项目管理手册-15-行政办公管理df.pdf

中建国际建设公司项目管理手册 文件编号 CSCEC/PM/015/2003 文件页数 第 1 页 共 6 页 15 行政办公管理行政办公管理 文件状态 2003版 第0次修订 行政办公管理 行政办公管理 1 项目文件管理 1 项目文件管理 按照公司管理体系手册文件管理程序及公文处理办法对项目收文、发文进行有序管理。1.1 工作流程 1.1 工作流程 审 收文 项目竣工 移交档案室 文员/资料员 整理归档 相关部门人员 阅办处理 文员/资料员 分送 项目经理 批阅 文员/资料员 收文、登记 项目部 外来文 项目经理 签发 发文 文员/资料员 用印、发送 保存、归档 业务主管 核文员/资料员 编号登记 经办人 拟稿 1.2 相关文件 1.2 相关文件 行政办公手册公文处理办法 2 档案管理 2 档案管理 按照公司行政办公手册档案管理办法对项目部各种载体的文件材料、工程资料进行收集、整理。2.1 公司相关部门职责公司相关部门职责 综合管理部档案室负责接收公司和办事处型分支机构直营项目档案。各事业部项目管理板块负责直营项目文件材料的形成、积累、整理和归档移交工作。负责竣工资料移交前的验收审核工作并配合综合管理部档案室接收项目档案。技术中心负责配合相关部门对项目技术资料的收集、整理进行指导、检查、监督。2.2 项目部职责与要求项目部职责与要求 编制 综合管理部 审核 企划部 批准 李健 中建国际建设公司项目管理手册 文件编号 CSCEC/PM/015/2003 文件页数 第 2 页 共 6 页 15 行政办公管理行政办公管理 文件状态 2003版 第0次修订 项目部须明确档案工作的主管部门并配置专职资料员负责项目档案工作，资料员须持证上岗。负责项目部办公管理、工程资料等的收集、整理、归档、移交工作。管理类资料归档范围按照公司档案分类及收集范围表进行收集、整理；工程资料北京项目按“京建科教200310 号”文建筑工程资料管理规程执行，外埠施工项目按照所在地地方标准执行。项目工程资料与管理资料的收集工作必须与工程进度同步进行，资料员要及时收集各部门各种载体的资料，以完整再现工程施工全貌，避免日后大量补资料。项目竣工必须以已向公司完整移交了项目档案为项目结束的标志。在项目档案全部移交公司档案室前，项目资料员不可调往其它项目。项目经理、技术负责人必须对项目档案负责。2.3 项目档案移交时间项目档案移交时间 属公司保管的工程建设档案包括办事处型分公司承接的境内直营项目在工程竣工后半年内、境外项目在工程保修期满后一年内，由各事业部向公司档案室移交。事业型分支机构保管的工程建设文件资料，在工程竣工或最终交验后半年，由项目经理部向分公司和驻外机构档案主管部门移交。2.4 其他其他 项目部综合管理文件材料（含各种载体的材料）的归档范围及整理规范，按公司 行政办公手册档案管理办法执行。向公司移交档案应有移交清单，并经项目经理审核签字。重要的项目文件材料归档时应编写归档说明。项目部应注意对项目新技术应用，报奖、获奖材料，电子图像等材料的收集、整理、归档工作。2.5 相关文件相关文件 项目有关档案管理规定见行政办公手册档案管理办法。3 项目会议管理 3 项目会议管理 项目会议分为监理例会、生产例会和各种专题会议。其中监理例会每周一次，与会人员由业主、监理、和项目部成员共同组成，主要是汇报本周内主要完成的施工工作，产生中问题，协商问题的解决方法。项目部提出在施工过程中产生的疑问、工程变更及其他需要业主、监理协调、确认的事项，业主、监理提出对工程的要求及施工过程中产生的不符合项，共同协商解决办法。同时还要对上次会议决议的落实情况和不符合项整改情况进行检索和评价。会议形成会议纪要，并经业主、监理确认，存档。生产例会每周举行一次，由项目部和所有参与工程的分包单位共同参加，目的是监督、指导生产工作。