公司会计电算化管理制度.docx

会计电算化管理制度根据中华人民共和国会计法、会计电算化管理办法的规定，结合实际情况，制定本制度。第一章总则第一条建立本制度的目的是规范会计电算化管理工作，确保公司所使用的帐务、报表等软件的正常运行，顺利的完成由手工记帐到微机记帐的过渡，保证会计数据的准确性及延续性。最终实现甩掉手工账簿，减轻财会人员的劳动强度，提高工作效率。第二章岗位分工及人员职责、权限第二条财务人员岗位分为：会计主管、系统管理、制单（填制记账凭证）、出纳。以上岗位制单和复核不能为同一人、其他岗位可根据实际情况安排兼任。第三条系统管理员负责对电算化用机器设备及软件的管理和维护，系统运行发生故障时，要及时记录故障情况并采取相应的处理措施。第四条系统操作员负责会计数据资料的输入、登记和打印各种数据报表，要严格按操作规程进行，发现操作故障时，应及时向系统管理员报告。第五条审核人负责原始凭证的记帐和审核，保证凭证的合法性、科目及数据的准确性和完整性。第六条会计档案保管员负责数据软盘、程序软盘和输出的凭证帐、表等会计档案资料的保管和数据资料的保密工作。第三章操作使用第七条操作使用人员是指有权进入当前运行的会计系统中并使用全部或部份功能的人员。操作人员必须经过培训，取得会计电算化合格证后，方可上机。第八条几个操作人员只能有其分工范围内的操作使用权限，不得越权操作，且必须严格按照系统操作要求进行操作。系统管理员要对操作使用人员进行检查监督。第九条机内账簿在初始化时设置完成，其后可随时增添科目。删除科目或帐簿应在每年年初建立新账簿时，经会计主管同意后进行。第十条各类原始的单据、数据均由各专职会计员负责汇集，并按有关记帐凭证编制规定，按时完成记帐凭证的编制录入工作。第十一条输入计算机的凭证、单据由审核人严格审核，正确无误后，签字认定。在审核中发现的错误应由输入人自己改正，其他人不能代替。第十二条经审核的机内凭证由记帐员记入机内帐簿。第十三条错帐修改必须严格按会计制度规定执行。隔日错帐冲正，应凭会计主管人员冲正传票办理，不得随便抹销数据。第十四条应根据编制准确的计算公式由机器自动生成会计报表，帐表之间的数据必须一致，表间数据必须互相衔接，不得随意更改表上数据。第十五条上报各有关部门的会计报表，由财务部统一设计布置和调整。第十六条报表必须按规定时间打印，并按规定由有关人员签字盖章，交由档案员存档。第四章软件、硬件管理第十七条系统管理员负责对本单位的计算机软件及硬件系统进行管理维护。第十八条从事财务核算的微机，必须是专用的。有相对独立的处理场所，其装修应本着防火、防晒、防磁、防湿的原则。第十九条必须使用经财政部门验收合格的财务核算软件。数据资料必须及时制作软盘备份，以防数据丢失。第二十条备份操作时间：在每次上机输入凭证后，应做临时备份；在每月结帐后应做存档用备份（此备份各月可用同一备份盘）。第二十一条每年年终结帐后备份，交由档案员存档。第二十二条备份软盘必须妥善保管，盘上应贴保护签并用印章或封条签封，软盘应装在保护封套和包装盒内，存放在安全、洁净、防潮、防垢、防磁的场所，并且每隔一年转贮一次，同时定期检查其可靠性。第二十三条 应根据数据量的大小定期清理磁盘。删除硬盘上以前年度的会计数据，清理或删除前必须制作备份。第二十四条应备有清病毒软件，并及时更新。第二十五条未经确认无病毒的盘禁止使用。第二十六条各操作员在上机前后应填写上机日志，包括姓名、上机时间、操作内容等，由系统管理员监督管理。第二十七条输入机内的操作员姓名必须使用真实姓名，并且每个操作员应有自己的上机令，不得转告他人。第二十八条进入新的会计年度或更换系统管理员时，全部操作使用人员和令必须更换一次，如有令泄露，必须及时更换新令。第二十九条 在会计系统运行过程中，操作使用人员如要离开，必须在此前退出系统，以防止其他人员越权操作。第五章档案管理第三十条会计档案包括存贮在磁盘上的会计文件和会计凭证，以及打印出的会计帐簿、会计报表等书面形式的会计档案资料。第三十一条机内的数据备份至少应制作两套，交由档案员和财务主管分别管理。第三十二条如果机内的记帐凭证是由原始单据直接输入生成，应在每次记帐后打印机制凭证和科目汇总表；如机内的记帐凭证是由手工承制的，应在每次记帐后打印科目汇总表，然后装订成册存档。第三十三条每月记帐后，应打印出总帐、明细帐、如果有多档帐和日记帐也应一并打印，年末时装订成册存档，机内的会计数据在未打印输出之前不得抹去。第三十四条由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作员在打印输出的页面上签字或盖章认可。第三十五条由计算机生成的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理。第六章人员培训制度第三十六条 会计人员须参加符合吉财会字（ 1995）第138号文件精神要求的会计电算化培训班，接受初级培训，达到掌握会计电算化基础知识和上机操作能力；经考试，获得会计电算化操作员合格证后，方可在本公司上岗操作，成为正式的操作员。第三十七条新上岗的操作员须在有经验的操作规程员的指导下，独立完成一个月以上的会计业务，结果正确无误后，才能在会计电算化业务中担任职务。第三十八条在财务核算软件更新时，操作员须参加财务主管部门组织的软件更新培训，达到合格要求后，方可使用更新后的软件。第七章附则第三十九条本制度由财务部负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。