房地产公司规划设计部文件管理规范1.docx

文件管理规范

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注：本规范编写一级目录为小三加粗宋体，二级目录为四号宋体，三级目录为五号宋体。
编写：阳光城郑乘华

一、 流程概况 3
二、 在确文件顺利运作的前提下控制周期 4
三、 流程图 5
一、 合同请示单流程: 5
二、 合同会签单流程： 5
三、 合同会签结束后后续工作； 5
四、 《银行付款凭单》流程： 6
五、 合作单位评估： 6
六、 图纸接收流程： 6
七、 图纸存档： 6
八、 文件存档流程： 7
九、 图纸加晒复印流程 7
四、 规划设计部表单填写规范 7
1. 请示单填写规范 7
2. 内部联系单填写规范 8
3. 外部联系单填写规范 8
4. 合同委托单位选择请示单填写规范 8
5. 合同会签单填写规范 8
6. 设计变更审批表 8
7. 设计变更通知单 8
8. 图纸出图审批表 9
9. 自审汇总表 9
10. 填写《银行付款凭单》 9
五、 规划设计部表单保管规范 9
1. 请示单保管规范 9
2. 内部联系单保管规范 9
3. 外部联系单保管规范 9
4. 合同会签单保管规范 9
5. 设计变更审批表保管规范 10
6. 设计变更通知单保管规范 10
7. 图纸出图审批表保管规范 10
8. 自审汇总表保管规范 10
六、 规划设计部文件夹管理规范 10
1. 资料员须建立的文件夹目录包含如下： 10
2. 项目负责人须建立的文件夹目录包含如下： 10
3. 专业负责人须建立的文件夹目录包含如下： 10
七、 规划设计部电子存档规范 10
八、 规划设计部文件管理评价内容 11
一. 文件管理(电子版本或纸质版本) 11
二. 合同管理(电子版本或纸质版本) 11
三. 信息管理(电子版本或纸质版本) 11

一、 流程概况
流程目的
为规范项目设计管理部文件接收的操作流程，加强监控，达到确保文件及时、有效，保存企业发展经验的目的，并使文件保存达到统一性，不因人员流动照成损失。
流程风险
文件资源库较强大，文员流动前注意文件复制
流程范围
土地获得后到项目概念规划方案确定、后期竣工验收等全程性跟踪确定阶段。
定义
文件运行：是指文件在公司内部能正常的进行批示、公示，使得事件能通过文件进行解决，并通过文件使得事件处理经验能得到做大利用。
流程客户
内部客户
设计管理部成员
外部客户
其它部门
流程主导部门
技术管理中心

流程参与部门
公司各部门
上游流程名称
下游流程名称
子流程名称
项目策划流程
流程中文件输入、出部分

流程KPI
责任部门/岗位
数据来源
设计计划完成率
技术管理中心
月抽查报告
设计资料提交及时率
技术管理中心
设计资料提交登记表
流程起点
项目策划报告同时

流程关键点
关键点说明
支持文件
编写《收发文资料登记表》

《常用表单》
发文过程执行情况

《请示文件移交表格》

《合同资金支付情况表格》

《设计单位合作诚信表》

二、 在确文件顺利运作的前提下控制周期
序号
阶段
起始点
结束点
基准值（天）
备注
1
发文登记记录
请示文件单接收记录
发问文件本部门会签结束
其它部门及公司领导签字
7（14）
括号内数字适用于“文件运行情况”。其他均适用于一般流程时间。
图纸收发记录
设计院图纸移交
图纸移交项目秘书
7（14）
借阅登记记录
文件移交到本部门
文件进行存档
1
2
文件存档记录
图纸文件存档
设计部备用图纸
备用图纸移交
项目周期
资产记录登记表
员工入职
员工离职
工作周期
电子文件存档记录
文件刻盘保存
文件销毁（移交）
项目周期

3
资金运作表格
新项目合同签订
项目验收竣工合同履约
项目周期

总计

项目进展周期
项目周期
1、 文件包含常用表单中各种文件，同时利用好这些表单才能顺利的进展设计部资源的有效利用。
2、 本文件流程中包含数种文件，其中包含不同的利用流程。
3、 本表为日历日。