主要是检查上周施工计划的落实情况，总结本周工作中存在的问题编制 综合管理部 审核 企划部 批准 李健 中建国际建设公司项目管理手册 15 行政办公管理行政办公管理 和需要改进之处，布置下周的工作计划，协调各分包单位的工作。会议形成会议纪要，并下发项目各部门和分包单位作为布置和检查本周生产工作的依据。专题会议是不定期召开的会议，主要是针对工作中出现的重大问题或重要的急需开展的工作而召开的专门性主题会议。会议由专业负责人主持召开，相关工作单位或个人参加。专题会议要形成工作纪要并落实专人检查工作的落实情况，例如安全生产会议。4 周边关系协调 4 周边关系协调 4.1 项目周边关系协调单位一览 4.1 项目周边关系协调单位一览 序号 关联单位 办理事项 阶段 责任单位 1 监理公司 工程动工报审表、施工监理 全过程 项目 2 设计院 设计交底、变更 全过程 项目 3 市消防局 区县级消防科 施工现场消防安全许可证、消防验收 开工前 竣工验收 项目 4 市劳动局 施工企业安全资格认可证、安全施工许可证、项目经理安全生产资格证书 开工前 项目 5 市劳动局外管处 劳务人员就业证 开工前 项目 6 市建委外管处 分包队伍进京施工许可证 开工前 项目 7 派出所、分局内保科 劳务人员暂住证、治安管理 开工前 施工期 项目 8 市区规划局 街道办事处 现场临建审批、协调周边居民 开工前 施工期 项目 公司 9 街道办事处基建科 当地登记注册手续及场地清洁费用交纳 开工前 项目 10 市交通管理局 车辆通行证 开工前 项目 11 市区质量监督站 建设工程质量监督通知单及费用交纳、工程质量验收、优质工程验收 全过程 项目 12 市区容监督所 城管大队 运输遗撒、污水外流、垃圾清运、场容、场貌 全过程 项目 13 市区政管理所 地下管网保护、铺设及验收、污水井、化粪池施工 全过程 项目 14 市区环保局 噪音干扰、检测粉尘及费用交纳 全过程 项目 15 市区环保局、环卫局、卫生防疫站 厕所、化粪池清扫，场容、道路清洁、食堂卫生 施工期 项目 编制 综合管理部 审核 企划部 批准 李健 中建国际建设公司项目管理手册 文件编号 CSCEC/PM/015/2003 文件页数 第 4 页 共 6 页 15 行政办公管理行政办公管理 文件状态 2003版 第0次修订 4.2 与周边关系的日常维护 4.2 与周边关系的日常维护 项目和公司都是参与关系维护的责任单位，但是主要工作是由项目来完成的,在项目工作有困难或需要公司出面的时候，可以由公司事业部项目管理板块、事业部代表公司出面协调。为了保证工程施工的顺利进行，同时代表着公司的形象，项目部要高度重视与周边关系协调工作，指定专人定期与相关单位保持沟通，严格按照规章要求完成工作，与之形成亲密友好的合作关系，为今后工作的顺利开展以及后续工程的承接奠定基础。工程开工后，项目负责在工地围墙或其它明显位置设置公司环境方针的宣传口号，通过当地派出所、居委会与周围居民建立沟通渠道。项目内部明确专人负责与周围居民的沟通、联系。对周围居民反映意见比较大，需公司配合解决的问题，项目将情况通报事业部项目管理板块，项目管理板块组织相关部门解决。5 固定资产管理固定资产管理 5.1 工作流程图 5.1 工作流程图 工作过程工作内容工作输入工作职责工作输出项目开工前应做好办公设备配置/机械设备配置/现场临建/临水临电方案的策划固定资产策划业主要求工程特点办公设备配置方案/机械设备配置方案/现场临建方案/临水临电方案编制：事业部会签：综合管理部/项目管理板块批准：事业部总经理固定资产的配置固定资产明细表供应商报价单产品介绍等不可调配时由采购部门经询价、比价，经审核批准后采购。组织：综合管理部/采购中心审批：组织部门经理/公司总经理或授权人资产询价、比价单采购的固定资产编制：项目审核：事业部/综合管理部项目将项目策划外的固定资产需求以项目报告形式提交综合管理部/周转物资基地资产管理部门负责对所管资产进行采购/验收/选定维修商/报废，待调配资产的保养并承担其费用；项目负责使用过程的保养并承担其费用。