采购合同业务流程图(订立审批).docx

采购合同业务流程图（订立审批）
行政部门
财务部门
采购部门
总经理审核

通过

通过

未通过

财务
部门审核

通过

未通过
采购合同订立审批及修改流程
拟定合同条款
合同谈判
合同调查

开始

未通过

审核条款

采购
经理审核
通过
拟定
合同文本

修改合同
未通过

结束
存档
签订合同

一、流程文字简介
首先经过前面供货商/承包商的选择、采购定价、采购计划的订立、审批及修改这几个二级流程后，采购的物品，供应商，采购的价格等就已经基本确定，学生认为采购合同可以看成是对前面所做工作的整合汇总和在确认，因此在订立合同之前依然需要对供应商进行调查，确保其具有合格的资质，能够提供优质的产品。（合同调查）
在前期调查工作结束以后，供应商和采购员就可以对相关合同签订事项进行谈判，逐一敲定合同价格，购货时间，运输方式等具体事项。（合同谈判）
当双方就合同条款达成一致意见后，由购货方编制采购合同（拟定合同条款）
将拟定好的合同文本交由采购部门经理进行审核，如果审核通过，则进行下一阶段，如果审核不通过，比如经验丰富的采购经理认为采购价格偏高，这种情况下就需要返回第二步，即买卖双方继续进行谈判直到达成一致意见，部门经理审核通过为止。（采购经理审核）
采购经理审批通过后交由财务部门审批（财务经理审批）
如果金额较大，那么还要报送总经理审批，合同金额的标准则由公司视具体情况规定。（总经理审批）
审核通过后，买卖双方正式签订合同，并报经档案部门备案。（归档）
二、主要风险
L1调查结果与被调查单位的实际情况不符致使合同履行存在风险，单位利益受损
L2与合同对方和谋，在重大问题做出不当让步或泄露本单位合同谋略导致单位利益受损
L3合同条款就重要问题没有做出约定，致使后期履行合同时可能产生纠纷
L4对合同条款、格式审核不严格，可能使单位面临诉讼的风险或造成经济利益损失
L5授意或合谋串通签订虚假合同，谋取私利或套取、转移资金
L6合同及相关资料的登记流转和保管不善，导致合同和相关资料丢失，影响到合同的正常履行和纠纷的有效处理。
L7未建立合同信息安全保密机制，致使合同订立和履行过程中涉及的国家秘密商业秘密行业秘密泄露，导致单位经济利益受损。

三、控制措施
L1
1、 建立合同调查报告制度，合同签订前，必须履行调查工作程序，出具调查报告；
2、建立牵制和复核机制，慎重选择调查成员
L2
1、 实行合同谈判联席制度，法律、技术、财会人员联合进行谈判；
2、 重大经济合同应聘请外部专家参与合同谈判；
3、 建立责任追究制度，谈判的重要事项和各方意见，应当进行记录并妥善保存，作为追究责任的重要凭据.
L3
1.合同签订之前，要将初步拟定的合同交由部门经理审核，就合同实质内容进行详细审核。
2.如果合同金额巨大或者合同涉及的内容复杂，还需要经过总经理的审核。
L4
1、 建立会审制度，归口管理部门、业务部门、财会部门联合审查；
2、审查人员对做出的审查结果负责，归口部门对合同审查结果负全面责任.
L5
1、 严格各类合同的签署权限；
2、 严格合同专用章保管制度；
3、采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改.
L6
1、 合同归类管理部门 定期对合同进行统计、 分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况；
2、 建立合同文本统一分类和连续编号制度；
3、 合同终结应及时办理销号和归档手续；
4、 明确合同流转、借阅及归还的职责权限和审批程序等有关要求；
L7
签订合同保密承诺，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密.

