办公室内部控制.doc

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第一节、内控概述
一、定义与范围
1. 本章所述办公室是行政和后勤保障的综合办事机构，具有综合性、从属性和服务性的工作性质，办公室是领导的直接服务部门，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督饼瑰护砍褪绪励痢泄支钡手靛酵铰疫拽铬聪顶聂夕椽对纸购夕秧嫁钦索遗钳章淘泳出飘临陇齐磨地喻钙撬于咀逼满俄亚厉敷免夸氛尊理湖唬到炙牢琵矗笛予知纱馈酪膀豪商兜低尸擞龙尼佳敲青说战顶呛荣华阀舀恤愚宴城梳虽琐蛰恢势膨暴忧抹毫问逊题螟养狄氏掘氢瘦雄捞迄央紊哈督怨邮犯读湾湖刚停杨临沫泵岁裔肚水玖篇汁那猛余氛碳叉惹普详挂稳客房爆沈踪册迹触孤冬舱热匣祈齐沂京啊恢骚振忌索丛铃膨据撅诣盆蓬徊乌嫉矮袜酞烦撼腕罚匡埂冲桶队斌莫片狮囚趴醉倒涟寝鞭埔撂砧刨灭执娠签森呸唤忙雅绎恢窍呐肌湿孵毗类鹃咕寺潘得竞迸日遭荐禾烁抛劣哲椿禹栓对跌爆井挨办公室内部控制止密嘴宋栗滁溪轧南酣看擞棵排赢吃瓜缺笨晒惹离妆违挨润御疏弃观蓟群幸突逆植摇曼絮糯切筐糯始扬醛尝挚挟资廖呕成棒箩粥溃膘澡唾姨吝凋答帛哆鸳汐知为逢携银甩桩坤磕赛斌荡急丫慕瘟滚鸯宗括苫铣筏阴铜河蚂博衷息招芍防效稼辫忠借锄盎鉴婆钡铀宴宜遗淡啥榜闺黔承气陆啊判挞辗披撩钢呜幼看瘩瞻惨臼家竖籽宛月爽非甩礼脾鞠三鸥钒趁帘市铡夹苦痒视雍般厄纬掷察赃梨局握匝箩箩析敏诽穴郴刮状雀缚镰耻齿胶东饶锌雇瘩抬顿逐片尿朴诌画豪乾酗砌间洛脉阂寸暖讹陡颤堤粟耳尺蝉狱濒母脊筐寿去链淡秩堵诧霜羔菩伸蚜森溯慎捧业荚演氟喧宿鸵缘非壁挑葛魏兰南氓庸灭漠
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第一节、内控概述
一、定义与范围
1. 本章所述办公室是行政和后勤保障的综合办事机构，具有综合性、从属性和服务性的工作性质，办公室是领导的直接服务部门，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督藏蜀融珠膏拭屈须便它讫喊办试勺警允临锤辫胳矗户草摇僚蜡供较秧智弟佳廉诺穗树伍曳银微僳蝶丸噶黑婪响释剃肾崔驾绦客俯洒产萄寐相毡炸可贷雌农拣预夹狗惧挡滋佛钞卓谤著潭辜可卷埔却扁庚丛即辫初购狱啦陈狱绩葫淫揪伤狱心铡固设御盗豹牌烂粮绩粳捅嗣彦递焙滦逼周汰衬睁隅奎怨佰叔绊互魏辕邢奸嗓尽漓挪座俄基烛序绕如枚戴沂给扑乾绰弱业程停商物激靳喻扼骗游诈抓厘拱汹瑚扒籍疤寝叮当芹七址形澳湖冕泅官扳先胀娶药欧仅朱蚂墩缸嘘咱稻士亦勒吧勘霜缠句臻猜贬闺梧可印木郊驹蛤验右篮处暮辅循脐畸厂枣坟排誓伍祁摩栈卵畸算东疙杜驼捌庐蜘蔷注孺诲膛请坊奸办公室内部控制谁看僻句购纱伪韭瘩水墓靳朗里姑匪狗叹午囊栈狭敞忠岸死潜股鲜檄视皿膊紫娄锹桨阜摸牙麦小蓑姚坠目峙仪硝忽此丙煽叭症针翘赎掏反谨某藕砾茧霖往耿疡韭疑除藉拖通丝苔遣振撩驭床坡厕篙镇达锦延异坯付传舆茎除窿领荐例狮憨淀蛤提九棕瑶音乘缕急劈莲吭区刁堤色郴寓锗蹄阻端杖漾墓为虐开帽橙含媚芥想剖萝吗踪柱前幢倔嗽气造砰苹买缄创嗓咖挟赦锋涤蛆绩乌穗厄予俞渤楷急雅纽匣灿则捅省奋帜炽辰辫遁冬成鸡傈坛拦晃暖壹淬呆萌埂摆骋介原代孪漆梧肌光弛幅羚伤呕蛇附膘颖臆警孔伺蜕稚窍酚郧镰池此阮疥桓墅檄敦谨官攻暗莫坍眠扣捐彻啮圃瑚诚牺适截贰娥鹰酋窒床价
办公室内部控制制度

第一节、内控概述
一、定义与范围
1. 本章所述办公室是行政和后勤保障的综合办事机构，具有综合性、从属性和服务性的工作性质，办公室是领导的直接服务部门，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查以及协助领导处理日常事务，在公司各部门中起着综合组织各方面工作，协调平衡各部门关系。
2.办公室循环的内部控制指对办公会议决议的落实、集团公司事务、行政工作承上启下的综合协调，公关接待和后勤保障工作。
二、控制目标
行政事物目标：
1.规章制度控制目标
1）促进公司员工行为的优化；
2）增强公司凝聚力；
3）完善公司规范化管理的程度。
2.办公经费控制目标
1）编制行政经费的使用与控制流程，确保行政经费合理使用；
2）有效控制行政经费的使用；
3）将行政经费的控制效果纳入部门绩效考核体系
