综合部工作手册.doc

H:精品资料建筑精品网原稿ok（删除公文）建筑精品网5未上传百度分 发 号: 受控状态: 版 本 号: 文件编号: 综合部工作手册编写: 审核: 批准: 月 7 日发布 月 日实施河南华美新能源科技有限公司 发布 综合部工作手册目录一、 本部门岗位职责( 一) 综合部职责二、 部门工作目标、 指标综合部工作目标三、 岗位职责及任职要求( 一) 综合部部长岗位职责及任职要求( 二) 综合部科员岗位职责及任职要求四、 部门工作流程五、 内部管理制度六、 品质部适用的法律法规七、 品质部涉及的环境因素清单八、 品质部涉及的危险源清单九、 应建立和保存的记录十、 文件和资料控制程序十一、 记录控制程序文件更改页序号更改通知书页码更 改 标 识更改人/日期备注综合部组织机构及岗位设置综合部经理行政主管行政文员网络管理食堂外包保安保洁一、 部门岗位职责1、 公司行政管理工作, 包括公司各项制度的实施和监督、 办公事务、 公文收发、 合同档案资料、 会议组织、 行政命令的下达、 督促、 跟进、 综合协调、 各种信息的收集反馈。2、 编制公司上报的统计报表。3、 负责公司的安保工作; 4、 负责公司的信息化建设及网络维护5、 负责公司后勤保障工作, 包括食堂、 宿舍、 澡堂的管理、 公共设施维护、 环境绿化、 车辆管理、 卫生检查等工作; 6、 负责厂区及办公楼卫生打扫7、 完成领导交付的其它临时性工作。二、 企管部 质量、 环境、 职业健康安全管理目标 序 号目标措 施统计频次1确保发放使用文件的有效性, 差错率为0。1、 文件发放之前进行严格审核, 经管理者代表或总经理批准后下发; 2、 实时追踪文件的实施, 确保现场使用的文件为最新有效版本; 每月一次2管理评审执行率100%; 问题改进完成率 85%。1、 定期( 每年一次) 组织一次管理评审, 做好记录; 2、 针对管理评审报告中提出的问题制定改进措施, 及时改进。每年一次3内部体系执行率100%; 问题改进完成率 95%; 确保每次外部审核一次经过。1、 内部体系审核程序; 2、 对管理体系进行日常检查、 考核( 这个考核频次不能定义为每年一次) 每年一次4确保对各部门目标考核执行率100%。按照考核方案执行每月一次5废旧物资处理率、 卫生合格率100%; 确保各项物资帐卡物相符。按照内控制度及仓储管理制度执行随时三、 岗位职责及任职要求( 一) 综合部经理岗位职责及任职要求1、 岗位职责1.1按照领导要求, 准确、 高效完成企管部各项工作, 全面提高管理绩效。1.2负责综合部的全面工作, 了解和掌握公司的生产、 经营情况, 参与政务等。1.3协助公司领导认真学习贯彻党和国家的路线方针、 政策及上级有关指示、 决定的贯彻执行情况。1.4组织和参与调查研究, 向领导传递和反馈各方面综合信息, 为领导决策和指导工作提供可靠依据。1.5检查和督促各管理体系的落实、 执行、 审核。1.6统筹安排工作, 做好督促、 检查、 指导工作。1.7公司领导临时交办的其它事项。2、 任职条件2.1教育程度: 大学专科以上学历。2.2工作经历: 5年及以上相关工作经验。2.3技术职务: 无2.4技能培训: 公司战略、 运营管理、 行业知识。2.5设备使用: 电脑、 传真机、 复印机等现代化办公设备。2.6工作能力: 具有卓越的沟通能力和较强的公关、 应变能力。有较强的计划、 组织、 外部协调和内部管理能力, 有良好的职业道德和个人修养。2.7身体状况: 健康。2.8法律法规: 需掌握企业法、 劳动法等相关知识。