现代秘书写作290页全书电子教案课件.ppt

我们过去看过、写过的文章无数，这些文我们过去看过、写过的文章无数，这些文章从功能上分可分为两大类：欣赏类文章和实章从功能上分可分为两大类：欣赏类文章和实用类文章。我们在多年的语文学习中应该掌握用类文章。我们在多年的语文学习中应该掌握了基本的写作知识，如主题确立、材料收集及了基本的写作知识，如主题确立、材料收集及选择、结构安排、语言运用等。选择、结构安排、语言运用等。本单元学习的目的主要是：使大家巩固老本单元学习的目的主要是：使大家巩固老知识，同时接受新知识，并自觉将思维转向实知识，同时接受新知识，并自觉将思维转向实用文章写作的构思用文章写作的构思 。第二节第二节 实用文章的要素实用文章的要素第三节第三节 实用文章的撰写和修改实用文章的撰写和修改第一节第一节 实用文章概述实用文章概述一、实用文章的含义一、实用文章的含义实用文章通常也被称为应用文，是指为解决实际问题寻找对策而实用文章通常也被称为应用文，是指为解决实际问题寻找对策而撰写的文章。撰写的文章。人们在现实生活和实际工作中所使用的文章主要是实用文章。人们在现实生活和实际工作中所使用的文章主要是实用文章。（一）日常事务文书（一）日常事务文书 （二）会务文书（二）会务文书（三）社交礼仪文书（三）社交礼仪文书（四）商务文书（四）商务文书（五）诉讼文书（五）诉讼文书（六）求职履职文书（六）求职履职文书二、实用文章的种类二、实用文章的种类三三、实用文章的特点实用文章的特点实用性实用性真实性真实性规范性规范性时效性时效性直接用来办事直接用来办事客观真实客观真实写作程序、格式写作程序、格式信息时效信息时效简明性简明性语言表达语言表达（一）指挥管理作用（一）指挥管理作用（二）宣传教育作用（二）宣传教育作用（三）沟通协调作用（三）沟通协调作用（四）凭证依据作用（四）凭证依据作用四、实用文章的功用四、实用文章的功用 随着社会的发展，实用文章的使随着社会的发展，实用文章的使用越来越广泛，种类越来越多，式也用越来越广泛，种类越来越多，式也越来越完备。如今，应用文在生活和越来越完备。如今，应用文在生活和工作中发挥着非常重要的作用。工作中发挥着非常重要的作用。实用文章的要素主要有四个：主题、材料、结构实用文章的要素主要有四个：主题、材料、结构和语言。和语言。一、主一、主 题题（一）主题的含义及作用（一）主题的含义及作用主题是作者在文章中通过全部材料所表达出的中心主题是作者在文章中通过全部材料所表达出的中心意思。意思。古人称之为古人称之为“意意”（物（物意意文）。文）。主题在不同的文体中有不同的叫法：主题在不同的文体中有不同的叫法：记叙文记叙文主题思想主题思想议论文议论文中心观点（论点）中心观点（论点）说明文说明文中心思想中心思想 应用文的主题是指制作者在传达政策、汇报应用文的主题是指制作者在传达政策、汇报工作、总结经验、交流信息时，通过全文表现出工作、总结经验、交流信息时，通过全文表现出来的基本意旨或基本观点。来的基本意旨或基本观点。主题即实用文章写作的出发点和核心：主题即实用文章写作的出发点和核心：就思想内容而言，主题是一篇文章的灵魂、统帅。就思想内容而言，主题是一篇文章的灵魂、统帅。就形式说，材料的取舍、结构的建构、表达方式的就形式说，材料的取舍、结构的建构、表达方式的选取、语言的运用，都受主题的决定、支配、制约选取、语言的运用，都受主题的决定、支配、制约和影响。和影响。刘禹锡刘禹锡陋室铭陋室铭：“山不在高，山不在高，有仙则名；水不在深，有龙则灵。有仙则名；水不在深，有龙则灵。”王夫之说：王夫之说：“意犹帅也，意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合。无帅之兵，谓之乌合。”实用文章写作特别强调实用文章写作特别强调“主题先行主题先行”、“意在笔先意在笔先”。正确正确实用文章的主题所要求的正确，必须符合国家法律、政策，实用文章的主题所要求的正确，必须符合国家法律、政策，符合实际情况，在此基础上反映事物的本质规律，经得起具符合实际情况，在此基础上反映事物的本质规律，经得起具体社会的检验。体社会的检验。有关法规、政策和有关法规、政策和上级的指示精神上级的指示精神本单位的实际情况本单位的实际情况（二）主题的确立（二）主题的确立鲜鲜 明明 实用文章写作，无论是构思阶段，还是表达时，都应使主题实用文章写作，无论是构思阶段，还是表达时，都应使主题显豁，旗帜鲜明，赞成什么，反对什么，提倡什么，禁止什显豁，旗帜鲜明，赞成什么，反对什么，提倡什么，禁止什么，都要直截了当地表达明白。