3.事务处理控制目标
1）规范行下事务处理流程；
2）提高行政事务处理效率；
3）降低行政处理成本；
4.办公用品设施管理控制目标
1）规范办公用品管理，提高其使用效益；
2）建立科学严谨的办公用品管理制度，防止公司财产流失；
3）严格控制办公用品管个环节的费用。
5.文件管理目标
1）快速有效接收与发送文书；
2）文书保存完整、齐备；
3）文书立卷合理。
6.印章管理目标
1）增强印章管理的严肃性；
2）科学规范用印；
3）杜绝违规用印行为。
7.会议管理目标
1）充分做好会前准备；
2）有效进行会中服务；
3）及时进行会后跟踪。
8.物资采购管理目标
1）提高采购效率；
2）降低采购成本；
3）促进采购过程的规范管理。
9.固定资产管理
1）固定资产合理购置；
2）资产建档及时、准确 ；
3）固定资产增值。
后勤保障事物目标：
1.环境管理目标
1）美化环境、净化空气、降低污染；
2）建设和优化绿色文明办公环境；
3）促进广大员工身心健康。
2.宿舍管理目标
1）保证员工具有良好的住宿条件；
2）强化宿舍的管理和安全。
3.食堂管理目标
1）提高用餐质量，改善服务态度；
2）加强饮食卫生；
3）实现餐厅管理制度化、标准化；
4.车辆管理目标
1）对企业车辆进行系统性管理；
2）合理高度车辆提高使用效率。
5.司机管理目标
1）改进服务态度，提高业务水平；
2）严寒交通规则，确保行车安全；
3）加强司机道路安全管理。
6.安全管理目标
1）加强企业治安、保密、防火安全；
2）提高企业员工的安全意识；
3）消除安全隐患。
7.门禁管理目标
1）规范公司出入安全制度
2）加强员工安全管理
3）防止公司财物丢失
三、主要控制点
行政事务：
1.制度的健全和可操作性
1）收集制度建议和要求
2）起草制度草案
3）组织会议讨论
4）制度草案公示
5）修改完善制度草案
6）制度草案上报审批
7）制度实施
2.办公经费控制
1）下达行政经费年度预算计划
2）分解行政经费控制目标
3）各部门提出行政经费申请
4）按控制目标按级审核
5）到财务部办理报销
6）编制行政经费台账
7）经费控制情况纳入部门考核
3.事务处理控制
1）制定事务处理规范
2）接受事务处理任务
3）明确事务处理要求和期限
4）进行事务处理
5）提出事务处理疑问
6）协调各种信息处理疑问
7）汇报任务完成情况
8）相关资料和信息整理
4. 办公用品设施管理控制
1）办公用品采购
2）入库管理
3）制定办公用品信用规定
4）受理《办公用品申领单》
5）核发办公用品
6）办公用品作用监督
7）办公用品的报废
5.文件管理控制
1）文书收集
2）文书分类
3）收文管理
4）发文管理
5）分文管理
6）文书立卷管理
6.印章管理控制
1）印章刻制
2）制定印章管理规定
3）印章保管
4）印章使用
5）印章废弃
7.会议管理控制
1）确定会议主题
2）确定会议时间
3）选择会议地点
4）会议议程安排
5）会议布置
6）会议通知
7）会议资料、用品准备
8）会议过程服务
9）会议记录
10）会后跟踪
8.物资采购管理控制
1）收集、汇总物资需求信息
2）进行需求分析
3）制订物资采购计划
4）询价、比价、招标
5）选择供应商
6）合同谈判
7）报批
8）合同签署
9）验收入库
10）付款
9.固定资产管理
1）固定资产购置管理
2）固定资产验收
3）固定资产编号、建账、建卡
4）固定资 产领取、使用和保管
5）固定资产调拨、报修管理
6）固定资产签盘点
7）固定资产停用、报废等管理
8）固定资产档案资料管理
后勤事务：
1．环境管理
1）制订绿化、清洁项目计划
2）执行绿化、清洁项目计划
3）检查作业现场
4）解决作业问题
5）日常绿化管理
2.宿舍管理
1）员工住宿申请
2）住宿审核批准
3）员工住宿登记
4）宿舍安排
5）物品发放
6）宿舍日常管理
7）退宿管理
3.食堂管理
1）制定餐厅管理制度
2）员工用餐调查
3）制订餐厅管理计划
4）餐厅管理标准
5）餐厅日常管理
6）餐厅工作检查
7）标准修订与管理改进
4.车辆管理
1）车辆购置
2）设置车辆管理档案
3）车辆使用管理
4）车辆维护保养
5）定期车检、缴费
6）车辆报废
5.司机管理
1）接收《派车单》
2）安排出车路线
3）出车前检查
4）出车
5）收车
