人工智能技术在城建档案管理中的可能应用场景及推进策略_孙琳.pdf

68档案与建设ARCHIVES&CONSTRUCTION2023 年 第 7 期人工智能技术在城建档案管理中的可能应用场景及推进策略孙 琳1 陈 着2 刘谨铭3（1.镇江市城乡建设档案馆，江苏镇江，212002；2.盐城市城市建设档案馆，江苏盐城，224002；3.上海民桥精密科学仪器有限公司，上海，200333）摘 要：人工智能技术自主性、交互性、自我优化和并行处理等特点能够满足城建档案管理现代化要求，文章首先基于城建档案特点，指出人工智能技术应用在城建档案管理工作中具有可行性；其次指出，档案智能检索与利用、档案开放鉴定、档案智慧服务、档案分类整理和档案安全保护是其中可能的应用场景；最后提出，城建档案部门应当推进数字转型、制度建设和人才培养，以期为新时代城建档案管理提供思路和参考。关键词：城建档案；档案管理；人工智能技术新时代城建档案的种类和数量呈现出日益增长的趋势，传统的档案管理方式已无法满足现今繁杂庞大的城建档案的管理要求，城建档案管理工作面临新的挑战。目前，我国许多城市正在探索城建档案管理新的方式和可能性，如将人工智能技术引入城建档案管理。在理论研究方面，已有学者对城建档案中人工智能的应用进行了探讨，但多为宏观层面的分析，未很好地结合城建档案的特征，对具体的城建档案管理工作指导性有限。因此，文章结合当今人工智能技术的发展情况，在指明城建档案特点以及人工智能技术应用的可行性基础上，提出人工智能技术在城建档案管理中的可能应用场景，最后提出未来人工智能技术在城建档案管理中应用的推进策略，以期为新时代城建档案管理提供思路和参考。一、基于城建档案特点的人工智能技术应用可行性人工智能（Artificial Intelligence，简称“AI”）是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及其应用系统的一门新的技术学科。1956年，人工智能第一次作为一门学科由“人工智能之父”John McCathy于美国达特茅斯达大学召开的会议上提出，其后的近70年里，人工智能发展迅速，至今仍是高端技术的焦点，甚至被诸多国家列入国家发展战略。人工智能技术不断创新，为档案管理带来了新的机遇，契合城建档案自身的特性及管理需求。第一，城建档案具有综合性。城市建设是一项综合且复杂的系统工程，城市的规划、建设和管理等工作之间存在着千丝万缕的联系，这就决定了城建档案内容的广泛性和类型的多样性。第二，城建档案具有成套性。城建档案记录着城建项目立项、规划、准备、施工和竣工验收等全过程，是一个相对独立又紧密联系的有机整体，反映了城市建设的整个过程，具有较强的成套性。第三，城建档案具有动态性。城市建设和发展处于一个动态变化的过程中，城建档案工作必须能够跟上城市建设的步伐，进行必要的动态跟踪管理，对原存档案进行及时补充、更新，使城建档案能够全面、准确地反映出城市建设的实际情况，以满足城市管理、维护等各方面的工作要求。在现代化城市建设进程中，参与城市建设的各部门、各管理系统之间联系更加紧密，对城建档案管理的工作量及数据的准确度提出了更高的要求，而城建档案保持完整成套的特性，要求档案部门能够及时对接城市建设项目的各相关方，紧密跟随各项工程的进度变化，全面准确地把牢工程建设各环节的文档工作，并且充分发挥城建档案的参考、凭证、资政等服务价值。这种现实变化客观上对能够高效处理各相关部门间的数据对接、文件归档、档案形成与管理，特别是内容层面甚至语义层面的档案利用692023 年 第 7 期业务研讨服务提出了需求，但城建档案部门出于体制机制、人力物力等方面的限制，很难真正实现这些要求。而人工智能旨在了解“智能”的本质，生产出能以与人类智能相似的方式反应的智能机器，该领域的研究包括机器人、语音识别、图像识别、自然语言处理等，其关键技术主要体现在计算机视觉、机器学习、深度学习、自然语言处理技术、脑机接口技术、知识图谱、人机交互、自主无人系统技术等，目前在社会方方面面已有着广泛的应用。