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1、会议管理制度(同名8352) XXX有限公司 文 件 xx行字[2012]00号 签发： 关于公布实施《会议管理制度》的通知 各分公司、各部门、各工厂、各办事处： 为了进一步规范公司会议管理，有效的提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调
2、加强执行力度，经公司研究决定，现下发《会议管理制度》，本制度自发文之日起生效。 请各分公司、各部门、各办事处在组织会议时严格按照本《会议管理制度》执行，相关会议请按照本制度要求及时整理、发送、报备《会议纪要》与《会议跟踪记录表》，并认真执行、落实会议各项决议。 本制度在执行过程中有相关意见或建议，请反馈至行政部，由行政部交予公司管理层审议决定。 请各分公司、各部门、各工厂、各办事处认真学习、宣导、落实。 特此通知 附件：《会议管理制度》 XXX有限公司 2012年08月2
3、9日 抄报：XX总经理、XX副总经理 抄送：各分公司、各部门、各工厂、各办事处 7 文件名 《会议管理制度》 编 号 制订部门 发文编号 发文时间 发布或修改次序 内控部 XXX XXX 1 本文总页数 4页 其他附件 4份 保密等级 内部公开 1 目的：进一步规范公司会议管理，提高会议效率，维护公司正常的工作程序及良好的运作，促进公司部门、工厂、办事处内部与公司部门、工厂、办事处之间、员工之间的沟通协调，加强执行力，特制定本规定。 2 范围：本规定适用于各分公司、各部门、各工厂、各办事处 3 职责分配： 3.1
4、行政部负责公司会议事务和工作汇报的执行和管理。 3.2 行政部负责对重要会议的内容进行跟踪检查。 4 内容： 4.1 会议的类别与内容（见附表） 4.2.会议要求 4.2.1会前准备 4.2.1.1 会议组织者在每次会议的前一天以上通知与会人员，以便与会人员作好充分准备 4.2.1.2 会议组织部门需提前准备好会议所需各项用品（含会议室申请）、材料，安排好会议纪要人员，并在会议开始前5-10分钟确定各参会人员到会情况。 4.2.1.3 所有参会人员需提前了解会议主题并准备好相关参会材料，提前5-10分钟到会场。如不能参加，须提前至少0.5天知会会议组织部门，并安排好部门代表
5、参加会议。 4.2.1.4 各参会人员须对各项材料及数据的正确性负责。 4.2.2会中要求： 4.2.2.1 会议开始时简单阐明议题的要旨 4.2.2.2 预先告知与会者会议事项的进行顺序与时间的分配 4.2.2.3 讨论会议发言者不可过于集中于部分人 4.2.2.4 发言内容对事不对人，言之有物，切中实际，不偏题、离题 4.2.2.5 个人发言时注意时间，简洁明了，不拖拉、冗长 4.2.2.6 尽量不要谈到抽象或观念论，发言的内容应该朝着结论推进 4.2.2.7 主持人应当引导在预定时间内做出结论 4.2.2.8 小组讨论会议不可从头至尾沉默到底 4.2.2.9把决
6、议付诸实行的程序理出，加以确认 4.2.3 会 后： 4.2.3.1会议纪要是公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查会议落实情况； 4.2.3.2会议结束后，会议上的讲话、报告、提案、形成的决议等，由会议组织部门在会后24内，整理形成《会议纪要》，并分发给与会各有关领导、参会人员或部门； 4.2.3.3《会议纪要》根据附表《会议的类别与内容》要求，呈送行政部备案（电子版与书面文件版），并抄送公司领导（电子版）； 4.2.3.4提高会议效率，严禁流于形式。各会议召集要明确会议主题、会议内容，会后应提出解决问题的方法、对策、时间进程安排，并精要填写《
