会议管理制度(同名8352).docx

会议管理制度(同名8352)XXX有限公司文 件 xx行字201200号 签发：关于公布实施会议管理制度的通知各分公司、各部门、各工厂、各办事处：为了进一步规范公司会议管理，有效的提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调，加强执行力度，经公司研究决定，现下发会议管理制度，本制度自发文之日起生效。请各分公司、各部门、各办事处在组织会议时严格按照本会议管理制度执行，相关会议请按照本制度要求及时整理、发送、报备会议纪要与会议跟踪记录表，并认真执行、落实会议各项决议。 本制度在执行过程中有相关意见或建议，请反馈至行政部，由行政部交予公司管理层审议决定。 请各分公司、各部门、各工厂、各办事处认真学习、宣导、落实。特此通知 附件：会议管理制度 XXX有限公司 2012年08月29日 抄报：XX总经理、XX副总经理抄送：各分公司、各部门、各工厂、各办事处 7文件名会议管理制度编 号制订部门发文编号发文时间发布或修改次序内控部XXXXXX1本文总页数4页其他附件4份保密等级内部公开1 目的：进一步规范公司会议管理，提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调，加强执行力，特制定本规定。2 范围：本规定适用于各分公司、各部门、各工厂、各办事处3 职责分配：3.1 行政部负责公司会议事务和工作汇报的执行和管理。3.2 行政部负责对重要会议的内容进行跟踪检查。4 内容：4.1 会议的类别与内容（见附表）4.2.会议要求4.2.1会前准备4.2.1.1 会议组织者在每次会议的前一天以上通知与会人员，以便与会人员作好充分准备4.2.1.2 会议组织部门需提前准备好会议所需各项用品（含会议室申请）、材料，安排好会议纪要人员，并在会议开始前5-10分钟确定各参会人员到会情况。4.2.1.3 所有参会人员需提前了解会议主题并准备好相关参会材料，提前5-10分钟到会场。如不能参加，须提前至少0.5天知会会议组织部门，并安排好部门代表参加会议。4.2.1.4 各参会人员须对各项材料及数据的正确性负责。4.2.2会中要求：4.2.2.1 会议开始时简单阐明议题的要旨4.2.2.2 预先告知与会者会议事项的进行顺序与时间的分配4.2.2.3 讨论会议发言者不可过于集中于部分人4.2.2.4 发言内容对事不对人，言之有物，切中实际，不偏题、离题4.2.2.5 个人发言时注意时间，简洁明了，不拖拉、冗长4.2.2.6 尽量不要谈到抽象或观念论，发言的内容应该朝着结论推进4.2.2.7 主持人应当引导在预定时间内做出结论4.2.2.8 小组讨论会议不可从头至尾沉默到底4.2.2.9把决议付诸实行的程序理出，加以确认4.2.3 会 后：4.2.3.1会议纪要是公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查会议落实情况；4.2.3.2会议结束后，会议上的讲话、报告、提案、形成的决议等，由会议组织部门在会后24内，整理形成会议纪要，并分发给与会各有关领导、参会人员或部门；4.2.3.3会议纪要根据附表会议的类别与内容要求，呈送行政部备案（电子版与书面文件版），并抄送公司领导（电子版）；4.2.3.4提高会议效率，严禁流于形式。各会议召集要明确会议主题、会议内容，会后应提出解决问题的方法、对策、时间进程安排，并精要填写会议跟踪记录表，在报备会议纪要的同时交行政部跟进。5、会议纪律：5.1 严格遵守会议的开始时间，提前510分钟入场；5.2 进入会场即将手机关机或调至震动；5.3 专心聆听，不可打断他人的发言；5.4 原则上不得中途离席；5.5 注意会议礼仪，保持会议室整洁，会后及时将桌椅等回归原位等。6、会议室使用要求：6.1 需要动用公司大会议室的临时会议， 会议组织部门需提前1天向行政部申请，填写会议室申请表（由行政部前台存档，存档时间3个月），经部门领导与行政部批准。以免与其他部门冲突，以便后续工作跟进；6.2 会议组织部门需提前做好会议筹备，自行准备会议用品与安排会务接待工作，如：水、投影仪、白板笔、椅子等；6.3 会议结束后，会议组织部门须及时整理会场，将桌椅等回归原位，并保持会议室清洁，及时关灯、关空调。以便后续部门使用。7、 本规定自发文之日起执行，以前发文有抵触之处，以本文为准，原会议管理文件同时废止。8、 本会议管理制度由内控部负责解释。附件：（1）会议纪要格式（2）会议跟踪记录表（3）会议室申请表索引：此制度主要说明了与规定了公司各类会议的类型、内容，规定了会议召开和参会的基本要求，以及会后的后续工作要求等，例如：会议室的申请可参照此制度执行。附表：会议的类别与内容会议名称召开时间会议时间主持人参加人员会议地点组织部门/人会议内容会议纪要是否须报备行政部董事会会议按需通知按需进行董事会成员董事会成员、指定人员按需安排董事会秘书按需进行按需进行高层管理会议按需通知按需进行总经理高管成员按需安排行政部按需进行 根据会议实际情况与领导要求公司主管会议每月一次1-2小时总经理各部门主管、工厂厂长、副厂长总部大会议室行政部每月第一周周六下午，公司管理政策宣导，公司各相关部门管理工作汇总，公司当月管理工作重点部署是财务工作汇报会每周一次1-2小时总经理财务部、业务部相关人员总部大会议室行政部每周一晚上举行， 汇报上周的财务工作，安排本周的财务工作否工厂运营管理会每周一次1小时总经理副总经理及采购、仓库等相关主管总部大会议室行政部每周三晚上举行，分析管理现状、指出管理问题、强调管控重点否生产产量计划安排会每周一次1小时总经理副总经理、工厂厂长、副厂长及生产等相关主管总部大会议室行政部每周三晚上举行，整合资源，合理安排产能否销售回款会每周一次1-1.5小时总经理各相关业务总部大会议室行政部每周四晚上举行，分析销售货款回笼现状，提出解决办法。否办事处工作汇报会每周一次或按实际需要全天总经理各办事处负责人及相关人员按需安排行政部每周五全天，总结一周工作，提出改善建议，部署工作重点否工厂例会每周一次0.5小时厂长各相关工序负责人属地自行安排工厂行政工厂工作指导，分析生产管理问题，提出改善建议，落实安全有序生产否部门例会按需通知0.5-1小时部门主管本部员工自行安排部门总结本部工作情况，传达、落实公司文件精神、政策、指示，布置本部工作任务，及其他。否专题讨论会临时通知1小时申请部门主管各部门相关人员按需安排申请部门就专题展开讨论根据实际情况报备备注：上述例会若无特殊情况应按期举行，若有特殊情况可以提前和顺延召开时间。会议时间与会议内容可根据需要缩短或延长，但最长不得超过0.5小时；附1：会 议 纪 要会议时间：会议地点：参加人员：会议主持：会议记录：会议主题：会议主要内容：会议组织部门纪要时间附2：会议跟踪记录表 会议名称会议时间交表时间主持人记录人员行政跟进人编号主要需完成的工作责任人完成时限配合部门人员评估附3：深圳富满电子有限公司 会议室申请表申请部门经办人申请日期会议日期会议室需用设备会议主题会议纪要报备需 不需部门审批行政部审批备注：请注意会后保持会议室的整洁与秩序，并按会议管理制度要求整理、发送、报备会议纪要与会议跟踪记录表。