浅析高校智能财务管理系统的设计与实践_丁华智.pdf

Vol22 No1Mar 2023第22卷第1期2023年3月浙江工商职业技术学院学报Journal of Zhejiang Business Technology Institute1问题的提出2016年3月，德勤事务所与Kira System首先联手利用人工智能推出德勤财务机器人，同年5月，普华永道也推出机器人流程自动化解决方案，使用智能方式完成了操作规范、重复性强的会计工作，智能机器人的上线使得人工从这类繁杂重复的会计基础工作中解脱出来。至于我国的会计信息化，理论界有研究认为，自1979年财政部在长春第一汽车制造厂启动会计电算化试点工作以来，我国会计信息化发展已经历了会计电算化、会计信息化（狭义）和会计智能化三个阶段1，如今正向会计智能化聚焦转型。以“大智移云物区”为代表的网络信息技术突破与融合发展为会计智能化发展提供了技术保障和支持，也为财务管理工作打开了巨大的智能化想象空间2。目前，智能财务管理在高校的应用现状是：高校会计电算化、财务信息化建设已基本实现全覆盖，部分财务信息化建设走在前列的高校还利用互联网技术在校内建成一个独立财务信息局域网络，将搭建的收费、报账和审批平台系统与外网互联互通，实现了网银缴费、业财融合3、线上负责人审批及线上财务审核等功能，这些功能的实现为高校财Design and Practice of Intelligent Financial Management Systemin Colleges and UniversitiesDING Hua-zhi（Liaodong College，Dandong 118001，China）Abstract：Nowadays the development of accounting informatization in China is turning to accounting intelligence.The breakthrough and integrated development of network information technology represented by“Big Smart CloudArea”provides technical support and support for the development of accounting intelligence.Colleges and univer-sities are no exception and they are using various information technologies to conduct school management such asbuilding intelligent financial management systems.The specific construction of intelligent financial management ina specific school is taken as an example to analyze the needs，challenges，and goals of building an intelligentfinancial management system in universities and explore the implementation path and safeguard measures forbuilding an intelligent financial management system in universities.Key words：college and university；intelligent finance；system construction；business scenario浅析高校智能财务管理系统的设计与实践丁华智（辽东学院，辽宁 丹东118001）摘要：在“大智移云物区”等网络信息技术突破与融合发展的背景下，高校运用新媒体技术实现智能财务管理已成为大势所趋。可以大学智能财务管理系统的具体设计与实践为案例，探讨高校智能财务管理系统的建设目标和实施方案，并提出高校智能财务管理系统的构建路径：组织协调沟通、争取学校各方面支持，分阶段实施、配比最佳投入与产出，强化风险意识、确保系统安全稳定，创新服务方式、提供操作指引，以为高校提升财务管理实效提供借鉴。