人事档案数字化实践与探索_曲莉.pdf

|数字档案|2023.2 下兰台内外42摘 要：本文以人事档案为研究对象，探讨人事档案数字化管理的内容、规则及机制，并以某单位为例，分析人事档案数字化的具体实践内容，论证人事档案数字化管理的现实实践意义，并就进一步做好人事档案数字化进行探索，提出具体的方法和举措，为做好新时代人事档案管理提供有益借鉴。关键词：人事档案；档案数字化；实践；探索引言人事档案是组织人事等相关部门在组织建设、人事管理、人才服务过程中产生的，反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、工作实绩、廉洁自律，以及家庭状况和社会关系等重要历史记录材料。人事档案是干部教育培养选拔任用，以及人才评鉴的重要依据和基础，也是激发机关、企事业单位内在动力的重要组成部分。大数据时代，为提升人事档案管理质量和效率，各地各部门纷纷利用档案数字化技术来管理和开发人事档案信息资源，将纸质、胶片等人事档案数字化，通过建立人事档案数据库、人事档案数据化目录等，实现人事档案高效管理和优质开发利用1。1 人事档案数字化概述为顺应数字时代的发展需要，满足人事制度改革发展的要求，需要通过数字技术、互联网技术、大数据技术等信息技术最新成果的运用，重构人事档案管理内容、模式，实现以档案实体为中心的管理模式向着以档案信息为中心的管理模式的转变。1.1人事档案数字化的内容主要一是将传统纸质、胶片等载体的人事档案资源转化为计算机读写的、用“0”“1”表示的二进制代码，并将其存储于光盘、磁盘等存储介质。二是建立数字化档案检索目录工具，以及档案全文数字化2。三是将人事档案数字化信息资源用计算机表示为结构化、半结构化形式，并将其存储于数字化人事档案数据库。四是构建人事档案数字化信息管理系统，并利用局域网或互联网实现档案数字化管理、服务及共享。五是建立人事档案数字化目录。根据人事档案管理规定或规范、标准及要求，建立若干层级的人事档案管理目录，便于检索及查询。1.2人事档案数字化工作规则自1996年国家档案局成立电子文件档案研究领导小组始，人事档案数字化领域陆续颁布和出台了干部人事档案数字化技术规范电子文件归档与电子档案管理规范电子档案单套管理一般要求电子档案管理系统基本功能规定档案数字化外包安全管理规范等法规、规范及标准，为人事档案数字化建设提供了基本规则。为此，中组部还专门在全国率先部署实施了组织系统干部人事档案数字化工作。1.3人事档案数字化工作机制根据人事档案管理特点，以及数字化实践要求，在实践中逐渐探索出符合人事档案数字化基本原则、管理规则等。人事档案数字化要坚持真实性、完整性、可用性、完整性原则；人事档案数字化业务流程；人事档案数字化监督和控制机制；人事档案数字化过程质量、安全性执行及可用性保障机制。以及人事档案管理所要遵循的依法管理、分级负责、集中管理、方便利用、安全保密等一系列管理体制机制要求。2 人事档案数字化意义人事档案详细记录了人员的能力、学历、经历和政治品质等信息，做好人事档案管理，也是人力资源科学管理，激发人才资源优势，提升机关、企事业单位竞争力的现实需要。2.1创新承载模式传统人事档案管理主要依托计算机及人工模式，无论是人事档案资料的收集、整理、归档，还是后期的查询、检索和利用，整体效率较低，且难以全面掌握单位人事信息。将人事档案数字化，借助计算机信息技术、数字计算存储技术等，能够将各种原本承载于纸质中的人事信息，由磁盘、光盘和软盘等存储，并按照既定要求存储于人事档案数据库，人事档案信息分类更加精细、查询更加便捷、安全更有保障。2.2丰富管理手段传统人事档案管理主要依靠人工管理，管理的手段和方式相对落后。利用先进的数字技术、计算机技术和互联网技术，将采集到的人事档案信息存储于人事档案管理系统，完全实现人事档案数字存储、数字查询和数字管理，无论是信息录入还是检索查询都更加便捷，管理的手段朝着更为智能化、自动化、信息化方向发展，人事档案数字化实践与探索文/曲 莉|数字档案|2023.2 下兰台内外43管理手段更加丰富多样3。