综合部工作手册模板.doc

分 发 号： 受控状态：
版 本 号： 文件编号：

综合部工作手册

编写：
审核：
同意：

月 7 日公布 月 日实施

河南华美新能源科技 公布

综合部工作手册目录
一、本部门岗位职责
（一）综合部职责
二、部门工作目标、指标
综合部工作目标
三、岗位职责及任职要求
（一）综合部部长岗位职责及任职要求
（二）综合部科员岗位职责及任职要求
四、部门工作步骤
五、内部管理制度
六、品质部适用法律法规七、品质部包含环境原因清单
八、品质部包含危险源清单
九、应建立和保留统计
十、文件和资料控制程序
十一、统计控制程序

文件更改页

序号
更改通知书
页码
更 改 标 识
更改人/日期
备注

综合部组织机构及岗位设置

综合部经理
行政主管
行政文员
网络管理
食堂
外包保安
保洁

一、部门岗位职责
1、企业行政管理工作，包含企业各项制度实施和监督、办公事务、公文收发、协议档案资料、会议组织、行政命令下达、督促、跟进、综合协调、多种信息搜集反馈。
2、编制企业上报统计报表。
3、负责企业安保工作；
4、负责企业信息化建设及网络维护
5、负责企业后勤保障工作，包含食堂、宿舍、澡堂管理、公共设施维护、环境绿化、车辆管理、卫生检验等工作；
6、负责厂区及办公楼卫生打扫
7、完成领导交付其它临时性工作。

二、企管部质量、环境、职业健康安全管理目标

序 号
目标
措 施
统计
频次
1
确保发放使用文件有效性，差错率为0。
1、文件发放之前进行严格审核，经管理者代表或总经理同意后下发；
2、实时追踪文件实施，确保现场使用文件为最新有效版本；
每个月一次
2
管理评审实施率100%；问题改善完成率≥ 85%。
1、定时（每十二个月一次）组织一次管理评审，做好统计；
2、针对管理评审汇报中提出问题制订改善方法，立即改善。
每十二个月一次
3
内部体系实施率100%；问题改善完成率≥ 95%；确保每次外部审核一次经过。
1、内部体系审核程序；
2、对管理体系进行日常检验、考评（这个考评频次不能定义为每十二个月一次）
每十二个月一次
4
确保对各部门目标考评实施率100%。
根据考评方案实施
每个月一次
5
废旧物资处理率、卫生合格率100%；确保各项物资帐卡物相符。
根据内控制度及仓储管理制度实施
随时

