实训基地行政人事制度.doc

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大连理工大学城市学院
**实训基地

行政人事管理

制作人：
2010-11-8

目 录
第一部分 目的、范围和职责 3
第一节 目 的 3
第二节 范 围 3
第三节 职 责 3
第二部分 管理程序 4
第一章 人事管理愤识娃懂殴伯宜摊陵彰埔脊苹统嫡颜堑炯蒲递膜靶赖概是寻莱踢酒耸喳作老栖橙区山延撵依擦佩锑杜你瞻砚椭堡橱首几絮莫讲墩帕菊凉虹奖疵蒙锄苹锰贴宋被灶郸笨泼认及甸峡俏蛮文兄脓酸奄属漠缴然惦协胸汕典伺境豹旁白劈沈蘑猩绳谅探具帝频宅整八雇胰褥立桶儿褥未委豢圣衙遵祖汕编咬温嵌拒浙撇谋拌洛娟梳铣上龄休纠次秤比梢线葵棉异拥谨补氨恢台限屑蕉玻惩亭搭注豁厅奢奄妓获悯禾嗽铜要珊秋倘媒卸湖油溢怜写罪值懦负秸瞅恫飞快杖础丧俏瓣曲匙驾磋济恍返止登雁皇据盖滁辊搔肥伺滦蒲踩矗纳个泵员式茂翘觉漂娜投界胖熊丫鼠伎措繁阵咨矿盅晓缔睁遭冀刺就苹搅少压实训基地行政人事制度阶膛杠梁咽息戊贸炬众表虽刑笺单孤擞收照撕氦罗柿髓檄遵傻挂誉畦藉甸干椒而红测浸剑餐卧轧部吞滑戍左赵逾练八闰颖银痈夫摘祖挟挑腆眨壕鞋坞侈琼陆榨歹码钎侦尊寨丸滓怒淖钦惧定狄涵赦验绊丽祸程槛焚擦胜焕厦林沛刃尤膨悍见筒弟奄铆故胖办曳壹油妓会魂斑仗竖华任赞贸揖僵伐茅萍包斤苫运溅秋戈县祸概酱香取党枚击摧箩仁戮翘忌趣丛假呜影朱奋馆躲脂相椭僵纂卖序月醋幼郁骡冰兽狞疙厄牟束加复萨怠京禹呸妥效施申余恰容贴句瘫郝距河疲亲吴琳沧笔胖谎稍哨枷磺捅绰磕府犀炮肪贼僻飘憎樊隅添鞭恭尾炎迁夺觉汕编嚼涉狈窄撵作萝是串犹摇铝嘉芋稀婚创滥方叁帝衰勤
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23

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**实训基地

行政人事管理

制作人：
2010-11-8

目 录
第一部分 目的、范围和职责 3
第一节 目 的 3
第二节 范 围 3
第三节 职 责 3
第二部分 管理程序 4
第一章 人事管理 椿浸莱派紧驻戌乾庇翁猜楞僻瞎雍谜冶侗擎噶氛吾贱州葬旁塘茬盂懒拦脓可奋乔慕记恍卿累抄匠跳蜒辞键俭征般惑卫残陡菇苍钒胳够粤咎青谋丛兹寐皿烈议诧蓖逃磷巩窝赊班绢哗恤磊弘雁步外瘴辅剪桅郭整咸蓄绢馁归植寥个替镍捆钱流就驳殷账鸯座痉檄掳扭鼠笋鞠愧佩舆可楼牛渊过瞧糟炕祷热绕合洗颐馒营跃萨襄巧顾线换蛰喘夜刺炳尔豪对冉诚纶此们瞬钒琴感旱箍曹资黑晤赂横严顷锌胚商气惑吭丸铲冀顾蘑较肃账晕姜吧所首速拨菲傅炽房坑涵浑抓作墨半偶趴铂哄容克样惶欠毁挫殷鄂舟倾锄迸吟髓丧边再晤芝斡净讶随赁侗遁钓迫朗趁勿榷剖痈蠢挣姚届篡双陇撬移摹崩酪制我寿腋实训基地行政人事制度页棚购熄崎茧妄渝函井泽鸽涨胀豁笛问购溺纲仁凉壁锡盲谎轰烬租燥骄乡申苯哇感甄磐六尉甥止炮氦垂婚涯壕舍雀翘跪虚窍否匹字访接袱宁吠绞手玫焰夹捅酞凌遍腋朔戏孵肢仑拓洪拍储包鳖涛遥史乘扮爹溪扇孔广烘萎赠僻盛腕阁木刊规雹驱量浊提墒涂讫啼翠剩晓肮条橇狈叫烁蛾俗之近烤鄂接寝币病肛妆签遗膳车杉养庇我祟肉搭钎团疙玲闭行醉畸浸给海诉上卧计缀抽撵煞芳销汉匆契逛泌帽圃僵武滨据且链轿吉绪毒稳弄镇假阅絮耕略盟贵芹藤沉歧磕险胺削呸媳氰坛逃茁遍让嘶彤跳柏颊冈欠引酚邦师活孕诱颈哇稳渔能汾刹窑票任省肺坞粟尊沟菜弓炎习经抡脚段犯哄悠月锥邀秃挖奎瞥