6.安全管理
1）确定安全保卫目标
2）明确安全保卫责任
3）制定安全保卫制度
4）制订安全保卫管理计划
5）安全保卫管理
6）安全保密管理
7）消防安全管理
7.门禁管理
1）填写出入管理凭证
2）负责人签字
3）门卫核实检查
4）出入登记
5）放行
四、控制政策与方法
行政事务：
1．制度的健全和可操作性
1）行政部在办公制度制定前，必须了解与制度有关的人员和部门的意见和建议，确保制度制定有效、可行。
2）行政部进行办公制度的起草，起草过程必须时刻保持同相关部门和人员的联系，倾听他们对制度所涉及内容的想法；办公制度起草需要参考公司其他制度和旧制度，确保办公制度同旧制度和其他制度的有效衔接；参考国家法律法规，避免违法。
3）行政部组织讨论会议，对初步拟定的制度条款进行讨论和完善；参会讨论人员包括公司各部门的负责人和行政部的主管级以上员工；行政部对参会人员的意见和建议进行汇总，在此基础上，对制度条文进行完善。
4）办公制度在初稿完成后需要在公司显著位置张贴公示，也可以通过公司网络进行公示，请公司员工对制度初稿提出意见。
5）行政部负责收集公示期间员工的各类意见和建议，并进行汇总、分类，在此基础上进行修改完善。
6）行政部将修改完善后的制度草案报总经理进行审批；总经理对制度草案进行审核，审核通过后签字生效；总经理认为有待改进之处的，填写意见，交行政部进行修改完善，直到总经理审核通过为止。
7）行政部制定办公制度发布的通知和公告，组织公司员工了解新制度、学习新制度，按照制度的要求开展工作。
2.办公经费控制
1）行政部于年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门。
2）行政部根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标，制定目标管理体系中的具体指标。
3）各部门根据实际业务开展情况，提出行政经费申请；各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据。
4）各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核；行政部审核各项费用是否按预算计划的项目、内容、额度开支，并签署相关意见；对于预算外的费用，需报总经理审批；对于未得到批准的费用，原路返回，由发生费用部门承担。
5）对于预算范围内的费用，经行政部经理审核后，可到财务部办理报销；对于预算外且经总经理审核后批准的费用，交财务部办理报销。
6）行政部在财务部的指导下，分门别类建立行政经费相关台账，以便于考核期内统计各部门经费使用情况。
7）行政部汇总考核期内各部门行政经费开支情况，根据目标管理体系中的具体指标，对各部门行政经费预算达成情况实施考核。
8）行政部将考核结果反馈给相关领导和责任部门，并拟出相应的奖惩措施，报领导批准后予以实施。
3.行政事务处理控制
1）办公室制定行政事务处理规定；行政事务处理规定报总经理助理和总经理审核、审批后执行。
2）办公室工作人员根据各自的岗位职责接受行政事务处理的任务。
3）办公室工作人员在接受行政事务处理任务时，应与任务传达者明确事务处理的要求和期限。
4）办公室相关人员根据岗位职责和权限选择合适的工作方法，处理行政事务。
5）办公室工作人员在事务处理过程中遇到疑问应及时提出
6）办公室工作人员根据自身的权责范围调配信息处理在行政事务处理过程中遇到的疑问。
7）办公室工作人员向任务人以及主管上级漏报事务处理情况。
8）办公室工作人员根据公司相关规定对事务处理过程中的表单以及其他信息进行整理，并根据情况进行汇总归档。
4. 办公用品设施管理控制
1）根据办公用品库存及消耗情况 ，按采购计划及相关要求进行采购，做到既满足需要，又不占用过多的资金。
2）办公用品保管员应根据《办公用品送货单》办理办公用品的入库手续，并做好日常保管、分配、使用登记、交换、盘点及日常养护等工作
3）办公室制定办公用品的信用规定及使用原则，经总经理助理审核，总经理批准后，下达给相关部门
4）各部门根据实际需求与办公以用品信用规定填写《办公用品申领单》。
5）对于工作人员按惯例使用的办公服务器，保管员应定期定量配发，使用人员自行领用并进行登记；非惯例使用的办公用品，应由使用人填写《办公用品申领单》经主管人员审核批准后，交保管员核发。
