内部控制手册12组织架构.doc

1.2组织架构1.1 概述本流程涉及上海大众房地产开发经营公司及其下属各项目公司及物业公司（参股或控股）的组织机构设计与变更过程，旨在发展战略规划，优化使用生产与经营所需的人、财、物资源，协调各项经营管理活动之间的均衡，使公司有序、稳定地达到战略目标。1.2 适用范围适用于上海大众房地产开发经营公司及其下属各项目公司及物业公司。1.3 相关制度组织架构及岗位职责分工管理规定1.4 职责分工1.4.1经理室1. 公司战略规划、部署及大政方针确定，审批，并督促战略目标确定及实施；2. 为建立、实施卓越绩效管理，有效运行质量、环境和职业健康安全管理三个体系，保证企业良性发展；3. 负责组织制订并批准质量、环境和职业健康安全方针，确保内部沟通、理解；主持绩效/管理评审；4. 负责确定公司企业文化、使命、愿景和核心价值观；推进公司企业文化的建设工作；5. 确保公司、分公司和相关职能部门质量、环境和职业健康安全目标的建立；并对质量、环境和职业健康安全管理体系进行策划；6. 明确公司的组织结构和规定各层次的职责、权限、并得到沟通；7. 建立内部沟通渠道，并确保内部沟通的实施；8. 确定并提供建立、实施管理体系必要的资源；9. 负责测量分析改进过程的策划和管理体系的持续改进；10.负责公司内部管理制度化、规范化并有效运行；11.实施主持分管部门的日常经营管理工作，协助监督各项管理制度的制定及推行；12.完成企业各项经营指标，并做好风险防控工作，保证企业安全健康运行；13.确定企业发展规划，保证市场调研及分析，确保投资回报收益；14.其他应该完成的有关企业发展规划良性发展的工作。1.4.2办公室1. 辅助经理室完成各项日常管理和企业文化推广宣传；2. 公司信息系统研发与管理，保证内外网畅通安全运行；3. 办公类固定资产和低值易耗品等管理；4. 公司后勤、公务车管理；5. 负责所有公司发文的审阅和发布；确定文件管理要求,负责公司文件的归口管理；6. 负责管理方针的发布、修订工作，并使员工了解公司的管理方针要求；7. 协助总经理进行负责管理手册的编制、发放、更改工作；8. 确定记录管理要求,负责公司记录的归口管理；9. 对内对外宣传报道、CIS设计及管理；10. 各类证照及有价证券管理；11. 负责对公司数据分析的归口管理，经理基金使用登记；12. 员工出差票务订购及报销费用审核；13. 负责收集与管理体系要求相关的法律法规和要求；组织对法律法规和要求的符合性 进行评审；14. 上访流程办理处理；15. 各类会务、信息系统开发管理、OA系统、网络安全等管理；16. 属于行政后勤的未概括事宜管理。1.4.3人事部17. 根据公司战略规划、岗位配置，负责制定公司各岗位任职要求，并组织招聘及过程考核；18. 员工关系管理：招聘、纠纷、过程控制等；19. 薪酬、福利及绩效考核管理；20. 负责根据基层和部门培训需求制定公司的年度培训计划并组织实施；对培训的有效性进行评价；21. 负责公司人员服务标识的归口管理；22. 负责对本部门的环境因素和不可接受风险实施控制；23. 其他属于人力资源各大模块管理体系范围的工作管理；24. 人力资源相关的环境、职业健康及质量体系管理；25. 人力资源档案、合同、劳动者劳动过程记录管理等；26. 人力资源使用过程中的风险评估和应急方案制定及执行；27. 公司组织机构管理及职能确认；28. 其他相关的管理制度或应该协调的有关工作。1.4.4计划财务部1 .负责公司资金的融通,协调处理与集团计财部的关系。2 .合理运用资金，确保资金周转顺畅。3 .按国家会计制度的规定正确进行会计事项的核算,并进行财务、会计报告的编制和分析；4. 负责税务会计事项的处理；5 . 不断完善内控制度，会同行政部门定期清查资产；6 .加强内部财务档案管理；7 . 组织财务人员培训与后续教育；8 . 全过程参与公司和项目开发全过程的成本控制工作，加强项目预算管理；9 . 参与编制投资项目工程造价的预算决算；10. 销售价格的监控与审查；1.4.5资产管理部1.负责集团国有资产清理、统计工作；2.负责对经营用途固定资产的指导管理；3.参与集团房地产开发项目，指导、配合各项目公司做好住宅入住许可证、房地产权证的申办工作；4 .实行对集团房地产产权变更、房地产权证的管理，配合有关部门处理大、小产证办理过程中矛盾。5. 负责集团公司商品房委托销售合同的签订，监管合同履行情况和销售进度，配合计财部做好资金回笼工作，定期汇总各项目销售情况。6. 负责集团公司开发项目前期物业管理招标和物业管理合同的签订。7. 对集团自身动迁项目和受委托动迁项目所需房源进行管理，配合有关部门做好房源的筹集、购买，签订购房合同，监管合同履约情况及付款进度，对动迁房源使用情况进行监督、结算。8. 负责集团公司开发项目首届业主大会及业主委员会筹建等工作，参加有关会议。9. 完成集团领导交办的其他任务，配合各单位、部门做好有关工作。1.4.6工程管理部1. 