成本，利于提升企业的整体运行效率。（四）满足了满足企业对信息的需要企业运营与发展对档案信息的准确性、全面性、及时性等有着较高要求。这要求档案管理工作必须要注重高效化、标准化、精细化。首先，经过计算机技术处理的档案信息可以更加清晰地呈现方式予以显示，方便企业管理者清楚地了解企业的运行情况和发展情况。其次，借助计算机技术的支持可以实现档案信息的高效地收集、存储、查找和共享，并减少人为干预可能存在的误差，有利于满足企业对档案信息准确性、及时性的要求。三、现阶段档案管理中应用计算机技术存在的问题（一）对计算机技术应用重视不足，影响企业档案管理信息化进程现阶段，企业档在案管理工作中受传统管理理念束缚，依然采用以传统人工档案管理工作为主，以数字化存储为辅的档案管理模式。信息化环境下，企业运营与发展过程中形成了大量的档案信息，采用以往的管理模式无法高效地开展档案管理工作。这反映出企业对计算机技术在档案管理领域的应用缺乏足够的重视。企业档案管理工作可以为企业运营和发展相关决策制定提供可靠的信息参考资源。一些企业在推行扁平化管理时，对档案管理部门重视不足，存在重视经济利益，忽视档案管理的现象。同时，对档案管理的认识停留在文件管理层面，而对数字化档案系统、档案数据库建设等缺乏足够的关注和重视，影响企业档案管理信息化进程。（二）计算机技术应用深度不足，数字化档案管理平台建设滞后目前，企业在应用计算机技术推进档案管理信息化建设依然处于探索阶段存在的问题主要体现在：第一，档案管理信息化建设缺乏统一的标准。企业档案管理信息化建设时缺乏围绕企业自身发展实际和发展战略系统规划，大多以参考同行业企业或比较典型的档案信息化建设模式为主。同时，在实际建设过程中，缺乏统一的建设标准和规范制度，造成计算机技术应用停留在表层，缺乏基于计算机技术深度应用的数字化档案管理平台建设规划和设计。第二，企业信息化基础设备配备不齐全，影响计算机技术的应用和作用发挥。当前企业资金及资源主要向经济效益较高的业务层面倾斜，对档案管理信息化建设，特别是计算机技术的更新、应用的投入较少，造成档案部门基础设施建设存在滞后问题，影响档案管理信息化建设进程。（三）档案信息化专业人才相对匮乏，档案管理信息化建设受影响根据当前企业档案管理队伍的现实状况来看，存在问题主要体现在：第一，人才队伍能力结构不够合理。目前，企业档案人才队伍主要以管理型人才为主，而兼具管理能力和技术能力的复合型人才相对较少。管理型人才大多具备档案业务知识学习背景和业务能力，但是无法及时捕捉档案信息化建设的最新动态，且受自身信息素养的影响，缺乏参与和推动企业档案管理信息化建设的积极性，造成企业档案管理信息化进程建设缓慢。第二，档案人才培养机制不完善。随着计算机技术在档案管理领域的深入应用，企业档案管理工作对人才队伍知识结构提出较高要求。目前，企业档案人才队伍建设机制尚不完善，尚无法满足档案信息化建设对档案人才的实际要求。四、档案管理应用计算机技术（一）树立起信息化管理理念，突出计算机技术应用为充分利用计算机技术的优势创新企业档案管理工作，应转变传统的档案管理理念，树立起信息化的档案管理理念，具体而言：第一，企业领导层应加强对档案管理信息化建设的重视。企业领导层是带领企业成长和发展的主要力量，必须对计算机技术和档案管理信息化建设的重要性有清晰的认识。同时，在企业发展战略制定以及发展规划中，应将明确档案管理信息化建设的重要性。第二，档案管理者要将战略思维、用户思维、大数据思维融入到档案管理信息化建设中，引领档案管理信息化建设工作科学、有序地推进。其中，战略思维要求企业档案管理信息化建设站在企业可持续发展的角度，要与企业的发展战略相匹配，要能够为企业的运营与可持续发展提供有力的支撑。同时，要确保档案管理信息化建设具备前瞻性、全局性，从而使得档案工作处于高效运行状态，服务企业的长远发展。要求档案管理者应充分考虑档案需求者的需求，要善于利用计算机信息技术创新档案服务方式，提升档案服务质量和服务效率。（二）加快企业档案信息数字化平台建设，提升档案信息化管理水平企业应当充分利用先进的计算机技术构建数字化档案平台。企业应从实际情况出发打造全面、系统的档案信息数字化平台，在档案信息数据库建设的基础上形成档案归档、分类、查询、检索一体化的综合化管理平台。