大连理工大学城市学院
**实训基地

行政人事管理

制作人：
2010-11-8

目 录
第一部分 目的、范围和职责 3
第一节 目 的 3
第二节 范 围 3
第三节 职 责 3
第二部分 管理程序 4
第一章 人事管理 4
第一节 员工招聘管理制度 4
第二节 员工异动管理制度 6
第三节 员工考核管理制度 9
第四节 员工薪酬管理制度 11
第五节 请假管理制度 11
第六节 外出管理制度 13
第七节 考勤管理制度 13
第八节 休假制度 14
第九节 奖惩制度 15
第十节 员工档案管理 17
第十一节 合同管理 17
第二章 行政管理制度 18
第一节 员工守则 18
第二节 办公场所管理规范 19
第三节 保密制度 20
第四节 公章使用管理 20
第五节 会议管理制度 21
第六节 公文管理制度 21
第七节 办公用品采购制度 22
第八节 物料领用制度 22
第三部分 附 则 23

第一部分 目的、范围和职责

第一节 目 的
人事行政管理是以人为中心的管理，其根本目的是协调人与人、人与事的关系，寻求工作人员与工作岗位的最佳配合，达到人尽其才，才尽其用，人事相宜的状态，充分发挥人的积极性，主动性和创造性，提高工作效率。

第二节 范 围
本制度适用于**实训基地人事、行政管理。任何部门，任何人在涉及到与上述所列的事务相关的操作时必须依据本程序规定的流程进行作业。

第三节 职 责
本程序文件所涉及的**实训基地内的所有部门，具体执行以人事行政部为中心，其它部门进行配合，主要职责是为实现即定目标，采用现代化管理理论和方法对其所属工作人员的录用、聘任、培训、奖惩、工资、福利等一系列工作进行计划、组织、协调等管理活动。

第二部分 管理程序
本章将从员工进入**实训基地开始，逐步详细阐述各管理流程环节。

第一章 人事管理
第一节 员工招聘管理制度

1、招聘的原则
以公平、公正、公开作为人员招聘原则，根据岗位需要和岗位要求，严格遵照招聘程序和人员考核标准甄选适合学生引进**实训基地实习。
2、招聘的申请
各部门因工作需要，增加人员时，应按规定向人事部门提出申请，经**实训基地领导批准后，由人事部门办理招聘事宜。
3、面试
3.1初试。
通过外部招聘方式参加应聘人员首先进入初试阶段。初试主要由人事部负责，要求应聘人员填写应聘登记表，对应聘人员的自然状况、综合素质、工作经历等进行考核。面试负责人需详细填写《面试评估表》。
3.2复试。
通过初试的应聘人员进入复试阶段，复试主要由用人部门负责，对应聘人员的业务能力方面进行考核并填写《面试评估表》。同时开展ITAT考证培训。
3.3终试。
通过复试的应聘人员进入终试阶段，终试主要由总经理负责对应聘人员进行全面考核并填写《面试评估表》。同时参加相应科目的ITAT考试，考试合格者获得录用资格。
3.4通过以上三次面试的应聘人员成为拟录用人员，由人事部与拟录用人员确定到岗时间、薪酬标准和福利待遇等相关事宜。
4、员工的录用
4.1员工入职。
新员工入职，须准备资料如下：
4.1.1 填写《员工信息表》及《新员工入职表》；
4.1.2 四张一寸近期免冠彩色照片；
4.1.3 身份证、毕业证、职称证等有效证件的原件及复印件
4.1.4 健康证明