三、 流程图
一、 合同请示单流程:
1. 经办人须要项目专业负责人来签字
2. 规划设计部经理在部门经理处签字
3. 然后直接交由分管副总签字
4. 之后交由常务副总会签
5. 最后由公司总经理签字。
6. 合同请示单由资料员移交给档案室，并在《请示文件移交表格》签收。同时复印一份存入《请示文件夹》进行扫描，将扫描文件发给相关会签人员，
注：请示单会签过程中有疑义时，经办人须进行说明。
二、 合同会签单流程：
1. 合同会签单附件需包含单位选择凭证（可为委托请示单）和合同文本稿
2. 经办人须项目专业负责人来签字
3. 由经办人交由部门经理签字
4. 然后交由资料员进行各部门会签，会签部门包括成本部、财务部、公司法务、合作方推荐部门（需要时，由该部门部门经理签字）；会签单后面需由该单位请示单为附件，或其他单位需该单位进行工作联系单。
5. 汇总各部门意见后交由经办人修改，同时与合作单位进行沟通。若同意修改着按照此修改合同文本交给资料员。
6. 资料员交由分管副总签字。
7. 之后交由常务副总会签；
8. 然后由公司总经理签字。
9. 最后再次交由公司法务进行会签。
注：合同会签过程中有疑义时，经办人须进行说明，同时由经办人修改合同文本工作。
三、 合同会签结束后后续工作；
1. 法务签字完后，资料员向经办人提取该合同电子版，并把它转化为PDF存档，之后发给对方合作单位进行盖章，份数我司至少为两份。
2. 等待合作单位将合同送达我司后，经办人进行核查，资料员到盖章处（现公司由张敏负责）领取用章表格，并填写相关内容后，请部门经理签字。
3. 出示用章签字本，同时携带合同会签单到盖章处进行盖章，盖章一般要附加法人章。且份数要按原先规定份数。
4. 盖章好后，原件一份送到档案室进行存挡，一份送到财务部资料员（现公司为毛向威），并在《请示文件移交表格》中签字。
5. 剩下一份由资料员进行保管，同时更新合同文件夹目录和电子档合同文件夹目录及相关内容，并建立该项目合同文本资料夹。
6. 在《合同资金支付情况表格》中增加该公司单位名称及合同详细资料。
7. 资料员要把合同文本放入范本资料库。并做好管理工作。
8. 下次合同会签以上一次合同为范本（除非硬性规定），资料员要与将合同文件电子版发给下一个经办人，经办人可咨询上一合同经办人注意条款事情。
四、 《银行付款凭单》流程：
1. 经办人填完后签字并交由部门经理和分管副总会签，后交由部门资料员进行流程管理，并在《请示文件移交表格》上进行登记。
2. 资料员需粘结发票并附上合同该金额合同文件复印件，并将它进行以下部门进行会签：财务部会计、财务部经理、财务部副总、再由总经理签收。
3. 会签完毕后资料员进行《请示文件移交表格》登记，并在《合同资金支付情况表格》进行记录跟踪。
4. 由资料员对资金情况进行跟踪，并及时把相关相信传递给经办人。
五、 合作单位评估：
1. 待合同履约结束后，由经办人填写与该合作单位《设计单位合作诚信表》，签字后交由部门经理知会签字，资料员将合同履约情况汇入合作单位资料库中。
六、 图纸接收流程：
1. 在招标完成前图纸修改变更均不走变更流程，出图只运行图纸《图纸出图审批表》，设计相关专业均要看完，所以经办人要注意电子版提取。
2. 设计单位设计图纸首先由设计单位负责送达甲方（可预先规定）、其次由专业负责人到设计院提取图纸（当场清点），数量无误后连同《设计变更审批单》交给资料员，资料员运行《设计变更审批流程》。
3. 图纸、文件等签发由资料员进行签发，发放地点均在公司，并按项目分不同的签收《文件发放回收记录》。
七、 图纸存档：
1. 存档图纸类型：审查盖章图纸设计部只需存档一套完整版，其它一套为审查单位、另一套移交给项目部、第四套给开发报建施工许可证、另外还需准备三套审查建筑专业施工图
建筑专业审查盖章
三份
项目发展部
整套施工图
一套
设计部留档
整套施工图
一套
项目发展部
整套施工图
一套
项目部
注：其它部分变更审查，按照同样分法，
2.
图纸类型
图纸分数
发放部门

