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外资生产企业员工出国管理规程

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出国人员出入境管理规程
为及时掌握出国人员业务事项信息, 便于国内外职能部门做好出国人员各类
签证手续及工作生活安排, 确保因公出国派遣人员的工作顺畅和生活安全。凡由
公司派遣出国进行各类业务活动的公派人员, 均应遵守如下规定。

一、 适用范围
**公司各地区分支机构及关联公司。
二、 公派对象
凡由公司委派出国进行研修、 考察、 参加会议等各类人员。
三、 申报内容
( 一) 、 出国公派人员, 应将出访目的、 业务项目、 培训研修计划, 出访国别、
国外滞留期限、 出入境往返日期等信息资料, 及时上报相关职能部门审批
确认及登记备案。
( 二) 、 各担当职能管理部门: 应将出国公派人员相关信息进行审核, 查验确认
并注册登记备案后, 及时送交有关部门( 机构) 办理出国相关手续。
( 三) 、 出国人员出境起程日期预定计划, 应提前一周通知总经理秘书室( 或所属
规定职能部门) 责任担当, 以便及时订购机票及将信息通知国外接待机构。
四、 申报形式
正常情况下, 均以规范书面形式通知( 报送) 相关职能部门。
五、 出国管理条规
( 一) 、 严格遵守当地国家法令法规, 以及**株式会社规章制度,一切行
动服从驻地所属接待机构安排。
( 二) 、 严禁参与或从事国外一切政治活动和宗教活动。
( 三) 、 未经驻地所属接待机构同意, 不得擅自在外寄宿或外出活动。
( 四) 、 公务中途, 因个人原因不能继续履行本次业务活动, 应事先提出报告说
明事由, 经派遣公司与驻地所属接待机构商定后, 方可办理提前回国手续。
( 五) 、 计划任务期满, 即应按时回国, 不得停留国外从事其它活动。
( 六) 、 在前往国的( 住宿、 交通票证、 接送, 工作餐、 外联等) 相关后勤服务事
项, 均由国外驻地所属接待机构负责办理。
六、 管理职责
* 派遣事业部门: 负责本部门出国人员推荐申报, 培训研修计划作成。
* 属地人事部门: 负责出国人员资料收集查验、 确认传送及相关信息咨询。
* 人 力 资 源 部: 负责出国培训研修人员资料核准及培训档案注册记录。
* 总经理秘书室: 负责出国人员资料确认、 传递, 总社( 国外) 相关机构信息联络, 出国人员出入境信息登记及机票订购。
* 事业( 管理) 本部: 负责出国派遣人员业务计划、 出国期限审核批准。
* 总 经 理: 负责出国派遣人员业务计划、 出国期限最终审批。
注: 对资料不全及未经审批的出国申请, 人事部门及相关签证担当人员有权拒绝出国手续办理。
七、 处罚界定
( 一) 、 出国人员: 超过出境前24小时后; 及入境后24小时内未及时申报者。( 二) 、 管理部门: 超过接到信息4小时后, 未及时上报统计的责任担当。
八、 处罚标准
( 一) 、 对出国人员未及时申报者, 将处于罚款50~100元整/次;
( 二) 、 对管理部门未及时申报责任担当, 将处于罚款50~100元整/次。

本规定自文件颁布之日施行。

附: 1、 出国业务( 培训研修) 申报流程图
2、 出国业务( 培训研修) 申请表
3、 个人简历表
4、 出国签证信息表
5、 出国业务( 培训研修) 计划表
6、 出国人员( 培训研修) 记录备案表
7、 出国人员出入境信息登记表
**公司总经办
****年**月**日
出国业务( 培训研修) 申报流程图

权责单位
流程图
简要说明
使用表单
出国人员

出国事由申请

OK

审核签批

NG
OK
复核签批

办理出国手续
复审签批

终审批示

OK
OK
确认报送
注册备案
签证资料返回
OK
NG
OK
OK
确认报送

1、 本人填报出国业务研修申请事由;
2、 上交直属部门主管审核签署意见。
《出国业务研修申请表》
《个人简历》( 首次)
《出国签证信息表》
派遣职能
部门主管
1、 审核出国人员业务内容并签署意见
2、 作成出国业务( 培训研修) 计划;
3、 报送主管上级部门复核审签。
同上
出国业务( 培训研修)
计划表