关键词：高校；智能财务；系统建设；业务场景中图分类号：G475文献标识码：A文章编号：1671-9565（2023）01-088-05收稿日期：2023-01-25作者简介：丁华智（1971-），男，辽宁丹东人，辽东学院计划财务处高级会计师，主要从事高校财务管理方面研究。88Vol22 No1Mar 2023第22卷第1期2023年3月务管理的智能化奠定了基础。作为一门新的研究领域或应用学科4，高校智能财务管理实践还处在起步阶段5，众多专家学者和从业人员对高校智能财务从多个角度进行了理论和实践两个向度的研究。但是，由于目前高校使用的财务管理系统众多，智能化建设的首要任务是建立统一的智能财务管理平台，而对此的实践案例研究还比较少见，本文在借鉴和参考有关高校智能财务管理理论和实践研究成果的基础上，以某高校（以下简称“L大学”）开发的智能高校财务管理系统建设为例进行分析，以为高校进行智能财务管理系统建设，实现高校财务管理智能化统一升级提供借鉴和帮助。2建设目标和实施方案2.1建设目标如今，随着各项经济业务量的快速增长，高校财务管理的工作量逐年加大、业务复杂程度不断提高，教学、科研以及广大师生对财务的服务需求也在不断提高。这些都需要高校认真对待，满足各方面对提升高校财务管理水平和服务效率的要求。高校具有独立性强、资金体量大、用户规模大等特点，信息化建设落后必将限制财务管理的发展，亟待进行改进与突破。为此，高校在规范管理模式、优化工作流程之外，更要加快信息化建设的进程。高校智能财务管理建设是一项专业性强、涵盖面广、周期长、实施难度大的系统工程，要解决很多难题，如报销效率低下的问题；打破预算、核算、决算等业务相互割裂的局面，形成一体化管理的问题；在信息化建设中有效进行科学管理的问题；有效采集、融合并充分利用应用过程中的各种信息资源，挖掘数据资产的最大价值的问题；面对校内多种部门软件系统的统一、后续协调、升级、对接，以及管理成本巨大的问题；根据自身的管理流程和业务模式，在建设过程中体现出个性化特色，等等。对此，高校应坚持“整合共享、统一标准、强化应用、服务管理”的方针建设智能财务管理平台，通过对财务系统实行智能化管理，构建覆盖财务管理全业务范围的一体化资金监控管理系统，规范学校财务基础数据标准，拓展财务系统功能，构建智能化财务管理系统，将财务管理服务工作一站式完成。简言之，高校应通过建立统一的“高校智能财务服务管理系统”，提供全方位的业务服务，使财务工作变得更加智能化、自动化，进而从整体上提升管理效率和服务水平，通过财务管理的智能转型升级带来财务管理服务工作的重大改观。2.2实施方案2.2.1整体规划L大学智能财务管理系统通过现代信息网络技术，秉承“平台化应用、智能化管控、专业化服务”理念，综合利用java等开发平台，结合云计算、移动应用等先进技术，构建以高校财务全面资源为目标，以规范化流程为基础，以项目管理为重点，以全面预算为核心，以加强内部控制为手段，以预算、核算、决算经费全过程管理为主线，融合财务管理领域的各种应用系统，共同构建统一的智能财务管理系统。系统的整体规划可归纳为：构建统一平台，即统一的系统支撑平台和数据库；提升两个服务，也就是说要为领导决策服务、为广大师生服务；发生三个融合，即数据融合、业财融合、身份融合；形成四个转变，即由核算型财务向管理型财务转变，由局部性管理向全局型管理转变，由单纯的事后核算向事前、事中、事后全方位监管转变，由业务处理方式的信息化向智能化转变；实现五个一体化：预算/核算/决算一体化、业务/财务一体化、核算/成本/绩效一体化、校内管理协同一体化、学校决策信息一体化；打造九大财务应用平台，即全面预算管理平台、财务核算平台、智慧财务办公平台、移动智能办公平台、智能数据交换平台、智能微服务平台、收入管理平台、银校互联平台和智能业财融合平台。2.2.2业务场景以L大学为例，其智能财务管理系统由几十个应用程序组成，各模块之间都存在着密切关联，从而构成了不同的业务链条，可实现某一方面业务类型的管理。此外，在保证系统内部流程运转正常的同时，还与银行系统、税务系统、财政系统、集中核算系统进行对接。（1）智能报销业务L大学智能报销业务以网上报销为核心，集成前端业务数据，通过系统预配置规则生成相应的审批流程与最终的凭证记账。