家具有限公司总务请购流程.doc

第二章第二章-MM02_MM02_总务请购流程总务请购流程 1.1.流程说明流程说明 此流程是针对各相关部门产生的广告投放/型录印刷、培训、固定资产、低值设备（VCD、DVD、TV、手机、白板、碎纸机、传真机）、备品备件的请购作业。1.对于各部门产生固定资产和低值设备的需求后，先向财务部申请内部订单号、向总务部申请在建工程号，并填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准，再由系统维护人员在系统中创建 PR，由总务部鉴定是否购买，如可以调拨，由总务部取消 PR。2.对于产生广告投放/型录印刷和培训服务需求后，由需求部门先向财务部申请内部订单号，并填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准，再由系统维护人员在系统中创建 PR。3.对于产生备品备件的需求后，先填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准后，再由系统维护人员在系统中创建 PR。本流程涉及二种情形：采购申请的创建、修改。注意事项：1.所有的固定资产请购，都统一在 company code F001 下创建。2.在请购固定资产，必须先向财务部申请内部订单号，向总务部申请再建工程号。3.对于低值设备（VCD、DVD、TV、手机、白板、碎纸机、传真机）的采购与固定资产采购相同。4.在请购广告投放/型录印刷、培训时，必须先向财务部申请内部订单号。5.系统维护人员在系统中创建完毕采购申请后，必须在请采购验收单中的系统维护人员栏位上签字确认。6.总务部在取消采购申请后，要及时告知请购部门。7.财务重要对专项费用和资本化费用进行内部订单的控制。1.专项费用：1）广告费用户外看板、型录、电视广播网络、报刊杂志黄页、赠品 2）教育训练费用 3）研发费用 2.资本化费用 2.2.流程图流程图 总务请购流程总务请购流程MM02MM02需求部门需求部门相关需求联络财务人员确定科目指派采购申请单是否批准YesNoA：固定资产/再建工程K：成本中心/总帐科目物料/物料描述数量，需求日期请购人，预估价格相应科目指派固定资产需输入内部定单号码请总务采购人员确定目标单价是否接受YesNo1/31/3撤销申请退回请购人固定资产主数据创建流程内部订单预算建立流程填写采购申请单部门主管依权责审批创建PRTC:ME51A MM02MM02总务请购流程总务请购流程总务部总务部A是否购买固定资产主数据维护流程MM03总务采购流程YesNo取消PRTC:ME52相关请购项设定关闭标识2/32/3判定是否购买填写固定资产主数据维护申请单固定资产实物转移总务部总务部是否固定资产MM03总务采购流程NoYes判定是否是固定资产询求相关技术/资讯人员意见调拨 MM02MM02总务请购流程总务请购流程3/33/3市场处市场处广告/印刷需求培训需求汇总相关需求汇总相关需求采购申请单是否审批YesMM03总务采购流程退回申请人No内部订单预算建立流程总务部总务部人力资源部人力资源部汇总需求内部订单号附相关支持资料部门主管审批填写采购申请单创建PRTC:ME51 3.3.系统操作系统操作 3.1.3.1.操作范例操作范例 例 1：创建采购申请单：申请购买一台空调，评估价格在 5000 元。例 2：创建采购申请单：申请广告投放，评估价格在 20230 元。例 3：取消采购申请单：18000050。3.2.3.2.系统菜单及交易代码系统菜单及交易代码 例 1：后勤物料管理采购采购申请创建 交易代码：MM51 或 MM51N 3.3.3.3.系统屏幕及栏位解释系统屏幕及栏位解释 栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 凭证类型 此栏位为必输项；订单类型共分为 3 类；ZB 为总务类采购申请单，NB 为标准采购订单，ZZ 为分公司与总部的采购申请。ZB 采购申请 此栏位不必输，待请购单建立完毕后，系统将会自动产生请购单号。项目类别 系统预设空白，表达此为标准之请购单，如 S：第三方，表达业务部门为第三方交易所开立的请购单。工厂 此栏位为必输项，工厂是挂在公司下的，总务类工厂为 FZ00 FZ00 采购组 此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设立为 3 位数字，以 5 开头 501 需求跟踪号 此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪 按键或进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 A 此栏位为必输项；科目设立指为了使收到订购的货品时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设立时，系统进行内部检查并且建议帐户号。系统预设为空白，供一般之物料请购用；科目设立类型可分为：K（成本中心）、A（资产）、Z（专项费用）；如采购办公用品、服务、劳防用品、备品备件等，科目设立为 K；采购固定资产、低值设备，科目设立为 A；采购培训、投放广告/型录，科目设立为 Z A 固定资产 短文本 此栏位为必输项；短文本指所要请购的物料的描述，涉及规格、品名、型号等内容 空调 2P 申请数量 此栏位为必输项；1 Un 此栏位为必输项；指所要请购的物料的单位 SET 交货日期 此栏位为必输项；指所要请购的物料的交期限，格式为yy/mm/dd 2023/04/03 物料组 此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一个物料组。