三、岗位职责及任职要求
（一）综合部经理岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1根据领导要求，正确、高效完成企管部各项工作，全方面提升管理绩效。
1.2负责综合部全方面工作，了解和掌握企业生产、经营情况，参与政务等。
1.3帮助企业领导认真学习落实党和国家路线方针、政策及上级相关指示、决定落实实施情况。
1.4组织和参与调查研究，向领导传输和反馈各方面综合信息，为领导决议和指导工作提供可靠依据。
1.5检验和督促各管理体系落实、实施、审核。
1.6统筹安排工作，做好督促、检验、指导工作。
1.7企业领导临时交办其它事项。
2、任职条件
2.1教育程度：大学专科以上学历。
2.2工作经历：5年及以上相关工作经验。
2.3技术职务：无
2.4技能培训：企业战略、运行管理、行业知识。
2.5设备使用：电脑、传真机、复印机等现代化办公设备。
2.6工作能力：含有卓越沟通能力和较强公关、应变能力。有较强计划、组织、外部协调和内部管理能力，有良好职业道德和个人修养。
2.7身体情况：健康。
2.8法律法规：需掌握企业法、劳动法等相关知识。
（二）行政主管岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1、安全卫生管理和5S检验；
1.2、食堂监督
1.3、宿舍管理：宿舍分配、用具配置、安全卫生检验；
1.4、保卫管理：人员/车辆/物资出入，安全防护/巡查/案件处理，车辆放置管理等；
1.5、车辆管理：车辆调配、用车审批、油费审批、司机管理；
1.6、办公设施管理：电视、电脑、电话及网络管理和维护；
1.7、公共设施管理：厂区、道路、澡堂、绿化、空调、热水器、太阳能、公共照明、供水管道等；
1.8、厂区及办公楼卫生管理；
1.9、办公通信费用管理：各类电话费用、网络费用、日常办公费用及其它杂费；
1.10、多种报表、标牌印制、发放和监督使用；
2、任职条件
2.1教育程度：大学专科及以上学历。
2.2工作经历：1年以上相关工作经验。
2.3技术职务：无
2.4技能培训：产品培训、管理沟通技巧。
2.5专业知识：含有企业管理、汉字、汉语言文学专业相关知识。
2.6设备使用：电脑、传真机、复印机等现代化办公设备。
2.7工作能力：含有较强沟通及写作能力和较强组织协调、了解和实施能力。
能熟练使用电脑。
2.8身体情况：健康
2.9法律法规：了解劳动法、协议法，清楚了解企业要求。
（三）综合部文员岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1、编制对外统计报表；
1.2、总经理室卫生清洁，会议室、培训室安排和卫生管理；
1.3、办公用具、劳保用具、卫生用具、福利用具申报、保管及发放管理
1.4、起草多种通知通报；
1.5、饭票管理；餐券、菜金券发放及就餐人数统计和报送；
1.6、饮用水管理：联络、登记、报销。
1.7、部门各项采购申请和报销；
1.8、帮助部门领导处理其它杂务。
2、任职条件
2.1教育程度：大学专科及以上学历
2.2工作经历：1年以上相关工作经验
2.3技术职务：无
2.4技能培训：管理沟通技巧、体系管理技巧。
2.5专业知识：含有企业管理相关专业文化知识
2.6设备使用：电脑、传真机、复印机等现代化办公设备。
2.7工作能力：熟练标准化管理相关专业知识，含有较强沟通及应变能力，和较强组织协调、了解和实施能力。
2.8身体情况：健康
2.9法律法规：了解劳动法、协议法，清楚了解企业要求
（四）综合部网络管理员岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1、负责企业办公设施、通讯设施、电脑、网络系统计划、安装、日常保养和维修；
2、负责帮助建立和维护企业信息化系统；
3、负责企业数据库建立，备份企业各业务过程对应电子文档；
4、负责建立安全网络系统，确保企业机密材料不外泄。
2、岗位任职条件
2.1教育程度：大学专科及以上学历
2.2工作经历：1年以上相关工作经验
2.3技术职务：无
2.4技能培训：无
2.5专业知识：含有计算机软硬件等相关专业知识
2.6设备使用：电脑、传真机、复印机等现代化办公设备。
2.7工作能力：熟练掌握预算相关专业知识和较强组织协调、了解和实施能力。
2.8身体情况：健康
2.9法律法规：了解劳动法、协议法，清楚了解企业要求
协议法，清楚了解企业要求。
（五）、综合部食堂管理员岗位职责及任职要求
1、岗位职责
1.1 在部长领导下，负责职员食堂日常管理工作。
1.2 负责每日就餐人数统计（估量）及对应主食、蔬菜等物料准备，检验和维持就餐秩序。
1.3 负责检验食堂卫生、用餐器具消毒情况，确保用餐安全，不发生食物中毒事故，并控制卫生消毒用具、洁具耗用。
1.4 合理安排职员倒班，做好每餐后卫生清扫和定时大扫除工作。
1.5 立即安排并完成行政部临时下达客饭或领导宴请任务。
1.6 主办或帮助每日主副食料或其它物品采购。
1.7 负责下属人员业务监督指导，做好绩效考评工作。
1.8 完成行政部部长临时交办其它任务。
2、岗位任职条件
2.1 作经历：有2-3年企业食堂工作经验。
2.2 技术职务：无
2.3 技能培训：无
2.4 身体情况：健康
2.5 法律法规：了解及熟悉《卫生法》要求
（六）、综合部保安岗位职责及任职条件
1、岗位职责
1.1值班时应认真、负责，门岗实施 24 小时保安执勤。
1.2疏通车辆和人员进出,维护门口交通秩序,确保车辆及行人出入安全。
1.3保持大门内外环境卫生。
1.4认真查看出入人员、车辆并登记清楚。
1.5严格阻止闲杂人员、小商贩、推销人员进入厂区。
1.6严格实施物品出入管理手续。
2、巡视职责
2.1督导自行车、摩托车、轿车或货车停入次序，督导厂区内道路泊车；
2.2接到治安、消防报警后应立即赶到现场并做处理；
2.3夜间巡查中闻到异味，听到可疑声响，发觉漏水（电）时，应立即查明情况并汇报。
2.4夜间巡查要查看车间、办公楼、供电房等全部门窗是否关闭、电源、电灯是否关闭，若发觉未关闭，做好统计汇报给责任人；
2.5碰到火灾、暴力、偷窃、破坏等险时作应急处理，向上级汇报或报警；
2.6要常常检验消防设备状态是否良好
3、岗位要求
3.1熟悉厂区内基础情况及车辆基础情况。
3.2坚持听清楚、问清楚、记清楚，立即向相关人员传达清楚。
3.3坚持敢管、善管，化大事为小事，化小事为没事标准。
3.4查验人员证件、核实进出物资工作要细致，处理多种情况要灵活。
3.5外来人员，陌生人员进入厂区要问询，办理登记手续。
3.6掌握礼节礼貌，交通规则等业务知识。