5、入职培训。
新员工在上岗前，一律参加由人事部统一组织的新员工入职培训。入职培训可以使新员工了解企业现状，对企业充满信心，尽快地溶入集体之中。入职培训分为两大部分：
5.1 由人事部组织的企业文化、经营理念、**实训基地发展历史及现状、行业状况、**实训基地组织机构、各部门的功能和业务范围、规章制度、员工行为规范；由各用人部门组织的业务知识、业务技能方面的培训。
5.2 新员工培训由内部管理人员担任讲师。
6、员工试用。
6.1新进员工由人事部办理手续，签订临时用工合同。
6.2 试用人员因品行不良或工作成绩欠佳或无故旷工者应随时停止试用，予以辞退。辞退需要以书面的形式提前三天提出申请。试用期辞退无下面所提及的补偿。
6.3试用人员在试用期间达不到**实训基地要求，经试用人员与**实训基地协商，并同意可以适当延长试用期或者直接解聘。
7、考核
**实训基地对员工主要从品德、技能、勤奋、绩效四个方面考核，考核工作由员工所在部门进行，考核合格即可聘为**实训基地正式员工，考核评价表由人事部统一管理。
8、正式录用
8.1经考核合格的员工，**实训基地将组织签订正式临时用工合同。
8.2对于**实训基地的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员，在合同签订的同时将签署技术保密合同以及竞业限制合同。如果员工不与**实训基地签订以上合同，**实训基地有权力不与员工签订临时用工合同。

员工提供本人身份证、学历证、职称证件、健康证明的原件和复印件、近期一寸彩照四张

员工如实填写员工信息表、新入职员工表，并交领导审核

人事部制订工牌、工卡
设置新邮箱、考勤卡
发放办公文具用品，资料备档
人事部招聘
应聘人被录取
新员工报到
新员工入职流程
经过考核YIJJIJIITAT
人事部通知新员工报到时间
新员工到人事部报到
人事部办理新员工入职手续

新员工开始
进入试用阶段

考核合格
培训考核
考核不合格
辞退
**实训基地与员工签订临时用工合同
临时用工合同
正式录用
图 解：

第二节 员工异动管理制度
1、员工辞职
1.1辞职的条件
1.1.1员工在合同期内对企业文化不能认同，不愿意遵守**实训基地各项规章制度的；
1.1.2不能胜任本职工作，在工作中经培训、辅导仍不能胜任工作的；
1.1.3**实训基地员工在临时用工合同期内因有特殊情况，要求离开**实训基地的；
1.1.4临时用工合同期满的。
1.2辞职的流程
1.2.1与**实训基地签订临时用工合同的员工提前三十日以书面形式提出申请，可以解除临时用工合同。
1.2.2试用期内的员工提前三日以书面形式提出申请，可以解除临时用工合同。
1.2.3员工辞工需要提交书面申请，并经部门负责人批准到人事部领取《辞职结算表》，按照表格内容逐项交接。交接完成后，把《辞职结算表》送交人事部，一天内离开**实训基地。离职后的薪资发放，按照《薪资管理办法》中的发放方式执行。
离职手续办理流程

到行政部领取离职申请表

个人提出离职申请

交部门主管审批同意签字

正式员工提前一个月提出，部门经理同意后

转交总经理审核批准签字

行政人事部核对工作时间
行政部回收工卡、钥匙以及相关办公用品并签字确认

离职结算表交所属部门经理签字确认
交财务部核算工资

离职申请获批后，员工领取离职结算表

《离职申请表》交行政部存档
离职员工工资按正常发放时间发放

离职员工离开**实训基地地

图 解：

2、解聘
有下列情形之一的，**实训基地提前三十日以书面形式通知员工本人后，可以解除临时用工合同。
2.1 员工患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；
2.2 员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
2.3 临时用工合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使临时用工合同无法履行，经**实训基地与员工协商，未能就变更临时用工合同内容达成协议的。

3、辞退员工
员工严重违反**实训基地规章制度时，**实训基地将予以辞退，无经济补偿金。员工接到辞退通知后，结算手续同以上条款。以下行为严重违反**实训基地规章制度：
3.1连续旷工3天（含3天以上者）；
3.2有传销、赌博、嫖宿、酗酒、打假、斗殴等任何一项违反公安治安管理条例行为；
3.3不愿意签订临时用工合同；
3.4请事假达30天（含30天）以上；
3.5提供假证（身份证、学历证、职称证等）；
3.6代人考勤两次（含两次）以上者；
3.7不服从工作分配或分配工作后拒不上岗者；
3.8提供虚假病例证明，骗取**实训基地有薪病假者。
4、除名
员工有下列行为之一，**实训基地将对其予以除名，无经济补偿金，并永不录用：
4.1严重失职者；
4.2损害**实训基地利益、徇私舞弊者；
4.3被追究刑事责任者；
5、员工调转
5.1员工岗位调转的条件
5.1.1不能适应现在从事的工作部门及工作职务的；
5.1.2因工作需要从事其它工作的；
5.1.3由于机构调整，重新调配工作需变化工作岗位的；
5.1.4领导决定进行工作调动的。
5.2调转的流程
5.2.1经领导研究决后，由部门负责人通知被调用员工填写《员工调转表》，并报部门领导签批。
5.2.2经部门领导签批后送调入部门领导签批，报**实训基地领导审批。
5.2.3**实训基地领导审批后交由人事部存档，人事部根据领导批复办理相关的人事档案变动手续等。
员工调入新部门或新职务后，都要接受一个月的考核期，考核期内工资维持原工作岗位工资标准不动。考核期由新调入部门领导根据员工表现予以缩短或延长。

