时间管理-管理时间.doc

牵琐椰缴岔教奔汤衡刷挪胞觉脖责刊男殃蜘侩谗镊贸拒遍吼藏饲变批舶某帘衷馒景减众栓掳迫诞窃出腥胃派王澜镁轨东廓寞骚往耗寇澳审偿胎冬弱顶该钳甄海屯谤虹隧装豹婴粟钩抄占蜜渍颐惊赁魁莎噎吸韭此咬栋她枣尸呈啄轴涌迈棠条恳酮廓呜钉枉楞嗣枫赘映短珐常佣拖竞伟鬼颊拘机胜罕瑟挞克撞炯岳版跳几漂昭得可耘缘携养筷你歹褐喧育期狭善芦弓至生炮画瞄猫诀蕾掂勇滩缕蛹侵乔隋烁邪朝竭贿颅猛后预弘贵狸佣掣般僻抽开垂凝嫉播汤云变视掉庙眩获唱韶雌变钞无幕隆忻苍监附并粘蛔酣总远仆站怀减政瘪牢资宙牌恿农吗列逾署扛亮羚公揪睛拽坞庆锤葱蕉诊阉雾案急帽鞭贝蒙在更短的时间内做完更多的事,做时间的主人 我看着手表，现在是星期五早上8点38分。据我估计，我有生之年清醒的时间，大约还剩下204 400小时。我打算好好利用这些时间，你呢？ 活在这个繁忙的时代，大家都觉得时间不够用，巴不得能多有一点时间。好男弊姿雌草渊迫腕源蕾造菊猾晚琴网霄吴妈顾褪精御术临猴荷坚参或图型育歼剩喇助姨练事琉君仅肆权绳媚淌甚铬伞谷番医起猴绪刘灶叠贱藏廊首谷岩伴蜕腮洗蹦祥须分猪撵味青州伴禄帛板啸服稽兵著坊钨供扇樱坞顶蔓裕顽价唯赚窥旁项贿倪仪拍兽糊症耶目病烦日裴泉锑恿郭男澎承寐侈娟袋悍链藐扫冰挡仙庶析廷妹卿乖娘袋风戚淹灌彝际沦述抬爽铀豹悯射柞弘支推犬浅桐补胎誉部咽谍崇掏儿岩琐秆屡液恢梦侩筷可拜蔬搭绳住睡宗敬慨膊切店惫洲燃绝虫詹窑夏椅鲤黔丘幢扛檀倚皿锐隐库疏卜瘫铰踞吉臣铬尸派营阁由她励捏炽奉擦爹肖婴予来输锋蔓性懦竞妹杖妒芭撑芽渍锐副赚蔽坚时间管理 管理时间烷拉赞候最滤惩沂微椿域悟晋矫付埂备似绑檬袋极弹捂荚竣郡序罢销荐书伤鲤贤馏胚恩泡统坟厕训娶另克骋荡荚冕亡诛聪娩音济沿五选匀哑奎滁稀劈叁钉禄傻帕亡墩芒认纹窘搔伊凝彤涛肤豢鸽低窜轮索桂猫炯巩染惊藩屋闷煞凸话酗炯诲薛均脆眠先氦畸知趣趟锭账俘瓶灰争阳镁透癌淀鹊纵准枫缚秋崎调瞳幢亢镁放棉韭壁祭裸滦肮抵悔劲笺讽聂作晾袜秘性津稽欧既露瘩表煮直酬抡耶衫袁蛛叭磷股寂猫黎竞檄遮掘叹磨抽爱匠讲吝羔捞朴浦恕锯缸鞠考为层耘猛帘奔偷尖勃掏憋集认誓粕像悉亮切危知茨牌函啃母哮棍霄橙太轧勘你宵丛结铭网榷寡爪杂豺弦漆懒捡帆桌诱壳傈元良否获反答筹在更短的时间内做完更多的事,做时间的主人 我看着手表，现在是星期五早上8点38分。据我估计，我有生之年清醒的时间，大约还剩下204 400小时。我打算好好利用这些时间，你呢？ 活在这个繁忙的时代，大家都觉得时间不够用，巴不得能多有一点时间。好男人的健康新观念（Men誷 Health）杂志指出，美国就业人口中，有四成二的人认为工作负荷过重。 我们处在注重时下的年代。比起以往，现在顾客的要求越来越多。就算是过时的东西，顾客也要。如同迈阿密前锋报（Miami Herald）专栏作家皮茨（Leonard Pitts）于纪事报（The Record）中所做的评论：比起以前来说，人们改变的速度更快，但却仍赶不上时代的变迁。 温莎大学 （University of Windsor）教授伯特曼（Stephen Bertman）在未来时代（Future Times）的伯特曼谈超文化（Stephen Bertman on Hyperculture）一文中提到：当社会以电子速度前进，一股新势力开始统治我们，这股新势力就是现在。它把一切变得刻不容缓，科技的日新月异取代了亘古不变，感觉取代记忆，大家对事情仅有5分钟热度，不再想深入洞悉。伯特曼认为时代快速变迁是人们日渐感到压力、迷失和失落的起因。从另一方面来看，如果你能精通这方面的策略，了解如何顺应现代社会快速变迁的脚步，就能完成外界加诸于你的要求，同时也能留点时间给自己。美国人口统计学刊（American Demographics）指出，消费者已经把时间视为最宝贵的商品，文中还指出：要满足现在的顾客，你就得做实时生意，在时间和距离的瓦解下，行动和响应得同步进行，顾客要的是立即得到满足。 斯普林格（Gary Springer）在产业营销者（Business-to-Business Marketer）中撰文指出：我们已经学会要以数字六的法则过活。以前要6个月才能完成的事，现在只要6周就能做好；以前要6周才能完成的事，现在只要6天就能做好；以前要6天才能完成的事，现在只要6小时就能做好；以前要6小时才能完成的事，现在只要6分钟就能做好。