四、综合部工作步骤

1、办公用具领用步骤：

步骤
步骤说明
责任人
相关文件、统计
申请
填报申请单
部门领导审批
总经理审批
上交采购部门进行采购
修改后重新审批上交采购部
采购部门确定、统计后进行采购
YES
NO
存档

申请：各部门提交办公用具申请；
填报申请单：各部门填写申请单上报至综合办公室；

部门领导签批：申请单填完后，由部门领导签批；

总经理签批：由总经理或常务副总最终审核签批；
YES：上交至采购部门进行采购；
NO：从新修改后审批合格后，上交采购部门；
确定：采购人员统计后进行采购
存档：保留多种统计文件。
各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员

办公用具申请单

2、办公用具报销步骤

步骤
步骤说明
责任人
相关文件、统计
申请
填报报销申请单
部门领导审批
总经理审批
上交财务部门
修改后重新审批上交财务部
财务部门确定、审核后给报销
YES
NO
存档

申请：
填报申请单：报销人员填报报销申请单

部门领导签批：申请单填完后，由部门领导签批；

总经理签批：由总经理或常务副总最终审核签批；
YES：上交至财务部审核，给予报销
NO：从新修改后审批合格后，上交财务部门给予报销；
确定：财务人员确定票据无误后，支付现金
存档：保留各凭证；
各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员

办公用具申请单

3、办公设备维修步骤：

步骤

步骤说明
责任人
相关文件、统计
申请
填报申请单
部门领导审批
总经理审批
上交综合部门安排维修
修改后重新审批上交综合部安排维修
综合部门确定、统计后安排维修
YES
NO
存档

申请：各部门提交办公设备维修申请；
填报申请单：各部门填写申请单上报至综合办公室；

部门领导签批：申请单填完后，由部门领导签批；

总经理签批：由总经理或常务副总最终审核签批；
YES：上交至综合部门进行联络维修人员，安排维修；
NO：从新修改后审批合格后，上交综合部门安排维修；
确定：进行设备维修；
存档：保留多种统计文件。

各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员

办公用具申请单

4、会议管理步骤
步骤

步骤说明
责任人
相关文件、统计
安排会议时间、地点
填报申请单
部门领导审批
总经理审批
上交综合部门安排会议
修改后重新审批上交综合部安排会议
综合部门确定后，填签会议签到表
YES
NO
存档

申请：各部门提交会议时间、地点、内容
填报申请单：各部门填写会议申请单上报至综合办公室；

部门领导签批：申请单填完后，由部门领导签批；

总经理签批：由总经理或常务副总最终审核签批；
YES：上交至综合部门进行会议安排；
NO：从新修改后审批合格后，上交综合部门进行会议安排；
确定：进行会议准备；
存档：保留多种统计文件。

各部门申请人/部门经理/总经理/采购人员

办公用具申请单

5、日常事务处理步骤
重视时效性，提升对各部门服务意识，立即向上级或同事说明工作进展
临时事务择其轻重处理，并统计已经做完事项
确定今日要完成工作，并比一次标明关键性

