采购业务流程-内控与风险管理.doc

举例：
采购业务内控与风险管理流程
公司采购
领导小组
公司领导
业务主管部门
财务部门
相关部门
3
07.采购方式审批

1
12.采购合同审批
审批
12-13
13.签订采购合同
10
03.需求计划审批

14.按照合同约定验收物资，办理入库手续
15.采购合同结算申请
14
09.确定供应商
10.编制采购合同
9
11.采购合同审查、会签
08.非招标采购

08.招标
采购

4-8
06.提出采购方式建议
2
05.需上级批复的，履行报批手续
02.部门负责人审核
01.提出需求计划

16.采购业务财务结算

15
04预算管理

11

附件一：采购业务流程对应的重要风险点位注释：
1.采购需求计划未经有效审批；
2.应该向上级报批的采购项目未履行报批手续；
3.采购方式未经有效审批；
4.工程建设项目达到法定的招标条件,应招标而未招标；或以化整为零、议标等方式规避招标；
5.招标文件内容违反法律法规的强制性规定；
6.委托不具备相应资质的招标代理机构进行招标或与其约定的权利义务不明确；
7.招标程序不合规；
8.泄露标底或透漏可能影响公平竞争的其他信息；
9.选择了不合格的供应商和不合规的采购方式，导致企业损失；
10.未签订有效采购合同；未按照招投标文件订立合同或订立背离合同实质性内容的协议；
11.（采购业务自动化系统情况下）未经有效授权对采购业务进行处理或者修改采购订单；对供应商主数据更新不及时或修改错误；（关键控制：由独立于供应商主数据维护的人员对新增/修改信息的正确性进行复核性检查，并签字确认。）
12.采购物资没有经过有效的验收；
13.收货记录不完整、不准确；
14.采购合同结算未经有效审批;采购核算会计记录不正确；
15.采购项目预算不准确；
16.……附件二：采购业务流程内控与风险管理实施
控制目标
组织保障
流程过程中的信息沟通
控制管理思想
制度支持
监督检查
1、防范采购业务控制不当，可能导致所采购物资及价格偏离目标要求，或者出现舞弊和差错造成的经营风险，确保采购业务按规定程序和适当授权进行。
2、防范采购业务会计核算多记、错记、漏记采购成本和应付账款等，可能导致的财务风险，确保采购和付款核算规范、准确，帐实相符。
3、防范采购业务违反有关法规（如合同法等），受到行政处罚或法律制裁的合规性风险，确保采购和付款业务、招标、合同等符合国家有关法律法规。
1、一般项目由商务部门牵头负责；
2、重大项目成立项目领导小组；
3、项目全过程中，计划、商务、财务等部门的紧密衔接与配合。
1、采购计划编制中的配合与协调；
2、采购计划与预算的沟通协调；
3、商务谈判中涉及与原采购计划发生的重大变更情况的沟通；
4、商务、财务部门就付款事项进行的相关沟通。
1、以风险为导向；
2、各环节控制由业务管理部门实施自主管理。
1、采购管理办法；
2、合同管理办法；
3、商务谈判组织管理制度；
4、招投标管理办法；
5、招投标工作监督办法；
6、财务管理办法；
7、资金管理办法；
8、财务事项审批办法；
9、预算管理办法；
10、……
1、采购项目后评估；
2、采购项目阶段性审计和综合审计；
3、采购管理程序执行情况的测试检查；
4、监督整改和规范。
内控与风险管理职能部门：负责采购业务内控与风险管理流程执行情况的监督，实施内控审计和效能监察，开展风险管理效果评估，组织讨论提出改进风险管理的措施。
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责