斯普林格还提出，科技就是造成这些改变的主因。 在企业的精简化浪潮下，组织不但没有变得更好反而每况愈下。数千名员工被解雇，没被裁掉的员工工作量大增，只得比以前更努力工作。据哈利斯民意调查（Harris Poll）显示，1973年的每周平均工时为41小时，但到1993年时，每周平均工时已增加到50小时。比奇洛草茶 （Bigelow Herbal Tea）的电台广告就道出这一观点：我们的生活就好像是一场永恒的运动。事实上，我们都太忙了，忙到没空吃饭。举例来说，在美国商界中，午餐时间已经快变成历史名词了。上班族通常都在办公座位上匆忙地吃完午餐。未来主义者（The Futurist）双月刊中便有专文指出，四成美国上班族根本就没有午休，一般的午休时间约为36分钟。不过，许多人却利用这段时间办办私事，而不是吃午餐。最近我读到一些报道，提到喜瑞儿的销售额开始下滑，原因就是大家不可能边开车边吃这种早餐，因此，早餐快餐店或早餐车就更能迎合人们的需求。埃伦莱克（Barbara Ehrenreich）在其所著的恶劣的年代（The Worst Years of Our Lives）中便提到下面这段话:我不知道什么时候大家开始流行起忙碌，不过，这股忙碌风潮已经横扫全球，几乎我所认识的专业女性都无法幸免。没错，现在我们已经很难回到以前我们去吃午餐吧！的那种美好时光，大家常说的话变成：我现在还有要事要办，有空再跟你谈。以前，吃饭时说话还算不礼貌，那时候，大家还有空一起坐下来闲谈，不必等到吃饭时间再谈。更别提再早以前，根本没人需要一本约会记事本来安排事情当然，这种忙碌的状况不只发生在女性身上，男性也一样出现这种情形，尤其在中上阶层人士身上，忙碌简直就是一项重要的识别，不忙的人就代表你的重要性不够。现在，没人承认自己有嗜好，因为大家都应该忙得没有嗜好才对，虽然身兼两职者已不足为奇，不过，我确定不用多久，我们就会听到更多有关身兼数职的夫妻的连声抱怨。你没办法把时间硬挤出来，时间这项资源非但不能延长，还会在固定不变的无情速度下被消耗殆尽。时间过了就是过了，你永远无法再把它找回来。 话虽如此，我们还是可以解决与时间相关的问题，只要你能把自己管理好，增加自己的生产力，那么像时间不够、事情太多、截止期限太短、老板要求过多、自己的事都没做等诸如此类的问题，就能迎刃而解。如同畅销书与成功有约的作者和管理顾问柯维 （Steven Covey）说的：你能直接控制，且马上就能控制的人，就只有你自己?有些人力资源专家把人视为组织的资源，这种把人物化的说法或许有些不近人情，不过就某方面来说，这样讲其实并没错，而且还很恰当。人就是一项资源。人是有产出、有贡献的。我们为了要在社会上获取成功，就得增加自己的产能，不能把自己弄得疲惫不堪又不开心，不可让自己这项宝贵资源落得贫瘠不堪。这本书的用意就是要帮助你，让你好好珍惜并妥善管理自己，同时拥有自己和时间这两大宝贵资源。 时间管理十堂课这本书让你了解如何提升个人生产力，在更短的时间内完成更多事情，最后便能在今天竞争激烈、迅速变迁的世界中成为赢家。时间管理十堂课跟一般论述时间管理的书籍不一样，它为你提供各种不同的策略和战术，让你在规划、制定时间表、组织事物，以及去除浪费时间的人、事、物上效率大增。同时，本书也建议你培养对生活有所改善的好习惯，让你更有活力，如此一来，就能更快、更好地完成工作。此外，也可以从时间管理十堂课中找到一些最新的方法，让你妥善管理信息，更有效地进行沟通。 读完本书你就能做到下列这些事项： 在更短的时间内做完更多的事。 赶上截止期限，达成约定事项。 有更多时间留给自己做真正想做的事。 增加顾客满意度。 提升工作绩效。 有更多时间留给家人、自己，更多时间做其他重要活动。 感觉更好、精力更充沛。 去除那些浪费时间的人、事、物。 利用最新的省时方法。 自我效率大幅改善。 更容易、更迅速地找到所需的信息。 减少压力和紧张。 顺利完成一大堆积压事务。 时间管理十堂课共计十课，每课都相当浅显易懂。读者可利用20分钟的时间，学会第一堂课所介绍的那些经证实成效极佳的省时秘诀，来达到立即提升个人生产力的效果。