报销单据管理办法.doc

费用管理办法第一章 总则第一条 为了加强公司财务管理的工作,完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用,根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求,结合本公司的实际经营情况制定本制度。第二条 本规定适用于公司全体员工。第二章 费用审批及报销流程第三条 各项费用开支，必须经部门经理以上人员和财务审核后,报总经理批准,并按以下具体各项费用的报销流程办理：填写报销单据并粘贴相应票据财务预审部门负责人或总经理签字财务部经理签字交回财务部并由出纳报销第三章 费用管理原则第四条 计划管理、分级负责、层层把关.由各部门经理或总经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查;由财务经理对报销票据的合法性进行二级审查;第五条 费用发生过程中,当事人应充分取得费用的相关单据,如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可)的票据而遭受财务经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担,由当事人自行负责.（参见附件1）第六条 当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则,将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字.“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效.经办人员取得的合法凭证时，应按要求规范填写，否则，视为无效凭证,不予报销.（参见附件2） 第七条 费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质(如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴,便于归类计算和整理。单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据,首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类,然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。第八条 财务人员根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月报销，业务人员有及时催收票据的义务.第九条 费用审核权限（一）支出相关部门审核对所有报销内容，相关部门经理必须就其合理性及必要性进行审核。（二） 财务部门审核财务部门对所有报销票据,依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核.第十条 费用报销的一般规定 （一）报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名。 （二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写,注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 （三）按规定的审批程序报批。 (四）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款.(五)为了分清责任,进行部门核算,不同人员支出的业务费用不得混淆在一张报销单上.第四章 各项费用的管理制度第十一条 交通费市内交通费报销实行实报实销及限额报销制。按照级别规定的限额报销,不足限额的按照实际发生费用报销.交通费须注明起始、地点及原因第十二条 差旅会议费出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务。连续出差3日或长途出差及重大原因方可借款,借款必须提前一天通知财务用款金额，否则不予支付.借款的原则是前帐未清,后帐不借，借款的最长期限为1个月，若无特殊事由超期的将从当月工资中扣除.详见附件3会议费，不限金额大小，均须附详细会议通知，会议流程等内容培训费，同会议费，须写明培训内容，参与人员等基本内容第十三条 办公费办公支出具体包括文案用具、耗材、家俱器具、办公机具设备、家电设备、电子设备等内容，此类用品应遵从保证供应、方便工作、节省开支的原则，统筹计划、统一采购.报销时,必须附发票内容清单明细。办公设备采购人员根据发票、采购计划，填制报销单据。办公费,单笔办公费超过5000元，请附详细购货清单快递费用由寄件人员负责审核对账，各相关人员每月底将所发送快递单据整理并予以审核，通知快递公司开具发票到财务结账。后勤及水电费根据约定的时间、金额、方式进行操作。经办人凭发票填制付款申请单，详细填写付款单位全称、支付项目、支付金额等内容。第十四条 业务招待费业务费用:所有业务招待费用票据须开明细发票，经手人须在票据背面签字.各单位应本着勤俭节约的原则使用业务招待费，任何人不得用于除业务需要以外的个人消费.；所有费用均计入部门及个人成本.未按规定填写说明或签字的，财务人员应将报销凭证退回并说明原因.第十五条 汽车费用汽车的年检费、保险费、维修费费用据实报销,报销费用时需附费用清单第十六条 运输费对于长期托运（物流公司）的合作单位应签定协议，由运输单位将运费发票、发货记录交于材料部（物流），由其对单价、数量、运输费用金额审核后填制付款单据.第十七条 借款(一) 出差借款:出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 （四） 借款销账规定:（1） 借款销账时应以借款申请单为依据,据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销账；（2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。 （五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 详细借款流程参见附件4第五章 费用报销时间第十八条 现金日常费用报销（用于零星购物或支付零星费用)：每周四前交由财务部门审核，部门领导或总经理及财务总监审批，周五由出纳办理报销手续，其余时间不予报销.第十九条 差旅费报销：所有人员的差旅费报销必须填制统一的“差旅费报销单”，公司员工出差回来后一周内报销。第二十条 加强报销管理,当月帐，当月了，25日以后帐最迟不得超过下月3 日。(1）财务报销：公司财务部每周五为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的29日以后,为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 （2）借支,支付采购货款及工程款不受此时间限制,可随时办理.第六章 其他规定第二十一条 费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的,也必须由副总和财务主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。第二十二条 本办法由财务部负责解释，修改亦同。