分公司运作方案.doc

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××分公司运作方案

第一部分：分公司的组织架构
第二部分：产品的购入及结算
第三部分：产品的销售程序
第四部分：退货管理
第五部分：财务管理
第六部分：人事管理
第七部分：销售管理
第八部分：管理人员考核方案

2011年6月1日
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××分公司运作方案

第一部分：分公司的组织架构
第二部分：产品的购入及结算
第三部分：产品的销售程序
第四部分：退货管理
第五部分：财务管理
第六部分：人事管理
第七部分：销售管理
第八部分：管理人员考核方案

2011年6月1日

第一部分：××分公司的组织架构

××分公司
销售部
销售内勤及财务部
经销部
直销部

二、组织架构及任务
总经理

××
××
××
××
××
××

猪场自用10吨/月
自己饲料店20吨/月
猪场自用20吨/月
直销猪场80吨/月
直销猪场120吨/月
饲料店50吨/月

其他猪场宣传动员，20吨/月
其他猪场的宣传动员工作，50吨/月
直销猪场60吨/月
配合汪朝阳工作
配合刘晓明和郑正达工作

一、 备 注：
1、 未来三年内，新招销售人员12人，今年计划招3人，参照公司大区经理待遇。
2、 财务部人员1人（出纳会计兼销售内勤），月销量达400吨时增加一人。
3、 底价人员（）价格，分公司按进货价加300/吨自提，本分公司不再发展底价结算人员。
4、 股东猪场自用料分公司按进货价加300元/吨自提（总公司可派人监管）。
二．岗位设置：
1、执行董事1人：负责指导并协助浙江分公司的运营。
2、总经理1人：负责分公司的运营。
3、副总1人：负责分公司销售以及财务监管。
4、市场总监1人：销售以及市场协助工作。
5、大区经理12人：3年内招聘12人，负责销售工作。
6、财务会计1人：负责会计、开票、发货及办公室日常等后勤工作。
7、内勤1人：负责开单等工作。

第二部分：产品的购入及结算
一、 产品的购入：
1、采购计划：
月底，浙江分公司根据各市场的销售计划，制定下月浙江分公司给总公司的生产计划（分品种）以便总公司安排生产计划。

总公司内勤
各市场销售计划
分公司总经理审批
分公司内勤汇总

2、订货计划：
根据客户的订货计划，浙江分公司销售内勤每天下午2点前填写一份采购申请总单，交至总公司内勤，浙江分公司财务根据采购申请单的数量安排款项汇入总公司财务账，总公司内勤按浙江分公司上报采购总单开具发货总单，再由浙江分公司内勤按各客户上报计划开具发货详单，交由运输部安排发货事宜。

分公司内勤开发货单详单发货
分公司财务安排款项
总公司内勤开具发货总单
分公司内勤填写采购申请单
客户订货计划

二、产品的结算：
1、结算方式：浙江分公司以款到发货的方式和总公司结算，特殊情况请示董事长批示。
2、结算价格：
（1）、产品成本核算表：总公司根据原料配方成本+（包装成本+生产成本+总公司管理费）
原料配方成本：以总公司月末会计账面价格为配方原材料的耗用价格。
（2）、每月27日根据原料价格变动情况对结算价格进行一次调整，如遇原料价格中途特殊变化时根据实际情况做调整。
（3）、结算时间：每月27日总公司编制货款结算对账单，交给浙江分公司核对，确认无误后签字交回总公司。

第三部分：产品的销售程序
一、销售程序：
财务确认收款（或审批）
销售内勤发货
销售内勤开票
填写客户订货计划
签价格确认表

二、收款销售
1、现金收款销售
客户购买公司产品，报销售内勤填写客户订货计划后，由销售内勤开具（××产品销售确认单），一式四联，财务收款后签字盖章，销售内勤发货。
2、转账收款销售
客户购买公司产品，报产品计划给销售内勤，销售内勤填写客户订货计划后，由销售内勤开具（××公司产品销售确认单），一式四联，财务确认货款到帐后签字盖章，销售内勤发货。
3、由总公司直接发货给客户
（1）、客户下订货计划，由分公司销售内勤填写客户订货计划，报总公司销售内勤，总公司安排生产计划，总公司销售内勤开具：1、给××分公司的（××公司产品销售确认总单），总公司确认收到货款（××分公司财务将货款汇入总公司账户，总公司确认收款后和××分公司财务核对）；
（2）、××分公司销售内勤按单个客户计划开具（××公司产品销售确认单），交由总公司仓库、运输部安排发货。
总公司财务和分公司财务核对
分公司安排发货
总公司销售内勤开总票
总公司财务确认收款（或审批）
填写客户订货计划
签订价格确认表

