ISO-9001：2015-记录控制程序D0(2016.12.30).doc

广东XXXX科技股份有限公司
编号
QP02
日期
2016.12.30
版本
D
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0
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记录控制程序
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2016.12.30

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广东XXXX科技股份有限公司
GUANGDONG XXXX CRYSTAL TECHNOLOGY CO.,LTD.

程 序 文 件

记录控制程序

文件编号:QP02
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程 序 文 件

记录控制程序

文件编号:QP02
版 次:D/0
页 数:共7页
编 制:
审 核:
批 准:

2016-12-30发布 2017-01-01实施
广东XXXX科技股份有限公司 发布
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页次
修改内容
相关单号
修订者
修订日期
A/0
全部
初发
N/A

06.09.15
A/1
全部
增加相关内容
N/A

07.05.05
A/2
全部
修订相关内容
N/A

07.07.30
A/3
全部
对应ISO 9001:2008标准
N/A

09.04.25
A/4
全部
修改公司组织架构
N/A

09.10.30
B/0
全部
1.修改目的、范围、权责和名词解释
2.修改5.2作业说明
N/A

11.07.30
C/0
全部
全面修改,增加GJB9001B的要求
DCN-2012073003

12.07.30
C/1
全部
修改5.2.3记录的填写:1）增加日期的填写方式使用YYYY-MM-DD格式,如2012-01-01
DCN-20140414001

14.04.14
D/0
全部
1.对应升级到标准ISO9001:2015标准
DCN-2016 123036

16.12.30

1.目的:
对与管理体系有关的所有记录进行有效的控制和管理,以提供产品质量符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据。
2.范围:
适用于本公司所有有效文件涉及到的记录,包括质量记录、与产品有关的记录、供应商提供的记录和顾客指定的记录及其它管理记录。
3.术语和定义:
3.1记录:
指公司按照管理体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。其媒介形式可包括文字、表格,也可包括磁带、磁盘、照片、胶片等。
3.2记录原件:
指复写、签字、盖章等形式的原始记录。
4.职责和权限:
4.1归口管理部门:
4.1.1文控中心(DCC):
1) 负责记录管理要求的制定和记录清单的管理。
2) 负责监督管理各部门的记录的管理。
3) 负责查核各部门表单的使用及保存期限的执行情况。
4.2相关责任部门:
4.2.1各部门:
1) 各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。
2) 各部门负责人批准本部门编制的记录格式。
5.工作内容:
5.1工作流程:
附件一
5.2工作说明:
5.2.1记录的拟制和编号:
1) 记录的拟制按《文件控制程序》执行。
2) 记录的编号按《文件和资料编号管理办法》执行。
5.2.2记录控制的范围和分类:
1) 与管理体系有关的记录:
A.外部供方质量评定记录；
B.合同评审记录；
C.管理评审记录；
D.人员培训记录；
E.售后服务记录；
F.内部审核记录；
G.设计和开发记录；
H.文件受控记录。
2) 与产品有关的记录:
A.外购主要原材料、零部件的进厂检验记录；
B.生产过程的流程卡及控制图记录；
C.产品的标识记录；
D.检验和试验记录；
E.不合格品管理的原始记录；
F.不合格品的分析及改进记录；
G.与产品有关的各种环境记录；
H.仪器、设备的计量校准维修记录；
I.生产过程中各种原始记录；
J.库房管理记录。
3) 外部供方的质量记录:
A.记录包括:
a.原始合格证或相当此功能的证明资料；
b.检验试验数据报告(单)；
c.符合GJB 9001B-2009版标准及ISO 9001:2015版质量管理体系标准的控制要求的记录(如:关键/特殊过程记录、生产过程批次/可追溯性记录、设计/开发记录、采购记录、设备检定记录、人员培训考核记录等)。
B.控制要求:
公司通过采购合同或其他方式向供方要求保存产品实现过程的完整质量记录至少保存5年,必要时,应与产品寿命周期相一致。在有要求时能提供所需的记录。