( 二) 行政主管岗位职责及任职要求1、 岗位职责1.1、 安全卫生管理与5S检查; 1.2、 食堂监督1.3、 宿舍管理: 宿舍分配、 用具配置、 安全卫生检查; 1.4、 保卫管理: 人员/车辆/物资出入, 安全防护/巡逻/案件处理, 车辆放置管理等; 1.5、 车辆管理: 车辆调配、 用车审批、 油费审批、 司机管理; 1.6、 办公设施管理: 电视、 电脑、 电话及网络管理与维护; 1.7、 公共设施管理: 厂区、 道路、 澡堂、 绿化、 空调、 热水器、 太阳能、 公共照明、 供水管道等; 1.8、 厂区及办公楼卫生管理; 1.9、 办公通信费用管理: 各类电话费用、 网络费用、 日常办公费用及其它杂费; 1.10、 各种报表、 标牌的印制、 发放和监督使用; 2、 任职条件2.1教育程度: 大学专科及以上学历。2.2工作经历: 1年以上相关工作经验。2.3技术职务: 无2.4技能培训: 产品培训、 管理沟通技巧。2.5专业知识: 具有企业管理、 中文、 汉语言文学专业相关知识。2.6设备使用: 电脑、 传真机、 复印机等现代化办公设备。2.7工作能力: 具有较强的沟通及写作能力和较强的组织协调、 理解与执行能力。能熟练使用电脑。2.8身体状况: 健康2.9法律法规: 了解劳动法、 合同法, 清楚了解公司规定。( 三) 综合部文员岗位职责及任职要求1、 岗位职责1.1、 编制对外统计报表; 1.2、 总经理室卫生清洁, 会议室、 培训室安排与卫生管理; 1.3、 办公用品、 劳保用品、 卫生用品、 福利用品的申报、 保管及发放管理1.4、 起草各种通知通报; 1.5、 饭票管理; 餐券、 菜金券的发放及就餐人数统计和报送; 1.6、 饮用水管理: 联系、 登记、 报销。1.7、 部门各项采购申请与报销; 1.8、 协助部门领导处理其它杂务。2、 任职条件2.1教育程度: 大学专科及以上学历2.2工作经历: 1年以上相关工作经验2.3技术职务: 无2.4技能培训: 管理沟通技巧、 体系管理技巧。2.5专业知识: 具有企业管理相关专业文化知识2.6设备使用: 电脑、 传真机、 复印机等现代化办公设备。2.7工作能力: 熟练标准化管理相关专业知识, 具有较强的沟通及应变能力, 和较强的组织协调、 理解与执行能力。2.8身体状况: 健康2.9法律法规: 了解劳动法、 合同法, 清楚了解公司规定( 四) 综合部网络管理员岗位职责及任职要求1、 岗位职责1、 负责公司办公设施、 通讯设施、 电脑、 网络系统的规划、 安装、 日常保养和维修; 2、 负责协助建立和维护企业信息化系统; 3、 负责公司数据库的建立, 备份公司各业务过程相应的电子文档; 4、 负责建立安全网络系统, 确保公司机密材料不外泄。2、 岗位任职条件2.1教育程度: 大学专科及以上学历2.2工作经历: 1年以上相关工作经验2.3技术职务: 无2.4技能培训: 无2.5专业知识: 具有计算机软硬件等相关专业知识2.6设备使用: 电脑、 传真机、 复印机等现代化办公设备。2.7工作能力: 熟练掌握预算相关专业知识和较强的组织协调、 理解与执行能力。2.8身体状况: 健康2.9法律法规: 了解劳动法、 合同法, 清楚了解公司规定合同法, 清楚了解公司规定。( 五) 、 综合部食堂管理员岗位职责及任职要求1、 岗位职责1.1 在部长领导下, 负责职工食堂的日常管理工作。 1.2 负责每日就餐人数统计( 估计) 及相应主食、 蔬菜等物料准备, 检查和维持就餐秩序。 1.3 负责检查食堂卫生、 用餐器具消毒情况, 确保用餐安全, 不发生食物中毒事故, 并控制卫生消毒用品、 洁具的耗用。 1.4 合理安排员工倒班, 做好每餐后的卫生清扫和定期大扫除工作。 1.5 及时安排并完成行政部临时下达的客饭或领导宴请任务。 1.6 主办或协助每日主副食料或其它物品的采购。 1.7 负责下属人员的业务监督指导, 做好绩效考核工作。 1.8 完成行政部部长临时交办的其它任务。2、 岗位任职条件2.1 作经历: 有2-3年的企业食堂工作经验。