采购过程管理程序-A.2.docx

东莞科技有限公司
文件名称
采购过程管理程序
文件编号
LYFF-2-12014
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A.2

采购过程管理程序

文件编号 : LYFF-2-12014
文件版次 : A.2 　 　
制 订 :
审 核 :
核 准 :
制定日期 : 2012-10-08

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會審部門
總
經
理
管
理
代
表
資
訊
中
心
廠
務
處
資
材
部
生
產
部
機
加
工
部
工
程
部
財
務
部
行
政
部
開
發
部
品
保
部
採
購
部
文
控
中
心
部門主管

日期

文件制定修訂記錄
NO
修訂日期
修訂內容描述
頁次
版本
1

原文件編號LYZC-2-07014,改為LYFF-2-07014
1/6
A.0
2
2012-02-20
修改5.2.4廠商評分標準,新增附件與採購運作流程
5
A.0
3
2012-05-28
新增5.8
6
A.1
4
2012-10-08
修改文件編號LYF-2-07014为LYFF-2-12014
1
A.2
5

6

7

8

9

1. 目的
對採購的物料及托外加工件從訂購至交貨實施有效控制，確保訂購物料及托外加工件符合計畫安排和規定品質要求。

2. 範圍
適用於對公司所有採購需求及托外加工的項目。

3. 依據
ISO9001:2008 4.1/7.4
4.1 總要求
組織應按本標準的要求建立品質管制體系，將其形成文件，加以實施和保持，並持續改進其有效性。
組織應：
a) 確定品質管制體系所需的過程及其在整個組織中的應用（見1.2）；
b) 確定這些過程的順序和相互作用；
c) 確定所需的準則和方法,以確保這些過程的有效運行控制有效；
d) 確保可以獲得必要的資源和資訊，以支援這些過程的運行和監視；
e) 監視、測量（適用時）和分析這些過程；
f) 實施必要的措施，以實現所策劃的結果和對這些過程的持續改進。
　　　組織應按本標準的要求管理這些過程。
　　　 組織如果選擇將影響產品符合要求的任何過程外包，應確保對這些過程的控制。對此類外包程序控制的類型和程度應在品質管制體系中加以規定。
注1：上述品質管制體系所需的過程包括與管理活動、資源提供、產品實現以及測量、分析和改進有關的過程。
注2：“外包過程”是為了品質管制體系的需要，由組織選擇，並由外部方實施的過程。
注3：組織確保對外包過程的控制，並不免除其滿足所有顧客和法律法規要求的責任。對外包程序控制的類型和程度可受諸如下列因素影響：
a) 外包過程對組織提供滿足要求的產品的能力的潛在影響；
b) 對外包程序控制的分擔程度；
c) 通過應用7.4實現所需控制的能力。
7.4 採購
7.4.1 採購過程
組織應確保採購的產品符合規定的採購要求。對供方及所採購產品的控制類型和程度應取決於所採購產品對隨後的產品實現或最終產品的影響。
組織應根據供方按組織的要求提供產品的能力評價和選擇供方。應制定選擇、評價和重新評價的準則。評價結果及評價所引起的任何必要措施的記錄應予保持（見4.2.4）。
7.4.2 採購資訊
採購資訊應表述擬採購的產品，適當時包括：
a) 產品、程式、過程和設備的批准要求：
b) 人員資格的要求；
c) 品質管制體系的要求。
在與供方溝通前，組織應確保規定的採購要求是充分與適宜的。
7.4.3 採購產品的驗證
組織應確定並實施檢驗或其它必要的活動，以確保採購的產品滿足規定的採購要求。
當組織或其顧客擬在供方的現場實施驗證時，組織應在採購資訊中對擬採用的驗證安排和產品放行的方法作出規定。

4. 定義
無

5. 程序內容
5.1供應商/托外加工商資訊與評核
5.1.1採購單位根據訂單的增加，而選擇新的供應商或托外加工商,由採購單位選擇有可能成為本公司的供方廠商或托外加工商進行初步調查,並請供方或托外加工商填寫【廠商調查表】。
5.1.2採購單位根據【廠商調查表】中選擇符合本公司要求的供方或托外加工商,依【供應商審核表】執行.
5.1.3經批准的合格供方或托外加工商，由採購單位登錄於【合格供應商名錄】。
5.2採購單位每年依據下列標準，對合格供應商或托外加工商進行一次考核，填寫【供應商審核表】報總經理核准處理方法。
供應商/托外加工商評分作業:
5.2.1評分作業為廠商交貨品質、交貨配合度之優劣情形,評分作業須將廠 商之評分結果記於【供應商評價統計表】上.
5.2.2評分單位為:採購課、品保部等，其評鑒重點如下:
1)品保部:
交貨品質:物料與原料每批交貨品質狀況
配 合 度:品質改善之配合狀況.
2)採購課:
a.交貨日期:規定交貨期與實際交貨期之差異,以及因延誤交期,致使停工待料之時間考量.
b.配合度:廠商配合情形,交貨數量和日期的變更的配合狀況.
5.2.3評分方式:
1).評分專案所占分數比例如下:
a.品質水準:(占40%)
　　　品質評分A=合格批數/總批數 * 40分
b.交貨準時性:(占40%)
交期評分B= 交貨準時批數/總批數* 40分
　 c.配合程度:(占20%)
單 位
採 購
物 管
品 管
配 分
6
6
8

