工程类档案管理移交制度样本.doc

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工程类档案管理、 移交办法(试行)

第一章 总 则
为做好成都双流兴城建设投资有限公司( 以下简称”****”) 工程类档案管理工作, 明确工程档案组织管理原则, 划分档案管理职责权限, 档案移交节点, 促进工程档案管理规范化、 程序化、 清单化, 根据《中华人民共和国档案法》及****有关规定, 特制定本办法。
本流程适用于工程类档案管理的组织、 移交。
第二章 术 语
建设工程档案, 是由工程文件经鉴定、 整理、 归档后形成的, 工程文件指从会议纪要、 立项、 可行性研究、 招投标、 勘察设计、 施工、 监理、 竣工、 审计、 移交全过程形成的文字、 图表、 声像等形式的全部文件材料, 包括工程前期文件、 工程实施过程文件、 工程审计、 移交文件。
第三章 档案管理职责
1 .负责工程建设档案的接收
2. 负责工程建设档案的整理入卷
3. 负责工程建设档案防火、 防水、 防潮
4. 负责工程建设档案的保管
5. 负责工程建设档案的查找
6. 负责工程建设档案的借阅
7. 负责工程建设档案室的巡视检查有无异常( 每周巡视检查一次)
第四章 工程建设档案的移交
一、 在建项目的移交
在建工程类档案移交由各项目组长、 技术部负责人、 合约部负责人、 成控部负责人、 计划管理部、 质安部按项目分别移交至档案组, 档案组负责接收汇总后入卷存放。项目组组长负责档案移交的完整性, 如有不齐, 由项目组组长负责协调补充或办理。
二、 拟建项目的移交
拟建项目工程类档案直接由项目组组长负责移交, 按五个工程建设时间节点移交( 移交清单见附件6) , 档案组负责接收。
三、 历史遗留项目的移交
历史遗留项目的档案资料聘请临时员工进行清理、 整理、 统计, 在整理统计过程中需补的资料由项目工程师和项目组长负责协调相关部门补齐。
第五章 档案移交要求
1.所有资料的原件必须全部移交档案组统一保管, 使用人如需原件, 则在档案室借用。
2.设计方案、 地勘报告、 初步设计图、 施工图、 竣工图必须同时移交电子版。
3. 所有移交资料均需附上电子清单。
4. 所有移交资料均应有移交人、 接收人和档案组长签字确认。
5.重要批复文件必须扫描成电子版, 如立项, 环评, 规划批复等文件( 该项工作由档案接收管理员完成)
第六章 档案管理硬、 软件需求
一、 档案硬件需求
按平均每个项目装3个铁皮档案柜, 共需约900个铁皮柜, 铁皮柜尺寸为: 长90cm*宽40cm*高40cm, 大约需至少200㎡场地存放档案柜。
二、 档案软件需求
由于整理、 入卷、 查找、 录入工程档案工作量巨大, 加上遗留项目及年代久远未梳理的老项目资料不全, 补充量大, 应至少配备4名档案人员。
第七章 档案借阅
如需在档案室借阅工程档案原件, 借阅人需填写档案借阅审批表, 由档案组长签字同意后方能借出。( 借阅详见附件5) 。

附件: 封面
档案号构成:****简称-年限( 立项时间) .项目名称首字母大写.资料类别(首字母大写)-分册号
例 : ******工程 档号XCTZ- .Y.PFGH.1~X
档案号:

*******工程
批复、 规划文件

立卷单位
起止日期 5月- 8月( 在该档案盒内最早文件时间至最后文件时间)
保管期限 长 期 　
密 级
附件: 卷内目录
卷内目录
保管期限: 长期 盒号: 档案号:
序号
文件编号
责任者
文件题目
日期
页数
备注
柜号

附件3: 备考表
档 案 号:

互见号:

说 明: 本案卷共X件, 共X页。

立卷人:

立卷日期: 年 月 日

检查人:

检查日期: 年 月 日

附件4: 脊背
保管期限
长 期
档 案 号
XTCZ- .Y
PFGH
1~X
案卷题名

工程 批复、 规划文件

【盒 号】
X