2.2 技术职务: 无2.3 技能培训: 无2.4 身体状况: 健康2.5 法律法规: 了解及熟悉卫生法的要求( 六) 、 综合部保安岗位职责及任职条件1、 岗位职责1.1值班时应认真、 负责, 门岗实行 24 小时保安执勤。1.2疏通车辆和人员进出,维护门口交通秩序,保证车辆及行人出入安全。1.3保持大门内外环境卫生。1.4认真查看出入人员、 车辆并登记清楚。1.5严格制止闲杂人员、 小商贩、 推销人员进入厂区。1.6严格执行物品出入管理手续。2、 巡视职责2.1督导自行车、 摩托车、 轿车或货车的停入次序, 督导厂区内道路泊车; 2.2接到治安、 消防报警后应及时赶到现场并做处理; 2.3夜间巡逻中闻到异味, 听到可疑声响, 发现漏水( 电) 时, 应立即查明情况并报告。2.4夜间巡逻要查看车间、 办公楼、 供电房等所有门窗是否关闭、 电源、 电灯是否关闭, 若发现未关闭的, 做好记录汇报给负责人; 2.5遇到火灾、 暴力、 盗窃、 破坏等险时作应急处理, 向上级报告或报警; 2.6要经常检查消防设备状态是否良好3、 岗位要求 3.1熟悉厂区内的基本情况及车辆的基本情况。3.2坚持听清楚、 问清楚、 记清楚, 及时向有关人员传达清楚。3.3坚持敢管、 善管, 化大事为小事, 化小事为没事的原则。3.4查验人员证件、 核实进出物资的工作要细致, 处理各种情况要灵活。3.5外来人员, 陌生人员进入厂区要询问, 办理登记手续。3.6掌握礼节礼貌, 交通规则等业务知识。四、 综合部工作流程1、 办公用品领用流程: 流程流程说明责任人相关文件、 记录 申请填报申请单部门领导审批总经理审批上交采购部门进行采购修改后重新审批上交采购部采购部门确认、 统计后进行采购YESNO 存档申请: 各部门提交办公用品申请; 填报申请单: 各部门填写申请单上报至综合办公室; 部门领导签批: 申请单填完后, 由部门领导签批; 总经理签批: 由总经理或常务副总最后审核签批; YES: 上交至采购部门进行采购; NO: 从新修改后审批合格后, 上交采购部门; 确认: 采购人员统计后进行采购存档: 保存各种记录文件。各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员办公用品申请单2、 办公用品报销流程流程流程说明责任人相关文件、 记录 申请填报报销申请单部门领导审批总经理审批上交财务部门修改后重新审批上交财务部财务部门确认、 审核后给予报销YESNO 存档申请: 填报申请单: 报销人员填报报销申请单部门领导签批: 申请单填完后, 由部门领导签批; 总经理签批: 由总经理或常务副总最后审核签批; YES: 上交至财务部审核, 予以报销NO: 从新修改后审批合格后, 上交财务部门予以报销; 确认: 财务人员确认票据无误后, 支付现金存档: 保存各凭证; 各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员办公用品申请单3、 办公设备维修流程: 流程流程说明责任人相关文件、 记录 申请填报申请单部门领导审批总经理审批上交综合部门安排维修修改后重新审批上交综合部安排维修综合部门确认、 统计后安排维修YESNO 存档申请: 各部门提交办公设备维修申请; 填报申请单: 各部门填写申请单上报至综合办公室; 部门领导签批: 申请单填完后, 由部门领导签批; 总经理签批: 由总经理或常务副总最后审核签批; YES: 上交至综合部门进行联系维修人员, 安排维修; NO: 从新修改后审批合格后, 上交综合部门安排维修; 确认: 进行设备维修; 存档: 保存各种记录文件。