→ →

6、职员系列活动申请步骤
申请人填写《职员系列活动申请单》，领导签字

综合办确定时间、地点、出席人数发出活动通知
依据领导和部门提出，综合办搜集

→ →

四、内部管理制度
（一）、办公室管理制度
1.1 自觉维护健康整齐办公环境，物品摆放整齐有序，办公区域内严禁吸烟。
1.2 要严格遵守考勤制度，做到不迟到、不早退。
1.3 在工作时间内，严禁使用企业设备从事和本职员作无关操作。
1.4 着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人。
1.5 要严守企业机密，如有包含企业机密，不可通知内容要委婉拒绝。不许可做影响企业形象行为。
1.6 要节省使用耗材等办公资源，并珍惜办公设备，发觉设备有问题应立即反应，严禁违章操作。
1.7 要有高度责任心，重视质量，将求效率，对于上级指示，应给予遵守和从速实施。
1.8 要团结合作，同事之间相互帮助，严于律己，宽以待人。
1.9 要不停学习新知识，开拓新思绪，含有创新能力，提升个人素质和企业发展保持同时。
（二）、例会制度
2.1各部门天天早上召开班前会，明确当日工作安排。
2.2 每七天一下午14:00召开一次周例会，对上周工作进行总结，不足之处给改善，并安排本周工作计划
（三）、设备管理制度
3.1 全部设备及器材均为企业资产，不得私自出借、交换或拆卸。
3.2 对设备要定时清洁、养护、检修并做好统计，确保设备完好率。
3.3 摄录像机、摄影机等属珍贵设备，确定专员使用，其它人员不得私自动用设备。
3.4 新设备开机前必需熟读说明书，掌握使用方法和操作规程，不然不可使用。
3.5 系统安装维护工作实施统一管理，全部安排维护工作全部需要事先和综合办联络，综合办将在2日内做安排进行系统安装维护。具体统计安装时间、工作过程、全部材料。
3.6 设备摆放科学、合理、整齐，做到防漏电、防雷击、防静电、方便操作使用，确保设备安全正常运转。
3.7 临时需要购置材料，立即向企业申请，领导同意后方可购置。
（四）、公文管理要求
4.1 企业公文由综合办实施统一、科学、保密管理，真正做到规范、正确、立即、安全。
4.2 公文管理由办公室主任、文员负责，对上级公文接收、阅办、整理、归档和企业内部文件起草、查对、签发、归档进行管理，相关部门要亲密配合。
4.3 上级来文全部有办公室文员登记编号，并附“公文借阅明细表”，由办公室主任提出分送或拟办意见，立即送相关领导批阅处理。
4.4 机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存放。通常函件，可由办公室转相关部门处理。
4.5 公文由办公室文员依据相关会议或精神起草，由办公室主任核稿，送主管副总审批，然后安排打印，办公室盖章，发送、分送要填写文件收发记录表。
4.6 重大决议、规章制度、人事任免、机构设置、和其它关键公文，由总经理签发。通常性公文由分管副总签发。
4.7 企业内部多种工作计划、总结、汇报、统计报表等；和相关单位签署关键协议、协议、意向书等；企业内部奖惩、任免等文字材料；职员工资、福利等方面材料；反应本企业关键活动简报、照片等部分有价值资料也全部需要归档管理。
（五）、接待管理制度
5.1 接待范围
（1）、来访接待。
（2）、会议、培训和其它重大活动。
（3）、公务性接待。包含各级、上级部门来我企业检验、调研、指导、联络工作。
5.2 接待程序
示后接待标准
（1）、各部门向企业领导汇报来客人数及事由。
（2）、企业领导同意
（3）、经综合办核实后，按要求标准安排或配合相关部门接待。
5.3 接待措施
（1）、对上级部门领导接待，由企业领导参与。
（2）、相关部门关键责任人由企业领导接待，通常工作人员实施对等接待。
5.4 接待标准及要求
（1）、本企业接待人员由企业领导依据情况确定，安排客饭。由相关领导作陪。
（2）、凡临时性接待或迎检工作需要烟、水果等物品，应事先报企业领导同意后由办公室同意安排。
（3）、就餐后标准上不安排和工作无关其它活动。
（4）、确需超标准范围接待，需经请示企业领导同意后方可安排。
（5）、因工作需要安排住宿，请示企业领导同意后由综合办具体负责安排客房。
（6）、因工作接待需送礼品，由企业领导安排，综合办核实人数，按程序领取、发放。
（六）、印章管理要求
6.1 本要求所指印章是企业向主管机关登记企业章、法人私章等含有法律效力印章。
6.2 企业印章遗失、损毁、被盗情况下，印章管理者应快速向综合办递交原因汇报书，综合办依据情况依本要求手续给予处理。
6.3 每次盖章（公章）必需有主管领导同意，综合办依据情况填写印章使用记录表，每次用印必需全部有登记，写明文件名、使用时间、同意人、经办人等。代理使用要在备注中说明。董事长私章使用要经本人同意，并在备注中尤其注明。
6.4 印章通常盖于企业名称、部门名称中部，做到不漏盖，不错盖，浓淡均匀，清楚完整。
（七）、车辆管理制度
7.1 用车人要提前申请用车，将出行路线统一安排，特殊情况逐情处理。
7.2 司机要如实填写车辆行驶情况，具体统计。行驶路径、加油、过路费、停车费等。
7.3 车辆外出必需当日返回企业。确因工作需要，路途遥远不能当初返回，可酌情处理。但必需确保车辆安全，如因停放不慎造成车辆损坏或零件丢失，责任由司机自负。
7.4 车辆外出需要办理派车手续。
7.5 严禁酒后驾车或让她人驾车，更不准让无证人员驾驶车辆。
（八）、食堂管理制度
1、生、熟食物分开放置。
2、食堂工作人员必需体检合格，取得健康合格证，方可上岗。
3、食堂要紧抓卫生，做好防四害工作。
4、食堂垃圾要分类处理，需要填埋立即填埋，需要清理立即联络车辆拉走。