构建了全线上的报销业务流程，不但极大提高了财务部门和报销人的工作效率，也有助于堵住管理漏洞，及时遏制违规行为，丁华智：浅析高校智能财务管理系统的设计与实践89Vol22 No1Mar 2023第22卷第1期2023年3月浙江工商职业技术学院学报使各项内控措施得以落实。作为全员应用，网上报销系统也在一定程度上实现了智能化概念的普及，推动了财务智能化的进程。具体流程是：报销人通过智能系统填制报销单，上传凭证附件图片；系统自动适配审批流程，各级经费负责人通过智能系统进行审批；财务审核无误后生成凭证，报销信息自动由财政一体化系统或网银支付给报销人；审核不符合要求的票据需要退单，纸质凭证由财务处将其放置于“自助退单机”，报销人自行取走。其特点是，每个审批流转节点都通过手机智能app或发送到短信提醒，报销人可随时查询报销单据状态；智能设备收单、退单，并通过与税务机关系统互联，网报流程中嵌入电子票验证操作；利用签章系统可备案印章或签字，提高签批效率。（2）智能校园收费业务L大学智能校园收费业务依托于收费平台，提供了从基础信息管理、收费业务到网银收费、第三方支付收费、银行实时代收费、多媒体自助终端等实用功能，打通了报名、收费、注册、入账、开票等多个管理环节。具体流程是：学生在缴费平台上完费后，系统将开票指令实时发送给财政票据系统；开票成功后缴费平台从财政票据系统中获取开票信息和电子票图片，并将图片实时展示给缴费人；也可根据缴费人要求对电子票进行打印等其他操作。缴费平台会将缴费信息与电子票开票结果等一并存入票据管理系统进行存档统计对账查验等操作，凭证号与电子票据号关联，最终实现票款关联。其特点是：智能收费系统做为基础数据源支撑缴费平台、公寓管理系统，有效解决信息不一致问题，收费数据反应更加及时；打通收费管理、网上缴费、信息查询和财政电子开票等多系统的对接，完成各种缴费、开票、查询的一条龙操作，带给缴费人更加轻松的缴费体验。（3）智能校园采购业务L大学智能校园采购业务以完成全校职工无纸化采购及自动化报销为目标，利用智能化手段，联合第三方采购平台，最大程度简化采购流程及审批报销流程，全面提升学校执行力和管理水平。采购前是免垫款免借款流程，先择项目冻结经费；采购中是免索要发票和明细；采购完成后由管理部门与财务处协同完成统一结算。这样让数据多跑路，师生少跑路，报销流程更便捷。其特点是校内采购平台全流程与财务系统实时对接，加强内控管理，简化采购和报销流程，实现供应商管理、采购管理、资金结算等信息系统一体化，极大降低了采购风险。（4）预算核算决算一体化L大学依托智能系统，运用系统化、智能化的思维模式，整合预算、核算、决算全流程，建立统一的业务规范，并将统一业务规范的决算与预算、核算等业务模块集成，构建智能化条件下的制度规范+智能技术应用的管理机制，实现预算、决算报表表间相互关联和表内自动运算提取数据，彻底改变过去手工编制预、决算报表的割裂局面，提高预决算报表编制效率和数据的准确性。预算管理包括基础信息数据、项目信息数据和收入预算信息等功能，与财务系统共同完成预算编制、立项、调整、执行的全过程管理与监控；决算管理在决算报表系统中内置表样与公式，一键生成决算报表，决算数据可直接导入财政决算软件，以及上报决算报表系统。这样从预算、核算到最后决算实现了智能一体化应用流程，改变原来事后核算为主的财务管理模式，体现了核算型财务向管理型财务转变的工作思路。（5）手机智能App应用L大学手机智能App应用的最大亮点是发票OCR识别、影像管理与智能填报，发票拍照或一键导入，实现了无纸化报销。信息的完整性、准确性及真实性得到了保障，在规避手工操作失误的同时，有效降低了运营成本，提高了报销管理效率，助力财务报销智能化转型。发票管理、票据识别、查重验图1预算核算决算一体化系统90Vol22 No1Mar 2023第22卷第1期2023年3月丁华智：浅析高校智能财务管理系统的设计与实践真、自动填单和移动化审批等，全部可通过手机完成，手机报销和传统网报数据互通，可通过PC端或采用第III代智能投递报销智能终端打印报销单。智能财务App带来的“智能+无接触”模式更加便捷。