么，都要直截了当地表达明白。如：布置工作任务的通知、请求指示的请示、概括如：布置工作任务的通知、请求指示的请示、概括工作经验教训的总结等。工作经验教训的总结等。集中集中实用文章通常都是一文一事，主题鲜明集中。实用文章通常都是一文一事，主题鲜明集中。“非一宗者，不得同为一状。非一宗者，不得同为一状。”新颖新颖 实用文章作为人们开展工作的工具，要与日新月异实用文章作为人们开展工作的工具，要与日新月异的形势相适应，与实际工作需要相适应，主题必须的形势相适应，与实际工作需要相适应，主题必须新颖，尤其是新闻、调查报告等。新颖，尤其是新闻、调查报告等。深刻深刻 指文章能透彻地揭示生活本质，准确反映客观规律，指文章能透彻地揭示生活本质，准确反映客观规律，善于击中问题要害，具有深刻的思想意义和丰富的内善于击中问题要害，具有深刻的思想意义和丰富的内在意蕴。在意蕴。主题表现主题表现文学作品文学作品实用文章实用文章含蓄，呈隐性含蓄，呈隐性明确，呈显性明确，呈显性 这是由文章不同的写作目的所决定的。文学作品供人这是由文章不同的写作目的所决定的。文学作品供人欣赏；实用文章用来解决实际问题，处理具体工作。欣赏；实用文章用来解决实际问题，处理具体工作。（三）主题的表现（三）主题的表现实用文章主题的表现应醒目、突出，常用的方式有：实用文章主题的表现应醒目、突出，常用的方式有：标题明旨标题明旨 即在题目中直截了当地点出主题。即在题目中直截了当地点出主题。开门见山开门见山即在文章的开头部分明确地提出行文的目的或主要内容。即在文章的开头部分明确地提出行文的目的或主要内容。小标题显旨小标题显旨即借助小标题（也是段旨）明确文章的主题。即借助小标题（也是段旨）明确文章的主题。结尾点旨结尾点旨即在正文的结尾点明写作主旨。即在正文的结尾点明写作主旨。二、材二、材 料料（一）材料的含义及作用（一）材料的含义及作用即即作作者者为为着着某某一一写写作作目目的的，从从社社会会生生活活中中收收集集、摄摄取取以以及及为为表表现现主主题题而而写写入入文文章章中中的的或或虽虽没没有有写写入入文文章章但但为为文文章章的的主题提炼起影响作用的全部事实和理论依据。主题提炼起影响作用的全部事实和理论依据。一是指作者写入文章中的事实和理论依据。一是指作者写入文章中的事实和理论依据。二是指那些没有被写入文章中而事前搜集的事实和理论二是指那些没有被写入文章中而事前搜集的事实和理论依据。依据。材料的作用：材料的作用：写作前，它是形成主题的基础。写作前，它是形成主题的基础。写作中、后，它是说明观点、表达主题的写作中、后，它是说明观点、表达主题的支柱。支柱。收集材料的方法主要有：收集材料的方法主要有：观察观察 主要通过耳闻目睹来感知，是了解事实的一种重要方式。主要通过耳闻目睹来感知，是了解事实的一种重要方式。要注意全面，抓特点，随时思考要注意全面，抓特点，随时思考。（二）材料的收集（二）材料的收集调查调查即从事情发生现场及知情者那里获得材料。即从事情发生现场及知情者那里获得材料。要注意态度和方法要注意态度和方法热情、不带偏见热情、不带偏见个别访谈、个别访谈、开座谈会、开座谈会、发问卷发问卷即查找和阅读。即查找和阅读。查阅查阅要善于从报刊、书籍、文件中获得大量的有用材料。要善于从报刊、书籍、文件中获得大量的有用材料。收集到大量的材料后，要及时进行整理分收集到大量的材料后，要及时进行整理分析。先综合考察，确定材料的真假，再认定其析。先综合考察，确定材料的真假，再认定其性质，接着进行简单的分类。在此基础上，对性质，接着进行简单的分类。在此基础上，对材料进行认真分析，采用分析与综合法、归纳材料进行认真分析，采用分析与综合法、归纳与演绎法、比较分析法等，真正认识材料的本与演绎法、比较分析法等，真正认识材料的本质、大小、轻重，以便于后期恰当选择使用。质、大小、轻重，以便于后期恰当选择使用。选材的标准：选材的标准：表现主题的材料表现主题的材料 这是决定材料取舍的主要标准。凡是与主题有关并能有力这是决定材料取舍的主要标准。凡是与主题有关并能有力地说明、突出主题者，就坚决选入。地说明、突出主题者，就坚决选入。（三）材料的选择（三）材料的选择真实准确的材料真实准确的材料 真实准确的材料是使文章具有说服力的保证。