负责严格按照国家和上海市政府及项目所在地地方性有关房地产开发法律、法规、政策做好房地产项目开发管理工作；2. 组织、开拓房地产开发业务3. 基地选址1) 参与规划咨询与项目前期概算；2) 组织编写项目可行性评估报告；3) 办理土地征用手续；4) 做好动拆迁和项目享受优惠政策的实施工作；5) 办理签订并组织实施开发基地的各项意向书、协议、合同；6) 主持项目总目标的制定；7) 负责方案评选，提出设计要求；8) 组织委托设计任务书的编制、评选和设计图纸的管理工作；9) 做好规划、建管、设计及有关单位的联络工作。10) 办理申请建筑执照（包括前期的消防、交通、绿化、卫 生防疫等部门的报批手续）。11) 审查设计概（预）算。12) 组织并参与招投标；13) 与审核确定的承建施工单位签订工程承包合同，安排设计方、施工方设计交底工作并组织实施。14) 责成承建单位编写开工报告，审查施工方所提出的施工组织、设计、施工技术方案和施工进度计划，认真研究，提出改进意见。15) 审查承建单位提供材料，设备清单及其所列规格及产品质量，严防假冒伪劣材料进入施工基地，督促检查承建单位严格执行工程承包合同和工程技术标准。16) 检查基地安全保护设施，确保安全施工。17) 检查基地工程进度和施工质量，记好施工日记，绘制各类形象清晰的施工进度图表。18) 组织设计方、施工方进行工程竣工初步验收，并提出竣工验收报告。19) 整理合同文件和技术档案资料，及时归档，其内容包括涉及本公司的项目开发，工程预算，招投标文件，资金使用，销售信息资料，工程图纸政府批准文件，证、照等有关资料，均应妥善做好整理、分类、归档、保管工作。20) 协助财务部门做好工程决算审查，做好投资款到款付款记录台帐，对工程成本进行分析核算；21) 严格核实工地现场对项目工程量的签证核算，按合同把好工程款支付关，按工程进度做好月资金使用计划，按财务制度做好项目资金支付申报工作。22) 配合财务、审计部门做好项目竣工审计工作。1.4.7房产销售部1. 根据公司总目标及经营计划，制订本部门的目标与工作计划，并随时予以追踪控制，以便有效执行。2. 负责制定和修改本部门专业管理制度，并组织实施；3. 针对不同的销售项目，不同的客户群体，适时制定相宜的促销方案，确保销售目标的达成。4. 建立健全销售档案，定期转存公司相关部门。5. 做好销售业绩的日（周、月）报工作。6. 根据市场需求的变化，及时向相关部门反馈市场信息。7. 根据公司的要求，有计划地培训销售人员，以提高其业务能力、工作能力与专业素质。8. 完成公司交办的其他事项。1.4.8集团基建部1.根据建设工程项目要求，协助建设单位完善项目规划方案，并配合做好对工程项目扩初文本的征询、评估、评审工作。2.配合做好建设工程项目的方案设计、勘察设计以及施工监理、施工队伍等招投标管理辅助工作。3. 负责建设工程项目的外部关系和与施工单位、建设（使用）单位等内部协调工作。4. 负责做好施工临时用电、供水管网及正式供电、供水等外部配套工程手续。5. 负责落实建设工程项目的动迁及“三通一平”等有关开工前的准备工作。6. 负责施工预算、决算的初审，并配合做好工程项目的审计和财务决算工作。7. 按建设工程项目管理要求，负责做好工程项目技术档案的收集、整理、编制工作，经档案馆验收合格后及时办理移交手续。8. 负责签订建设工程“廉政公约”，并严格遵守执行。9 .按工程项目建设有关规定，负责或协助办理各项竣工验收手续。1.5流程1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别11.2-CT1保证组织架构科学合理经营效率目标21.2-CT2保证职责分配的科学合理经营效率目标31.2-CT3保证组织架构运行有效经营效率目标1.5 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露123451.2-R1组织机构设置中，部门职责交叉、职责缺失、职责错置1.2-CT21.2-CA1定期或不定期对部门职责变动或新增职责进行调整，输理整合交叉、缺失或错置职责执行型组织架构、岗位职责分工制度1.2-1.2.1经理例会纪要1.2-CT21.2-CA2相关职能部门对组织机构设置、变动进行审核执行型组织架构、岗位职责分工制度1.2-1.2.2OA审批表1.2-R2组织机构与上级领导和下属单位的授权审批权限不够清晰，导致决策效率较低或决策失误1.2-CT11.2-CA3组织机构设置、变动方案需要通过总经理办公会讨论确定执行型组织架构、岗位职责分工制度1.2-1.2.3总经办会议纪要及OA审批1.2-CT11.2-CA4相关职能部门对组织机构运行中存在的问题进行评审预防型组织架构、岗位职责分工制度1.2-1.2.4会议纪要1.2-CT31.2-CA5总经理办公会对评审报告讨论通过后报上级集团审批调整组织机构设置预防型组织架构、岗位职责分工制度1.2-1.2.5总办会会议决议、OA送审报告