7、会议跟踪记录表》，在报备《会议纪要》的同时交行政部跟进。 5、会议纪律： 5.1 严格遵守会议的开始时间，提前5－10分钟入场； 5.2 进入会场即将手机关机或调至震动； 5.3 专心聆听，不可打断他人的发言； 5.4 原则上不得中途离席； 5.5 注意会议礼仪，保持会议室整洁，会后及时将桌椅等回归原位等。 6、会议室使用要求： 6.1 需要动用公司大会议室的临时会议， 会议组织部门需提前1天向行政部申请，填写《会议室申请表》（由行政部前台存档，存档时间3个月），经部门领导与行政部批准。以免与其他部门冲突，以便后续工作跟进； 6.2 会议组织部门需提前做好
8、会议筹备，自行准备会议用品与安排会务接待工作，如：水、投影仪、白板笔、椅子等； 6.3 会议结束后，会议组织部门须及时整理会场，将桌椅等回归原位，并保持会议室清洁，及时关灯、关空调。以便后续部门使用。 7、 本规定自发文之日起执行，以前发文有抵触之处，以本文为准，原会议管理文件同时废止。 8、 本《会议管理制度》由内控部负责解释。 附件： （1）《会议纪要》格式 （2）《会议跟踪记录表》 （3）《会议室申请表》 索引：此制度主要说明了与规定了公司各类会议的类型、内容，规定了会议召开和参会的基本要求，以及会后的后续工作要求等，例如：会议室的申请可参照此制度执行。
9、附表：会议的类别与内容 会议名称 召开时间 会议时间 主持人 参加人员 会议地点 组织部门/人 会议内容 会议纪要是否须报备行政部 董事会会议 按需通知 按需进行 董事会成员 董事会成员、指定人员 按需安排 董事会秘书 按需进行 按需进行 高层管理会议 按需通知 按需进行 总经理 高管成员 按需安排 行政部 按需进行 根据会议实际情况与领导要求 公司主管会议 每月一次 1-2小时 总经理 各部门主管、工厂厂长、副厂长 总部大会议室 行政部 每月第一周周六下午，公司管理政策宣导，公司各相关部门管理工作汇总，公司当月管理工作重
10、点部署 是 财务工作汇报会 每周一次 1-2小时 总经理 财务部、业务部相关人员 总部大会议室 行政部 每周一晚上举行， 汇报上周的财务工作，安排本周的财务工作 否 工厂运营管理会 每周一次 1小时 总经理 副总经理及采购、仓库等相关主管 总部大会议室 行政部 每周三晚上举行，分析管理现状、指出管理问题、强调管控重点 否 生产产量计划安排会 每周一次 1小时 总经理 副总经理、工厂厂长、副厂长及生产等相关主管 总部大会议室 行政部 每周三晚上举行，整合资源，合理安排产能 否 销售回款会 每周一次 1-1.5小时 总经理 各相关业
11、务 总部大会议室 行政部 每周四晚上举行，分析销售货款回笼现状，提出解决办法。 否 办事处工作汇报会 每周一次或按实际需要 全天 总经理 各办事处负责人及相关人员 按需安排 行政部 每周五全天，总结一周工作，提出改善建议，部署工作重点 否 工厂例会 每周一次 0.5小时 厂长 各相关工序负责人 属地自行安排 工厂行政 工厂工作指导，分析生产管理问题，提出改善建议，落实安全有序生产 否 部门例会 按需通知 0.5-1小时 部门主管 本部员工 自行安排 部门 总结本部工作情况，传达、落实公司文件精神、政策、指示，布置本部工作任务，及其他。
12、 否 专题讨论会 临时通知 1小时 申请部门主管 各部门相关人员 按需安排 申请部门 就专题展开讨论 根据实际情况报备 备注：上述例会若无特殊情况应按期举行，若有特殊情况可以提前和顺延召开时间。会议时间与会议内容可根据需要缩短或延长，但最长不得超过0.5小时； 附1： 会 议 纪 要 会议时间： 会议地点： 参加人员： 会议主持： 会议记录： 会议主题： 会议主要内容： 会议组织部门 纪要时间 附2： 会议跟踪记录表 会议名称 会议时间 交表时间 主持人 记录人员 行政跟进人 编号
13、 主要需完成的工作 责任人 完成时限 配合部门 人员 评估 附3： 深圳富满电子有限公司 会议室申请表 申请部门 经办人 申请日期 会议日期 会议室 需用设备 会议主题 会议纪要报备 □需 □不需 部门审批 行政部审批 备注：请注意会后保持会议室的整洁与秩序，并按《会议管理》制度要求整理、发送、报备《会议纪要》与《会议跟踪记录表》。
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