真实准确的材料是使文章具有说服力的保证。保尔保尔拉法格在拉法格在忆马克思忆马克思中说：中说：“即令是为了证明一个即令是为了证明一个不重要的事实，他也要特意到大英博物馆去一趟。不重要的事实，他也要特意到大英博物馆去一趟。”典型的材料典型的材料 指同类材料中最有代表性和普遍意义、最能深入揭示所指同类材料中最有代表性和普遍意义、最能深入揭示所反映事物本质的材料。反映事物本质的材料。它的特点是：代表性、深刻性。它的特点是：代表性、深刻性。新颖生动的材料新颖生动的材料 指新产生、新发现、比较具体、有吸引力的材料。指新产生、新发现、比较具体、有吸引力的材料。综上所述，文章的材料应做到博采、精鉴、深析、综上所述，文章的材料应做到博采、精鉴、深析、严选与活用。严选与活用。在使用选定的材料时，根据需要，做到顺序合理、在使用选定的材料时，根据需要，做到顺序合理、详略得当详略得当。三、结三、结 构构 结构即文章的组织方式和内部构造。它是文章部分与部分、部结构即文章的组织方式和内部构造。它是文章部分与部分、部分与整体的内在联系和外部形式的统一。分与整体的内在联系和外部形式的统一。结构实际上是作者主观思路和事物客观规律性相结合的产物。结构实际上是作者主观思路和事物客观规律性相结合的产物。它表现为思维形式它表现为思维形式逻辑结构，表现为语言形式逻辑结构，表现为语言形式篇章结构。篇章结构。一般先由逻辑结构，再到语言表达出来的篇章结构。一般先由逻辑结构，再到语言表达出来的篇章结构。结构的总体要结构的总体要求是完整、严求是完整、严谨、自然。谨、自然。从一篇文章来讲，主题解决从一篇文章来讲，主题解决“言之有理言之有理”，材料解决，材料解决“言之有物言之有物”，结构解决结构解决“言之有序言之有序”。（一）结构的含义及作用（一）结构的含义及作用 结构是文章主题和材料的依托。结构的好坏，直接关系到文章结构是文章主题和材料的依托。结构的好坏，直接关系到文章的成败优劣。结构安排合理，可以使文章主题鲜明，文气贯通。的成败优劣。结构安排合理，可以使文章主题鲜明，文气贯通。实用文章在结构上的总体特征是逻辑性、条款性。实用文章在结构上的总体特征是逻辑性、条款性。其结构的总体要求是完整、严谨、自然。其结构的总体要求是完整、严谨、自然。要正确反映事物的发展规律和内在联系，符合人们的认识规律要正确反映事物的发展规律和内在联系，符合人们的认识规律因因 果果 先先 后后 人的认识人的认识 浅浅 深深 个别个别 一般一般 具体具体 抽象抽象 事物发展事物发展（二）安排结构的基本原则（二）安排结构的基本原则要服务于主题要服务于主题如：如：竹编品业务是怎样在美国礼品市场做成功的竹编品业务是怎样在美国礼品市场做成功的公司经营能力的调查公司经营能力的调查 1.建立大规模的营业中心建立大规模的营业中心2.实行高效率的管理制度实行高效率的管理制度3.商品迎合消费者心理，控制销售市场商品迎合消费者心理，控制销售市场4.边巩固边发展，扩大经营品种边巩固边发展，扩大经营品种朱光潜朱光潜选择与安排选择与安排：主次清楚，层次分明：主次清楚，层次分明。要适应不同文种的特点要适应不同文种的特点实用文章中不同的文种，其办事的目的，反映生活、工作的实用文章中不同的文种，其办事的目的，反映生活、工作的角度、容量、表现形式都不尽相同，长期使用过程中，形成角度、容量、表现形式都不尽相同，长期使用过程中，形成了与众不同的结构形式。了与众不同的结构形式。工作通知工作通知先写为什么做，再写做什么及怎样做先写为什么做，再写做什么及怎样做工作总结工作总结先概述工作情况，再总结具体经验教训先概述工作情况，再总结具体经验教训如：如：我们在写作时，要根据不同文种的特点安排好结构，力求我们在写作时，要根据不同文种的特点安排好结构，力求做到内容和形式的统一。做到内容和形式的统一。它包括标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。它包括标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。关于标题：主要有公文式标题和一般文章式标题。关于标题：主要有公文式标题和一般文章式标题。公文式标题公文式标题一般由发文单位、内容和文种三要素构成。行一般由发文单位、内容和文种三要素构成。行政公文、计划、规章制度等主要采用此标题形式。