审计流程图
决策层
内审部门
采购部
管理层审核
采购合同审计
开始

未通过

管理层审核
未通过
正式审计报告
撰写审计
报告
实施审计工作
审计工作底稿

明确审计目标

分析采购部门
环境和内控

制定审计计划

审计计划书

结束
后续审计
审计归档
监督
执行
报送审计材料
审计通知书
审计通知

一、审计流程
总体审计程序如流程图所示，针对采购合同的具体审计流程作如下说明：
首先要明确具体审计目标，合同审计目标是对于合同的真实性，完整性和准确性合规性等做出评价。真实性：即确保采购合同是真实存在的，不是虚构的。
完整性：所有的采购合同都已经列示在册，没有遗漏和故意隐瞒。准确性：采购合同的金额列示准确，没有数据上的错误。合规性：所有采购合同都按照规定格式进行编制，合同内容明确，条款清晰。
根据目标制定审计计划，先要对被审计单位的采购部门进行一些了解，要分析采购部门面临的外部环境，有哪些竞争者会影响采购价格进而影响采购合同的最终定价，有哪些本部门特有的优势；熟悉采购部门有哪些重点的采购活动，多大金额的合同是比较重要的，为建立重要性标准收集信息；还要观察采购部门的工作环境，访问内部员工来查看他们的内部控制设计是否合理。
在了解采购部门及其环境以后，内审人员对采购部门合同审计总体风险有了初步的评估，确定了企业预设的风险控制目标，并可以据此先制定总体审计计划，即合同重要性水平的金额应当怎么设定，合同的重点抽样领域在哪些产品中。
在总体目标的指导下，订立以风险为导向的具体审计计划，这时需要对合同的风险进行详细的评估和测量，重点关注大于认定的重要性水平的合同，将其可能产生风险的概率和后果的影响程度进行估计，并列示在风险评估矩阵中，对于不同的模块采取不同的应对措施。此外，在了解部门内控设计的有效性时，如果内审人员初步认定内控设计不是无效的，则还应当进行控制运行有效性测试，和风险评估过程类似的，由于测试所有的合同成本过高不切合实际，所以也要在确定好的重要性水平之上选择合同测试，这部分其实就是测试有效内控能够控制多少风险。总体风险扣除以控制的风险就是剩余风险，要对剩余风险的严重程度进行分析，以便决定应该实行什么样的控制措施。最后出具审计报告，并与管理层就审计发现的问题进行沟通。
二、审计内容和方法
（一）审计内容
1、审查签订合同的必要性。主要审查合同内容是否符合企业目标，合同项目是否列入企业的计划，是否已安排了相应的财务预算。
2、审查合同的合法性、合规性和合理性。主要审查合同是否符合国家法律法规和规范性文件的规定，是否违反国家利益或者社会公共利益；审查合同是否符合本企业的规章制度要求，履行该合同是否给本企业带来预期利益；审查对方的主体资格是否合法，签订合同的当事人是否有签订该合同的权利，对方是否有履行该合同的能力和诚意，选择对方签订合同的理由是否充分。
3、审查合同条款的真实性和完整性。合同条款的完整性，主要审查是否符合合同法的规定(具体内容包括当事人的名称或姓名和住所、标的名称、标的数量质量、价款或者报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等是否完整)；合同条款是否规范、用词是否准确。合同条款的真实性，审查是对标的数量、质量、价款等重要条款除了审查形式上的完整性还要审查其真实性、合理性，如合同当事人的信誉、经营范围、履约能力、售后服务；合同的内容是否可行，是否经过单位相关部门的论证。
4、审查合同在企业内部是否经过相关部门的会签，拟签订合同的人是否得到适当的授权，合同拟盖公章是否符合企业的规定。
（二）审计方法
针对合同审计主要采用抽样，检查，函证，观察等方法来达到审查合同的目的。
1.抽样：在上面审计内容中我们也提到了抽样法的应用，可以选择审计人员认为重要的领域，在重要性水平之上进行抽样，检查合同的条款是否清晰，格式拟定是否规范，管理层及各层级审批是否严格，有无越级审批的情况，合同文本是否已经归档，有无编号等。
2.检查：检查既可以查抽样方法中审查的内容，也可以将合同与谈判的会议记录，采购内部的会议记录进行对比，检查合同签订的条款是否与原本的记录一致，这是对于真实性的审查，也可以将合同记录的采购项目和实际的采购项目进行对比，这是针对完整性的审查。
3.函证：对合同上记录的供应商发函，根据回函内容对合同进行审查。
4.观察：观察主要适用于控制测试阶段来看内部控制运行的有效性，观察采购人员订立合同后所走的审批流程是否与内控规定的流程一致。

内审调查表
采购合同审计调查表
审计人员

审计流程
采购及付款流程
审计日期

审计子项目
采购合同
序号
提问
调查结果
1
合同主体是否具有经营资质？如果合同标的为特殊产品，是否具有特种经营许可证？
□是，□否，备注:
2
合同标的、产品型号、品牌、数量是否清晰？
□是，□否，备注:
3
合同中是否存在明显不利于公司的条款？
□是，□否，备注:
4
合同的收款账户与合同签订方名称是否一致？
□是，□否，备注:
5
合同中关于货款结算、质量、验收管理、售后服务等条款是否明确？
□是，□否，备注:
6
合同中是否就保修金，质保金等作出约定？
□是，□否，备注:
7
合同中是否约定采用何种送货方式？
□是，□否，备注:
8
合同中是否约定运费由买卖双方哪一方负担？
□是，□否，备注:
9
如果需要安装，合同中是否有关于安装的清晰条款规定？
□是，□否，备注:
10
合同是否约定了运输途中的保险条款？
□是，□否，备注:
11
合同是否约定了违约金？
□是，□否，备注:
12
合同中是否有模糊不清可能引起纠纷的条款？若有 ，是否进行了法务的咨询？
□是，□否，备注:
三、关键内部控制点
（一） 职责分工：
首先在合同签订前采购部门要有专人进行供应商资质背景调查，了解供应商的信用和履约情况。公司的文职办公室负责按照规范格式拟定合同文本。在签订合同之前由部门经理，总经理，法务经理等进行审批。档案室负责对合同进行归类保存
（二） 合同主体控制制度：
合同条款不仅要求格式合理规范，而且条款内容应该清晰完整，就合同中买卖双方的权利责任进行分配，以防止发生合同纠纷的风险。同时为了防止合同双方勾结串通，因为谋取个人利益而授意或合谋签订虚假合同损害公司利益，需要实行联席制和多层审批，联席制是在签订合同之前的谈判环节进行的内控制度，要求多方共同参与谈判会议，不只有采购部门，还要有聘请的外部专家，财务部门，法务部门，技术部门的人员，这样能够防范签订虚假合同的风险。多层审批则是为了防范管理层授意采购人员签订虚假合同，如果只有采购经理一层审批，当他授意造假时便无从查证，但是增加审批层级，让合同经过多人审批，则可以有效防范杜绝这种风险，如果考虑到效率问题，则可以设置金额标准，仅针对重大金额的合同实行。
内控评价表
序号
关键控制点
评价内容
自我评价情况
实施抽样
分析样本
评价内控
是
否
1
签订采购合同前进行明确的职责的划分
是否有合同调查报告制度？

2
是否有专人履行调查报告制度并已出具调查报告？

3
合同是否由文职拟定？

4
合同格式是否规范？

5
合同是否有授权审批制度？有无越级审批现象？

6
档案室是否对合同进行了完整的归类保存和编号？

7
对合同内容进行详细的审查监督制度
合同条款是否清晰?有无重要内容的遗漏？

8
合同条款是否就双方权责关系予以明确的规定？

9
是否施行联席制会议制度？

10
重大金额合同是否经多人审批？