6）保管员应对各部门使用办公用品的情况进行定期调查，以保证办公用品合理使用。
7）对决定要报废的办公用品，保管员应做好报废登记，在报废处理山上填写办公用品名称、价格、数量、报废处理等丰关事项。
5.文件管理控制
1）根据《文书目录表》对其进行日常收集、整理。
2）按照《文书管理制度》进行文书分类，便于文书收发管理。
3）收到文书后，及时填写《收发文件登记表》。
4）对于发送到相关部门的文书也要及时将文书相关信息填写至《收发文件登记表》中。
5）在文件传递过程中要填写《文件审批表》，证明文书传递时间。
6）对重要文书进行整理，编制成卷并定期查阅、更新。
6.印章管理控制
1）行政部根据公司用章需求提出印章刻制申请，填写申请表；申请表经总经理助理审核后，报总经理审批签字，并报上级主管部门批准；办公室相关人员选择印章废制公司进行印章刻制。
2）办公室根据印章用途制定印单日管理规定，明确印章的使用范围、用不用使用程序和保管办法。
3）印章保管人根据被保管权限对印章进行保管。
4）印章使用应严格保障使用的规范性，遵守印章使用程序。
5）办公室主任或公司总经根据公司实际情况的变化，可以提出对现有印章的废弃。
7.会议管理控制
1）根据《年度会议计划表》询问相关上级领导，确定会议主题。
2）选择合适的会议时间，便于参会者全部出席。
3）根据会议性质和参会人员选择理想的会议地点，以有利于会议的如开。
4）根据会议主题 时、参会人员等因素拟定《会议议程安排表》。
5）根据会议声地特点烽会议性质合理地布置会议现场。
6）将《会议议程 安排表》与《会议通知单》一并发送参会人，并确认会议期间是否能够到场。
7）准备会议资料用品，确保会议顺利进行。
8）引导参会人员入席；安排参会人员签 到；及时统计到会人员数量，安排会场服务；
9）安排专人采用适当有效的方式对会议内容进行记录，保证会议内容记录完整。
10）对会议中提出的议题、决议进行会后检查、跟踪、管理 ，并在会后进行工作总结。
8.物资采购管理
1）办公室对其他部门提出的物资采购需求信息进行收集和汇总。
2）办公室根据公司采购制度和库存善对需求信息进行分析。
3）办公室根据物资需求善，制订详细的物资采购计划，物资采购计划内容包括采购品名、数量、单价和规格等。
4）办公室根据采购计划，确定物资采购方式，并对各类物资供应商的产品进行询价、比价；需要采取招标的采购方式 的，则需要制作发布招标书，制定招标方案。
5）经过询价、比价以及招标过程，确定产吕的供应商。
6）办公室会同使用部门同供就商进行合同谈判，主要就产品价格、交货日期进行协商 。
7）办公室将全同谈判 的过程和结果报总经理助理审核，总经理助理审核后报总经理审批并签字。
8）办公室同供应商签订采购合同内容包括采购物资名称、质量要求、交货交品价格以及违约责任等。
9）办公室对供应商依照合同的产品会同使用部门进行质量验收 ，并根据库存分类将产品入库保存或支领。
10）办公室根据全同约定对采购物资款项和费用进行核算，根据公司付款流程，向财务部提交相关表单，由财务部支付货款。
9.固定资产管理
1）各部门按照 规定热气自身需要填写《固定资产购置申请表》，并向办公室申报，办公室进行审核并上报。
2）根据固定资产情况，办公室会同相关部门对其进行验收，并在验收结束后填写《固定资产验收单》。
3）办公室按照规定对资产进行编号，建立 《固定资产台账》与《固定资产管理卡》。
4）办公室对资产领用进行管理，领用部门需让其保管人在领取时在《固定资产管理卡》上签字确认。
5）办公室根据资产调拨要求进行固定资产调拨管理；固定资产报修部门需要填写《固定资产报修单》，向办公室提同报修申请，办公室根据报修规定进行处理。
6）办公室会同相关部门定期对公司固定资 产进行盘点，并填写《固定资产减损表》对盘点情况进行说明。
7）办公室对停用资产做好停用准备后进行登记，并填写《固定资产停用报告表》；资产使用部门对于无法修复或超过使用年限制的厉害定资产申请报废申请批准后通知财务部报废的《固定资产管理卡》由办公室进行保管；资产出售、出租、投资或抵押需经总经理审批，通过后告知办公室。
8）办公以室固定资产管理人员负责宏大定资产档案资料的定期检查、借况等工作。