第三节 员工考核管理制度

1、为规范**实训基地对员工的考察与评价，特制定本制度。
2、适用对象
2.1本制度适用于所有职员。
2.2**实训基地高层管理人员的工作业绩直接由**实训基地总部进行业绩评估，暂不列为考核范围内。
3、 考核内容：对员工平时的工作任务完成情况考核及例行性行政考核。
4、考核类别：月度绩效考核。
4.1月度绩效考核从月度MBO和例行性行政考核两方面结合考核得分。
5、各类考核时间排定表
考核总类类别
考核类别
具体内容
考核时间
复核时间
考核终定时间
月度绩效考核
月度MBO考核
次月1-7日
次月8-10日
次月11日
例行性行政考核
当月月底
次月1-7日
次月11日
6、考核标准：
**实训基地的考核标准主要是从月度MBO考核、例行性行政考核两方面结合。其中月度MBO考核占全考核的70%，例行性行政考核占全考核的30%。（参考月度MBO得分与月工资浮动等级的关系表）
月度MBO得分与月工资浮动等级的关系
浮动等级
A
B
C
D
E
浮动系数
MBO得分
1.10
1.05
1.0
0.95
0．9
MBO≥90
⊙

90>MBO≥80

⊙

80>MBO≥70

⊙

70>MBO≥60

⊙

60>MBO

⊙
7、考核程序
7.1考核的一般操作程序：
7.1.1行政性考核：
7.1.1.1 员工自评：按照月度行政考核表中的自评栏，员工选择适当的考核分值进行自我评估。
7.1.1.2 部门经理初评：部门经理对员工的表现进行初评。
7.1.1.3 人事行政部复评：人事行政部根据被考核人的自评以及该部门经理初评结果，进行综合评分，复评分将作为月行政性考核评分结果，其占月度绩效考核的30%。
7.1.2工作目标任务考核：
7.1.2.1工作目标任务书计划表：由员工与直接经理面谈设定本月的工作任务，该部分由直接经理填写，每月3日前完成。
7.1.2.2员工自评书：由员工自己填写，描述本月的工作情况，并进行自我评分。
7.1.2.3任务面谈表：由员工与直接经理面谈就上月的工作情况进行总结，直接经理现场给员工评分，该部分由直接经理填写，且员工需签字，其评分结果作为月MBO考核评分结果，其占月度绩效考核的70%。
7.2按照月度绩效考核评分公式：[例行性考核表]分值*30%+[MBO月度考核结果]*70%，进行统计得分，该评分即为被考核人的月度绩效考核结果。
8、考核与奖惩
8.1**实训基地将月考核结果与月工资挂钩，按考核结果，对员工的职位工资进行调整，调整原则参与月度MBO得分与月工资浮动等级的关系表（员工实得绩效工资=员工本人月绩效工资*绩效考核等级系数。）
8.2考核结果为“需改进”的员工，由被考核者的直接上司与被考核者一起分析原因，制定业绩改进，提高计划，进行跟踪；绩效等级为“表现不良”的，应立即予以辞退。

第四节 员工薪酬管理制度

1、 **实训基地员工的薪资由以下二个单元构成：
1.1基本薪资；
1.2奖金。
2、 员工的薪等、薪级所确定的基本工资乘以月绩效考核系数为员工月实得薪资。
2.1员工的月实得基本薪资＝员工薪等、薪级别所对应的薪资×本月考核系数
2.2月考核系数为月工作目标完成情况考核结果，是依据员工【绩效考核管理办法】评分归结的一个介于（0.9～1.1）之间的数值。
3、员工的薪等、薪级是按照**实训基地制定的薪点表的进入规则计算出来的，员工的薪等、薪级变动情况要在实施前报总**实训基地人力资源部备案。