五、综合部适用法律法规清单

序号
法律法规和其它要求名称
法律法规和其它要求编号
适用条款
备注
1
中国劳动协议法
主席令第28号
第六章、第九章73条、93条
综合部
2
中国工会法
主席令第57号
第一章、第二章、第三章24条、26条、
综合部
3
《工伤保险条例》
国务院令
第３７５号
全文适用
综合部
4
《女职员劳动保护要求》
国务院令
（第９号）
第三、四、五、六、十三条
综合部

六、综合部包含环境原因清单
综合部环境原因识别评价表
单位：综合部办公室 序号：01-1
序号
环境原因
环境影响
活动、产品、服务
产生部门/地点
是否超标
控制方法
关键环境原因
是非判定
a
b
c
d
M
1
纸张消耗
资源浪费
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
2
9

2
清洁用水
资源消耗
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
2
9

3
电脑运行
资源浪费
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
1
8

4
硒鼓、墨盒、色带使用、丢弃
资源消耗、土壤污染
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
1
8

5
饮水机
资源消耗
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
1
8

6
空调
资源消耗、大气污染
办公室
综合部办公室
否

4
1
1
3
9

7
电话机
资源消耗
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
1
8

8
打印机、复印机、传真机
资源消耗
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
1
8

9
灯具
资源消耗
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
1
8

10
电消耗
资源消耗
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
2
9

11
火灾发生
大气污染
办公室
综合部办公室
否

2
3
5
5
15
√
12
油笔、中性笔、记号笔等文具
资源消耗
办公室
综合部办公室
否

5
1
1
1
8

识她人： 日期：
评价人： 日期：
审核人； 日期：

七、综合部包含危险源清单
综合部危险源辨识及风险评价表

单位：综合部办公室 辨识人： 评价人： 序号：01-1
序号
作业活动或设备（材料）名称
危险源
时态/状态
危害
类型
可能造成事故
评价方法
风险等级
现有控制方法