4) 环境管理体系相关的记录
A.环境因素识别与评价记录；
B.环境法律法规清单；
C.环境体系运行控制和应急准备和响应的记录；
D.环境绩效监测记录；
E.环境合规性评价记录等。
5) 其他记录。
5.2.3记录的填写:
1) 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清楚,不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目,应说明理由,并将该项用单杠划去；各相关栏目签名不允空白。如因笔误/计算错误要修改原始数据,应用单杠划去原始数据,在其上方写上更改后的数据,签上更改人的姓名及日期。日期的填写方式使用YYYY-MM-DD格式,如2012-01-01。
2) 生产现场使用的记录表单,需放置于操作、易于取得的位置。
3) 对属于常规产品、汽车产品、军用产品共用的记录,在记录表面的右上角进行标识区分；
A.常规产品不作标识。
B.汽车产品以“TS”字样标识。
C.军用产品以“GJB”字样标识。
4) 记录应能提供产品实现过程的完整质量证据,在产品形成的各个阶段的记录要齐全,满足规定要求,记录内容完整,规定的记录项目不得有遗漏,使军品形成过程有完整的质量证据。
5) 记录应能清楚的证明产品满足规定要求的程度,应尽可能给出定量的数据或可进行等级差别评价的记录,涉及产品特性,尤其是关键特性需要有实测数据表明产品特性达到的水平。
6) 需要时,记录应一式两份或多份,一份由归口管理部门留存,其它交相关部门归档。
5.2.4记录的管理:
1) 文控人员(DCC)编制公司的《记录总览表》。将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号、版本、生效日期、保存期限、归口管理部门等内容。
2) 各部门应负责本部门的记录的归档管理,保持记录易于查询、阅读、识别和取用。对需要转移的记录转移时,应由归口管理部门办理记录移交手续后移交给相关部门。
3) 为防止记录损坏、变质和丢失,记录保管员必须把所有记录分类,依日期顺序、连续性收集并整理归档,存放于通风、干燥的地方。所有记录保持清洁/字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。
4) 纸质记录:
A.归档放置档案夹/柜内,并于档案夹/柜上标注明文件名称、保管人、保存期限。
B.如有大量累积的纸本记录,可装订成册并装箱标示文件名称、保管部门、保管人、档案记录期间、档案保存期限后,制作记录标签或目录张贴于外以利管理。
C.保管部门可视文件的保存期限,将记录扫瞄成电子文档,按电子档记录进行管理。
5) 电子档记录:
A.以电子文件作业的记录,需存放于公司服务器共享资料区并建立文件夹标示分类。
B.电子文件记录须由归口管理部门定期备份。
C.电子文件记录可视存贮空间大小,自服务器共享区移除转复制至其它电子媒体保存以便追溯。
D.需要提供预防撰改措施,安全地备份并仅可由授权人员取用。
5.2.5记录的保存期限:
1) 各种记录的保存期限见《记录总览表》；
A.记录的保存期限必须满足顾客要求和法律法规的要求。
B.军工产品相关的质量记录至少保存5年,必要时,应与产品寿命周期相一致。
C.重要的质量记录的保存期应由归口管理部门提出保存期限。
5.2.6记录的处置:
1) 各部门每年整理记录时,可编制记录目录放置于明显处(或张贴于外箱)。各记录保存部门应定期确认是否超过记录保存期限。
2) 依照记录保存期限的规定,对已超过保存期限的记录,对无参考价值亦无查询的可能性,由各保存部门自行销毁,其余有效记录需继续保存。
5.2.6记录的借阅:
需临时借阅记录的,属于部门以外人员应填写”文件借阅登记表”,经归口管理部门负责人批准后方可借阅,借阅者在指定日期内归还,到期不还,归口管理部门可采取强制手段收回。
6.相关文件:
6.1文件控制程序 (QP01)
6.2文件和资料编号管理办法 (QW003)
7.相关记录:
7.1文件借阅登记表 (QR113)
7.2记录总览表

附件一:
流程
重点说明
表单识别
填写表单
表单管理
保存
处置
销毁过期记录
过期
期限内

1.填写:
a.字迹应清晰、可辨识,并保持表单干净整齐。
b.不得使用修正液/带,如需修改时可划线删除,并签名(或盖章)及日期,但原内容须可辨识。
c.填写表单记录时需于责任处押上姓名(全名)及日期(包括年、月、日)。
2.管理:
表单填写完毕后,须加以编号以利归档便于追查,由各所属保存部门进行处置。
3.处置:
按记录保存期限的规定进行保存与销毁。
4.保存:
应易于阅读与识别,并考虑保存环境是否防潮与安全。
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日期
2016.12.30

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