政公文、计划、规章制度等主要采用此标题形式。文章式标题文章式标题常反映写作对象、范围、内容及中心观点等。常反映写作对象、范围、内容及中心观点等。从形式上看，它有单标题和双标题两种形式。部分总结、调查从形式上看，它有单标题和双标题两种形式。部分总结、调查报告、经济活动分析报告、经济论文等常用此标题形式。报告、经济活动分析报告、经济论文等常用此标题形式。新闻等文种的标题形式比较特殊，其写法在后面详讲。新闻等文种的标题形式比较特殊，其写法在后面详讲。（三）结构的基本内容及模式（三）结构的基本内容及模式关于段落：关于段落：写作中构段的依据和理由是什么？写作中构段的依据和理由是什么？一般应考虑时间、地点、课题、材料、角度、表达方式、一般应考虑时间、地点、课题、材料、角度、表达方式、语调、语气等因素。语调、语气等因素。要注意段落意义的单一性和完整性，还要注意其长短要注意段落意义的单一性和完整性，还要注意其长短适度，整体匀称。适度，整体匀称。段旨往往在段首显示。段旨往往在段首显示。四、语四、语 言言语言是文章的第一要素。语言是文章的第一要素。“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。笔下有毁誉忠奸。”（一）语言的重要性（一）语言的重要性（二）语言的表达要求（二）语言的表达要求明晰明晰即意思清楚、明白，没有歧义。即意思清楚、明白，没有歧义。注意语义的确定性注意语义的确定性 谨慎使用模糊语言谨慎使用模糊语言弄清自己要弄清自己要表达的意思表达的意思选用相应的选用相应的语言语言准确准确 即选用恰当的词语，组织通顺的句子，明白贴切地表达思即选用恰当的词语，组织通顺的句子，明白贴切地表达思想内容。想内容。要做到要做到 精心辨析词义精心辨析词义（大小、轻重）（大小、轻重）合乎语法逻辑合乎语法逻辑（词语搭配、符合实际、前后连贯）（词语搭配、符合实际、前后连贯）区别词的感情色彩区别词的感情色彩（褒贬）（褒贬）简朴简朴即简明扼要，质朴无华。即简明扼要，质朴无华。应注意做到应注意做到删繁就简删繁就简运用专用词语运用专用词语运用联合词组运用联合词组适当使用文言句式和古语词适当使用文言句式和古语词即端庄郑重。即端庄郑重。庄重庄重 实用文章中不少内容涉及非常严肃的问题，有些应用实用文章中不少内容涉及非常严肃的问题，有些应用文本身就是法律、政策的载体，因此，它要求用语郑重严肃。文本身就是法律、政策的载体，因此，它要求用语郑重严肃。要注意：使用书面语，适当使用文言词语等。要注意：使用书面语，适当使用文言词语等。准备阶段准备阶段构思阶段构思阶段表达阶段表达阶段修改阶段修改阶段一、实用文章的写作过程一、实用文章的写作过程准备阶段准备阶段材料准备材料准备平时积累平时积累临时调查临时调查思想准备思想准备法律、政策法律、政策领导意图领导意图构思阶段构思阶段 确立主题确立主题（办事目的）选择材料选择材料安排结构安排结构确定文种确定文种 表达阶段表达阶段表达方式选择表达方式选择（叙述、议论、说明）（叙述、议论、说明）语言运用语言运用修改阶段修改阶段包括内容和形式，一般先内容后形式。包括内容和形式，一般先内容后形式。内容内容形式形式二、实用文章的修改二、实用文章的修改文种文种主题主题材料材料结构结构语言语言格式格式文章修改的具体方法，一般不外乎增添、删节、改正、调整、变更。应注意正确使用修改符号。各级各类组织都有管理工作，在日常管理各级各类组织都有管理工作，在日常管理工作中需要借助文书的工具作用达到相应的目工作中需要借助文书的工具作用达到相应的目的。在企事业单位，日常管理工作中使用的文的。在企事业单位，日常管理工作中使用的文书种类很多，本单元主要介绍常用的计划、行书种类很多，本单元主要介绍常用的计划、行政公文、规章制度、简报、调查报告、总结等政公文、规章制度、简报、调查报告、总结等文书的功用及其写作要领。文书的功用及其写作要领。第一节第一节 计划计划第二节第二节 行政公文行政公文第三节第三节 规章制度规章制度第四节第四节 简报简报第五节第五节 调查报告调查报告第六节第六节 总结总结（一）含义（一）含义 计划就是为完成某项任务而事前有所计划就是为完成某项任务而事前有所打算后形成的一种指导工作的书面材料。打算后形成的一种指导工作的书面材料。一、计划及其特点一、计划及其特点第一节第一节 计计 划划 1.预定性预定性 预定目标、任务、工作进程、措施、步骤等。