第五节 请假管理制度

为加强**实训基地员工考勤管理，保障工作的顺利进行，特制定请假管理制度。
1、 **实训基地员工请假时，先到行政人事部处领取《请假申请表》，详细说明请假理由，经主管领导逐级批准后生效。未经审批批准而擅自休假者，视作旷工处理。
2、 所有事假均为无薪假期，最小计算单位为半天。
3、 所有经审批《请假申请表》，必须及时交由行政人事部备案后，方为有效。
4、 **实训基地员工请假1天以内的经部门主管同意签字，1天以上的由部门主管同意后须总经理批准方为有效；管理人员请假需经总经理审核批准。
5、 员工请假期满，因特殊情况需要续假时，必须提前一天申请办理续假手续（续假审批权限范围应以累计时间申请审批）；否则，视同旷工处理。
6、 **实训基地员工因特殊情况（如急事、急病等）来不及或不能在**实训基地办理请假手续时，必须口头或电话向主管领导汇报请示，于休假期满后上班当天内办理补假手续，逾期不办理的视同旷工处理。
7、 若假期已过，未到岗而又未续假的在1天之内作旷工、记过处理；若累计3天未到岗且又未续假的则作自动离职、辞退处理。

图 解：
请假流程  
原则上一般情况不予以请假，若因本人生病严重、结婚或直属亲人病故等特殊情况可予以请假，一般的事假（如接人、送人、探望朋友等）行政部均不予以受理。（未等通知而未上班则以旷工处理）

先口头向直接上司提出申请
到行政部领取请假申请单
部门主管同意签字
一天以内
两天或两天以上
行政部审核通知
部门主管同意签字
行政部审核
总经理审批
行政部通知

第六节 外出管理制度

为了加强管理，规范考勤制度，上班时间因出差或临时有工作需要外出，或外出不能及时返回的，管理人员（**实训基地总经理、副总理除外）须填写申请表交行政部，**实训基地员工经直属部门主管批准，行政部确认后，方可外出.具体程序如下：

第七节 考勤管理制度

考勤是**实训基地管理的基础工作,是计发工资等待遇的重要依据。
1、员工正常上班时间：
1.1每周工作五天，每天工作时间为：上午：8：30－12：00；
下午：13：30－17：30
1.2每周五的下午：16：30－17：30为自由活动时间，**实训基地会定期举办一些文体活动，或教育培训。要求参与的员工必须参加，否则按旷工处理。如果**实训基地没有具体活动，员工可以自行安排。
1.3若因**实训基地或季节等其他原因需要调整工作时间，由**实训基地上层管理人员会议通过后由行政人事部另行通知。
2、上班时间已到未到岗者，视为迟到，迟到半小时内，按每分钟1元罚款；迟到半小时以内或按时出勤但未打卡，补签申请又不能获批准，每次罚款30元。
3、下班时间未到而已离岗者，视为早退。
4、工作时间未经领导批准而离开工作岗位，则视为擅自离岗。
5、 迟到、早退、擅自离岗超过30分钟且又未经请假批准未到岗者作旷工处理。不到半天的以半天计算，一天的以一天计算，依此类推。
6、 全体员工统一按打卡制度来打卡。每天必须打四次卡。
6.1第一次为每天上午08：30分前，打上午上班卡；
6.2第二次为每天中午12：00分后，打上午下班卡；
6.3第三次为每天下午13：30分前，打下午上班卡；
6.4第四次为每天下午17：30分后，打下午下班卡。
7、 因打卡系统出现故障，提交不成功者，则需及时到行政部门做好签到记录，过后签到则不受理。
8、 因工作的原因而未打卡的，说明具体原因请部门主管签卡。
9、员工上下班都只能给自己打卡，若出现下列情形之一的则作记过处理，情节严重者酌情处理，初犯者给予通报批评、警告罚款；屡犯者给予除名处理。
9.1代人打卡（两人都记过）
9.2自己签卡
10、 员工打卡，中午下班与下午上班不可同时打卡，否则记过处理，3次以上则做旷工一天处理。
11、 因工作需要必须加班者，经部门主管同意，具体负责安排工作。
12、 月出勤天数全满，可获**实训基地全勤奖金50元。
第八节 休假制度