2022年11月，ChatGPT作为AI界的新贵火速“出圈”，迅速席卷互联网，更是将人工智能技术带到了新的高度。这些人工智能技术如果能够在城建档案管理工作中加以应用，将为解决城建档案管理现代化要求与城建档案管理部门资源不足的矛盾提供路径。二、人工智能技术在城建档案管理中的可能应用场景1.档案智能检索与利用大数据时代，城建档案来源广、数量大1，对城建档案进行精确检索是将其充分应用于城市建设和管理的基础。在传统城建档案管理中，档案搜索主要依靠人工完成，但面对大数据时代海量的档案资源，人工搜索的方式必定要耗费大量的人力、精力和时间。在这种情况下，人工智能技术中的自然语言处理技术为之带来了解决方法。城建档案管理依托人工智能强大的自然语言处理能力，可以实现某一档案内容或主题的智能化检索，为城建档案的开放和利用提供基础。如济南市高新区城建档案馆便部署了“智慧一体化平台”、无人库房、智能交互引导虚拟机器人和国内数量屈指可数的智能取档与归档机器人，这些智能化技术及手段，实现了城建档案接收、存储、保管、利用等环节的信息化管理。2.档案开放鉴定档案鉴定是档案管理的重中之重，也是较为消耗人力、精力的一项工作。早在1993年，我国就有相关学者提出建立一个档案鉴定专家系统的设想，该系统依据文书档案保管期限表开发，用Turbo Prolog人工智能程序设计语言编写，具有较强的推理分析能力、人机对话能力和自身行为的解释能力2，以计算机辅助档案价值鉴定代替完全的人工鉴定，为档案价值智能鉴定提供了新的思路。城建档案涉及的专业广泛，包括土建、安装、园林绿化、装饰、装修、给排水等多个领域，极具专业性，因此其鉴定难度较大，需要相关领域的专家参与或辅助。而人工智能中的专家系统是一个智能计算机程序系统，利用人工智能和计算机技术，结合系统中的知识经验推理判断，模拟人类专家决策复杂问题，能够为城建档案开放鉴定提供强大的支持。3.档案智慧服务城市的发展、完善、扩展等需要城建档案及时、准确、全面、完整地反映城市建设的真实状态，以满足城市规划、建设、维护和管理的需要。在城市快速发展和信息海量增加的今天，对于城建档案提供利用也提出了新的更高的要求。需要结合利用者的需求，深入了解与跟踪利用者的利用偏好，做好调查研究，为城市建设提供精准完整的城建档案资源。如大连市住房城乡建设事务服务中心和大连市城信所，在数据整合和流程整合基础上，结合知识图谱、BIM、CIM等构建了城建档案大数据系列可视化分析模型和应用系统，在城市功能分区分析、建筑物抗震性能排查、灾后救助分析、城市空间开发强度以及重点公共设施可达性等场景进行探索挖掘，并以二三维一体化、图档一体化方式直观展现成果，提供辅助决策支持。34.档案分类整理城建档案涉及的档案数量繁多，且多以非结构化形式存在，需要进行分类、标引才能有效管理和利用。此外，城建档案涉及社会生活的方方面面，具有一定的复杂性，较为考验档案专业人员的专业能力。而利用人工智能技术，可以大大提高分类和标注的准确度和效率。如，ChatGPT具有自然语言处理和自监督学习能力，可以将其训练成一个文本分类器，对大量档案文本进行处理和分析，提取文本的关键信息和语义特征，实现城建档案按时期、地域、主题等不同维度的分类。4此外，城建档案涉及内容广泛，分类体系复杂，其分类需要依据信息资源中提取到的细节性信息，形成层次化结构管理模式，依据所划分的层次，开展智能化分类。5通过人工智能技术的ocR文字识别技术等文字处理技术对其进行智能分类，能够辅助城建档案分类体系的梳理与建立，使分类更加科学。5.档案安全保护传统的档案管理主要采用人工的方式，一定程度上就有资源损耗、信息安全等隐患，而城建档案具有较强的专业性，从城建档案产生、传输到管理、利用等整个过程涉及人员较多、流程复杂，其安全问题备受瞩目。