2.3提升决策水平人事档案具有重要的参考价值，通过机关人事档案信息的分析，能够准确掌握现有人员的数量、类型、年龄结构、专业结构、工龄结构、性别结构。通过这些重要人事档案信息资源的分析研判，可掌握单位已有人才结构情况，为做好人才培养、选拔、任用，以及新进人才的招录等提供参考，提供更为精准、科学的决策依据。2.4发挥人才优势人才是21世纪最宝贵的资源。人才资源是第一资源，人才优势也是最大优势。传统人事管理逐渐朝着人力资源管理方向转变，也更加注重人才资源开发和利用。通过人事档案数字化管理，可以精准且全面地分析现有人才资源的结构，为单位使用人才、激发人才内生动力和创造力提供第一手重要信息资源，从而将人力优势转化为现实的人才优势4。3 人事档案数字化实践3.1转化前：做好数字化准备3.1.1全面摸底。人事档案数字化工作，首先的一步是要全面摸清底数。掌握人事档案数字化的具体规模和数量，各种馆藏人事档案的具体类型，以及不同类型人事档案的具体馆藏情况。具体来说，可根据不同分类标准进行摸底：按照人员结构，可分为离退休人员档案、专业技术人员档案、行政管理人员档案、工人档案；根据材料内容，可分为履历类、自传和思想类、学历学位/专业技术职务（职称）/学术评鉴和教育培训类5。3.1.2制定方案。人事档案数字化工作要制定具体的转化方案，方案包括人事档案数字化转化领导小组、转化时间、转化要求、验收标准。3.1.3业务培训。在摸清人事档案底数以及制定人事档案数字化转化方案的基础上，要组织参与人员进行业务培训，培训的内容包括干部人事档案工作条例干部人事档案专项审核工作实施方案干部人事档案审核缺件处理办法，相关的人事档案数字化标准和规范知识，以及本单位出台的相应管理制度的学习，使参与人员熟练掌握人事档案数字化的标准和要求，统一人事档案标准、规范6。3.1.4设备保障。人事档案数字化专业性较强，既可选择外包，由第三方专业机构协助完成，也可由人事档案管理单位根据实际，自行完成。无论是选择外包方式，还是独立完成，都要配备相应的计算机、人事档案管理软件等，为人事档案数字化打下扎实基础。3.2转化中：做好数字化质控3.2.1确定转化方式。人事档案数字化转化的方式主要为扫描仪扫描。在选择该种转化方式后，要选择相应的扫描仪。针对人事档案篇幅较小，馆藏时间久远且纸质薄脆等特点，选择平板扫描仪，既可降低数字化成本，也能够更好地保护原始人事档案资料。在扫描薄脆、年代久远纸质人事档案更具优势7。3.2.2明确转化标准。在确定人事档案数字化转化方式后，需要进一步明确数字化转化的标准和格式。具体来说，就是要根据干部人事档案数字化技术规范平板式扫描仪通用规范，设置数字化扫描亮度、对比度、分辨率、色彩，以及格式。3.2.3严把转化质量。转化过程中要严把质量关，具体来说，既要确保数字化扫描后的档案信息与纸质档案信息一致，确保数字档案信息的完整性、真实性和准确性。重点要把好人员建库、信息采集、数据录入、数字化加工等环节质量关，并建立档案数据复核制度，确保人事档案数字化后存储的档案信息准确无误8。3.3转化后：做好数字化管理人事档案数字化管理涉及已归档人事档案的数字化，以及新产生人事档案的数字化管理。前者，需要遵循转化前、转化中的各项要求，做好传统人事档案的数字化管理。后者，则注重源头新生成人事档案的数字化管理。重点是要做好人事履历表、登记表等纸质载体的电子版本存储，利用办公OA系统，实现办公自动化与档案存储系统无缝衔接，保证新增电子档案及时归档，借助电子签名技术保证其真实性、完整性。总之，无论是传统人事档案转化为数字化档案，还是新增数字化人事档案，都要严格信息管理，利用信息加密技术、区块链技术、身份认证技术、密码保护等，确保人事档案管理的安全性。4 人事档案数字化思考4.1明确信息加工标准单位人员结构复杂，既有公务员编制、也有事业编制，还有临时聘用工勤人员，这些人事档案数字化加工的范围和标准缺少相应的规定和依据。