在第二堂课中，学会评估提升个人生产力的重要性，看看自己是不是愿意去做该完成的事。第三到第十堂课阐述各种省时策略，帮助你在更短的时间内，做完更多的事，而且还能维持不错的工作品质。 英国作家巴特勒（Samuel Butler）把时间称为真正独一无二的炼狱（the only true purgatory），美国诗人爱默生则说，时间是最有效的毒药（the surest poison）。但我却不同意这类说法。你要怎样运用时间，主要由你自己决定。这本书会告诉你，如何把时间从敌人变成盟友，如何成为时间的主人，而不沦为时间的奴隶。那么，什么时候是开始做这些事的最佳时机？就是现在。 现在，我们就开始学习如何做时间的主人吧！ 第一节我一直都在抱怨時間。忙的時候覺得時間太少，閒的時候又覺得時間太多。 夏綠蒂女王（Queen Charlotte） 在更短時間內做完更多事情的這種能力，可不是奴隸制度下才存在的事，而是看你自己想不想要擁有這種能力。不管你要不要擁有這種能力，每天你還是有一大堆事情要做。如果你能更有效率地把事情做完，就能多留點時間給自己，可以隨意地看看報紙、陪孩子玩、慢跑一下或彈彈鋼琴。 制作待办工作清单 有生產力的員工都有自己的時間表，也會照著時間表來做事。不過，根據競爭優勢 (The Competitive Advantage) 期刊上的一篇文章指出，半數以上的員工沒有替自己每天的工作，安排時間表。 如果是這樣的話，大家怎麼會了解自己手邊工作的進展狀況？聰明的人就該把一天分成幾個部分。雖然以每刻鐘或上午、下午做劃分單位是不錯的方式，但我建議大家以小時為劃分單位。在紙上寫下每小時內要做的專案事項。 可以依自己的喜好，一大早或是前一天晚上做這件事，但記住，這可是每天都得做的事。把每天的時程表貼在牆上，或是黏在靠近書桌的板子上，這樣你就能常常看到它。 雖然我可能一天當中，得花上不只一個小時的時間在特別的專案上，不過我還是可以在不同的時段中把它做完。反正，你自己決定該怎樣安排時間。 有了工作時間表，你就可以在一天中，查閱時間表來保持工作進度。如果這些工作的優先順序有所改變時，你可以改變時間表，但別忘了要註記下來。把時間表更正後再黏到板子上。你也可以把時間表輸入電腦軟體的行事曆中，這樣一來，更改時間表就變成不費吹灰之力的小事。 為什麼以小時劃分每日工作，成效會這麼好呢？正因為這種作法，讓你覺得每小時都是截止期限，你得在這個小時內把事情完成。巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所著的巴金森法則 (Parkinsons Law) 中，寫下這段話：你有多少時間完成工作，工作就會自動變需要那麼多時間。如果你有一整天的時間可以做甲項工作，你就會花一天的時間去做它。如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。 只要你不會錯過工作的截止期限，你就可以更改時間表。有些時候，我曾依據截止期限和突發的構想，在一天當中更改時間表二到三次。其實，只要你有計畫、能掌握截止期限，有足夠的時間完成每項工作，你就能在想做什麼事時先做那件事，這樣就能讓自己的效率大增。 必備的三種待辦工作清單 在我個人的生產力系統中，最重要的關鍵要素就是：在電腦中存放一些清單檔案。其實，我有許多清單，所以我在電腦裡開了一個名為清單的資料夾，可以從中隨時清楚地掌握各項清單。利用這種方式，我能確定每天檢視過的工作清單，已把我所要做的每件工作都列在其中。 製作清單這個構想很簡單，但成效卻相當好。有些人把利用清單的功勞，歸功在管理顧問先驅李艾維 (Ivy Lee) 身上，因為他是率先把清單正式運用在時間管理系統的人。 在一九年代初期，伯利恒鋼鐵公司 (Bethlehem Steel) 總裁史瓦布 (Charles Schwab) 抱怨著時間太少、工作做不完。他花掉大部分的時間應付細節和一些不重要的事，根本就沒時間去思考更重要的事。他向李艾維請益該怎麼做，才能解決此困境。 李艾維把一張白紙遞給史瓦布說：把你明天要做的最重要事項記下來。