土建施工图（含幕墙）
8
项目部
五份给施工方+竣工图
1到2
成本部

1
设计部（留档）
由资料员保存
土建施工图（审查）
3（建施则需6份）
开发部
3（福州只要建施）
1
项目部
所有专业各一份
人防施工图（审查）
2
开发部

1
项目部

装修、景观等
6
项目部

1
成本部

1
设计部（留档）
由资料员保存
注：图纸借阅需进行登记，登记本应由资料员保管，可在设计部档案室。图纸存档由资料员进行存档保存，项目负责人协助资料进行本项目图纸搬运并在图档室进行接交。
注：土建施工图纸一般交由施工单位由合同签订数量减去竣工图数量，一般只给施工方五份。
注：土建施工图纸需在目录中应在备注栏中增加其下图纸的版本号，即第几版第几次修改和时间，并在图纸中开辟一栏注明图纸修改过程栏。参照福州市规划院图纸目录。
八、 文件存档流程：
a) 资料员留档文件管理
1. 文件存档需按照公司《档案管理流程》，按不同类型内容进行管理。档案管理工作由资料员进行。
2. 文件首先应先按照项目来分类；
3. 项目分类完毕后，再按照公司通知、会议纪要、工作联系单（包含施工单位发文，项目部直接送达设计部）、外部联系单.
九、 图纸加晒复印流程
a) 设计院图纸加晒
1. 图纸加晒工作由项目经办人通过填写外部联系单方式签上署名后传真给设计单位；
2. 设计单位应负责送图工作，若特殊情况可由经办人到设计单位拿取，若设计单位邮寄图纸，图纸费用由设计单位支付。
b) 平常图纸加晒复印
1. 设计人员自行联系晒图公司，晒图公司应派人员到指定地点拿图加晒复印图纸图纸，之后送达指定地点，签单第一页设计人员必须交给部门资料员，注明晒图项目，用图并签字。该单可做支付晒图费用凭证。
四、 规划设计部表单填写规范
1. 请示单填写规范
a) 请示单填写主题内容需包含请示项目名称；
b) 填写级别时注意：
1. 紧急级别：事件影响重要工作进展，须注明请示过程时间节点。
2. 优先级别：事件影响请示本身工作进展，须注明请示过程时间节点。
3. 普通级别：事件未对其它工作节点产生影响，该工作可按照正常工作时间进行处理。
c) 请示单中内容一项由经办人填写，须包含：
1. 请示内容缘由；
2. 请示中需清晰明确领导定夺内容。
d) 请示单中公司部门意见：此事件进展会影响其它部门原已工作时，需提及该部门最高领导抉择，并提供意见。
2. 内部联系单填写规范
a) 联系单填写主题内容需包含联系项目名称；
b) 填写级别时注意：
1. 紧急级别：事件影响重要工作进展，须注明联系过程时间节点。
2. 优先级别：事件影响请示本身工作进展，须注明联系过程时间节点。
3. 普通级别：事件未对其它工作节点产生影响，且该工作可按照正常工作时间进行处理。
c) 联系单中内容一项由经办人填写，须包含：
1. 联系部门需后续工作内容及时间节点。
d) 联系单中主送部门：主送部门为该联系单须后续工作部门。
e) 联系单中抄送部门：抄送部门为该联系单需告知部门，该工作可能会影响其日后工作判断。
3. 外部联系单填写规范
a) 联系单填写主题内容需包含联系项目名称；
b) 联系单中至对方单位须写明对方单位全称；
c) 联系单中内容一项由经办人填写，须包含：
1. 联系单位需后续工作内容及时间节点。
4. 合同委托单位选择请示单填写规范
1. 请示单需包含该单位与我司的利害关系
2. 请示单须包含与该单位单位合作的利益关系（如节约成本等）
3. 请示单须包含该单位以往成果。
5. 合同会签单填写规范
a) 合同名称须包含合同所属的项目全称；
b) 签约对方单位须为对方单位全称；
c) 合同总价计算方式。
d) 合同会签单中内容一项由经办人填写，须包含：
1. 合同中涉及单价及总额；
2. 我方与签约单位之间关系，如委托、招标等。
e) 合同中会签部门：会签部门为该合同影响其部门日后工作或合作单位与该部门有关联。
f) 反馈意见栏：由经办人确定回复本部门最终意见，并事先已与部门领导进行汇报沟通，之后对方单位进行沟通。
6. 设计变更审批表
a) 设计变革审批表由经办人填写；
b) 变更名称中需包含变更所在项目；
c) 相关部门意见栏：设计变更需包含项目主管及以上人员意见；当涉及户型、观感、交房标准等方面变更内容，相关部门会签时应有营销意见；当需其他部门进行后续工作时，需提及该部门最高领导审批。
7. 设计变更通知单
a) 设计变更通知单由规划设计部（待定）进行填写
b) 变更名称中须包含变更所在项目；
c) 归属合同名称为该变更所在项目施工合同；
8. 图纸出图审批表
a) 图纸出图审批表适应设计部任何专业正式图纸第一次移交给相关部门前进行的一次审批过程；
b) 分项工程为土建、景观、智能化、室内装饰等；分类工程如土建中包括建筑、结构、水、电、暖等。
c) 该审批表由专业负责人进行编写。
9. 自审汇总表
a) 自审汇总表由自审人员进行编辑输入，并汇总到项目负责人进行汇总；
10. 填写《银行付款凭单》
a) 填写《银行付款凭单》由经办人填写
b) 填写需包含受款人（单位全称）、工程项目名称（即合同项目，如丹宁顿施工审查）、申请付款说明（包含“我司”与“合作单位名称”签订“合同名称”，现“工作进展情况”，已经支付第几笔钱金额，按照合同规定，申请支付第几笔、金额）、金额部分（大小写均写清楚）。