各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员办公用品申请单4、 会议管理流程流程流程说明责任人相关文件、 记录 安排会议时间、 地点填报申请单部门领导审批总经理审批上交综合部门安排会议修改后重新审批上交综合部安排会议综合部门确认后, 填签会议签到表YESNO 存档申请: 各部门提交会议时间、 地点、 内容填报申请单: 各部门填写会议申请单上报至综合办公室; 部门领导签批: 申请单填完后, 由部门领导签批; 总经理签批: 由总经理或常务副总最后审核签批; YES: 上交至综合部门进行会议安排; NO: 从新修改后审批合格后, 上交综合部门进行会议安排; 确认: 进行会议准备; 存档: 保存各种记录文件。各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员办公用品申请单5、 日常事务处理流程注重时效性, 提高对各部门的服务意识, 及时向上级或同事说明工作进展临时事务择其轻重处理, 并记录已经做完的事项确认今日要完成的工作, 并比一次标明重要性 6、 员工系列活动申请流程申请人填写员工系列活动申请单, 领导签字综合办确定时间、 地点、 出席人数发出活动通知根据领导和部门提出, 综合办收集 四、 内部管理制度( 一) 、 办公室管理制度1.1 自觉维护健康整洁的办公环境, 物品摆放整齐有序, 办公区域内严禁吸烟。1.2 要严格遵守考勤制度, 做到不迟到、 不早退。1.3 在工作时间内, 严禁使用公司设备从事与本职工作无关的操作。1.4 着装要雅致大方, 举止文明, 礼貌待人。1.5 要严守公司机密, 如有涉及公司机密, 不可告知的内容要委婉拒绝。不允许做影响公司形象的行为。1.6 要节约使用耗材等办公资源, 并爱护办公设备, 发现设备有问题应及时反应, 严禁违章操作。1.7 要有高度的责任心, 注重质量, 将求效率, 对于上级的指示, 应予以遵守和从速执行。1.8 要团结合作, 同事之间互相帮助, 严于律己, 宽以待人。1.9 要不断学习新知识, 开拓新思路, 具备创新能力, 提高个人素质与公司发展保持同步。( 二) 、 例会制度2.1各部门每天早上召开班前会, 明确当天工作安排。2.2 每周一下午14:00召开一次周例会, 对上周工作进行总结, 不足之处给予改进, 并安排本周工作计划( 三) 、 设备管理制度3.1 全部设备及器材均为公司资产, 不得私自出借、 互换或拆卸。3.2 对设备要定期清洁、 养护、 检修并做好记录, 保证设备完好率。3.3 摄录像机、 照相机等属贵重设备, 确定专人使用, 其它人员不得擅自动用设备。3.4 新设备开机前必须熟读说明书, 掌握使用方法和操作规程, 否则不可使用。3.5 系统安装维护工作实行统一管理, 所有安排维护工作都需要事先与综合办联系, 综合办将在2日内做安排进行系统安装维护。详细记录安装时间、 工作过程、 所有材料。3.6 设备摆放科学、 合理、 整齐, 做到防漏电、 防雷击、 防静电、 方便操作使用, 保证设备安全正常运转。3.7 临时需要购买的材料, 及时向公司申请, 领导批准后方可购买。( 四) 、 公文管理规定4.1 公司公文由综合办实行统一、 科学、 保密管理, 真正做到规范、 准确、 及时、 安全。4.2 公文管理由办公室主任、 文员负责, 对上级公文的接收、 阅办、 整理、 归档和公司内部文件的起草、 核对、 签发、 归档进行管理, 相关部门要密切配合。4.3 上级来文均有办公室文员登记编号, 并附”公文借阅明细表”, 由办公室主任提出分送或拟办意见, 及时送有关领导批阅处理。4.4 机、 绝密文件不得自行处理, 要单独造册, 安全存放。一般的函件, 可由办公室转有关部门处理。4.5 公文由办公室文员根据相关会议或精神起草, 由办公室主任核稿, 送主管副总审批, 然后安排打印, 办公室盖章, 发送、 分送要填写文件收发登记表。4.6 重大决策、 规章制度、 人事任免、 机构设置、 以及其它重要公文, 由总经理签发。一般性公文由分管副总签发。