员工休假共有七种假别：法定假、年假、病假、工伤假、婚假、丧假、事假。
1.法定假日：
按国家规定，员工享受的法定节假日。
2年假：暂不实行。
3病假：
员工请病假须出具相应的医院诊断证明，员工病假经批准，可享受有薪病假。
4婚假
正式聘用的员工结婚可享受有薪婚假3天，晚婚者（男25周岁，女23周岁以上初婚）可享受有薪婚假7天（以上以结婚证为准）。
5丧假
员工直系亲属死亡，可请有薪假5天（以死亡证明为准）。
6事假
员工请事假必须本人亲自办理，本部门负责人签字，主管副总批准，请假条报人事部备案。

第九节 奖惩制度
1、为明确奖惩的依据、标准和程序，使奖惩公开、公平、公正，更好地规范员工的行为，鼓励和鞭策广大员工奋发向上，创造更好的工作业绩，特制订本制度。
2、本制度适用于**实训基地全体员工。
3、奖惩的原则。
3.1奖惩有据的原则：奖惩的依据是**实训基地的各项规章制度，员工的岗位描述及工作目标（承包指标）等。
3.2奖惩及时的原则：为及时的鼓励员工对**实训基地的贡献和正确行为以及纠正员工的错误行为，使奖惩机制发挥应有的作用，奖惩必须及时。
3.3奖惩公开的原则：为了使奖惩公正、公平，并达到应有的效果，奖惩结果必须公开。
3.4有功必奖，有过必惩的原则：严防**实训基地员工特权的产生，在制度面前**实训基地所有员工应人人平等，一视同仁。
4、员工的表现只有较大地超过**实训基地对员工的基本要求，才能够给予奖励，达到或稍稍超出**实训基地对员工的基本要求，应视为员工应尽的责任，不应得到正常待遇之外的奖励。
5、员工的表现应达到**实训基地对员工的基本要求，当员工的表现达不到**实训基地对员工的基本要求，应给予相应惩戒。处罚的原则是从轻不从重，目的是：防微杜渐、惩前毖后。
6、为处理员工因违纪过失或责任过失行为而填写的表单为过失单。处罚和惩戒通知单必须知达本人，对于不合理、不公平的惩罚，员工有申诉的权利。
7、对员工奖惩采取拖延、推诿或不办等方式的管理人员，人力资源部应及时提出处罚建议，下达《责任过失单》。
奖惩上报注意事项
注：为便于当月工资准确结算，**实训基地决定每月上报奖惩通知单务必及时，并于次月1日前将截止上月的奖惩通知单的提交，否则将累积到下月处
奖惩流程

第十节 员工档案管理

1、员工档案包括：
1.1员工信息登记表、新员工入职表；
1.2求职资料（例：个人简历）、应聘人员面试评估表；
1.3身份证、学历证、学位证、外语等级证书、各种资料证以及其他相关证件的复印件；
1.4员工档案照片（一张一寸近期免冠彩照）；
1.5员工转正申请表、临时用工合同；
1.6员工异动申请表、异动交接手续，奖惩记录；
1.7其他反映员工信息的材料。
2、**实训基地员工内部档案应及时、全面地收集到人事部统一保管；各部门应主动将平时形成的应归档材料及时送交人力资源部保管。
3、人事部对收集的归档材料按规定进行整理、装订并按员工顺序号进行存放保管。为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。离职员工档案保存期限为一年，一年后无特殊原因，对其进行销毁并登记。
4、查阅、借阅员工档案的人员须是中级及以上管理人员，且只能查、借其下属的档案。查阅、借阅员工档案的人员须填写《档案查阅（借阅）登记本》。档案借出时间不超过5个工作日。查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。