管理策划
是否
监测
定性
综合
LEC法
通常

重大
不可许可
目标
管理
方案
运行
控制
培训
L
E
C
D
1
办公室
线路老化
现在正常
物理
火灾

1
6
7
42

√

电工操作规程

√

2
办公室
电器漏电
现在正常
物理
触电伤人

3
6
1
18
√

电工操作规程

√

3
办公室
用电短路
现在正常
物理
触电伤人火灾

1
1
1
1
√

电工操作规程

√

4
办公室
电脑发烧
现在正常
物理
设备事故

1
1
1
1
√

日常检验

√

5
办公室
吸烟不慎
现在正常
化学
火灾

1
6
1
6

√

警示、要求地点

√

6
办公室
火灾潜在发生
现在正常
物理
火灾、触电伤人

6
6
3
108
√

应急预案

√

7
办公室
饮水机烧干
现在正常
物理
火灾

1
1
1
1
√

日常检验

√

8
办公室
打印、复印机
现在正常
物理
火灾

1
0.5
1
0.5

√

按操作规程

√

9

√

10

√

八、综合部应建立和保留统计
综合部统计清单
编号：
序号
统计文件名称
统计责任人
文件编号
备注
1
例会统计表

2
卫生检验统计

3
办公用具计划表

4
办公用具领用表

5
通知、通报保留统计

6
培训申请表

7
管理评审计划

8
餐卡充值表

9
公章统计表

10
招待申请表

11
会议签到薄

12
年度内部审核工作计划

13
内部审核计划

14
内部审核检验表

15
内部审核不合格汇报

16
内部审核汇报

17
首、末次会议签到表

18
职员福利记录表

19
车辆外出记录表

20
车辆加油统计表

21
办公用具维修申请表

编制/日期： 同意/日期
十、文件和资料控制程序

文件和资料控制程序
1 目标
确保企业全部内部文件、外部文件、图样和技术资料正确性和统一性，使企业全部和质量管理体系相关文件、图样和技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以控制和本质量管理体系要求相关全部文件和资料，使全部持有文件、图样和技术资料相关部门、生产场所能立即取得有效最新版本文件、图样和技术资料。
2 范围
本程序适适用于本企业质量管理体系所包含到相关产品和原/辅材料采购、制造（包含设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业全部文件、图样和技术资料和用户、供给商提供相关文件、图样和技术资料及和国际/国家政府、安全和环境保护法规相关相关外部文件和资料之控制。
3 引用文件
Q/6DG05.01 《企业标准编号管理制度》
Q/6DG13.706 《设计和开发控制程序》
Q/6DG07.28 《工艺文件更改细则》
Q/6DG13.402 《统计控制管理程序》
Q/6DG13.701 《产品质量先期策划程序》
Q/6DG13.702 《项目策划管理程序》
Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》
Q/6DG05.20 《基础产品图样管理制度补充要求》
Q/6DG15.0402.01 《产品设计资料审签制度》
Q/6DG02.30 《电子文件和电子档案管理要求》
Q/6DG02.18 《标准资料管理细则》
Q/6DG02.21 《档案资料借阅制度》
4 术语和定义
体系管理文件：一阶文件、二阶文件、三阶文件和四阶文件之操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。
一阶文件：质量手册；
二阶文件：程序文件；
三阶文件：作业指导书（包含：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在过程中所需使用工艺文件、工序卡片、图样和技术资料等）；
四阶文件：表单/表格、统计；
外部文件：用户或企业外所输入图样和资料或书籍文件（政府、安全和环境保护法规及国际/国家标准）等；
技术文件：指本企业内部编制工程规范、工程标准、工作规范、作业标准、检验基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和/或用户提供图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本企业和供给商签署协议等。
5 职责
5.1 文件制作、修订、补发、废止之申请：相关部门。
5.2 文件之确定、审查、同意：
5.2.1 一阶文件：质量确保部主管确定，管理者代表审查，总经理核准；
5.2.2 二阶文件：各相关单位确定，各部门主管审查，管理者代表核准；
5.2.3 三阶文件：各相关单位确定，各部门主管审查、核准；
5.2.4 四阶文件：随二、三阶文件一并审核；
5.3 文件发行、回收、销毁、列管：档案管理部门；
5.4 外部文件和资料由档案管理部门接收并登录，然后将其分发到所需要相关部门，原稿由档案管理部门存档保管；如需将其转换为企业内部文件时，其制、修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之确定、审查、核准要求进行。
5.5 外部文件和资料由档案馆接收并登录（用户、供给商图样和技术资料之接收和登录由技术部门负责），然后将其分发到所需要相关部门，原稿交档案部门存档保留；如需将其转换为企业内部文件时，其修、补、废等作业由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之确定、审查、核准要求进行。
6工作步骤和内容