三、赊欠销售
原则上不允许客户进行赊欠销售，但确因某些原因需要欠款的，必须控制在规定额度内，经过审批程序后办理相关手续后方可发货。

第四部分：退货管理
一、退货流程
原则上杜绝客户退货，特殊情况确需要退货的，按下列原则处理：A、如在运输途中被雨淋湿的由司机承担经济损失，如为质量原因，公司承担经济损失。B、产品在保质期内无质量问题的退货，由经销商（用户）承担经济损失，如为质量问题，公司承担经济损失。C、产品在保质期外，由经销商（用户）承担经济损失。D、如因业务人员报错计划，造成退货的由业务人员承担返工费150元/吨。所有退货必须经过区域经理审查，总经理批准同意后，方可办理退货。办理退货时，销售内勤当场清点退货数量，填开“退货结算单”逐行逐个品种填写清楚。退回产品结算价格：A、按原销售底价结算；B、在低价基础上，再扣除公司退货损失（包括往返运输费、回机加工费、包装费用等），具体扣减金额由总经理确定；C、根据审批后的“退货结算单”的数量扣除该客户和业务人员销量。
扣除客户及业务人员销量
出纳反复审核无误后，抵客户欠款或货款
总经理审批，确定退货扣款金额
财务计算结算价格
销售内勤办理退货手续，填写退货结算单
客户退货
业务人员或区域经理短信请示总经理同意

二、客户退货结算
客户办理退货手续签批结束后，客户（或业务人员）在退货结算单上签名，再传收款出纳。同时，在退货结算单上注明“抵货款” 或“还欠款” 字样。若还欠款，由出纳开收款收据给客户。
三、退货返回给总公司
1、退货数量确认：凭分公司开具的退货单，退回总公司，总公司销售内勤和分公司销售内勤核对退回数量。
2、退货损失分配
（1）、在保质期内退货，浙江分公司承担100元/吨的返工费；
（2）、在保质期外退回，总公司和浙江分公司各承担50%的损失。

第五部分：财务管理
一、资金管理
1、货款作业流程：
（1）、客户货款直接汇入浙江分公司的账户，现金销售时交出纳会计存入分公司账户。
（2）、所有业务人员必须3天以内汇入浙江分公司账户。
2、现金管理
3、资金支出审批流程
（1）、支出原则：所有款项支出必须要有相关文件、签呈等，经审批后方可支出。
（2）、货款支出：由销售内勤填写“采购申请单”，出纳会计根据采购申请单的数量，按浙江分公司的成本核算价格计算货款金额，填写“请款单”，由总经理审批后汇入总公司账户。
（3）、费用支出：报销人员填写“费用报销单”，附上发票或单据，交部门主管签字（无部门主管的则省除），由销售内勤复核签字，交财务主管（或副总经理）签字，总经理签字，签字后总经理现场陪同出纳会计通过网上银行给各报销人付款。
报销人员填写报销单
部门主管签字
销售内勤复核
财务主管签字
总经理签字
出纳会计付款