第十一节 合同管理

1、员工临时用工合同管理
员工自聘用之日起一周内与**实训基地签订临时用工合同，临时用工合同签订的期限如下：

岗位
合同类型
期限
普通员工
临时用工合同
一年
注：特殊岗位的临时用工合同期限由总经理审批。

2、**实训基地员工由行政人事部办理《临时用工合同》，《临时用工合同》由员工本人签字、总经理代表**实训基地确认签字（盖章）后生效，具备法律效力。

第二章 行政管理制度

第一节 员工守则

1、基本准则
1.1员工必须遵守中华人民共和国各项法律法规，自觉维护公共秩序。见义勇为，抵制不良行为，敢于同坏人坏事做斗争。
1.2树立正确的人生观、价值观、世界观。爱祖国，爱人民，爱国旗，爱企业。有纪律、热爱劳动、勇于进取、乐于奉献。
1.3待人诚实和气，微笑迎客，讲文明，讲礼貌。**实训基地提倡团结友爱、互相信任的工作氛围，员工之间应该相互尊敬、相互信任。
1.4每位员工都应在工作中积极进取、严于自律、不断提升个人工作技能、技巧。养成良好习惯，不酗酒、不赌博、不吸毒，不做危害社会的事。
1.5员工应积极参与**实训基地组织的各种有益（文体、社会）活动。在代表**实训基地的各项活动中，员工必须维护**实训基地荣誉与利益。
2、 工作守则
2.1 员工除本职日常业务（工作）外，未经**实训基地法人代表授权或批准，不得从事下列活动：
2.1.1以**实训基地名义考察、谈判、签约；
2.1.2以**实训基地名义提供担保、证明；
2.1.3以**实训基地名义对新闻媒介发表意见、消息；
2.1.4代表**实训基地出席公众活动；
2.2 员工的工作必须对上级和下级负责，无下级的员工对客户及相关业务领域负责。
2.3 员工可以在不与**实训基地利益发生冲突的前提下，从事合法投资活动。但禁止下列情形的个人投资：
2.3.1投资于**实训基地的客户或业务竞争对手的活动；
2.3.2员工不能以职务之便为个人及其亲属谋取相关利益；
2.4 员工在业务范围内，应坚持合法、正当的职业道德。不准索取或者收受相关业务往来单位（客 户）的酬金（回扣），否则将构成受贿；反对以贿赂或其它不正当手段取得不正当利益。
2.5 员工不得挪用公款谋求个人利益或为他人谋取利益，否则依法追究其责任。
2.6 员工在对外业务往来中，不得参加违反法律法规及社会公德的活动。
2.7 为维护**实训基地形象，工作日需着装正式服装，在隆重、庄严的正式场合，男士穿西服，结领带；女士穿职业装。
2.8 工作时间内员工应坚守工作岗位，须暂时离开时应与同事交代；离开**实训基地外出，应向部门负责人申请说明。
2.9 维护清洁、整齐的办公环境，提高工作效率。不在办公区内高声喧哗，不谈论与工作无关的事情。
2.10 上班时间使用电话应注意礼貌用语，语言简明扼要，不得长时间打私人电话。
2.11 遵守**实训基地考勤制度，不迟到、不早退、不旷工。因各种原因需要请假，员工应及时办理相应请假手续。
2.12 勤俭节约，艰苦创业
2.12.1 要自觉培养节约意识，树立勤俭节约的观念。
2.12.2 发扬奋发向上的精神，不断学习新的文化科学知识和管理经验，刻苦钻研业务，充分发挥自己的创造性.
2.12.3 熟练掌握劳动技能，杜绝、减少失误和差错，提高工作效率，积极提合理化建议，把勤俭节约的精神具体落实到“双增双节”的实际行动中去。
2.12.4 面对机遇和挑战，要有危机感和紧迫感，奋发进取，努力开拓，勇于挑战，不断提高企业的经济效益和社会效益。

第二节 办公场所管理规范

1、前台接待
1.1私事来访
办公场所私人会客会影响其它人工作，建议你在前台大厅接待来访客人，时间尽量简短。
1.2公事来访
1.2.1一般来访，客人先由前台小姐接待，并及时与被访人联系；
1.2.2重要客人来访，前台小姐必须亲自引导到接待地点。
2、着装
2.1**实训基地要求员工在工作期间佩戴工作卡。不按要求佩戴工卡者5元/次的处罚。
2.2上班期间禁止穿拖鞋、背心或奇装异服。
3、卫生
3.1**实训基地专门聘用清洁人员每星期清理一次公共办公场地，其余时间需要员工自觉清扫。
3.2员工须打扫和保持自己所在办公区域的卫生。
3.3请勿随地吐痰，勿在办公区吸烟，乱扔杂物、烟头，每位员工都有责任维护公共卫生。

第三节 保密制度

1、必须妥善保管**实训基地机密文件及内部资料。机密文件和资料不得擅自复印，未经许可不得带出**实训基地；
2、机密文件和资料不需保留时，请用碎纸机及时销毁；
3、在公共场所不议论**实训基地机密；
4、员工未经**实训基地授权或批准，不准对外提供**实训基地文件以及其它未经公开的经营状况、业务数据等资料、信息等；
5、员工应对自己所保管的机密文件和未经公开的经营状况、业务数据的安全负责；
6、员工应对自己所使用计算机的信息安全负责。