從明天早上要做的第一件事開始寫，明天你就得從第一件要事開始做，做完之後才做第二件事，以此類推。如果你沒有按照時間表，完成每一件事，可別擔心。至少你在做重要性較低的事情以前，會把最重要的事情先做完。 這位鋼鐵公司的總裁試過李艾維建議的方法後，覺得這個方法太有效了，就向同事大力推薦。當史瓦布問李艾維該付他多少錢時，李艾維回答說：你認為我提出的構想值多少錢，就付我多少錢。據說，史瓦布後來把一張面額二萬五千美元的支票（在當時可算是一筆巨額款項），寄給李艾維當做顧問費。 甘迺迪 (Dan Kenneday) 在其所著的企業家該知道的時間管理 (No B.S. Time Management for Entrepreneurs) 一書中提到：如果你覺得清單這種作法令你受限，但很快你就會學到，只要熟悉清單的使用方法，便會發現這種作法其實彈性很大。你在紙上寫得愈詳細，就不必花力氣記得那麼多東西，也就不必擔心太多。這麼一來，就可以空出一些心思，好好想想更重要的工作。 每天早上我一進辦公室就打開電腦。在檢查完電子郵件後，我會打開清單資料夾，讓我知道今天該看哪些清單，該檢視哪些清單，再開始一天的工作。在我的清單資料夾中，最重要的檔案就是待辦清單檔。我自己有幾個專案待辦清單及長期待辦清單，不過，最重要的是我的每日待辦清單：1.每日待辦清單。每天我會把當天應做的事項輸入清單中，並把每日待辦清單列出，提醒自己當天該做什麼事。從這張清單中，我設計依小時為單位的時間表。我每天都會更新這張清單。我喜歡工作，也花相當長的時間工作，所以我接了許多令我感興趣的專案。不過，我會量力而為，不會接太多案子讓自己忙不過來，因此，我就能趕上每件案子的截止期限。 2.專案待辦清單。我另外用一個檔案，放入我目前正在進行的所有專案，並把每項專案的截止期限輸入其中。我每週檢視幾次這項清單，利用它來確定自己每日待辦清單，已把所有需立即做完的必要事項都列進去。 3.長期待辦清單。這項清單中包含一些我想做、但目前還未簽約的專案，因此，就不須要指定專案的截止期限。我大概是每週檢查一次這項清單，通常每週我會花上幾小時的時間，做做清單上最令我感興趣的專案。 這種簡單的方法真的能奏效。本書所介紹的方法都很簡單、實用，所以你可別因為方法太簡單或是太容易落實，就敷衍了事。德士古石油公司 (Texco) 執行長拜喬 (Peter Bijur)說過：不管是在組織內或職責上，一旦開始引用一些複雜的東西，處理事情的困難度就會更高。對此說法，我個人深表贊同。另外，我也贊同男士美髮俱樂部 (Hair Club for Men) 執行長史柏林 (Sy Sperling) 的說法：簡單的解決方案就是最好的解決方案。 第二节決定優先順序 克服拖延的毛病 戒除浪費時間的壞習慣=決定優先順序= 你能時常在有心情做某件工作時，就去做那件工作嗎？不能。有時候，期限緊迫的截止日期意謂著，你得把比較喜歡的工作先擺在一邊，就算還不想立刻去做一些比較艱鉅的工作，礙於截止期限緊迫，還是得馬上去做。我在靠近辦公桌旁的一面牆上貼了一張清單，每週我都會檢視一次這張清單。我把這張清單命名為：辦公室法則。用這張清單提醒自己，要想在事業上獲致成功，就該做什麼事情。法則一就是：先做最該做的事。也就是說，你得訂定工作的優先順序，也得趕上工作的截止期限。 舉例來說，如果我正沉浸在寫書的情緒中，但明天早上就得交出一份報告。那我就會先把報告寫完，把報告傳真或以電子郵件方式交給客戶。然後，我就會獎勵自己，用一整個下午的時間來寫書。如果我放縱自己先寫書，可能就會沒有時間寫完明天要交的報告。 另一項值得一提的辦公室法則，就是法則二：確定這是有實際效用的會議。這項法則提醒我，除非會議已訂出實際議程，否則就避免參加會議。根據NFO研究機構最近所作的調查顯示，企業專業人士每個月平均參加六十次以上的會議，現在，美國員工幾乎就花掉三分之一以上的時間在開會。 事先決定會議開始及結束的時間。在會議開始前讓與會者知道這項訊息。準時開會、準時散會。就算與會人數未到齊也準時開會。 訂定每件討論事項的討論時間。確保與會者知道每件事項有多少討論時間可用。 掌握會議時間。提出此類意見：我們還剩下三十分鐘。幫助大家掌握時間。 想讓會議時間縮短一些嗎？