预定目标、任务、工作进程、措施、步骤等。2.可行性可行性 计划内容既要先进积极，又要留有余地，可望计划内容既要先进积极，又要留有余地，可望可及。可及。3.说明性说明性 计划的表达方式主要是说明。计划的表达方式主要是说明。（二）特点（二）特点二、计划的种类二、计划的种类 由由于于计计划划所所涉涉及及的的工工作作，时时间间有有长长有有短短、内内容容有有详详有有略略、范范围围有有宽宽有有窄窄、项项目目有有粗粗有有细细，因因此此就就形形成成了了计计划划类类应用文的多种名称。应用文的多种名称。（一）（一）计划计划 计划是指单位或个人对一定阶段内的工作、生产、学计划是指单位或个人对一定阶段内的工作、生产、学习等制订的常规性计划。习等制订的常规性计划。（二）（二）规划规划 规规划划是是单单位位对对全全局局性性工工作作的的未未来来发发展展作作出出的的长长远远性性计计划划。定定方方向向、定定规规模模、定定远远景景，富富有有理理想想性性和和鼓鼓动动性性。其其特点为期限长、内容宏观、结构规模较大。特点为期限长、内容宏观、结构规模较大。（三）（三）方案方案方方案案是是单单位位对对某某一一专专题题工工作作从从指指导导思思想想、目目的的要要求求、方方式式方方法法到到具具体体进进度度作作出出周周密密部部署署安安排排的的专专项项性性计计划划。其其特特点点为为：适适用用于于非非常常规规性性重重要要工工作作，一一般般专专业性、操作性强。业性、操作性强。（四）（四）要点要点 要要点点是是对对某某一一时时期期的的主主要要工工作作或或重重要要任任务务加加以以明明确确的的简简明明性性、指指导导性性计计划划。突突出出特特点点是是内内容容简简明明扼扼要要，常常用用于上级下发下级单位。于上级下发下级单位。（五）（五）安排安排 安安排排是是单单位位或或个个人人对对未未来来短短期期内内要要做做的的某某项项工工作作作作出出的具体计划。的具体计划。（六）（六）设想设想 设设想想是是为为长长远远工工作作或或某某种种利利益益着着想想而而作作出出的的初初步步的的、非正式的、不成熟的计划。非正式的、不成熟的计划。（七）（七）打算打算 打打算算是是对对近近期期内内要要做做的的事事情情作作出出的的内内容容尚尚未未周周全全的的计计划。划。设想和打算的特点是计划项目或内容的不成熟性。设想和打算的特点是计划项目或内容的不成熟性。三、计划的写法三、计划的写法（一）（一）标题标题 单位名称单位名称时限时限内容内容文种文种 （二）正文（二）正文 计划的正文一般由订计划的目的依据、指导思想、目计划的正文一般由订计划的目的依据、指导思想、目标任务、措施步骤、具体要求等内容构成，格式一般采用标任务、措施步骤、具体要求等内容构成，格式一般采用“帽子加条款帽子加条款”的形式。的形式。如：如：公司公司2012年经营工作计划年经营工作计划 1.前言前言主要概括说明制订计划的依据、目的、指主要概括说明制订计划的依据、目的、指导思想、基本情况、今后的总任务等。导思想、基本情况、今后的总任务等。语言力求简洁。语言力求简洁。2.计划事项计划事项 即计划完成的具体任务、目标，方法、措施、步即计划完成的具体任务、目标，方法、措施、步骤，时限效果等。这部分一般分项、分块来写，骤，时限效果等。这部分一般分项、分块来写，对计划内容有主次地分项表述。要做到指标明确，对计划内容有主次地分项表述。要做到指标明确，任务具体，措施可行，步骤清晰。任务具体，措施可行，步骤清晰。“方案方案”正文部分的写作模式：正文部分的写作模式：指导思想指导思想内容内容组织领导组织领导方式、方法、方式、方法、步骤步骤（三）（三）落款落款 在正文的右下方先写明单位名称，再写上在正文的右下方先写明单位名称，再写上成文日期，有时还要加盖印章。成文日期，有时还要加盖印章。第二节第二节 行政公文行政公文一、行政公文概述一、行政公文概述（一）行政公文及其特点（一）行政公文及其特点所谓行政公文，是行政机关在行政管理活动中所形成所谓行政公文，是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公务活动的重要工具。企业、事业单位和人民团体也可以使用行政公文。企业、事业单位和人民团体也可以使用行政公文。本节所讲行政公文是指国务院在本节所讲行政公文是指国务院在国家行政机关公国家行政机关公文处理办法文处理办法中规定的中规定的13种公文。种公文。1.鲜明的政治性鲜明的政治性2.