具体而言：第一，完善企业档1812023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE案信息数据库。首先，档案部门应从企业档案工作特征出发，依据实体档案原文件的内容特征形成结构清晰的数据库结构。档案信息数据库各字段设置要准确、清晰，应包括文件题名、责任者、时间、文件字号、保管期限、档案号、缩微号等字段。同时，结合企业档案管理特征和后续检索工作的需求，可以增设主题标识、分类表示、文种、密级等字段。在完善数据库字段的基础上，档案管理者进行档案信息检索可以通过输入字段、主题词等各种方式进行检索，检索效率和检索结果准确性可以获得显著提升。其次，档案部门应加强对电子文件的管理。例如，根据档案信息化要求，对档案资料进行统一转换，并统一进行编目整理。又如，利用扫描技术、光盘技术等，将企业运营过程中形成的重要资料进行数字化扫描，逐步建立无纸化档案库。例如，可以采用东软智能档案管理产品（SEAS Intelligence）档案资料电子化。在对企业档案材料进行电子化的基础上，利用完善的数据库管理对这些数据进行高效管理，为档案工作的开展提供支撑。第二，加强档案信息管理系统应用和维护。企业可以根据档案管理工作实际需求进行自主研发或引进专业化的管理软件。企业在适当增加档案信息化建设资金投入的前提下，配备一体化的档案管理软硬件设备。首先，从硬件层面，应成立专门的档案设备部门，负责对企业档案管理工作对设备的需求以及资金能力情况等进行科学的分析，及时购置档案管理信息化迫切需要的扫描仪、计算机等设备。同时，要安排专人负责设备定期维护和更新，确保适配档案管理工作的最新需求。其次，在软件层面，企业应在对档案管理工作需求进行充分调研的基础上，选择技术先进、功能完善、更新稳定的档案管理信息系统，确保满足档案信息安全防护、档案信息智能分类、档案信息高效检索与利用等一系列功能要求。（三）加强企业档案管理系统安全防护，提升档案的安全系数任何事物都具有其两面性。计算机技术在为企业档案管理信息化建设提供有力保障的同时，其应用过程中也面临着一定的安全风险。因此，加强企业档案管理系统安全防护尤为重要，具体而言：第一，应用先进的安全防暑技术。例如，企业应通过运用防火墙技术保护内网档案数据的安全。企业应引进最新的防火墙技术，针对外网访问进行控制。同时，企业利用防火墙技术提供的过滤功功能，及时阻挡不安全因素，并及时向管理员发出预警，采取风险应对方案。通过借助防火墙技术为内部数据安全提供保护屏障，提升企业档案资源存储和利用的安全系数。同时，系统加密与系统认证、信息备份、网络访问控制等都是比较常用的安全管理及防护手段。通过这些安防技术的应用可以增强档案管理系统的安全防护力度，阻挡黑客、非法入侵。第二，提升企业数据安全管理等级。企业档案管理系统中存储着大量与企业成长、发展有关的档案资料，部分档案资料涉及商业机密。为确保这些档案资源的安全性，企业应当提升数据安全管理等级。例如，加强对物理机房的科学维护和管理，确保机房服务器的安全性；又如，采用分段管理方式，通过内外网隔离，有效地阻断可能发生的外部入侵事件。同时，要加强数据备份、数据恢复等先进的计算机技术的应用，确保企业档案系统信息的安全性、完整性，预防档案信息遗失引发的严重问题。（四）注重档案信息化人才内培外引，优化企业档案人才的结构企业应通过内培外引的方式打造一支既熟悉档案业务知识，又熟悉计算机技术的复合型档案管理人才，具体而言：第一，完善企业档案人员培训机制。企业应结合档案信息化建设的最新需求，针对企业档案工作从业者开展系统化的专业培训，并邀请档案领域专家学者、档案信息化建设领域的专业人士到企业开展专业培训活动，引导本企业档案人员转变档案管理观念，形成运用计算机技术创新档案管理工作的意识，提升档案人员的信息素养和电子档案管理能力，学会熟练运用档案信息系统开展档案工作。第二，加强与研究机构、高校的合作，积极引进档案管理领域的高层次人才。例如，通过建立与高校的校企合作协议，构建起通畅的人才培养和人才供给需求，既可以强化企业在解决人才就业问题中的责任和作用，树立良好企业形象，也可以为企业档案管理信息化建设引进优秀的人才，为推进企业档案管理信息化提供人才保障。参考文献 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