通过人工智能技术，能够实现城建档案智能化管理和监控，通过搭建智能化管理平台，依靠人脸识别、虹膜识别、指纹识别等生物特征识别技术，以及智能防火墙系统等，能够实现城建档案管理的权限70档案与建设ARCHIVES&CONSTRUCTION2023 年 第 7 期控制、风险监控、安全预警、入侵拦截等，有效维护和保证城建档案信息的安全。生物特征识别技术、智能防火墙等相关人工智能技术在档案管理领域已有广泛的应用，为城建档案的安全搭建起了一道坚实的防护墙。三、人工智能技术在城建档案管理中应用的推进策略1.推进数字化转型工作，夯实城建档案资源基础通过分析人工智能技术在城建档案管理中应用的可行性和可能应用场景可以发现，数字化场景是其重要基础。这要求城建档案部门进一步推动城建档案的增量电子化、存量数字化和整体系统化。第一，因为城建档案的形成主体来源广泛，从监管层面涉及自然资源、住建等一系列主管单位，从工程运营层面又涉及建设、监理以及其他参建单位，传统纸质形式的档案流转一方面难以保证档案完整性，另一方面也不利于人工智能技术的集中应用。因此，需要通过推进电子文件与电子档案管理系统建设，完善各方面系统衔接，加速城建档案增量电子化进程。第二，传统意义上的城建档案载体形式多样、表现形态复杂、管理要求较高。推动存量城建档案数字化，可以降低对于人工智能技术的应用要求，拓展应用领域，并且极大程度提升城建档案的安全保护程度。第三，无论是城建档案智慧服务，还是当前爆火的以ChatGPT为代表的大语言模型，其归根结底在于大量高质量的、成体系化的语料投入。人工智能技术在城建档案管理工作中作用的高效发挥，同样离不开将系统化、体系化的城建档案资源用于人工智能模型训练。这就要求城建档案部门在增量电子化、存量数字化的基础上，进一步归集整合城建档案资源，为人工智能技术的应用奠定系统化的资源基础。2.推进体系化制度建设，确保城建档案总体安全人工智能技术的应用是大势所趋，但是不同于其他领域，也不同于其他种类的档案资源，城建档案记录了我国城市建设的全过程、全状态，从总体国家安全观的角度而言，其中所记载的相关原始记录在某种程度上具有战略性意义。例如2021年滴滴出行赴美上市被紧急叫停的重要原因之一便是其拥有海量的我国道路信息。因此，必须把牢城建档案资源的内容安全。但人工智能技术在城建档案管理工作中的应用场景和应用基础决定了城建档案资源的内容无法被技术所回避，也很难避免技术所有公司的接触。所以，城建档案部门应当以体系化的制度安排来回避这些风险。一方面，明确人工智能技术公司的选择标准和安全要求。人工智能技术的尖端性和更替性决定了城建档案部门无法自行加以研发，只能以合作引入的形式加以应用，这便需要严格合作公司的筛选标准，从来源降低安全风险。另一方面，加强人工智能技术使用过程安全管控制度建设。从人工智能的“智慧”培养到人工智能技术在城建档案管理各环节中的应用，都有着各种潜在的安全风险，城建档案部门必须严抓每一工作节点的安全把控，以制度化形式加以明确，确保城建档案资源内容总体安全。3.着力综合化人才培养，提高城建档案治理效能人工智能与档案管理属于两个相差较远的学科，而城建档案管理工作不同于一般的文书档案管理，它对档案工作者的城市建设相关知识储备提出了要求。在此前提下，同时具备人工智能技术、档案管理知识、城市建设知识的人才更是少之又少，而人工智能技术在城建档案管理中的应用需要这几个领域的高度融合交汇。因此，应加强协同，开展跨专业合作，促进多方面人员的交流沟通。6比如，可建设技术交流服务中心等专业化平台，使得相关人才可以利用该平台来进行相应的技术交流，促进人工智能技术与档案管理工作同步展开，保持二者的同步性与协调性。实现管理结构、应用层次的优化，给档案管理中的智能搜索、分类等流程提供更大的技术可能性。在未来的人工智能技术应用和发展过程中，应以专业场景的应用和技术调整作为支撑，不断增强人工智能与城建档案管理的高度融合，开创城建档案管理新模式。注释与参考文献1关于 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