五、 规划设计部表单保管规范
1. 请示单保管规范
a) 请示单原件由档案室进行保管，规划设计部资料员留档一份复印件，并由资料员进行扫描后通过邮件发给请示单签署人员（除最高签署领导外），经办人保存电子版。
2. 内部联系单保管规范
a) 联系单由经办人填写完毕并由经办人提交签署人员签署，待签署完毕后移交给部门资料员，当联系单签收部门签收后提回经办人，纸质版联系单由经办人保存。当经办人为资料员时，该联系单移交项目负责人保管，保留在项目负责人建立的内部联系单文件夹内。
3. 外部联系单保管规范
a) 外部联系单（对外）由经办人负责编写、保存、传送、留档，电子版由经办人进行保管，并保存在表单\外联单\XX单位内；传送外联单时经办人须签字并由资料员盖章后经办人自行传真（若经办人认为该事件超出本人决定范围，需提报部门经理进行签署）；传输完毕后保存在外部联系单文件夹内。
4. 合同会签单保管规范
a) 合同会签单由经办人负责编写，由档案室进行保存原件，资料员保存复印件一份，同时将合同会签单进行扫描后通过电子邮件知会相关签署人员（除最高签署领导外）。
5. 设计变更审批表保管规范
a) 设计变更审批表由经办人负责编写，部门内人员会签由经办人自行运行，部门外人员会签由部门资料员进行跟踪会签，待会签完毕后交由档案室保管，并留复印件一份保存在各项目设计变更审批表文件夹内，并通过邮件形式将审批单扫描件转发给审批表会签人员（除最高签署领导外）。
6. 设计变更通知单保管规范
a) 设计变更通知单位由设计变更审批单经办人负责填写，并负责签字等工作，完毕后交由资料员进行传递、保存工作。
7. 图纸出图审批表保管规范
a) 出图审批表由图纸出图专业工程师进行编写，同时本部门内人员签署由该工程师进展，完成后审批表交由资料员进行保存。
8. 自审汇总表保管规范
a) 自审汇总表由自审人员自行编辑成电子版，汇总给项目负责人后由项目负责人进行组织更新。汇总表电子版由项目负责人进行保管并注明电子版文件。
六、 规划设计部文件夹管理规范
1. 资料员须建立的文件夹目录包含如下：
a) XX项目合同文件夹；
b) XX项目请示单文件夹
c) XX项目变更通知单文件夹
注：每个项目设一个文件夹，文件夹内头两页为目录存放处。
2. 项目负责人须建立的文件夹目录包含如下：
a) XX项目内部联系单；
b) XX项目外部联系单（一），该文件夹为施工图设计单位；
c) XX项目外部联系单（二）；该文件夹为非施工图设计单位；
d) 会议纪要文件夹；
3. 专业负责人须建立的文件夹目录包含如下：
a) XX项目内部联系单；
b) XX项目外部联系单；
c) 会议纪要文件夹。
七、 规划设计部电子存档规范
a) 电子存档规范适用于规划设计部所有专业工程师及资料员；
b) 电子文件存档须按照公司批示的空文件夹内进行保存电子文件；
c) 空文件夹详另行附件呈现。
八、 规划设计部文件管理评价内容
一. 文件管理(电子版本或纸质版本)
1) 有收、发文记录；
2) 只保存文件，未做任何记录整理；
3) 文件有进行分类整理：
a. 本部门重要会议纪要；
b. 本部门计划管理文件(项目计划、年度计划、月计划、周报)；
c. 工作请示、报告；
d. 公司通知、纪要；
e. 公司内部部门间工作联系单；
f. 对外联系文件；
g. 外部收文；
h. 其他；
4) 有做分类整理后的文件目录；
5) 有文件处理结果记录。
二. 合同管理(电子版本或纸质版本)
1) 备有本部门重要的合同；
2) 对合同的使用情况有进行记录(复印)；
3) 有合同履行及付款情况的记录。
三. 信息管理(电子版本或纸质版本)
1) 备有本部门的制度流程文件；
2) 备有本部门资产管理文件报表；
3) 公司邮箱使用情况。