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会议管理制度(同名8352)

XXX有限公司
文 件

xx行字[2012]00号
签发：

关于公布实施《会议管理制度》的通知
各分公司、各部门、各工厂、各办事处：
为了进一步规范公司会议管理，有效的提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调，加强执行力度，经公司研究决定，现下发《会议管理制度》，本制度自发文之日起生效。
请各分公司、各部门、各办事处在组织会议时严格按照本《会议管理制度》执行，相关会议请按照本制度要求及时整理、发送、报备《会议纪要》与《会议跟踪记录表》，并认真执行、落实会议各项决议。
本制度在执行过程中有相关意见或建议，请反馈至行政部，由行政部交予公司管理层审议决定。
请各分公司、各部门、各工厂、各办事处认真学习、宣导、落实。
特此通知

附件：《会议管理制度》

XXX有限公司
2012年08月29日
抄报：XX总经理、XX副总经理
抄送：各分公司、各部门、各工厂、各办事处
7

文件名
《会议管理制度》
编 号
制订部门
发文编号
发文时间
发布或修改次序
内控部
XXX
XXX
1
本文总页数
4页
其他附件
4份
保密等级
内部公开
1 目的：进一步规范公司会议管理，提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调，加强执行力，特制定本规定。

2 范围：本规定适用于各分公司、各部门、各工厂、各办事处

3 职责分配：
3.1 行政部负责公司会议事务和工作汇报的执行和管理。
3.2 行政部负责对重要会议的内容进行跟踪检查。

4 内容：
4.1 会议的类别与内容（见附表）
4.2.会议要求
4.2.1会前准备
4.2.1.1 会议组织者在每次会议的前一天以上通知与会人员，以便与会人员作好充分准备
4.2.1.2 会议组织部门需提前准备好会议所需各项用品（含会议室申请）、材料，安排好会议纪要人员，并在会议开始前5-10分钟确定各参会人员到会情况。
4.2.1.3 所有参会人员需提前了解会议主题并准备好相关参会材料，提前5-10分钟到会场。如不能参加，须提前至少0.5天知会会议组织部门，并安排好部门代表参加会议。
4.2.1.4 各参会人员须对各项材料及数据的正确性负责。

4.2.2会中要求：
4.2.2.1 会议开始时简单阐明议题的要旨
4.2.2.2 预先告知与会者会议事项的进行顺序与时间的分配
4.2.2.3 讨论会议发言者不可过于集中于部分人
4.2.2.4 发言内容对事不对人，言之有物，切中实际，不偏题、离题
4.2.2.5 个人发言时注意时间，简洁明了，不拖拉、冗长
4.2.2.6 尽量不要谈到抽象或观念论，发言的内容应该朝着结论推进
4.2.2.7 主持人应当引导在预定时间内做出结论
4.2.2.8 小组讨论会议不可从头至尾沉默到底
4.2.2.9把决议付诸实行的程序理出，加以确认
4.2.3 会 后：
4.2.3.1会议纪要是公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查会议落实情况；
4.2.3.2会议结束后，会议上的讲话、报告、提案、形成的决议等，由会议组织部门在会后24内，整理形成《会议纪要》，并分发给与会各有关领导、参会人员或部门；
4.2.3.3《会议纪要》根据附表《会议的类别与内容》要求，呈送行政部备案（电子版与书面文件版），并抄送公司领导（电子版）；
4.2.3.4提高会议效率，严禁流于形式。各会议召集要明确会议主题、会议内容，会后应提出解决问题的方法、对策、时间进程安排，并精要填写《会议跟踪记录表》，在报备《会议纪要》的同时交行政部跟进。

5、会议纪律：
5.1 严格遵守会议的开始时间，提前5－10分钟入场；
5.2 进入会场即将手机关机或调至震动；
5.3 专心聆听，不可打断他人的发言；
5.4 原则上不得中途离席；
5.5 注意会议礼仪，保持会议室整洁，会后及时将桌椅等回归原位等。