1、
工 作 流 程
工 作 内 容 说 明
使用表单

6.1 体系管理文件

体系管理
文件编制、修订/废止申请

6.1.1 体系管理文件编制、修订/废止申请：
质量手册由质量确保部组织编制；程序文件由质量确保部组织，和质量体系要素相关各职能部门分别负责编写；作业指导书由各业务部门结合作业活动特点和程序文件控制要求，负责组织人员编制。
质量手册和程序文件修订/废止由质量确保部负责，作业指导书修订/废止由编写单位负责。
更改单
审 查

NO

YES
6.1.2 体系管理文件审查：
质量手册由管理者代表审核；
程序文件由职能部门领导审核；
作业指导书由单位领导审核。

编　　号

6.1.3 体系管理文件编号：
体系管理文件文号编制按Q/6DG05.01《企业标准编号管理制度》实施；发行编号由档案部门次序编写。

核 准
NO

YES

6.1.4 体系管理文件同意、颁布：
质量手册由总经理同意；
程序文件由管理者代表同意；
作业指导书由单位领导同意。
体系管理文件同意后颁布。
注：四阶文件随一、二、三阶文件审批、颁布。文件修订反复6.1.1。

分发
回收　

销毁

A

6.1.5 体系管理文件分发、回收和销毁
A．分发：质量手册和程序文件按质量确保部同意发放清单建帐签发；作业指导书按文件编制部门同意分发单位建帐签发，以确保文件更改和现行修订状态得到识别；并在所发放文件上加盖“受控文件”印章，档案部门应确保在使用处可取得适用文件最新有效版本，同时相关部门应确保所发放全部文件保持清新和易于识别。
　B．回收：将作废体系管理文件建帐签收，并在所回收文件上加盖“作废”印章。
C．销毁：将签收作废体系管理文件销毁。
资料分发帐、卡
资料回收帐

A

归档保留

　6.1.6　体系管理文件存档保管：
　体系管理文件一份作为档案保留，两份作为资料保留供借阅；对已作废还有查考作用文件需加盖“生产停用归档备查”章保留。

6.2技术文件

技术文件制/修订、废止申请

6.2.1 技术文件编制、修订、废止：
技术文件由主管技术人员编写。
技术文件修订和废止由技术人员提出修订/更改和废止申请；设计文件和工艺文件更改分别按Q/6DG13.706《设计和开发控制程序》和Q/6DG07.28《工艺文件更改细则》实施。当影响用户装配、成型、功效、耐久性或性能要求时，要办理用户同意手续，必需时进行生产件同意。
为确保能按用户要求时间表对其全部工程规范得到有效管制，企业技术部门和相关部门必需在二周内对用户全部工程规范进行评审（评审结果由相关评审部门将其统计于“设计和开发评审统计表”内）、分发和实施/实施及其变更通知，并对在生产过程中实施日期每项统计按Q/6DG13.402《统计控制管理程序》进行保留、归档等作业，包含对全部相关文件更新（如：当这些工程规范更改影响PPAP时，技术部门应立即对PPAP相关资料和统计进行更新）。

1.发出单
2.更改单、更改申请3.表设计和开发评审统计表

审 查

NO

6.2.2 技术文件审查：
S型设计文件按Q/6DG13.701《产品质量先期策划程序》或Q/6DG13.702《项目策划管理程序》实施；D型设计文件按Q/6DG15.0402.01《产品设计资料审签制度》实施；工艺文件按对应标准实施；

编 号

B

6.2.3 技术文件编号：
技术文件编号按Q/6DG05.20《基础产品图样管理制度补充要求》实施。

工 作 流 程
工 作 内 容 说 明
使用表单
B

NO
批 准

YES
6.2.4 技术文件同意：
S型设计文件按Q/6DG13.701《产品质量先期策划程序》实施；D型设计文件按Q/6DG15.0402