二、费用开支
1、物料、办公用品、表报票据
凡公司共用的物料、办公用品，如材料纸、信封、员工生日礼物等，由分公司财务部统一购买、印刷或在总公司领取。
A、购买或印刷
公司所需的办公用品等由财务部申报用量计划交由总经理审核，由财务部统一购买或统一申请到总公司领取。
B、入库
物料、办公用品统一由财务部进账管理，入库时由销售内勤凭已签字的发票做物品入库单一式三联，留一、第二联做“物品入出库表”附件，第三联同发票由经手人拿到财务部报销。
C、领用
销售内勤凭部门经理的便条在开“物品入出库表”上登记，签字后领取，月末，财务部依据“物品入出库表”做汇总表，交总经理批准。
2、费用开支及借支程序
（1）、员工借支：
员工填写借支单→部门主管→总经理→出纳支付
（2）、费用报销（运输费等）
运输费用凭“运输费用结算单及运输费用统计表”由销售内勤填单报销；
（3）、推广费、赠料（赠品）的结算和支付
A、当场回扣：内勤根据当场优惠标准填制结算单→总经理→出纳会计→客户签字冲抵货款
B、赠料结算：销售内勤根据赠料销售单填制结算单→财务主管→总经理→销售内勤→给客户发放赠料
C、赠品结算：销售内勤根据产品“赠送登记表”填制费用结算单→财务主管→总经理→出纳会计做费用出账报销
（4）、客户奖励支付：
业务人员（或销售内勤）根据客户的销售量及奖励标准填制费用结算单→财务主管→总经理→出纳会计→奖励冲抵客户货款或欠款、压单款。
3、节日费用、生日礼物、礼品费用管理办法参照公司总部制度；
4、交际费用管理办法（参照总部管理制度）
三、报销管理
1、费用报销的范围：
A、每年中秋和春节的客户礼品补贴由由分公司按前三个月的平均销量发放，标准为40元/吨，由分公司统一组织。
B、浙江分公司的客户来总公司参观考察的交通费用由分公司承担。
C、各销售人员的销售费用参照总部费用管理制度
2、费用报销的审批程序：
（1）、总经理以外人员报销，由行销会计（销售内勤）复核，经财务主管（总经理）签字，交总经理审批后由报销人员到出纳会计报销。
（2）、总经理报销，由行销会计（销售内勤）复核，经总经理（财务主管）签字，财务部出纳会计按照“浙江分公司管理人员的考核办法”报销。
3、全员配合、完善程序、严肃纪律：
（1）、任何需要报销各项费用的人员不得弄虚作假，必须严格按照公司的各项规定按程序报销各项费用。
（2）、不得使用假发票、假收据、假单据，不得擅自涂改或篡改单据，如发现有营私舞弊、骗取钱财等行为的，一律不予报销。
（3）、原则上，住宿费、会议费、礼品、汽车费、零担货运等必须凭发票报销。凡白条单，必须另附报告加以说明。
（4）、业务人员不得借故在交货款时直接扣除客户代付的费用，而在报销时领取现金。按公司规定，只能由公司直接冲减相应的货款。
（5）、任何单据报销的有效时限不得超过30天，否则必须另附报告加以说明。
（6）、春节等所有节假日放假期间的用车，费用一律自理。
4、管理人员费用报销规定：
浙江分公司管理人员的费用报销标准以董事长签发的“××分公司管理人员的考核办法” 执行。
四、货款结算管理
为保障公司货款（和“欠款单”）的安全和完整，避免货款结算回收过程中出现的各种漏洞，杜绝货款各种形式和各种渠道的流失，现制订如下制度，敬请遵照执行：
1、货款结算总则：
（1）、货款结算以公司的电脑发票单为准，必须全额收回。
（2）、提成、回扣、自提的运费、赠送料等情况一概不得随意冲减货款。
（3）、对于虚开价格差额，也不得直接冲减货款。
（4）、财务部开具电脑发货单时，赠送料也必须按实际价格开单。金额不得为零。
（5）、货款结算的依据和期限。
（6）、超期货款（呆账）的处理程序。
（7）、坏账货款的处理程序。
2、结算的方式方法：
（1）、公司规定：所有具有一定规模的客户必须直接与公司结算，业务人员不得向客户收取大额现金。否则出现货款安全问题，一切责任由业务人员自负。
（2）、凡业务人员收取客户货款，必须当天汇入公司账号。
（3）、财务部必须每天到银行查实到账资金，并于最迟第二天下班前开出收款收据并冲账。
3、关于回扣的财务处理程序和有关规定：