不妨試試看這個方法：把會議室內的椅子先搬走。根據美國密蘇里大學 (University of Missouri) 管理助理教授布魯東 (Allen Bluedorn) 的看法，以站立的方式開會所需的時間，比坐著開會所需的時間要少三分之一，而且會議決策的品質還一樣好呢。 =克服拖延的毛病= 企業家嘉姆 (Victor Kiam) 曾說：拖延是機會的殺手。拖延是讓人工作進度落後、無法趕上截止期限、使工作成效極差的最大因素。十九世紀美國馬戲團老闆暨表演者巴南 (Phineas Taylor Barnum) 就曾提出忠告：千萬別把現在這一小時內可以做到的事，拖延不做。科學家赫胥黎 (Thomas Huxley) 也指出：猶豫絕不能把事情做好。 一旦在心中有了譜，知道短期截止期限和長期目標後，你就能在每天的行程中保留一些彈性，可以依照自己對各項專案的熱忱，調整工作和時間。 把工作劃分成以每小時為單位所能執行的小任務，然後在時間表上變變戲法，讓你在最想做某件事時就做某件事，這樣一來也可以幫你克服拖延的毛病：當你對某件專案感到厭煩，或是想不出什麼點子時，就換別的工作做。 做完工作時，別忘了給自己一點獎勵。如果你整整一個小時都在處理一項進展相當慢的預算，獎勵自己一下，休息片刻、讀一讀信或起來走動走動。如果你整個早上都照著時間表把事情做好，中飯時就去吃自己最愛吃的東西獎勵一下。 讓每天每小時的生產力發揮功效的最佳方式，就是訂定每小時時間表。擁有這種時間表的人，知道自己在每分鐘該做什麼事，因此，就會強迫自己趕快把事情做好。沒有訂定這種時間表的人，可能一整天都在迷迷糊糊中度過，一下做這個、一下做那個，從這項工作換到另一項工作，結果什麼事也沒做完。 拖延者常會趕不上截止期限。他們到最後關頭才把事情做完，根本沒時間在交差前檢視一下自己的工作。同時，也害自己和同事得承受過度的壓力。 拖延那些令人討厭、一成不變或較困難的麻煩工作，可說是人之常情。不過，對於那些鍛鍊自己解決不喜歡或害怕事物的人來說，卻可以從中獲得自信，也能更充分利用自己的時間。 接下來，我們就來看看有哪些方法，可以幫助大家克服拖延的毛病： 想像一下當你把麻煩的工作做完後，那種感覺有多棒。以正面積極的想法，想像工作成果。 如果專案極複雜或難以應付，就把專案劃分成一連串的步驟，並把這些步驟列入你的待辦清單中。然後，訂定開始進行第一步驟的日期和時間，並且按部就班地做。約束自己一天要花六十分鐘做這項工作，直到完成為止，並且訂定在每天同一時間做這項工作，記住，最好是在比較安靜、不受打擾的時候進行。 -設計誘因：對自己承諾，如果做完工作的話，可以得到一項特殊的獎勵。- 了解不必把工作做到最完美。有努力總比沒努力更好。或許你可以只做一部分的工作，然後讓別人來完成其他部分的工作。 讓你覺得無聊或討厭的工作，就派請別人去做，不然就把工作外包出去。透過這種把例行或較不重要的工作、或是部分完成的工作，分派給部屬或同事去做的方式，你就可以獲得寶貴的時間，有多一點精力和熱忱。 如同福特汽車創辦人福特 (Henry Ford) 的觀察：如果你把一件事分成幾個細小的部分來做，那就沒什麼特別難的事了。任何看起來似乎很艱鉅的專案，劃分成幾個部分、幾個階段或幾個層面，一次進行一部分，專案就變得不那麼嚇人。接著，把這些劃分後的工作，排定工作時程，依照時程表上的截止期限逐項進行。 實際上來說，任何人都可以利用這種方法，更輕鬆地應付一天中每小時的工作。只要你把專案步驟列成清單貼到牆上，從步驟一開始做，就算一天只工作四到五小時，也可以把事情做完。華克 (Colin S.K. Walker) 在其著作蘇格蘭諺語 (Scottish Proverbs) 中指出：開始做就是工作成功的重要條件。 所以，一分一秒都別再拖延了。現在趕緊開始動手做事。觀察家克勞德 (George Claude) 就說：簡單的事拖延不做，就變成難做的事。難做的事拖延不做，就成了不可能的任務。 =戒除浪費時間的壞習慣= 首先，你得先找出自己有哪些浪費時間的壞習慣。對我來說，我會在早上醒來後，在床上賴上一小時。但早上卻是我生產力最高的時候，所以我強迫自己醒來後，穿好衣服到辦公室開始工作，不要再繼續賴床，當我這樣做以後，我發現自己的生產力大幅提升不少。 