法定的权威性法定的权威性3.规范的格式规范的格式4.法定的作者和特定的读者法定的作者和特定的读者行政公文的特点：行政公文的特点：（二）行政公文的种类（二）行政公文的种类按性质作用划分：按性质作用划分：国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法据此标准，将行政据此标准，将行政公文分为公文分为13种：命令（令）、决定、公告、通告、种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。会议纪要。1.命令（令）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.决定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.通知通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。事项，任免人员。6.通报通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复批复适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。11.意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（对上、对下、平行）适用于对重要问题提出见解和处理办法。（对上、对下、平行）12.函函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。准和答复审批事项。13.会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。按行文方向划分：按行文方向划分：行文方向即公文的发文去向。根据发文去向，行政公文行文方向即公文的发文去向。根据发文去向，行政公文分为上行文、平行文、下行文。分为上行文、平行文、下行文。所谓上行文，即发文单位向其隶属的上级单位或业务所谓上行文，即发文单位向其隶属的上级单位或业务主管单位所发送的公文。上行文主要有报告、请示。主管单位所发送的公文。上行文主要有报告、请示。上行文主要有报告、请示。上行文主要有报告、请示。1.上行文上行文所谓平行文，即平级或不相隶属的机关、单位之间所所谓平行文，即平级或不相隶属的机关、单位之间所互相发送的公文。互相发送的公文。平行文主要有函。平行文主要有函。所谓下行文，即发文单位向其下级或业务指导单位所制所谓下行文，即发文单位向其下级或业务指导单位所制发的公文。发的公文。下行文主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、下行文主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。通报、批复、会议纪要等。议案和意见比较特殊。议案和意见比较特殊。2.平行文平行文3.下行文下行文 国务院在国务院在国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中规定了公文中规定了公文格式的项目。国家技术监督局规定了公文用纸幅面与图文格式的项目。国家技术监督局规定了公文用纸幅面与图文区尺寸及图文区的划分。区尺寸及图文区的划分。（1）发文机关）发文机关用全称或规范化简称，注意联合发文。用全称或规范化简称，注意联合发文。（三）行政公文的格式（三）行政公文的格式1.文头部分文头部分（2）发文字号）发文字号由机关代字、年份和序号三部分组成。由机关代字、年份和序号三部分组成。（3）签发人）签发人即代表发文机关最后审查并批准公文发出的领导人。即代表发文机关最后审查并批准公文发出的领导人。联合发文只标明主办单位发文字号。其位置在发文机关下方。联合发文只标明主办单位发文字号。其位置在发文机关下方。按按办法办法规定，上行文要注明签发人。其位置在间隔线右上方。规定，上行文要注明签发人。其位置在间隔线右上方。（4）秘密等级）秘密等级秘密等级是根据国家保密局的规定对公文内容的保密程度所确定秘密等级是根据国家保密局的规定对公文内容的保密程度所确定的等级。的等级。（5）紧急程度）紧急程度它是指公文传递贯彻的时间要求。它是指公文传递贯彻的时间要求。