2.3运行效果L大学通过网上服务大厅“一站式”入口，实现财务统合服务一体化：统一界面化设计，统一授权中心、重要信息推送、单据物流、个人财务信息维护等；实现财务网上办公，建立网上报销、薪酬申报系统并进行定制优化，增加业务类型、审批流程等，改进传统报账流程，并减少返单率，提升学校教职员工体验；采用电子签批来解决“签字难”问题，通过实行数字认证、电子签名、数字签章和移动审批，改进传统的财务报销审批流程；统一通讯平台来实现多途径的信息（微信、短信）推送，将个人的财务、工资、酬金、报销、审批、支付等情况进行多渠道的信息服务，可推送、可订制、可主动获取；丰富网上查询，提供更多查询内容与形式，各分院、部门可通过网络实时查询各自的财务资金明细情况。3建设路径从外因上看，高校实施智能财务系统建设的最直接原因是解决师生员工财务报销的服务效率问题，并提升学校的财务管理水平3。从内因上看，人工智能时代，高校必须与时俱进，充分认识人工智能给财务管理工作带来的深刻变革，主动接受并学习智能财务管理的相关知识与应用。总结L大学构建智能财务管理系统的实践，高校实现智能财务管理的建设路径可以归纳为：一是组织协调沟通，争取学校各方面支持。2021年12月上海国家会计学院发布2021中国智能财务应用现状调查报告，认为目前国内智能财务的现状是：智能财务理念已广泛普及但建设进度与应用程度不均匀、智能财务建设的重点之一仍在于组织协同、智能财务转型需要更多的复合型财务人员、智能财务需要管理者更多的支持与重视。因此，高校智能财务管理系统建设的实施，首先要得到学校领导对智能财务管理系统建设工作的高度重视和大力支持。其次是要与相关部门充分沟通、调研、论证并制定实施方案和时间节点，获得全校师生对这项工作的支持和认可。最后财务部门要梳理出详尽的业务、信息和资金逻辑关系并制定流程图，使之符合系统建设方案、各项规章制度和内控要求。二是分阶段实施，配比最佳的投入与产出。高校财务管理智能化建设可以从敏捷部署和全面部署7两个方面展开。敏捷部署就是高校对现有系统进行改造，高校内部各部门、学院相对独立，各个管理部门各有不同的管理系统，如学生管理系统、教学教务系统、人事管理系统、科研管理系统和国有资产管理系统等，各个系统彼此之间不连通，若全部推倒重构不仅耗时长，而且成本高，因此，可以在不改变现有系统的基础上，利用智能财务管理系统对相关信息进行数据采集、清洗和挖掘3，把需要的数据提取出来，采用这种方式耗时短见效快，在改造实施的过程中可根据具体实际情况进行逐步完善。而全面部署就是高校在完成敏捷部署智能化建设任务后，针对实施工程中发现的问题从全局角度规划未来几年的智能化建设路径，分步骤实施，由点到面，先重构流程，再推进数字化转型，最后实现智能化。智能财务管理会面临众多难题，需要高校在实践中摸索，逐渐改进，分步骤完成，最终实现财务管理智能化。三是强化风险意识，确保系统的安全稳定。系统安全是压倒一切的因素，L大学智能财务管理系统建设过程中采取了多项有效措施来保障系统安全，包括网络架构安全设计、数据访问安全设计、数据加密传输、网站加固措施、堵住程序漏洞、开启系统安全防护、容灾备份机制等，以构筑财务信息堡垒的“铜墙铁壁”。智能背景下的高校财务管理系统复杂的网络结构带来了安全方面的挑战。数据的安全性、业务的连续性、服务的可用性都可能会受到网络瘫痪、病毒攻击，甚至黑客入侵等的威胁，系统网络的安全稳定在项目实施过程中都是备受重视的关键领域。四是创新服务方式，提供操作指引。良好的技术服务手段可以提高师生员工对财务工作满意度，师生员工已经对原来的线下财务报销模式形成定式，习惯于纸质面签流程，这种线下流程向智能线上操作的转变，需要财务部门加强宣传引导，而编制操作手册和使用规范显得尤其重要，财务部门应通过网页、公众号、宣传栏、培训等多种途径扩大宣传力度，方便师生员工使用操作，让更多师生员工91Vol22 No1Mar 2023第22卷第1期2023年3月产业链的融通可能性和必要性，从而鼓励中小企业参与到行业产业融通项目中来，实现制造业高质量发展。在这一过程中，开放的交流环境，积极的政府助推都是必不可少的，因此，为了更好地发挥产业集聚效应，浙江省应进一步优化产业集群发展的营商环境，进一步融通中小企业的资金链、技术链、物链，为其发展服务化和智造化提供良好的环境。参考文献：1Vandermerwe，S.and Rada，J.Servitization ofBusiness：Adding Value by Adding Services.Eu-ropean Management Journal 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