（1）、客户或业务人员在向财务部交纳货款时，必须全额交足货款。如果没有交足全额货款，而是直接扣除了给客户的回扣时，必须同时填写实际费用报销单，注明是给谁的回扣、给多少等详细情况，交行销会计（销售内勤）复核，销售内勤根据“备案本”或签呈审核签名，交财务主管、总经理签字后，交财务部出纳会计办理冲减货款的手续。费用报销单可以由收款人问清楚情况后代写。
（2）、冲减货款的程序是：由财务部出纳会计根据此单回扣的金额再开具一张收款收据，将此单回扣的费用报销单附于后面，冲减货款。
（3）、财务部出纳会计在收到业务人员或客户的现金货款后，必须立即开具收据给业务人员或客户，注明应收金额和实收金额。
（4）、客户交际费（回扣）的报销程序：该客户货款确认收取后，业务人员（或销售内勤）根据客户销量及备案填写报销单，按费用报销程序审批。
4、关于虚开价格的财务处理程序和有关规定：
（1）、客户或业务人员在向财务部交纳货款时，没有交足全额货款，直接扣除了虚开价格的部分时，业务人员（或销售内勤）必须同时填写费用报销单，注明差额的原因和详细情况，交财务出纳会计。财务出纳会计根据“备案本”审核签名，办理冲减货款的手续。费用报销单可由收款人问清情况后代写。
（2）、冲减货款的程序是：由财务部出纳会计根据此张报销单的金额再开具一张收款收据，将此张费用报销单附于后面，冲减货款。
（3）、如果业务人员没有及时办理虚开费用报销单冲账，而是一直拖延到发工资或奖金的日期时，则在发工资时，在该业务员的工资或奖金表中扣除。
5、关于运输费的财务处理程序和有关规定：
（1）、运输事务原则上由分公司自己负责，总部运输部配合。运输价格和费用的审批权限在总经理。
（2）、客户（或业务人员）在向财务部交纳货款时，如果是用户自己上门提货而且直接从货款中扣除了运费时，必须同时由业务员（或销售内勤）填写运费报销单，注明数量和每吨的价格、交财务部即可。财务部出纳会计根据“备案本”审核签名，经总经理签名批准，交财务部出纳会计办理冲减货款的手续。费用报销单可以由收款人问清情况后代写。
（3）、冲减货款的程序是：由财务部出纳会计根据此单运费的金额再开具一张收款收据，将此单运费的报销单附于后面，冲减货款。
（4）、如果业务人员没有及时办理运费的报销单冲账，而是一直拖延到发工资或奖金的日期时，则在发工资或奖金时，在该业务员的工资或奖金表中扣除运费。
6、欠款单管理和货款结算以及呆账坏账的认定：
（1）、公司规定：当货物到达客户处后。业务人员必须于当天到达客户处办理“欠款单”的签收。“欠款单”必须是客户法人或责任人或老板本人签署，委托其他人代签的，必须让其同时签署一份“委托书”（公司有标准委托书）。
（2）、“欠款单”必须当天交回公司财务部或者直管领导，不得延误。全部“欠款单”由分公司财务部负责保管。
(3)、远途业务区域的“欠款单”签署后，不能当天交回公司的，必须于24小时内传真会公司财务部。并于最迟不得超过一个月的时间内返回公司交给财务部。
（4）与客户结算货款时，需凭客户签署的“欠款单”进行结算，任何业务人员在携带“欠款单”并收款时，保留时间不得超过三天。
（5）、远途业务区域的结算，不凭“欠款单”结算，而由业务人员凭加盖公章的收据向客户收款，并在最迟不得超过一个月的时间内，将“欠款单”交还客户。
（6）、呆账的认定办法：
凡超过四个月的货款，一律按呆账处理。
（7）、坏账的认定办法：
凡超过12个月的货款，反复追踪无效的，经公司审查确认，需要诉诸法律的，一律按坏账处理。一经公司确认为坏账的，立即在该业务员的工资或提成中将此货款全部扣除。并于法院结案后，根据实际损失的情况和所应承担的责任的比例决定处理方案。
7、关于其他费用的财务处理程序和有关规定：
（1）、业务人员在向财务交纳货款时，除以上情况外，只要没有交足全额货款的任何情况，就必须立即办理书面报告部门经理，上报公司经理审批，通过后，才可以办理有关的冲减货款手续。
（2）、除以上情况外，公司原则上不再批准任何其他形式的冲账手续。
五、呆坏账基金管理
每月提成预留10％作呆坏账基金，在业务员离开公司4个月并彻底清理完客户账款后发放。
六、销售提成管理
1、提成标准：按照业务人员考核方案执行
2、提成结算标准：以当月（27日至26日）回款销量计算结算销量。
3、提成结算时间：下月月底结算上月提成。