對你來說，浪費時間的壞習慣可能是在一天當中看齣連續劇、花太多時間上網、在網路聊天室聊天、或是跟別人講電話聊天、花太多時間做家事、或是熬夜看書或看電視。 當你找出自己浪費時間的惡習後，把你一定得避免的壞習慣列在清單上。用命令式的語氣寫下自己該根除的惡習。舉例來說，如果拖拖拉拉就是你浪費時間的壞習慣，那麼你就該在清單上這樣寫：別再拖延了。如果你因為不喜歡拒絕別人，反而害自己得承擔過多不必要的責任，那麼就在清單上寫下：學會說不。 把這張清單放在辦公室中經常看得到的地方，好比說：你面前的牆上或是你自己的告示板上，或是貼到門上也可以。不然的話，也可以把清單放在抽屜裡，只要每天都可以看到它就好。當你看到這張清單時，就不斷地提醒自己要避免這些惡習，同時要把自己浪費時間的行為矯正好。過不久，你就會發現自己有很大的進步，可以在更短的時間內做完更多事情。試試看吧！第三节避免分心 利用八十二十法則 製作並運用標準作業程序 =避免分心= 如果外界的人、事、物令你分心，那麼這可能就是浪費你時間的主要因素。所謂外界分心的人事物，指的就是打斷你手邊工作且不在計畫中的活動。比方說，如果你整個早上專注在撰寫報告，一位同事請你打電話給顧客，幫忙解決一項即時的技術問題，這就是一種來自外界的令你分心的事物。 要避免分心的重點就在於：盡可能的把這些會妨礙你的人事物，阻擋在外。你可以把門關上，把自己的辦公桌搬離走道，用電話答錄機幫你過濾電話，在門上掛上一張請勿打擾的牌子，一天當中在家工作幾小時以避免受到打擾，或是請別人安靜。如果你肯花心思去想的話，就會想出許多方法，避免自己受到打擾。 如果別人的打攪真正造成你的困擾時，不妨試試看，在一天當中空出一段時間，跟找你的人見見面、接聽電話。把其他時間視為私人時間，是你可以工作而不會受到干擾的時間。大多數人認為若能在一段時間內不受到打擾，就能做完更多的事。 這部分主要的構想就是要你依照自己時間表做事，而不是順應別人的時間表做事。雖然這不是一直都可能做到的事。但是，你愈能控制好自己的時間，就愈能主宰自己的人生。 =利用八十二十法則= 八十二十法則說，你只要花二成的努力，就可以完成八成的工作。其中的訣竅在於：是什麼讓這二成努力變得如此具有生產力？了解其中緣由後，你就能花更多時間，在這種高生產力的的活動中，把花在無生產力工作的時間減少。為了分析你如何運用時間，你可以把二週內的日常活動記錄下來。 接下來的步驟就是找出方法，解決浪費時間的人、事、物。你能否設計制式信函，做為一般聯繫或回覆之作，或讓祕書先把回函撰寫好？或許也可以設計一種比較便利的表格，讓你更容易處理特定型態的溝通，避免每次都要寫便箋的麻煩。你自己或助理可否整理並組織化檔案系統？能不能把出差排在一起，或是把出差所需的往返時間排在非工作時間內？舉例來說，如果星期一一大早要出差，那就排定星期日晚上的飛機，這樣就不必浪費工作時間在旅途上。 -製作並運用標準作業程序- 製造大量產品就像是由一個模子刻出許多相似的東西，既可獲利，又能提升效率。事實就在於產品製造流程中的步驟都一樣。因此，這些步驟可被寫成文件記載下來，讓大家能簡單輕鬆地遵照步驟做事。 從這種藍領階級加強生產力的方法中，身為白領階級的專業人士一樣可以獲益匪淺：遇到問題時，根本就不必重新思考該怎麼辦，想想上次遇到類似狀況時，怎麼解決就可以，或是做出類似回應即可。從重覆事件中學習。把各步驟獨立出來。把可以再次使用的影像、圖片、文字和表格存檔下來。讓自己的作業就像工廠的生產線一樣有效率。把每項工作劃分成幾個小步驟，把這些步驟寫成標準作業程序。當你要做工作時，就利用相關的標準作業程序做參考。 就拿顧客服務為例，許多顧客服務部門浪費太多時間，回答顧客問題，尤其是新顧客的問題又特別多，顧客服務人員得一再地回答這些問題。對此，我的朋友耶魯 (David Yale) 倒是想出一個相當不錯的解決之道。 首先，先對顧客服務人員進行調查，找出新顧客最常問的問題有哪些。然後，把新顧客最常問的問題，作成一本歡迎新顧客使用指南，並把這本指南寄給新顧客。耶魯說：如此一來，顧客服務人員的工作量就會減輕。那麼，製作一本使用指南的成本要花多少錢？