业主要求工程特点项目策划项目报告固定资产的管理组织：综合管理部/采购中心/项目产品使用说明书产品保修单报废原则等固定资产采购验收记录固定资产维修记录固定资产报废单项目报告固定资产的退场项目应提前将撤场计划报资产管理部门，由资产管理部门组织对项目物资进行清点、撤场及处理撤场计划固定资产明细表组织：综合管理部/采购中心待调配固定资产固定资产的调配资产调配应经三方确认并填写相关记录，任何项目或个人未经允许不得随意调配固定资产。待调配固定资产固定资产明细表组织：综合管理部/采购中心确认：组织部门/调入部门/调出部门资产调拨确认单入库单出库单 5.2 相关文件 5.2 相关文件 行政办公手册项目固定资产管理规定 编制 综合管理部 审核 企划部 批准 李健 中建国际建设公司项目管理手册 文件编号 CSCEC/PM/015/2003 文件页数 第 5 页 共 6 页 15 行政办公管理行政办公管理 文件状态 2003版 第0次修订 6 CI 管理 6 CI 管理 6.1 施工现场施工现场 CI 内容内容 施工现场 CI：包含现场办公室、会议室、围墙、大门、施工现场标牌、现场机械设备、楼面形象、旗帜等。CI 配置要求及式样详见公司 CI 手册。施工现场的项目 CI 管理将按项目特点分为达标项目和创优项目，CI 手册对不同的目标进行了相应的规定。6.2 CI 组织管理组织管理 项目是工地 CI 方案的成本责任主体。负责依照公司 CI 手册起草项目 CI 策划方案、加工方案。负责在合格供应商中选择本工地 CI 的加工厂商。负责本工地 CI 方案的加工实施、合同的签订。对 CI 形象的脱色及破损应随时进行修补并根据在施工建筑的高度及时增添楼面标志。各事业部项目板块负责协助指导所属项目的 CI 管理，提供必要的支持。负责检查项目 CI 加工标准的执行情况。负责在施工程 CI 工作的日常检查、督促。负责配合综合管理部协调 CI 评优工作。综合管理部会同各事业部项目管理板块对北京地区各在施项目进行季度检查，并根据检查情况分别对各项目进行打分。检查评分结果纳入项目季度考核体系。海外及外埠项目根据实际情况进行。施工现场 CI 检查及评分标准参见行政办公手册CI 策划加工管理办法 6.3 总公司总公司 CI 创优创优 创优条件：建筑面积一万平方米以上，工期一年以上；国家、省、市自治区重点工程；有影响的工程；城市繁华街段的临街工程；准备参加各级创优的工程；对于宣传企业形象有意义的工程。CI 达标验收成绩 90 分以上并曾获地、市级荣誉奖的工程项目。凡欲参加总公司优质工程、鲁班奖等总公司负责评定、推荐的各种评优的工程，只要符合达标工程条件，必须参加 CI 创优验收。满足上述条件的项目可在项目策划书上申请进行 CI 创优评定，由综合管理部会同所在事业部确认。被确定为 CI 创优的项目应从工程一开始就建立创优档案。内容包括：项目概况、项目获得各级荣誉情况及相关证书复印件，项目现场策划书、CI 学习登记表、项目 CI自查登记表、项目 CI 维护登记表及 CI 形象图片档案资料（电子文件）。创优项目负责在施工的不同阶段联系项目管理板块，以确保保留足够的 CI 影像资料并按照创优资料的标准格式制作创优资料交综合管理部审核。6.4 相关文件 6.4 相关文件 公司 CI 手册 行政办公手册CI 策划加工管理办法 7 附件 7 附件 编制 综合管理部 审核 企划部 批准 李健 附件 1：收文登记表 中建国际建设公司项目管理手册 文件编号 CSCEC/PM/015/2003 文件页数 第 6 页 共 6 页 15 行政办公管理行政办公管理 文件状态 2003版 第0次修订 附件 2：发文登记表 附件 3：项目发文格式 编制 综合管理部 审核 企划部 批准 李健