C= +==

2).總分計算:
A+B+C=評價總分
3).等級評比:

等 級
甲
乙
丙
丁
配 分
80以上
70~79.9
60~69.9
60以下
標 志
綠
藍
黃
紅

5.2.4廠商評分標準:
+==
等 級
評分結果
處置標準
處置欄注記方式
丁
60分以下者
通知，要求回復改善對策及限期改善。
輔導，列入觀察，三個月無改善取消合格供應商資格
丙
60~69.9分者
通知，要求回覆改善對策及改善。
輔導
乙
70~79.9分者
通知，要求回覆改善對策及改善。
良好
甲
80分以上者
無
優
5.2.5評分懲處依廠商評分表上標準實施；
5.2.6廠商水準或某些特殊原因致使供應無法符合要求,又無其他廠商可取代時,則由採購提出簽呈會工程部主管與總經理核示特准採購；
5.2.7品管將廠商品質狀況登錄于【廠商品質履歷卡】採購和品管應每月統計【供應商評價統計表】；
5.2.8廠商輔導管理:若供應商在加工技術上遇有困難時或品質問題產生時，由開發部與工程部可依難易度,進行輔導及糾正.
5.3 採購實施
5.3.1生產產品所需原材料由物控根據訂單情況、庫存狀況計算出需求量，填寫【請購單】，交由資材部主管審批；
5.3.2採購接獲審批後之【請購單】根據申請的內容，向【合格供應商名錄】中所列廠商進行詢議價格，綜合價格品質和交付能力選擇合適廠商。
5.3.3採購編制好【採購單】其上必須清楚填寫供方名稱，物料名稱，規格、數量、單價及交貨時間，首次採購或新購還要求附有對採購的物料品質要求、驗收標準等，【採購單】經採購主管、機構主管與總經理或其指定代理人審批後，由採購人員向已決定的廠商電傳，要求廠商收到後簽回。　
5.3.4採購單發出後，採購應對供方的交付能力進行監督和管理，以確保按期交貨，如發現無法按期交貨，採購人員必須及時將資訊回饋給物控課及相關單位。
5.4採購變更
採購單的修改由採購在原採購單上修改簽字，或重新下單，且及時傳真到相應的供方，並注明“變更”或 “取消”字樣，同時要求供方確認回傳，並作好記錄。
5.5檢驗
進料檢驗依《產品檢驗管理程序》執行。
5.6入庫
物料入庫，由倉庫依執行。《原料收发储存管理办法》。
5.7 退貨
供應商交入之原料應於外箱及內盒上表示品名，規格，數量及日期，倉庫在ERP內輸入【進貨單】，來料若經IQC檢驗不合格，經判定驗退，倉庫開立退貨單知會採購，採購通知廠商儘快（三天）處理
5.8採購異常管理
當採購之物品不良、不符規格或是數量短少時，惟不于退出而要求供應商針對不良、不符規格或是數量短少部分，做改善與解決，衍生之物料耗損、工時耗費，由採購部開出【聯絡單】經總經理核准並通知供應商，月底之【對帳單】內列舉扣款項目，採購部核對當月實際採購資訊、實際交貨數量與單價做核對，由採購部主管審核後，交由財務部提出付款申請；不良與不符合規格部分，需附上品保部開出之【矯正預防措施單】做品質改善追蹤。
5.9歸檔
所有關於採購過程的檔記錄歸檔保管。
採購部運作流程

流程注意事項
a) 採購部門憑物控部物料計畫及【請購單】制定物料採購計畫。
b) 採購計畫的主要內容包括：採購總量、各批次進倉數量、供應商的選擇辦法與條件、價格範圍、採購方式和運輸方式等。
c) 要確定採購週期，並且在週期內完成採購。
d) 建立穩定的供應網路，確保採購工作能更好的選擇。
e) 實施採購工作要充分進行議價和比價，最大限度地降低採購成本。
f) 要進行採購跟蹤，確保物料按時到位。
g) 退貨要實行專人負責制並進行跟蹤，確保退貨處理工作更加完善。
h) 接收單據時應遵循無計畫不請購，無名稱規格等不完整不清晰不請購，圖紙及技術資料不完全不請購，庫存已超儲蓄積壓的物資不請購的原則。

6. 相關文件
6.1《產品檢驗管理程序》
6.2《原料收发储存管理办法》

7. 使用表格
7.1【廠商調查表】
7.2【合格供應商名錄】
7.3【供應商審核表】
7.4【採購單】
7.5【請購單】
7.6【廠商品質履歷卡】
7.7【供應商評價統計表】
7.8【进货单】
7.9【联络单】
7.10【对账单】
7.11【矫正预防措施单】

附件7.1廠商調查表

附件7.2合格供應商名錄

附件7.3供應商審核表

附件7.4採購單

附件7.5請購單

附件7.6廠商品質履歷卡

附件7.7供應商評價統計表
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)