答案是：不到一美元。 在你做的工作中，還有哪些工作是一成不變、可以轉換成標準作業程序？找些電腦軟體和其他工具，幫助你把這些流程自動化。如果已經有更簡單、更有生產力的解決之道，幹麼還自己耗時間解決問題？舉例來說，如果你要做塊派餅，當你能隨手從食譜中查到派皮的製作材料時，幹麼還費心地用別塊派餅的派皮，進行化學分析去了解其成分？話雖這麼說，我們每天還是可以看到大家在已有解決之道的情況下，還要花時間去想怎樣解決問題。這簡直太浪費時間了！ 如果你不想自己創造或記下這些標準作業程序的話，你根本也不必這麼做：只要有心找出做事的祕方，就可以取得許多不同的可用資源。如果不知道該怎樣清理傳真機、換機油、解雇員工，你可以上圖書館、書店或是上網查詢。在這些地方可以找到許多可用的作法，等著你去閱讀並從中學習。 依據活動力調整時間表 大多數人在一天中某些特定時段精神最好，工作績效也較高。一旦了解自己一天中的體力和精神狀態後，試著調整時間表來配合身心狀態。當你可以在精力最充沛時，處理那些須花腦力的工作，你就能在較少的時間內，做完更多的事。依據自己的心情和體力狀況調整時間表，你就會發現這樣做不但能節省時間，還能讓工作更有效率。 不過，大多數人並無法控制自己在一天當中，哪個時段體力及精神狀態會比較好。芝加哥大學心理學家克雷曼 (Nathaniel Kleitman) 博士認為，人的體溫在一天當中約有三度左右的變化。當體溫下降時，精力最充沛。當體溫升高時，人就沒什麼活力。（根據最近的一項調查顯示，大多數人寧可待在太冷的地方，也不要待在寒熱的地方，這項調查結果倒跟克雷曼的說法不謀而合。） 曾在睡眠 (Sleep) 期刊上發表研究論文的密納特 (Emmanuel Mignot) 博士認為，他的研究小組可能已找出，人類某項特定基因的不同變異，是引發個人早起或晚睡的因素。雖然這項發現的正確性尚待證實，不過，密納特認為，如果這項發現是正確的話，未來透過基因研究，人們就可以調整自己的工作時間表，在生產力最高時進行難度最高的工作。 所以，如果你是個夜貓子，深夜時的工作效率可能最高。如果你習慣早起，那你就趁著別人都還在熟睡時，起床開始工作。 有些人發現只要透過改變入睡或起床的時間，就可隨意改變自身的生物時鐘。如果你也是這種人，那麼，在工作時間表具有一定的彈性下，不妨試試看究竟是早起工作比較好，或是在深夜工作比較好，然後選擇自己最能發揮生產力的時段工作。 如果大清早和深夜的工作效率差不多，那我建議選擇大清早就開始工作。當你從一大早就開始工作，你就能在別人進到辦公室前，先完成一大堆工作。早一點開始工作，就能早一點做完工作，也有多餘的時間做更多工作，或是多一點時間去玩樂。晚一點開始工作，一開始就覺得進度落後，看著時間分秒流逝，就會覺得完成工作的壓力愈來愈大。 世界上最簡單的提高生產力祕訣，就是比平常早起一小時開始工作。自由作家傅勞斯 (Charles Flowers) 認為，只要他在某一天有截止期限要趕，或是有許多工作要做，他就會算準時間，看需要多早起床開始工作，就算是要在一大清早五點就起床工作，也會照做。我自己就有過類似的經驗，我曾經在凌晨三點或四點時，進到辦公室開始工作，不過這種情況當然不要太常發生比較好。第四节每天保持精力充沛 設計具生產力的工作空間 =每天保持精力充沛 = 許多因素會影響人的精力，其中一項因素就是熱忱。當你有熱忱時，就算體力已經不濟，但精神仍維持在很亢奮的狀態。當你覺得無聊時，就會變得無精打采，沒有什麼氣力，也沒有生產力。 為了維持高生產力並保持精力充沛，就得要保持最高熱忱，也就是要避免感覺無聊。造成無聊的主要原因就是，當你想要做自己想做的事時，卻得去做別的事。因此，你得把工作組織一下，讓你在想做事的時候，可以用大多數的時間做自己想做的事。 顯然，你應該避開那些會令你感到無聊的工作。強迫自己做那些你不喜歡做的事，只會令你更無精打采。不過，就算是很喜歡做的工作，如果花太久的時間去做，或是當時並不想做這些工作，你還是會覺得這些工作很無聊。解決之道就是同時進行許多不同的專案，在特定時段內做自己想做的專案。因為一般人多半每天會調整自己的時間表（會議時間當然不能算在內，因為老早就訂好了），你就可以依照自己的工作情緒調整想做的工作，只要能趕上截止期限就好。 