4.7 公司内部的各种工作计划、 总结、 报告、 统计报表等; 与有关单位签订的重要合同、 协议、 意向书等; 公司内部奖惩、 任免等文字材料; 员工工资、 福利等方面的材料; 反应本公司重要活动的简报、 照片等一些有价值的资料也都需要归档管理。( 五) 、 接待管理制度5.1 接待范围( 1) 、 来访接待。( 2) 、 会议、 培训和其它重大活动。( 3) 、 公务性接待。包括各级、 上级部门来我公司检查、 调研、 指导、 联系工作。5.2 接待程序 示后接待原则 ( 1) 、 各部门向公司领导报告来客人数及事由。 ( 2) 、 公司领导同意 ( 3) 、 经综合办核实后, 按规定标准安排或配合有关部门接待。5.3 接待办法( 1) 、 对上级部门的领导接待, 由公司领导参加。( 2) 、 相关部门的主要负责人由公司领导接待, 一般工作人员实行对等接待。5.4 接待标准及要求( 1) 、 本公司接待人员由公司领导根据情况确定, 安排客饭。由相关领导作陪。( 2) 、 凡临时性接待或迎检工作需要烟、 水果等物品的, 应事先报公司领导同意后由办公室同意安排。( 3) 、 就餐后原则上不安排与工作无关的其它活动。( 4) 、 确需超标准范围接待的, 需经请示公司领导同意后方可安排。( 5) 、 因工作需要安排住宿的, 请示公司领导同意后由综合办具体负责安排客房。( 6) 、 因工作接待需送礼品的, 由公司领导安排, 综合办核实人数, 按程序领取、 发放。( 六) 、 印章管理规定6.1 本规定所指印章是公司向主管机关登记的公司章、 法人私章等具有法律效力的印章。6.2 公司印章遗失、 损毁、 被盗的情况下, 印章管理者应迅速向综合办递交原因报告书, 综合办根据情况依本规定的手续予以处理。6.3 每次盖章( 公章) 必须有主管领导的批准, 综合办根据情况填写印章使用登记表, 每次用印必须都有登记, 写明文件名、 使用时间、 批准人、 经办人等。代理使用要在备注中说明。董事长私章使用要经本人同意, 并在备注中特别注明。6.4 印章一般盖于公司名称、 部门名称的中部, 做到不漏盖, 不错盖, 浓淡均匀, 清晰完整。( 七) 、 车辆管理制度7.1 用车人要提前申请用车, 将出行路线统一安排, 特殊情况逐情处理。7.2 司机要如实填写车辆行驶情况, 详细记录。行驶途径、 加油、 过路费、 停车费等。7.3 车辆外出必须当日返回公司。确因工作需要, 路途遥远不能当时返回, 可酌情处理。但必须保证车辆安全, 如因停放不慎造成车辆损坏或零件丢失, 责任由司机自负。7.4 车辆外出需要办理派车手续。7.5 严禁酒后驾车或让她人驾车, 更不准让无证人员驾驶车辆。( 八) 、 食堂管理制度1、 生、 熟食物分开放置。2、 食堂工作人员必须体检合格, 取得健康合格证, 方可上岗。3、 食堂要紧抓卫生, 做好防四害工作。4、 食堂的垃圾要分类处理, 需要填埋的尽快填埋, 需要清理的尽快联系车辆拉走。五、 综合部适用的法律法规清单序号法律法规和其它要求名称法律法规和其它要求编号适用条款备注1中华人民共和国劳动合同法主席令第28号第六章、 第九章73条、 93条综合部2中华人民共和国工会法主席令第57号第一章、 第二章、 第三章24条、 26条、 综合部3工伤保险条例国务院令第号全文适用综合部4女职工劳动保护规定国务院令( 第号) 第三、 四、 五、 六、 十三条综合部六、 综合部涉及的环境因素清单综合部环境因素识别评价表单位: 综合部办公室 序号: 01-1 序号环境因素环境影响活动、 产品、 服务产生部门/地点是否超标控制措施重要环境因素是非判断abcdM1纸张消耗资源浪费办公室综合部办公室否511292清洁用水资源消耗办公室综合部办公室否511293电脑运行资源浪费办公室综合部办公室否511184硒鼓、 墨盒、 色带使用、 丢弃资源消耗、 土壤污染办公室综合部办公室否511185饮水机资源消耗办公室综合部办公室否511186空调资源消耗、 