为此，要立足用人单位自身实际，科学选择人事档案数字化加工范围，并制定统一的人事档案数字化整理分类标准，结合干部人事档案工作条例的具体规定，将人事档案资料进行科学分类，并详细制定机关单位人事档案数字化著录质检标准数字化加工成品验收标准，并根|数字档案|2023.2 下兰台内外44据单位人事档案利用频率，确定数字化重点材料，如，聘用合同、退休材料、职务任免材料等9。4.2科学系统模块选择人事档案数字化涉及系统模块、档案整理模块、档案加工模块等，每一模块承担的功能存在较大差异，应科学合理做好选择。其中，系统模块是整个单位人事档案管理系统的核心，条件允许情况下，应立足单位自身实际，邀请第三方专业机构协助进行开发、设计。按照系统层、管理层和应用层，科学配置不同层级的功能。具体来说，可将档案系统模块分为人事档案收集、管理、利用、数据信息管理、系统管理五大板块，对接人事档案管理相应流程。整理模块则应涵盖档案著录、扫描，以及破损纸张托裱修复。加工模块则是确保扫描后的人事档案实体与电子文件，以及卷内目录与电子文件一一对应10。4.3强化信息安全保障安全是人事档案数字化始终需要考虑的。为此，一要谨慎选择第三方。对于馆藏人事档案资料较多，自身无法完成数字化的单位，应委托第三方专业机构，且应是具有开展档案数字化资质及经验的专业机构。在进行数字化档案转化前，应签订保密协议。二要加强人员管理。从事人事档案管理工作的人员要始终绷紧安全保密这根弦，严禁使用手机、相机等设备拍摄人事档案，严禁未经允许查询、传输人事档案信息。三是完善规章制度。根据人事档案管理实际，制定人事档案借阅、归还、出入库若干规定，确保档案利用环节人事档案信息安全。四是加大投入力度。根据数字信息技术的发展，以及人事档案数字化安全管理的实际需要，实时添加安全设备，升级安全软件，搭建防火墙等，安装档案库房监控设备，并将视频数据保存。4.5及时录入新增材料随着人事制度改革的深入，人员流动性更强，要及时做好新增档案、新增材料的数字化录入。尤其是人事档案，有其自身的特殊属性，存在着档随人走的现象，即，人事档案会随着人员流动而流动，卷内资料也会随之发生变化。而新增材料则是由档案托管部门数字化加工而产生，系统中尚不具备增补材料的功能，且增加人事档案的技术难度大，成本高。对此情况，可在系统开发之初，在传统的十大类人事档案基础上，增设“新增材料”子系统，这样可在不改变原有人事档案存储模式的基础上，根据后期需要，在“新增材料”栏目中查询到所需的档案信息。结语总之，做好人事档案数字化工作，既是适应新时代数字技术发展的现实需要，也是推动人事档案转型升级的迫切需要。作为人事档案管理部门，要顺应时代发展的现实需要，善于借助先进技术，实现技术与档案管理深度融合，促进人事档案管理更加优质高效，进一步发挥出人事档案助力干部教育培养选拔任用，激发机关、企事业单位内在动力的应有价值，不断提升单位科学化管理水平。参考文献1吴晓阳.人事档案数字化在人事管理中的重要性探讨J.新丝路，2022（2）：249-250.2贾妍，吕德智，徐万强.人事档案数字化与人才服务信息化建设现状及优化策略探析J.现代农村科技，2022（9）：122-123.3田晓琼.人事档案数字化建设工作思考J.职业，2015（19）：54-55.4程路.浅谈人事档案数字化工作应注意的问题J.办公室业务，2019（12）：160.5姜田芳.干部人事档案数字化建设前期准备工作探析J.兰台内外，2022（30）：72-73.6岳媛.人事档案数字化建设思考J.中国宽带，2022（5）：181-183.7罗辉莹.人事档案数字化实践与探索J.陕西水利，2022（3）：144-145.8宋晓锋，宋海宏，王少英.人事档案数字化与人才服务信息化建设研究J.中国信息化，2020（9）：91-92.9岳才斌.人事档案数字化管理推广应用中的安全问题研究J.办公自动化，2014（10）：38-40.10郭怀珍.新时代人事档案数字化及其规则、管理、关键问题与对策J.办公室业务,2019(23);146+148.作者简介：曲莉，白山市靖宇县水利局馆员，主要从事档案管理与研究。