以上内容项目使用时要根据实际情况而定。以上内容项目使用时要根据实际情况而定。凡内容具有保密性的公文都要加注密级标识（绝密、机密、秘密）凡内容具有保密性的公文都要加注密级标识（绝密、机密、秘密）,其位置在文头右上角，外加方括号。其位置在文头右上角，外加方括号。凡需要迅速传递和贯彻的公文，都要加注紧急程度标识（特急、急件；凡需要迅速传递和贯彻的公文，都要加注紧急程度标识（特急、急件；电报分特急、加急、平急），置于文头右上角，外加方括号。电报分特急、加急、平急），置于文头右上角，外加方括号。（1）标题）标题它是公文内容或主旨准确简要的概括。它是公文内容或主旨准确简要的概括。发文机关名称要规范，文种发文机关名称要规范，文种要正确，事由概括要准确、要正确，事由概括要准确、简明。简明。（2）主送机关）主送机关指公文的主要发送对象。它一般要根据公文内容、隶属关指公文的主要发送对象。它一般要根据公文内容、隶属关系和职权范围确定。系和职权范围确定。法规性、周知性较强的公文如法规性、周知性较强的公文如决定、公告、会议纪要等通常决定、公告、会议纪要等通常省略主送机关。省略主送机关。它一般由发文机关、事由和文种三个要素组成。它一般由发文机关、事由和文种三个要素组成。主送机关应顶格写在标题之下、正文之上，应使用全称或者规范主送机关应顶格写在标题之下、正文之上，应使用全称或者规范化简称、统称。化简称、统称。2.2.行文部分行文部分（3）正文）正文其内容、结构和写作要求因目的、事由及文种而异。其内容、结构和写作要求因目的、事由及文种而异。（4）附件）附件指随公文发送的用以解释说明正文的文字材料、图表、照指随公文发送的用以解释说明正文的文字材料、图表、照片、物品等。片、物品等。（5）成文日期）成文日期一般以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关一般以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（6）印章）印章 加盖印章是公文合法、生效的依据和凭证。加盖印章是公文合法、生效的依据和凭证。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，各发文机关都应加盖印章。联合下发的公文，各发文机关都应加盖印章。印章的位置在成文日期上，印章的位置在成文日期上，“骑年盖月骑年盖月”，清晰端正。，清晰端正。（7）附注）附注 附注是用来说明在公文的其他项目下不便说明的有关事项。附注是用来说明在公文的其他项目下不便说明的有关事项。如公文传达的范围、方式等。如公文传达的范围、方式等。（2）抄送机关）抄送机关指除主送机关外需要了解本文件内容或请其给予协助的有关单位。指除主送机关外需要了解本文件内容或请其给予协助的有关单位。（3）印发机关）印发机关 即公文制作和打印发放机关。（机关的办公部门）即公文制作和打印发放机关。（机关的办公部门）（4）印发日期）印发日期即公文的打印发放时间。即公文的打印发放时间。（1）主题词）主题词指能够确切表达公文主题的规范化词汇或词组。指能够确切表达公文主题的规范化词汇或词组。3.3.文尾部分文尾部分 文件文件 政政2012 号号 关于关于 工作的通知工作的通知 ：。附件：（印）（印）二一二年二月十日主题词：主题词：抄送：2012年2月10日 二、报二、报 告告（一）报告的用途和特点（一）报告的用途和特点1.含义含义报告是下级向上级报送的一种陈述性公文。报告是下级向上级报送的一种陈述性公文。2.用途用途（1）向上级汇报工作）向上级汇报工作（2）向上级反映情况）向上级反映情况（3）答复上级的询问）答复上级的询问（4）向上级报送重要资料和物件）向上级报送重要资料和物件3.特点特点（1）汇报性）汇报性（2）陈述性）陈述性按报告的内容和用途分：按报告的内容和用途分：工作报告、情况报告、答复报告和报送报告工作报告、情况报告、答复报告和报送报告综合性报告、专题性报告综合性报告、专题性报告按报告所涉及的内容的范围分：按报告所涉及的内容的范围分：（二）报告的种类及其写法（二）报告的种类及其写法1.1.工作报告的写作要领工作报告的写作要领工作报告的写法应根据汇报工作进程时间不同而把握不同要点。工作报告的写法应根据汇报工作进程时间不同而把握不同要点。工作前：工作前：开展某项工作的依据、可能性和必要性，要采取的开展某项工作的依据、可能性和必要性，要采取的方法、步骤、措施等。