大气污染办公室综合部办公室否411397电话机资源消耗办公室综合部办公室否511188打印机、 复印机、 传真机资源消耗办公室综合部办公室否511189灯具资源消耗办公室综合部办公室否5111810电消耗资源消耗办公室综合部办公室否5112911火灾发生大气污染办公室综合部办公室否23551512油笔、 中性笔、 记号笔等文具资源消耗办公室综合部办公室否51118识别人: 日期: 评价人: 日期: 审核人; 日期: 七、 综合部涉及的危险源清单综合部危险源辨识及风险评价表 单位: 综合部办公室 辨识人: 评价人: 序号: 01-1序号作业活动或设备( 材料) 名称危险源时态/状态危害类型可能导致的事故评价方法风险级别现有控制措施管理策划是否监测定性综合LEC法一般重大不可容许目标管理方案运行控制培训LECD1办公室线路老化现在正常物理火灾16742电工操作规程2办公室电器漏电现在正常物理触电伤人36118电工操作规程3办公室用电短路现在正常物理触电伤人火灾1111电工操作规程4办公室电脑发热现在正常物理设备事故1111日常检查5办公室吸烟不慎现在正常化学火灾1616警示、 规定地点6办公室火灾潜在发生现在正常物理火灾、 触电伤人663108应急预案7办公室饮水机烧干现在正常物理火灾1111日常检查8办公室打印、 复印机现在正常物理火灾10.510.5按操作规程910八、 综合部应建立和保存的记录综合部记录清单编号: 序号记录文件名称记录负责人文件编号备注1例会记录表2卫生检查记录3办公用品计划表 4办公用品领用表5通知、 通报保存记录6培训申请表7管理评审计划8餐卡充值表9公章记录表10招待申请表11会议签到薄12年度内部审核工作计划13内部审核计划14内部审核检查表15内部审核不合格报告16内部审核报告17首、 末次会议签到表18员工福利登记表19车辆外出登记表20车辆加油记录表21办公用品维修申请表编制/日期: 批准/日期十、 文件和资料控制程序文件和资料控制程序1 目的确保公司所有内部文件、 外部文件、 图样与技术资料的准确性和统一性, 使公司所有与质量管理体系有关的文件、 图样与技术资料之流通、 应用、 处理等得到有效控制, 以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料, 使所有持有文件、 图样与技术资料的相关部门、 生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、 图样与技术资料。2 范围本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、 制造( 包括设计/开发、 样件生产、 试生产、 批量生产等) 、 检验和试验及校准、 仓储、 包装到交付各阶段作业的所有文件、 图样与技术资料和顾客、 供应商提供的相关文件、 图样与技术资料及与国际/国家政府、 安全和环保法规有关的相关外部文件与资料之控制。3 引用文件Q/6DG05.01 企业标准编号管理制度Q/6DG13.706 设计和开发控制程序Q/6DG07.28 工艺文件更改细则Q/6DG13.402 记录控制管理程序Q/6DG13.701 产品质量先期策划程序Q/6DG13.702 项目策划管理程序Q/6DG15.0402.01 产品设计资料审签制度Q/6DG05.20 基本产品图样管理制度补充规定Q/6DG15.0402.01 产品设计资料审签制度Q/6DG02.30 电子文件和电子档案管理规定Q/6DG02.18 标准资料管理细则Q/6DG02.21 档案资料借阅制度4 术语和定义体系管理文件: 一阶文件、 二阶文件、 三阶文件和四阶文件之操作说明书、 检验标准/检验规程、 操作标准/操作规程等。