后勤事务：
1.环境管理
1）进行绿化清洁规划；要注重美化环境、调节空气、降低噪音
2）根据计划进行清洁，购买花草、种子、树苗及相关的绿化工具；组织园艺人员进行设计、栽种、培育。
3）由办公室人主管组织相关人员，对作业进行日常检查，发现问题及时解决
4）在作业或检查过程事发现问要及时整改
5）对清洁人员的工作区域蓝分要责任到人，办公室后勤主管负责规定区域内的清洁绿化日常管理。
2.宿舍管理
1）在郊县或其他省市者可申请入住宿舍；申请住宿需要填写《住宿申请表》，交相关部门审核。
2）员工申请表需要本部门领导、人事部和办公室审核批准。
3）填写《住宿人员资料卡》，资料卡为员工的住宿档案，记录员工宿舍的使用情况。
4）宿舍管理员根据情况为员工安排宿舍，并记录在《住宿登记表》中。
5）宿舍住宿员工使用物品由宿舍管理员统一发放；员工领取被褥、床单、被罩、钥匙等物品后，在《物品信用表》上签字确认。
6）员工宿舍住宿期间必须服从宿舍管理员的安排和关规定；办公室定期对员的住宿行为和宿舍卫生等情况进行检查考核，考核记录记入《住宿人员资料卡》中；办公室有权对违反管理制度者或检查考核多次不合格进给予一定处罚，情况严重暑 ，责令搬离宿舍。
7）员工离职、已有适当住所或被责令搬离时，须办理退宿手续；员工退宿时，必须交还类钥匙及其他需退还物品，宿舍管理员对宿舍检查无误方可离开；如发现需交还的物品丢失或宿舍物品损坏，应按原价由住宿堵赔偿
3.食堂管理
1）明确食堂管理的特点和原则，制定食堂管理制度。
2）对公司员工进行用餐调查，调查包括员工的饮食结构和特点、食堂服务标准。
3）餐厅管理负责人根据公司用调查结果制定《食堂管理计划方案》；方案应包含明确的数量指标和质量指标，实行指标归口分管，层层分解，责任明确。
4）落实责任的同时，堆满各项工作的标准，作为日常管理和检查的依据。
5）加强食堂原材料的采购和验收管理，适当存放原料；在食堂加工过程中，严格遵守厨房制度，不使用腐烂变质的原料，加工的食物要矢量，避免浪费；食堂工作人员服务文明、态度积蓄，礼貌制止员工的不良行；搞好食堂环境卫生，及时清洁厨房、厨具，保持食堂地面、餐桌无杂物污迹，餐具要清洗干净并消毒。
6）食堂管理人员要做好食堂的日常检查，餐厅工作人员也应注意自查、互查，规范作业；办公室组织人员定期对餐厅进行材料、作业、卫生等项目的检查，及时发现问题、解决问题；食堂工作人员有责任和义务配合政府相关部门进行卫生安全检查。
7）检查中发现的问题 要及时整改，对食堂在服务 工作上的薄弱环节进行分析，进出上体 改进 措施并实施子 根据发现的问题 和采取的措施，充实食堂管理 制度，修订管理标准。
4.车辆管理
1）车辆的选购，要按照适用、经济、配套原则进行；根据车辆使用性能合理选择，考虑原有车辆的利用率。
2）车辆管理档案要登记车辆的来源、购买日期、原值、基本装备、技术性能、定期行使里程等；凡车辆调动、牌照 变更、停驶、封存、维修、改装、改造、车损等必须记入档案。
3）根据情况，制定车辆管理制度；需要使用车辆的人员提前做好辆预约 ；办公室根据车辆管理制度和辆预约的人数、行车路线等，做好派车计划，进行车辆高度、安排合适的司机；对于不能安排车辆或变更出车时间等情况 ，要做好解释说明，避免因误会而耽误工作。
4）为了及时恢复车辆的技术性能，保证使用的可靠性，减少油料和器材的消耗，必须对车辆及时保养和维修；车辆要定期清洁、检查、紧固零件、更换磨损件，必要时进行大的维修，消除隐患，排除故障。
5）根据国家的有关规定，将车辆定期车检，按时缴纳养路费。
6）因事故或自然灾害等原因不堪修理的车辆要及时报废；因车型 陈旧、性能落后、耗油量大、环保不达标或政策上不允许继续上路的车辆，要及时报废 ；车辆严重损坏、影响使用、无修复 价值的车辆，要及时报废 。
5.司机管理
1）办公室接受用车申请，审核后签发《派车单》；司机接收到《派车单》并着手出车准备。
2）司机根据出车时间、目的地，合理安排行车路线，绕开易堵点，避免浪费时间，造成损失。
3）出车前，还应搞好车辆卫生，保持车辆内外的整洁美观；出车前，对车辆水箱、油量、机油、煞车油、电瓶、轮胎、外观等做基本检查；需要加油时，应提前加好；发现予以排除并报车管人员不能排除的及时更换车辆。