上级
部门主管

1、 审核出国人员业务内容及签署意见
2、 审核出国业务( 培训研修) 计划;
3、 报送分管上级本部复审签批。
同上
* 本部长
1、 复审出国人员业务内容;
2、 复审出国业务( 培训研修) 计划;
3、 呈报总经理终审批准。
同上
* 总经理
1、 审批出国人员业务内容;
2、 审批出国业务( 培训研修) 计划;
3、 批示( 签署意见) 。
同上
属地
人事部门

1、 确认查验出国研修相关资料;
2、 签订出国研修归国保证协议书;
3、 报送人力资源部核准备案。
同上
《出国研修归国协议书》

人力资源部

1、 核准出国研修人员相关资料;
2、 员工培训研修记录备案注册;
3、 相关资料送交总经理秘书室。
同上
《出国人员培训研修记录备案表》
★
秘书室
内外联络
信息之窗
1、 查验出国人员相关资料;
2、 报送总社( 国外关联机构) 人事部门办理入境签证手续;
3、 信息联络反馈。
《个人简历》
《出国培训研修计划表》
《出国签证信息表》
《公派出国人员出入境信息登记表》
属地
签证办理担当人员
*
出国
研修人员

1、 各类资料查收交付出国人员;

1、 各类相关资料送交公安局出入境管理处及入境国大( 领) 使馆;
2、 办理体检、 护照、 签证相关手续。

公司派遣書
入国理由書
招聘保証書
归国保証書
企业招待状( 邀请函)
滞在日程表
滞在费用明细表
邀请方近期生产经营状况表( 近3月内营业执照)
入境簽証申请書等资料
出国业务( 培训研修) 申请表

姓 名

地区/部门

职务/岗位

入社日期

工 号

最高学历

业务目的

业务方式

户 籍

入境国家

预定日期: 年 月 日至 年 月 日( 共 日)

申
请
理
由

申请人: 年 月 日

部门主管意见:
签 名: 年 月 日

本部长意见:
签 名: 年 月 日

总经理批示:
签 名: 年 月 日

人力资源部核准:
签 名: 年 月 日

备注

* 本表由派遣部门按序报送各相关职能部门审批。

个 人 简 历
填表日期: 年 月 日
姓 名

性 别

出生年月日
年 月 日
藉 贯

婚姻状况

民 族

政治面貌

文化程度

参加工作时间
年 月 日
现在单位

职务/岗位

单位地址

邮政编码

家庭住址

邮政编码

家庭成员
称呼
姓名
年龄
现任职单位

本人简历

备注

* 本表由出国人员填报后, 按序送交相关部门报送邀请机构人事部门。

出国签证信息表

姓 名

职 务

入国预定日期

归国预定日期

航 班

目的、 业务内容

滞在場所

国外( 日本)
担当者

备 注

* 本表由派遣部门主管作成后, 按序送交秘书室报送邀请机构人事部门。

填报人: 填报日期: 年 月 日

出国业务( 培训研修) 计划表

姓名: 公司( 部门) : 职务:

预定期间: 年 月 日至 年 月 日( 日间)
日期( 月/日)
午前
午后
場所
宿泊場所

休日

休日

休日

休日

休日

休日

* 本表计划由派遣部门主管作成后, 按序送交秘书室报送邀请机构人事部门。

出国人员( 培训研修) 记录备案表

姓名: 部门: 职务: 入社日期: 工号:

序列
出国培训研修内容( 科目)
培训研修日期
费用支出
登记日期
确认担当
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

*本表由人力资源部注册记录在案。

**公司
公派出国人员出入境信息登记
所属地区:
部 门
姓 名
前往国
出国事由
出境日
航 班
入境日
航 班
确 认

*本表由秘书室担当记录