电子邮件礼仪及邮件管理课件.pptx

联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉-让我们高效沟通电子邮件礼仪及邮件管理电子邮件礼仪及邮件管理电子邮件礼仪及邮件管理课件第1页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第2页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉假如你是初用邮箱新人。回复？全部回复？抄送？密送？电子邮件礼仪及邮件管理课件第3页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第4页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”是谁？答：原美国易安信企业(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书英文名)EMC企业是全球最大网络信息存放商，总部在美国。电子邮件礼仪及邮件管理课件第5页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉职场故事：女秘书PK老板事件电子邮件礼仪及邮件管理课件第6页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉职场故事：女秘书PK老板事件电子邮件礼仪及邮件管理课件第7页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉职场故事：女秘书PK老板事件电子邮件礼仪及邮件管理课件第8页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉职场故事：女秘书PK老板事件 原来，这封咄咄逼人回信已经够令人吃惊了，不过瑞贝卡选择了愈加过火做法。她回信对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这么一来，EMC中国企业全部些人都收到了这封邮件。瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会极难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必定造成不和睦。莫非没有其它方式 能够沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接收。电子邮件礼仪及邮件管理课件第9页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第10页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第11页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第12页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉召集企业舞蹈队开会要抄送给谁？电子邮件礼仪及邮件管理课件第13页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第14页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第15页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉邮件主题邮件主题电子邮件礼仪及邮件管理课件第16页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉？这些标题恰当吗1、无主题2、*关于您*年*月*日提出*问题回复3、王先生收4、关于*和*等相关问题回复5、RE？这些标题恰当吗？这些标题恰当吗电子邮件礼仪及邮件管理课件第17页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉不要使用“万金油”邮件主题主题含义要详细且有意义以下主题不够详细，不方便收件人了解电子邮件礼仪及邮件管理课件第18页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉 1、一定不要空白标题，这是最失礼 2、标题要简短，不宜冗长，不要才能显示完你标题 3、标题要能真反应文章内容和主要性，切忌使用含义不清标题 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，方便 于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引发收件人注意，但应适度，尤其是不要随便就用“紧急”之类字眼。6、回复对方邮件时，能够依据回复内容需要更改标题 7、标题千万不要出现错别字-简明、扼要简明、扼要电子邮件礼仪及邮件管理课件第19页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第20页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉某某电子邮件礼仪及邮件管理课件第21页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉？这么邮件恰当吗1、直呼收信人全名2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”3、邮件汉字字拼写错误电子邮件礼仪及邮件管理课件第22页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第23页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用叙述语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检验这是对他人尊重，也是自己态度表达；6、合理提醒主要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。电子邮件礼仪及邮件管理课件第24页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉BTW By the way 随便说一下 CU See you 再见 FE For example 举例 FYI For your information 供参考 IC I see 我明白 IMO In my opinion 依我所见 NRN No reply necessary 无须回信 PEM Privacy enhanced mail 保密邮件 RSVP Reply if you please 请回复 TIA Thanks in advance 十分感激 TY Thank you 谢谢 VG very good 很好 邮件件缩略略语：电子邮件礼仪及邮件管理课件第25页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第26页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪及邮件管理课件第27页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉？这么处理客户邮件恰当吗 1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，重复回复邮件？这么处理邮件？这么处理邮件恰当吗恰当吗 回复邮件是我们与他人回复邮件是我们与他人 沟通交流主要方式，沟通交流主要方式，及时准确是要实现目标。及时准确是要实现目标。电子邮件礼仪及邮件管理课件第28页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉1 1、及时回及时回复邮件复邮件(1)收到他人主要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人尊重；(2)理想回复时间是2小时内，尤其是对一些紧急重 要邮件；(3)对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间，对 于一些优先级低邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超出二十四小时；(4)假如事情复杂，你无法及时确切回复，那最少应该 及时回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果 就会及时回复，等等”；记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。