方法、步骤、措施等。工作中：工作中：前段工作概况，下一步工作安排。（或以前者为主，前段工作概况，下一步工作安排。（或以前者为主，或以后者为主）或以后者为主）工作后：工作后：工作概况，成绩经验，问题教训等。工作概况，成绩经验，问题教训等。工作报告一般篇幅较长，可采用分部分表述的结构形式。工作报告一般篇幅较长，可采用分部分表述的结构形式。2.2.情况报告的写作要领情况报告的写作要领情况（抓住重点，概括叙述）情况（抓住重点，概括叙述）原因（内在的）原因（内在的）意见（应吸取的教训和以后的防范措施）意见（应吸取的教训和以后的防范措施）3.3.答复报告的写作要领答复报告的写作要领引述来文引述来文答复询问答复询问 引述来文的标题和发文字号；所答所问，不节外生枝引述来文的标题和发文字号；所答所问，不节外生枝或搭车汇报其它事项。或搭车汇报其它事项。4.4.报送报告的写作要领报送报告的写作要领其写作基本模式为：其写作基本模式为：“现将现将报送你报送你，请查收（审查、审核）。，请查收（审查、审核）。”注意：此种报告有注意：此种报告有附件附件，要将附件附在公文后。，要将附件附在公文后。写作报告时，应特别注意：写作报告时，应特别注意：不要附带请示事项不要附带请示事项 二、请二、请 示示（一）请示及其用途（一）请示及其用途1.含义含义请示是下级向上级请求指示、批准的一种请求性公文。请示是下级向上级请求指示、批准的一种请求性公文。2.用途用途（1）工作中出现新情况而无章可循，或工作涉及）工作中出现新情况而无章可循，或工作涉及面较宽，把握不准，请求上级给予明确；面较宽，把握不准，请求上级给予明确；（2）对现行政策、规章不甚理解，请求上级给予）对现行政策、规章不甚理解，请求上级给予具体解释；具体解释；（3）因情况特殊，难以执行上级的统一规定，请）因情况特殊，难以执行上级的统一规定，请求上级给予变通；求上级给予变通；（4）本单位发生意见分歧，一时难以统一，请求）本单位发生意见分歧，一时难以统一，请求上级裁决；上级裁决；（5）超出本单位职权范围，或人力、物力、财力）超出本单位职权范围，或人力、物力、财力不及的事项，请求上级帮助解决。不及的事项，请求上级帮助解决。（二）（二）请示的写作要点请示的写作要点请示的理由请示的理由请示的事项请示的事项请求性结束语请求性结束语 充分充分 明确明确具体具体规范规范 写作过程中，根据写作过程中，根据需要，可以将需要，可以将“理理由由”放在前边，也放在前边，也可以将可以将“事项事项”放放在前边。在前边。请示写作注意事项：请示写作注意事项：请示应一文一事请示应一文一事只能确定一个主送单位只能确定一个主送单位一般不要越级请示一般不要越级请示 将请示和报告分开使用将请示和报告分开使用 请示与报告的区别：请示与报告的区别：目的不同目的不同要求不同要求不同 行文时间不同行文时间不同 三、批三、批 复复（一）批复及其特点（一）批复及其特点上级答复下级请示事项时使用的公文。上级答复下级请示事项时使用的公文。它具有权威性、针对性和明确性它具有权威性、针对性和明确性（二）批复的写作要点（二）批复的写作要点引述来文引述来文 批复意见批复意见 答复请求批准的请示时，若同意，直接表明答复请求批准的请示时，若同意，直接表明同意；若不同意，则简单说明理由。同意；若不同意，则简单说明理由。答复请求指示的请示时，指示要明确具体。答复请求指示的请示时，指示要明确具体。使用批复应注意：使用批复应注意：1.必须把情况和问题搞清楚必须把情况和问题搞清楚2.不对请示内容进行表扬或批评不对请示内容进行表扬或批评3.办文迅速及时办文迅速及时四、通四、通 知知（一）通知及其用途（一）通知及其用途1.含义含义简言之，通知是上级向下级发出的要求办理和告知事项的公文。简言之，通知是上级向下级发出的要求办理和告知事项的公文。2.用途用途（1）传达上级的指示和布置、安排、指导工作）传达上级的指示和布置、安排、指导工作（2）告知有关事项）告知有关事项（3）转发上级、平级、不相隶属单位的公文）转发上级、平级、不相隶属单位的公文（4）批转下级的公文）批转下级的公文（5）发布行政法规、印发领导讲话）发布行政法规、印发领导讲话（6）安排重要会议）安排重要会议（7）任免、聘用干部）任免、聘用干部（二）通知的类型及其写法（二）通知的类型及其写法1.指示性通知的写作要点指示性通知的