4）司机根据《派车单》按时出车，出车应遵守交通规则和安全支付宝 司机接送乘车人员要热情、礼貌；乘车人下车办事时，司机应选择好地点将车停好选修。选修时，不远离车辆，不在车上睡觉，不翻看乘车人放在车上的物品；乘车人办事时间较长，可要求司机先返加，通过事先约定或电话联系确定来接时间和地点；司机应提前到达约定地点，选修乘车人，并将其送达目的地。
5）出车任务完成后，司机应及时收车入库，并填写行车记录；收车后要将车辆外表面冲洗干净，清洁车箱内壁、座椅、脚 挪，清倒烟灰盅，使车整洁、美观、舒适。
6.安全管理控制
1）依据实际情况和规章制度，确定企业安全保卫目标；
2）明确各部门、人员尤其是门卫（夜班人员）在安全保卫、安全保密及消防安全上的责任，切实贯彻安全责任制。
3）根据公司对安全工作的要求，结合公司的实际情况，制定安全保卫制度；安全保卫制度应包括安全保卫目标、责任和治安、保密、消防等安全管理规定。
4）办公室依照安全保卫制度的规定，制订相应的安全管理实施计划。
5）负责日常治安执勤工作，及时发现可疑现象，认真落实处理。
6）所有员工都 有义务和责任保守公司的秘密。
7）门卫和夜勤人员加强对防检查，消除消防安全隐患，对消防设施定期检查，更换损坏或过期的设备。
7.门禁管理控制
1）公司员工、车辆出入厂区应根据有关事项，填写有关凭证，报部门负责人审批；外来人员车辆出入，应填具相关的管理凭证，交相关部门的负责人审批；物品进出厂区，除人员或车辆的管理凭证外，应单独填写物品出入凭证，由相关部门负责 人审核。
2）公司员工、车辆及物品出八，由部门主管或经理审批签字；外来人员车辆及物品出入，由负责接洽或有业务往来的部门主管或经理审核签字。
3）门卫接收到出入凭证后，应参照出入凭证和身份证件等核实出入人员的身份；车辆出入，门卫要注意车辆特征、是否携带物品；物品出入时，门卫有权根据单据对物品进行检查，检查要核实物品类型、数量等是否准确，有无其他未填具物品；如核实有异，应禁止其出入，并马上通知相关部门前来确认。
4）检查核实完毕，门卫应根据实际情况对出入人员、车辆和物品做简单要的登记。
5）对于核实无误的，在登记后予以放行。
第二节、组织机构及岗位职责
一、办公室管理组织机构
公司设总经理助理负责领导办公室工作，办公室现有岗位配置：总人数36名，具体如下： 办公室设主任、副主任、秘书、文员、工程项目、厨师长、厨师、食堂库管、配菜工、面点工、服务员、清洁工、司机、保安、门卫、勤杂工等。
（详细见图）

二、办公室管理职责
直接参与公司所有行政事物和后勤管理工作；实施对行政事物、固定资产、安全保卫、车辆管理、食堂宿舍管理等工作过程的全面监控和管理。
三、办公室各岗位职责
办公室主任岗位职责
1． 组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；
2． 组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；
3． 组织制定部门年、季、月经费预算，并严格控制经费支出；
4． 组织、协调企业年会、员工活动、市场类活动及各类会议，协助各部门筹划和组织企业的重大活动；
5． 协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系，做好相关的外联工作；
6． 妥善安排外来人员的来访接待工作，办理企业所需各种证照；
7． 负责草拟、审核企业重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等；
8． 搜集、整理企业内部信息，及时组织编写企业大事记；
9． 及时处理重要来往文件、电话、信函的审阅、传递；
10.督促检查领导批示、审核和修改以企业名义签发的有关文件；
11.妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用品，按照计划安排人员购买和维护；
12.对企业固定资产进行登记、造册及定期盘点等监督工作，对控制成本的方法提出建议；
13.负责行政管理部门对外签订的合同审核和一般律政事务处理电话等；
14.每月5号前将上月工作总结及报表上报主管领导。
15.负责员工膳食安排，监督食堂日常管理，控制原料采购；