第六部分：人事管理
一、新入职员工的入职程序：
（一）、入职手续：
1、填写公司员工招聘登记表。
2、填写员工工作承诺书。
3、填写员工担保书。
4、收取一寸近照两张。
5、收取近照（半年内）之县级人民医院身体检查证明（或健康证），有肝病和重大疾病者不予考虑。
6、审查各类证照、证件之原件，鉴定并查证真伪。身份证和户口簿必须审查原件。
7、收取毕业证和职称证（会计证）原件并开具收据。证照原件放银行保险柜保管。
8、收取身份证、户口簿、毕业证、职称证（会计证）、学位证复印件存档。
9、向新员工交代和描述公司作息时间和劳动纪律。
10、向新员工交代和描述其岗位工作、工作內容和岗位規章制度（包括其上下級人員）。
11、交给公司总经理进行入厂教育。
12、完成以上程序后，将新人交给相应部门的负责人并要求其开始为其计考勤；同时书面通知财务负责人新人的情况。
13．、颁发“新员工入厂岗位欢迎辞”。
14、销售等对外岗位报公司总经理批准，印刷名片一盒。
15、办理各阶段之考评、晋升、社保、保险等手续。

（二）、入职培训：
1、企业文化培训
2、岗位职责培训
3、工作技能培训

（三）、试用及转正

二、薪酬
1、管理人员：按董事长签发的“分公司管理人员的考核办法”执行。
2、办公室人员：出纳会计：1 人：按照3000元包干。
3、业务人员：按“业务人员考核方案”执行。
4、技术服务部人员：按“技术服务人员考核方案”执行。
三、考核
1、考勤机制
（1）作息时间：
A、办公室：上午：8:00—-12:00 下午13:30—17:30
周六周日轮流休息。
B、销售人员：每月4日-27日出差，28日至29日在分公司开营销检讨会，30日至3 日休息。每月上班时间24天，汇报总结会2 天，休息4 天。
2、激励机制
（1）、短期激励
（2）、长期激励
（3）、晋升机制

四、福利
五、辞职、辞退程序
六、岗位说明：
a)、总经理岗位说明书
b)、副总经理岗位说明书
c)、出纳会计岗位说明书
d)、销售内勤岗位说明书

第七部分：销售管理
一、营销管理制度
浙江分公司营销管理制度
为规范公司的营销管理，完善公司的管理制度，提升业务人员的工作积极性，及公司的整体战斗力，达成公司的经营目标，特制定如下管理制度：
（一）、出差管理
1、出差前必须做好相关的准备工作，其中包括：
1-1、明确下月的工作重点及工作计划。
1-2.、准备名片、样品、资料及相关行销过程表单。
1-3、其他临时安排的事项。
2、出差的过程管理：
2-1、必须遵守国家法律法规及公司的相关规章制度。
2-2、尽职尽责，努力主动完成本职工作。
2-3、每月月底必须填写行销月度工作报告（表8），并带回公司。
2-4、出差期间，必须认真填写猪场客户档案表（表2），回公司上交公司存档。
2-5、出差期间，必须认真填写规模猪场调查表（表3），回公司上交公司存档。
2-6、出差期间，必须认真填写经销商调查表（表5），回公司上交公司存档。
2-7、新客户开发必须认真填写新客户开发、追踪表（表4）。
2-8、出差期间，必须认真填写（市场调查表），回公司上交公司存档。
2-9、出差期间，必须填写（重点竞争对手营销策略表），回公司上交公司存档
2-10、出差期间，手机在每天8：00-22：00必须保持畅通,如未通者或有客户打电话回公司投诉者罚款50元/次,若连续出现三次者扣除当月一半旅差费。
2-11、 被经销商投诉3次以上,调离分管市场或者辞退。(经销商无理取闹除外)。
（二）、会议管理
1、业务人员每月的28日-30日回公司开营销检讨会。
2、营销检讨会的内容：
2-1、汇报上月的工作情况，包括：销量、新客户数、竞争对手的情况、市场状态、升跌量的原因分析、存在的问题及解决办法等。
2-2、下月的工作计划，包括：工作重点、分月度销售目标、新客户开发目标、及公司的支持。
2-3、相关的技能培训。
3、会议期间不得请假、迟到、早退。
4、所有行销人员必须认真参与，并作好纪要。
（三）、客户管理
a)、行销员必须每月拜访一次所有的一、二级客户，并作好拜访记录。
b)、营销员必须为所有的一级客户及主要的二级客户建立档案。