6、会议室使用要求：
6.1 需要动用公司大会议室的临时会议， 会议组织部门需提前1天向行政部申请，填写《会议室申请表》（由行政部前台存档，存档时间3个月），经部门领导与行政部批准。以免与其他部门冲突，以便后续工作跟进；
6.2 会议组织部门需提前做好会议筹备，自行准备会议用品与安排会务接待工作，如：水、投影仪、白板笔、椅子等；
6.3 会议结束后，会议组织部门须及时整理会场，将桌椅等回归原位，并保持会议室清洁，及时关灯、关空调。以便后续部门使用。

7、 本规定自发文之日起执行，以前发文有抵触之处，以本文为准，原会议管理文件同时废止。
8、 本《会议管理制度》由内控部负责解释。

附件：
（1）《会议纪要》格式
（2）《会议跟踪记录表》
（3）《会议室申请表》
索引：此制度主要说明了与规定了公司各类会议的类型、内容，规定了会议召开和参会的基本要求，以及会后的后续工作要求等，例如：会议室的申请可参照此制度执行。

附表：会议的类别与内容
会议名称
召开时间
会议时间
主持人
参加人员
会议地点
组织部门/人
会议内容
会议纪要是否须报备行政部
董事会会议
按需通知
按需进行
董事会成员
董事会成员、指定人员
按需安排
董事会秘书
按需进行
按需进行
高层管理会议
按需通知
按需进行
总经理
高管成员
按需安排
行政部
按需进行
根据会议实际情况与领导要求
公司主管会议
每月一次
1-2小时
总经理
各部门主管、工厂厂长、副厂长
总部大会议室
行政部
每月第一周周六下午，公司管理政策宣导，公司各相关部门管理工作汇总，公司当月管理工作重点部署
是
财务工作汇报会
每周一次
1-2小时
总经理
财务部、业务部相关人员
总部大会议室
行政部
每周一晚上举行， 汇报上周的财务工作，安排本周的财务工作
否
工厂运营管理会
每周一次
1小时
总经理
副总经理及采购、仓库等相关主管
总部大会议室
行政部
每周三晚上举行，分析管理现状、指出管理问题、强调管控重点
否
生产产量计划安排会
每周一次
1小时
总经理
副总经理、工厂厂长、副厂长及生产等相关主管
总部大会议室
行政部
每周三晚上举行，整合资源，合理安排产能
否
销售回款会
每周一次
1-1.5小时
总经理
各相关业务
总部大会议室
行政部
每周四晚上举行，分析销售货款回笼现状，提出解决办法。
否
办事处工作汇报会
每周一次或按实际需要
全天
总经理
各办事处负责人及相关人员
按需安排
行政部
每周五全天，总结一周工作，提出改善建议，部署工作重点
否
工厂例会
每周一次
0.5小时
厂长
各相关工序负责人
属地自行安排
工厂行政
工厂工作指导，分析生产管理问题，提出改善建议，落实安全有序生产
否
部门例会
按需通知
0.5-1小时
部门主管
本部员工
自行安排
部门
总结本部工作情况，传达、落实公司文件精神、政策、指示，布置本部工作任务，及其他。
否
专题讨论会
临时通知
1小时
申请部门主管
各部门相关人员
按需安排
申请部门
就专题展开讨论
根据实际情况报备
备注：上述例会若无特殊情况应按期举行，若有特殊情况可以提前和顺延召开时间。会议时间与会议内容可根据需要缩短或延长，但最长不得超过0.5小时；
附1：
会 议 纪 要
会议时间：
会议地点：
参加人员：
会议主持：
会议记录：
会议主题：
会议主要内容：

会议组织部门
纪要时间

附2：
会议跟踪记录表
会议名称

会议时间

交表时间

主持人

记录人员

行政跟进人

编号
主要需完成的工作
责任人
完成时限
配合部门
人员
评估

附3：
深圳富满电子有限公司 会议室申请表
申请部门

经办人

申请日期

会议日期

会议室

需用设备

会议主题

会议纪要报备
□需 □不需
部门审批

行政部审批

备注：请注意会后保持会议室的整洁与秩序，并按《会议管理》制度要求整理、发送、报备《会议纪要》与《会议跟踪记录表》。