50517 按键或进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 申请者 此栏位为必输项；输入申请者的名字 CQY 评估价格 此栏位为必输项；输入空调 2P 的预估价格 5000 需求跟踪号 此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪 GR 表达此请购之物料，必将产生收货，（系统自动打）IR 表达此请购之物料，在供应商交货后，供应商以发票来请款（系统自动打）按键或进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 订单 此栏位为必输项；输入内部订单号码；当采购申请的评估价格达成内部订单的预算费用的 95%时，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩 XX 元；当采购申请的评估价格达成内部订单的预算费用的 90%时，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩 XX 元；当采购申请的评估价格达成内部订单的预算费用的 100%时，系统发出警告信息，内部订单的预算已耗尽。资产 此栏位为必输项；再建工程号码设立为 9 位数，以 4 开头。40000007 按键，系统生成采购申请号码 18000050。例 2：创建采购申请单：申请广告投放，评估价格在 20230 元。途径：后勤物料管理采购采购申请创建 交易代码：MM51 或 MM51N 栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 凭证类型 此栏位为必输项；订单类型共分为 3 类；ZB 为总务类采购申请单，NB 为标准采购申请，ZZ 为分公司与总公司的采购申请。ZB 采购申请 此栏位不必输，待请购单建立完毕后，系统将会自动产生请购单号。项目类别 系统预设空白，表达此为标准之请购单，如 S：第三方，表达业务部门为第三方交易所开立的请购单。工厂 此栏位为必输项，工厂指挂在公司下的，总务类工厂为 FZ00 FZ00 采购组 此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设立为 3 位数字，以 5 开头 501 需求跟踪号 此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪 按键或进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 A 此栏位为必输项；科目设立指为了使收到订购的货品时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设立时，系统进行内部检查并且建议帐户号。系统预设为空白，供一般之物料请购用；科目设立类型可分为：K（成本中心）、A（资产）、Z（专项费用）；如采购办公用品、服务、劳防用品、备品备件等，科目设立为 K；采购固定资产、低值设备，科目设立为 A；采购培训、投放广告/型录，科目设立为 Z Z 专项费用 短文本 此栏位为必输项；短文本指所要请购的物料的描述，涉及规格、品名、型号等内容 广告投放 申请数量 此栏位为必输项；1 Un 此栏位为必输项；指所要请购的物料的单位 PC 交货日期 此栏位为必输项；此栏位为必输项；指所要请购的物料的交期限，格式为 yy/mm/dd 2023/04/26 物料组 此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一个物料组。50701 PGr 采购组此栏位为必输项；采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设立为 3 位数字，以 5开头 501 按键或进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 申请者 此栏位为必输项；输入申请者的名字 CQY 评估价格 此栏位为必输项；输入空调 2P 的预估价格 5000 需求跟踪号 此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪 GR 表达此请购之物料，必将产生收货，（系统自动打）IR 表达此请购之物料，在供应商交货后，供应商以发票来请款（系统自动打）按键或进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 总帐科目 此栏位为必输项，会计系统中记录会计资料时的分类。广告投放/型录印刷：行销费用（）培训：行销费用（）、管理费用（销售费用-行销费用-行销广告费）成本中心 此栏位为必输项，指最小核算单位（或部门）之代码 F0010157 市场处 订单 此栏位为必输项；输入内部订单号码；当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的 95%以上，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩 XX 元；当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的 90%以上，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩 XX 元；内部订单 按键或回到上一个画面，再按键，系统生成总务采购申请 18000060。例 3：取消采购申请单：18000050 后勤物料管理采购采购申请更改 交易代码：MM52 或 MM52N 3.4.3.4.系统屏幕及栏位解释系统屏幕及栏位解释 栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 采购申请 输入所要取消的采购申请的号码，总务类采购申请 ZB 的号码分派是从 18000000 到 18999999 采购申请 18000050 按键或进入下一个画面。栏位名称栏位名称 栏位说明栏位说明 资料范例资料范例 D 选取所要取消 PR 的行项目后，行项目由白色变成黄色，点击菜单中的，系统将自动在 D 栏位上，整个行项目从白色变成灰色不可修改型。按键，系统产生采购申请 18000050 被更改的信息。