（四）、货款管理
c)、必须严格执行公司财务的货款管理制度（款到发货）。
d)、新开发客户给以货款周期必须报告分公司总经理，经批准后方可放账。
e)、货款的周转期限必须控制在签订时间内。如账款逾期未能收回，从逾期日开始，每天按货款的万分之五扣除业务人员的费用和奖励，知道扣完为止。
f)、业务人员必须对货款全面负责，如非质量原因造成的货款流失，业务员全额承担。
二、××分公司业务人员考核方案
为调动业务人员的积极性，积极有效的管理、激励、考核的落到实处以及考核的公平性，努力完成总部的目标任务，经公司研究决定，制定以下考核方案。
（一）、总考核内容
1、销量计算方式：
（1）、实际吨：实际出货、回款吨数。
（2）、实际吨：102人工乳、4011银太子、油粉、预混料为1个实际吨。
（3）、快大素、止痢素、速补键等产品差价由业务员自己领取（先款后货）。
2、奖金结算：每月奖金结算预留10%（其中5%为呆坏账基金，一直留在公司账户上，待离职4个月且全部账款清理干净后发放，不计利息。另5%为账款风险金，在每年年末客户该年度的欠款全部回收后，在次年1月发放风险金预留）。
（二）具体考核内容
见考核方案
（三）、货款考核：
1、必须严格执行公司财务的货款管理制度（附财务管理制度）
1-1、停止合作3个月货款还未回收的账款为呆账，
1-2、停止合作6个月货款还未回收的账款为死账，
1-3、死账货款直接在业务人员提成预留中全额扣除。
2、新开发客户给以货款周转必须报告办事处经理，经批准后方可放账。
3、业务人员必须对货款全面负责，如非质量原因造成的货款流失，全额有业务员承担。
（四）、此方案从2011年3月1日起试行。

××分公司
2011年06月01日

第八部分：管理人员考核方案
一、××分公司总经理管理及考核方案
1、岗位职责
（1）、依照集团的经营战略方针及履行子公司董事会、执行董事授予的职权和职责，并承担其考核任务，拟定并执行子公司的经营计划和费用预算，确保考核利润任务的完成。
（2）、执行集团统一制定的营销政策，力求在方法和手段上创新。
（3）维护与改善浙江分公司的外部形象与内部工作气氛，弘扬艾立企业精神与文化。
（4）、对责任区域市场进行监控，捕捉机会，规避风险。
（5）、深化与客户的联系，不断开发与精心维护，防止客户资源流失。
（6）、吸引、培养与举荐优秀人才，强化员工队伍职业化建设。
（7）、必须领导、帮助、约束与激励相关员工，并强化销售、顾客服务、客户资源、计划制定、现金流量、费用预算与控制、人力资源等各项工作。
（8）、严格控制公司资产流失、确保资产保值、增值。
2、薪酬制定：总经理：12000元/月
（1）费用控制：车补按照行驶公里数油路费凭票据实报，每公里不超过1.2元，住宿费不超过130元（每月26天计），招待费6000元以内凭票报销。电话费600以内实报（凭有效发票）

签发人：
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××分公司运作方案

第一部分：分公司的组织架构
第二部分：产品的购入及结算
第三部分：产品的销售程序
第四部分：退货管理
第五部分：财务管理
第六部分：人事管理
第七部分：销售管理
第八部分：管理人员考核方案

2011年6月1日
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