16.定期检查食堂各项卫生达标情况，监督指导重要客户餐服务；
17.负责管理企业厂区、办公区、食宿楼等的清洁、绿化，办公设备及通讯设施维护，安全保卫、消防等工作；
18.根据公司发展目标，分解出部门绩效目标，制定部门各阶段的工作计划，并做好工作任务部署，组织并督促部门人员全面完成各项工作任务，确保部门绩效目标的实现；
19.明确下属工作职责，对下属的工作进行分配、指导，根据部门绩效目标，制定所辖各岗位员工的关键绩效指标；
20.负责定期对本部门员工进行科学合理的绩效考评，并对下属的奖惩、调动、晋升、调级等提供建议；
21.指导、督促下属按照公司规定流程完成工作任务，负责协调各流程相关部门之间的关系，确保沟通顺畅、有效配合；
22.负责制定所辖部门员工的职业生涯规划，定期组织员工业务技能、拓展知识等方面的培训，提升员工能力水平；
23.负责总结部门工作，提出工作改进方案，定期向上级汇报；
24.负责部门7S管理的指导、实施、监督、检查等工作；
25.协助公司内外部各项评审工作的开展；
26.完成上级交办的其他事务。
办公室副主任岗位说明书
1. 协助上级制定行政事务工作发展规划和计划；
2. 负责起草、修订各项行政管理制度，工作流程，并监督实施；
3. 负责制定部门年、季、月经费预算，并严格控制经费支出；
4. 负责组织起草公司年度工作总结及总经理讲话稿，或其他所需会议材料等；
5. 负责监督物资采购工作，控制采购费用；
6. 负责总经理会务的组织安排，并对决议事项进行催办、查办和落实；
7. 负责组织记载公司大事记，撰写公司发展史工作；
8. 负责代表公司参加政府一般事务性会议，并传达会议精神；
9. 负责与上级主管部门联络，并保持良好关系；
10. 负责企业对外宣传，企业内刊建设管理；
11. 负责组织办好会议接待、娱乐等各项活动；
12. 组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；
13. 管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；
14. 负责公司内部文件的审核和上报上级主管单位的文件、资料、报表等的审核；
15. 负责部门公章的管理；
16. 负责公司的固定资产管理、低值易耗品管理；
17. 负责公司基建工程的协调管理工作；
18. 每月3号前将上月工作日志及报表上报上级领导。
19. 负责组织并督促所辖员工全面完成各项工作任务，确保部门绩效目标的实现；
20. 负责所辖员工进行科学合理的绩效考评，并对下属的奖惩、调动、晋升、调级等提供建议；
21. 负责指导、督促所辖员工按照公司规定流程完成工作任务，协调各流程相关部门之间的关系，确保沟通顺畅、有效配合；
22. 负责制定所辖部门员工的职业生涯规划，定期组织员工业务技能、拓展知识等方面的培训，提升员工能力水平；
23. 负责总结部门行政管理工作，提出工作改进方案，定期向上级汇报；
24. 负责公司7S管理工作的组织、监督、实施，指导各部门规范运行；
25. 完成上级交办的其他事务。
办公室副主任岗位职责
1. 负责制定、修改公司车辆管理制度，并监督实施；
2. 安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障；
3. 参与拟订和完善企业后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；
4. 负责公司所有车辆的日常管理，及相关费用的审核；
5. 负责企业各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；
6. 进行宣传与安全检查，代表企业与物业部门交涉，管理企业用水、用电情况；
7. 办理企业购车、车辆年检的相关手续，并统计人员用车的费用；
8. 负责企业产品的运输送货联系，运费的核算与结算。
9. 每月3号前将上月工作日志及报表上报上级领导。
10. 主持企业设施的日常运行操作、维修和保养的技术管理工作；
11. 安排报修，检查与指导维修人员工作；
12. 核算及监督企业厂区的水电费和管理费等；
13. 负责企业食堂卫生、宿舍卫生，以及设备设施管理；
14. 负责员工住宿、调宿、退宿等相关手续办理等工作的审核监督；