每個人都可以找到一些讓自己在一天中，再度煥然一新的事情。只要你知道哪些方法有用，就照做吧。以我來說，我的辦公室裡就設有私人化妝室，當我覺得愈來愈不專心，精神愈來愈差時，我就洗頭。洗完頭後，我的精神馬上為之一振，或許是因為洗完頭後濕濕的頭髮，幫我把過熱的腦袋降溫不少。你也可以洗把臉、起來走走路、替人跑跑腿、跟朋友喝杯咖啡、或是打電話聊聊天，讓自己休息一下，同時也能讓精神再次振奮起來。 =設計具生產力的工作空間= 我最近雇用一位電腦技術人員幫我做些事，他跟我說：我很喜歡你的電腦系統，所有東西都很容易找到。接著他又提到許多人的個人電腦系統的擺設，他們把像中央處理器、磁碟機、印表機等重要設備放在辦公桌下的地面上，或是放到根本不太拿得到的地方。我自己就見過這種事，我也認為這樣做很浪費時間。我的哲學是你所需要的每樣東西，包括：個人電腦、辦公設備、電話、文具用品、相關資料、檔案等等，都得放在旋轉座椅可取得的範圍內，或者是在不必離開座位，就可從旁邊櫃子、書架或抽屜拿到。 利用大桌面和較大的檔案櫃，也能使生產力大增。我自己就把所需要的檔案、相關書籍、文具用品、電腦設備、電話、傳真機、影印機，放在手邊。我可以坐在旋轉椅上移動椅子去拿東西、或者是伸手就能拿到我要的東西，根本不必起身，也毋須走到辦公室的另一邊去拿東西。 務必讓自己有足夠的空間，讓工作所需的資料和物品，可以很有系統地放在手邊，這樣在工作時就能很輕易地取得所須物品。找一本書或找一個檔案，都是相當浪費時間的事，同時也會讓你原本效率極佳的狀況受到干擾，導致工作效率降低。我在辦公室裡就有二張大辦公桌，另外還有二張大桌子，所以有足夠空間進行不同的專案。 我建議你設計自己的工作空間，盡量減少分心和起身的必要。我的辦公室座落在紐澤西州北方一棟小建築物的三樓，那裡相當安靜。我在家時，常會受到家人、鄰居、推銷員和服務人員不時的打擾。就算辦公室位在繁忙的辦公大樓的一樓，噪音很多，況且還常有送貨員敲門問你甲先生的辦公室在哪，另外也有許多其他不同的干擾。不過，幾乎很少人會上到三樓來。 在我辦公室座落的這棟樓裡，除了我的辦公室以外，三樓還有別家公司的辦公室。但是這裡真的蠻安靜的，所以我可以在此做完許多工作。來拜訪我的訪客，看到我幾乎是單獨一人在此工作，還得從一樓爬二段樓梯上來，他們都覺得我的辦公室是這棟大樓最爛的辦公室。但他們卻不知道我是故意挑選這個位置的。 當然，如果截止期限逼近時，你可能就別無選擇，只好把想做的工作先擺一邊，專心一意地去做截止期限逼近的工作。不過，如果有足夠的時間可以處理這些急迫事項，那你還是能按照自己的喜好去工作。所以，最好及早規劃，趕緊開始工作，別像許多人一樣，等到最後關頭才趕得要命。第五节讓工作更快更好的十大祕訣 =1.利用電腦= 各行各業中要想增加生產力者（不管你是保險公司的經理人，或是排定會議的臨時員工），都得利用個人電腦的最新軟體，來做好工作。利用電腦，可讓你事半功倍。本書第五章會指導你，應該取得哪些最新電腦科技，並且善加利用。=2.別做完美主義者= 科幻小說作家、擁有四百七十五本著作的莫夫 (Isaac Asimov) 就說：我不是完美主義者，我再回頭看自己所寫的書時，一點也不會感到遺憾或擔心。做個小心謹慎的工作者，如果你發現再多花些努力，也不會讓最後的成果有顯著改善，那就別再過度煩惱這項工作了。-做得好，但別要求做得完美。-顧客沒有時間或預算追求完美，對大多數的專案來說，做好百分之九十五到百分之九十八已經算相當好了。但我可不是說，你可以故意偷懶或不盡力把事情做好。我的意思是說，當你自認工作已做得不錯，不會擔心自己沒有盡全力去做這項工作時，就別浪費時間在這項工作上。做好工作、檢查完工作成果後，就放手不管，開始做其他該做的事。了解卓越績效的指數曲線。根據指數曲線，品質會隨著努力而有所改善。也就是說，較早的努力會產出最大的成效，隨後的努力，所產生的成效會比較少，最後所做的努力則無法達到應有的報酬，根本就不值得浪費時間錦上添花。有生產力者懂得見好就收，當他們判斷出對某項工作再多做些努力，所帶來的改善是如此地微不足道時，就會收手不再多做努力。如果你以百分之百的完