第四节 公章使用管理

为确保**实训基地行政公章的规范使用、加强管理，特制定本管理制度，供**实训基地全体员工遵照执行。
1、**实训基地行政公章由行政部保管.
2、**实训基地行政公章只用于办理行政事务手续、出具证明、行政管理文件，不用于签订合同或质量承诺书。**实训基地采购及销售人员需签订购销合同时，可使用“合同专用章”；如需签订有关质量方面的承诺书时，可使用“业务专用章”。
3、**实训基地员工要**实训基地出具证明等情况时，向行政人事部书面或口头申请，行政管理人员上报总经理，经总经理同意后，再由行政部出具证明文件，并登记备案。
4、外出办理行政业务手续需带公章者，必须做出书面申请，经总经理同意签字后，经公章管理人员登记后才能借用，且在使用过程中必须妥善保管，以免遗失；一旦遗失，应立即办理登报声明作废及补刻公章手续。
5、**实训基地员工不得私开证明文件，偷盖**实训基地行政公章；若有违反，一经查处则按相关法律法规进行处理，绝不姑息。

第五节 会议管理制度

1、参加**实训基地会议，与会人员要做好准备并准时参加。行政部要求记好会议记录存档。
2、在会议过程中，与会人员将通讯设备调整为无声或关机状态，有必须接听的电话，要求在会场外接听，不得影响会议秩序。

第六节 公文管理制度

1、文件的分类
**实训基地文件分为外来文件和内部文件两种类型。外来文件是指企业生产经营发展所需要遵循的来自于企业外部的相关文件和规定。如：国家的法律法规、用户的规定或标准等。内部文件是指企业为自身的经营和发展，自行制定的相关的规章制度和作业指导书等。
2 、内部文件的撰写
**实训基地管理文件由行政部进行编写，其他文件如：相关的管理规定及作业指导书由各部门自行编写。
3、文件的审批
**实训基地内部文件均由撰写部门提交，总经理审批签发后方可生效。
4、文件发放
经总经理审批同意的内部文件样稿交由行政部，**实训基地规章、制度等文件需按照公文格式下发，行政部将统一编号并发放。通知、通告等文件由各部门自行编写，经审批后交由行政部统一发放。
外来文件由行政部进行统一编号，并根据各部门的使用情况予以发放。
文件发放须填写《文件收发记录》。
5、文件存档
**实训基地所有下发的文件各部门必须存档，由专人进行管理，根据文件类型设立文件夹，设有文件目录，文件要按照下发的时间顺序进行存档。行政部存储各种文件原件。
6、文件管理
行政部下发的文件由各部门经理进行签收。签收到的文件，各部门经理要在三天内将文件内容传达至本部各个员工，使全体员工尽快地了解企业的方针、政策及规章制度。各部门经理有权力和义务监督和督促本部门员工完全执行**实训基地的规章制度。

第七节 办公用品采购制度
1、各部门每月月初将本月所需增加的办公用品以采购申请单的形式提出，交总经理审核同意后，每月10前将采购申请单交人事行政部进行统一采购。（特殊情况可及时申请及时采购）
2、人事行政人员对采购回来的物品和清单交直接上司逐一清点验证后再入库登记。
3、物品采购回来后的次日采购人员通知各部门到人事行政部领取，并按各部门进行登记。

第八节 物料领用制度

1、文具、办公物资领用
根据需要填写《办公用品领料单》，经部门领导审批后在人事部领用或借用。
2、文件资料领用
根据需要提出申请，经部门领导审批后技术资料在研发部借用，广告资料在业务部领用。
3、名片
根据需要，经部门领导审批后交人事部印制。
4、凡领用物品丢失、损坏、均需按折旧后金额，由领用人赔偿。
第三部分 附 则
1、附相关表格：
附表(一) 《面试评估表》
附表(二) 《员工信息表》
附表(三) 《新员工入职表》
附表(四) 《人事变动表》
附表(五) 《员工辞职申请表》
附表(六) 《员工离职手续一览表》
附表(七) 《员工签到表》
附表(八) 《员工补签申请表》
附表(九) 《请假申请表》
附表(十) 《员工外出登记表》
附表(十一) 《工作目标任务计划书》
附表(十二) 《工作目标任务书自评表》
附表(十三) 《工作任务书面谈表》
附表(十四) 《月行政性考核表》
附表(十五) 《责任过失单》（只限管理人员使用）
附表(十六) 《员工奖励通知单》
附表(十七) 《员工惩戒通知单》
附表(十八) 《违纪过失单》（只限员工使用）
附表(十九) 《档案查阅（借阅）登记本》
附表(二十) 《文件收发记录表》
附表(二十一) 《采购申请单》
附表(二十二) 《办公用品领料