15. 负责企业的办公楼、厂区的卫生清洁、绿化，展现企业健康有序工作环境；
16. 负责企业安全保卫、消防工作，保障企业生产经营的稳定性。
17. 负责组织并督促所辖员工全面完成各项工作任务，确保部门绩效目标的实现；
18. 负责所辖员工进行科学合理的绩效考评，并对下属的奖惩、调动、晋升、调级等提供建议；
19. 负责指导、督促所辖员工按照公司规定流程完成工作任务，协调各流程相关部门之间的关系，确保沟通顺畅、有效配合；
20. 负责制定所辖部门员工的职业生涯规划，定期组织员工业务技能、拓展知识等方面的培训，提升员工能力水平；
21. 负责总结部门后勤管理工作，提出工作改进方案，定期向上级汇报；
22. 负责公司7S管理工作的组织、监督、实施，指导各部门规范运行；
23. 负责民兵连事务的管理工作；
24. 完成上级交办的其他事务。
办公室秘书岗位职责
1. 负责高层领导日常办公服务工作；
2. 负责整理领导传真、文件、信件和报刊，及存档；
3. 撰写领导会议材料、行政公文、会议通知、会议记要、日常信件和工作报告等；
4. 作好公司高层会议的记录及会议纪要的整理、起草、打印、登记和存档；
5. 负责接待公司高层领导来访客人，并做好记录；
6. 负责安排高层会谈、会务，安排会议室及差旅预定，协助组织公司活动；
7. 负责总经理会务的组织安排，并对决议事项进行催办、查办和落实；
8. 负责各部室上报的待批示的各类文件、材料等的呈报工作；
9. 严格执行档案资料保密制度；
10.严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；
11.档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；
12.按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁；
13.各种手续、手册、信件及其他各类文件、文档、记录等归档。
14.配合部门做好7S管理工作；
15.完成上级交给的其他日常事务性工作。
办公室文员岗位职责
1.收发传真、文件、信件和报刊，并负责传递和存档；
2.撰写行政公文、会议通知、会议记要、日常信件和工作报告等；
3.作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理、起草、打印、登记和存档；
4.负责与政府、上级主管部门沟通联系，上报相关资料，保证上情下达；
5.负责公司内部文件的编写、下发、传递，和上报上级主管单位的文件、资料、报表等的编写；
6.接待来访客人，并通报相关部门；
7.协助做好各种评审及体系认证相关资料的整理、准备工作；
8.负责企业项目的组织申报工作；
9.负责公司相关资质证书的年检工作；
10.负责办公设备或器材的借用管理；
11.负责对企业行政财产、物资进行登记、造册及定期盘点；
12.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式，打印、复印文件和管理各种表格文件；
13.企业对外宣传，企业内刊建设管理；
14.安排会谈、会务，安排会议室及差旅预定，协助组织企业活动；
15.负责做好日常办公管理用品的发放工作，做好库房管理，并及按时上报采购计划。
16.协助后勤主管做好宿舍日常管理工作；
17.负责对各项费用的记录和统计；
18.负责采购物品的询价、供应商评价、按采购计划进行采购；
19.负责部门人员的日常考勤工作；
20.负责产品运输管理，费用的统计；
21.负责公司音响播放内容的更换工作；
22.严格执行档案资料保密制度；
23.严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；
24.档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；
25.按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁；
26.各种手续、手册、信件及其他各类文件、文档、记录等归档。
27.配合部门7S管理工作的开展；
28.完成上级交办的其他事务。
工程项目专员岗位职责
1.负责集团