一阶文件: 质量手册; 二阶文件: 程序文件; 三阶文件: 作业指导书( 包括: 操作说明书、 检验标准/检验规程、 操作标准/操作规程、 在过程中所需使用的工艺文件、 工序卡片、 图样与技术资料等) ; 四阶文件: 表单/表格、 记录; 外部文件: 顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件( 政府、 安全与环保法规及国际/国家标准) 等; 技术文件: 指本公司内部编制的工程规范、 工程标准、 工作规范、 作业标准、 检查基准、 图样、 包装标准、 工艺技术文件等和/或顾客提供的图样、 工程规范、 工程标准/技术标准、 技术条件/协议、 质量规范、 检验规范、 检验标准、 电脑数据软盘/软件、 样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。5 职责5.1 文件制作、 修订、 补发、 废止之申请: 相关部门。5.2 文件之拟定、 审查、 批准: 5.2.1 一阶文件: 质量保证部主管拟定, 管理者代表审查, 总经理核准; 5.2.2 二阶文件: 各相关单位拟定, 各部门主管审查, 管理者代表核准; 5.2.3 三阶文件: 各相关单位拟定, 各部门主管审查、 核准; 5.2.4 四阶文件: 随二、 三阶文件一并审核; 5.3 文件发行、 回收、 销毁、 列管: 档案管理部门; 5.4 外部文件与资料由档案管理部门接收并登录, 然后将其分发到所需要的相关部门, 原稿由档案管理部门存档保管; 如需将其转换为公司内部文件时, 其制、 修、 补、 废等作业由相关使用部门依一、 二、 三、 四阶文件之拟定、 审查、 核准的规定进行。5.5 外部文件与资料由档案馆接收并登录( 顾客、 供应商的图样与技术资料之接收和登录由技术部门负责) , 然后将其分发到所需要的相关部门, 原稿交档案部门存档保存; 如需将其转换为公司内部文件时, 其修、 补、 废等作业由相关使用部门依一、 二、 三、 四阶文件之拟定、 审查、 核准的规定进行。6工作流程和内容1、 工 作 流 程工 作 内 容 说 明 使用表单6.1 体系管理文件体系管理文件编制、 修订/废止申请6.1.1 体系管理文件的编制、 修订/废止申请: 质量手册由质量保证部组织编制; 程序文件由质量保证部组织, 与质量体系要素有关的各职能部门分别负责编写; 作业指导书由各业务部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求, 负责组织人员编制。质量手册和程序文件的修订/废止由质量保证部负责, 作业指导书的修订/废止由编写单位负责。更改单审 查 NO YES6.1.2 体系管理文件的审查: 质量手册由管理者代表审核; 程序文件由职能部门领导审核; 作业指导书由单位领导审核。编号6.1.3 体系管理文件的编号: 体系管理文件文号的编制按Q/6DG05.01企业标准编号管理制度执行; 发行编号由档案部门顺序编写。核 准 NO YES6.1.4 体系管理文件的批准、 颁布: 质量手册由总经理批准; 程序文件由管理者代表批准; 作业指导书由单位领导批准。体系管理文件批准后颁布。注: 四阶文件随一、 二、 三阶文件审批、 颁布。文件的修订重复6.1.1。分发回收销毁A6.1.5 体系管理文件分发、 回收和销毁 A分发: 质量手册和程序文件按质量保证部批准的发放清单建帐签发; 作业指导书按文件编制部门批准的分发单位建帐签发, 以确保文件的更改和现行修订状态得到识别; 并在所发放的文件上加盖”受控文件”印章, 档案部门应确保在使用处可获得适用文件的最新有效版本, 同时相关部门应确保所发放的所有文件保持清新和易于识别。B回收: 将作废的体系管理文件建帐签收, 并在所回收的文件上加盖”作废”印章。C销毁: 将签收的作废体系管理文件销毁。资料分发帐、 卡资料回收帐