假如你正在出差或休假，应设定自动回复功能。电子邮件礼仪及邮件管理课件第29页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉 当回件回复问题时候，最好把相关问题抄到当回件回复问题时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要阐述，让对方一次性了解，避了，应该进行必要阐述，让对方一次性了解，避免再重复交流，浪费资源。免再重复交流，浪费资源。3 3、回复不得、回复不得少于少于1010个字个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是是”、“对对”、“谢谢谢谢”、“已知道已知道”等字眼，这是非常不等字眼，这是非常不礼貌。礼貌。3、署名、署名字体规格字体规格 2 2、进行针、进行针对性回复对性回复电子邮件礼仪及邮件管理课件第30页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉4 4、不要就、不要就同一问题屡同一问题屡次回复讨论，次回复讨论，不要盖高楼不要盖高楼假如收发双方就同一问题交流回复超出假如收发双方就同一问题交流回复超出3 3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采取电话沟通等其它方式进行交流后时应采取电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。再做判断。对于较为复杂问题，多个收件人频繁回复，对于较为复杂问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越发表看法，把邮件越RERE越高，这将造成邮越高，这将造成邮件过于冗长拙笨而不可阅读。件过于冗长拙笨而不可阅读。电子邮件礼仪及邮件管理课件第31页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉4 4、不要就、不要就同一问题屡同一问题屡次回复讨论，次回复讨论，不要盖高楼不要盖高楼5 5、要区分单、要区分单个回复和全个回复和全部回复部回复(1)(1)假如只需要单独一个人知道事，单独回复给他一个假如只需要单独一个人知道事，单独回复给他一个人就行了；人就行了；(2)(2)假如你对发件人提出要求作出结论响应，应该假如你对发件人提出要求作出结论响应，应该“全全部回复部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；件事情；(3)(3)假如你对发件人提出问题不清楚，或有不一样意见，假如你对发件人提出问题不清楚，或有不一样意见，应该与发件人单独沟通，不要当着全部些人面，不应该与发件人单独沟通，不要当着全部些人面，不停停RERE来来RERE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果邮件。大家。不要向上司频繁发送没有确定结果邮件。点击点击“回复全部回复全部”前，请三思而后行！前，请三思而后行！电子邮件礼仪及邮件管理课件第32页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉 为防止无谓回复，浪费资源，可在文为防止无谓回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：上以下语句：“全部办妥全部办妥”、“无需行动无需行动”、“仅供参考，无需回复仅供参考，无需回复”。6.6.主动控主动控制邮件来往制邮件来往电子邮件礼仪及邮件管理课件第33页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉邮件主题邮件主题称呼与问候称呼与问候正文正文附件附件结尾署名结尾署名正确使用发送、抄送与密送正确使用发送、抄送与密送回复技巧回复技巧电子邮件礼仪及邮件管理课件第34页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉你邮箱是这个样子吗？初始状态若干日月年后。(1836)(1836)电子邮件礼仪及邮件管理课件第35页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉邮件文件夹分类1、单击“其它4个文件夹”下拉框-以163邮箱为例2、单击下拉框中“新建文件夹”3、对话框中输入文件夹名称九 鼎电子邮件礼仪及邮件管理课件第36页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉技巧：收件箱手动清空太好了，没有邮件需要处理你清空不是收件箱，是你身上猴子你清空不是收件箱，是解放你大脑将看过邮件存档到对应文件夹将需要继续跟踪邮件存档到“需要处理”文件夹电子邮件礼仪及邮件管理课件第37页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉通讯录管理-添加联络人1、单击“通讯录”2、单击“新建联络人”3、填写相关资料，单击“保留”电子邮件礼仪及邮件管理课件第38页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉通讯簿管理-联络人分组九 鼎1、单击“通讯录”2、单击“新建联络组”3、填写相关资料，单击“保留”电子邮件礼仪及邮件管理课件第39页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉设置姓名-自己姓名3、填写姓名2、选中“邮箱设置”，单击“个人资料”1、单击“设置”电子邮件礼仪及邮件管理课件第40页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉设置姓名-发信人姓名1、单击“设置”2、选中“邮箱设置”，单击“常规设置”3、选中“优先显示通讯录中对应姓名”电子邮件礼仪及邮件管理课件第41页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉电子邮件礼仪一个主要方面就是节约他人时间，只把有价值信息提供给需只把有价值信息提供给需要人要人。你作为发信人写每封Email时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站时刻站在对方立场考虑，将心比心在对方立场考虑，将心比心。同时勿对他人回答过分期望，当然更不应对他人回答不屑一顾。电子邮件礼仪及邮件管理课件第42页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉3、署名、署名字体规格字体规格1、请各位将企业经理层领导和与自己有工作联络同事邮箱号添加到通讯录中，并存放在“同事”组中。2、请新建文件夹“默沙东-福建”，并将所接收同事邮件存放在“默沙东-福建”文件夹中。3、请将自己邮箱姓名设置成真名。4、将第1题和第2题作业利用QQ截图方式，作成图片(.jpg)，以压缩包形式发送 至邮箱中。5、完成作业时间截止4月30日。练习练习电子邮件礼仪及邮件管理课件第43页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉经过这一系列交流，大家对电子邮件中礼仪应该有初步认识了。归结到底，两句话：只发有必要邮件只发有必要邮件!让邮件为你工作带让邮件为你工作带来价值来价值!电子邮件礼仪及邮件管理课件第44页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉关注细节提升品质认真收邮件专心发邮件从做事中品味乐 趣，表达价值!电子邮件礼仪及邮件管理课件第45页联盟管理部联盟管理部联盟管理部联盟管理部-福建福建福建福建-周艺泉周艺泉周艺泉周艺泉关注细节提升品质让优让优异异成成为为你你职业习惯职业习惯电子邮件礼仪及邮件管理课件第46页