公司员工档案保管制度样本.doc

制度名
职员档案保管要求
电子文件编码
GLWA065
页码
2-1

××企业职员档案保管要求
一、档案资料归档
档案管理人员应该对新形成档案材料立即归档，归档大致程序是：
1.对材料进行判别，看其是否符合归档要求；
2.根据材料属性、内容确定其归档具体位置；
3.在目录上补登材料名称及其相关内容；
4.将新材料存入档案。
二、档案保密
企业制订档案保密制度具体要求以下：
1.对于较大企业，通常要设置专员负责档案保管，应齐备必需存档设备；
2.库房应备有必需防火、防潮器材；
3.库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品；
4.任何人不得私自将人事档案材料带到公共场所；
5.无关人员不得进入库房，严禁吸烟；
6.离开时关灯关窗，锁门。
三、档案转递
档案转递通常是因为工作改变等原因引发，转递大致程序以下： 1.取出应转走档案；
2.在档案底账上注销；
3.填写《转递人事档案材料通知单》；
4.按发文要求包装、密封。
档案在转递中必需遵照保密标准，通常经过机要通道转递，不
签发人

责任人署名

制度名
职员档案保管要求
电子文件编码
GLWA065
页码
2-2

能交由本人自带。另外，收档 单位在收到档案查对无误后，必需在回执上签字盖章，且立即退回。
四、档案统计
企业人事档案相关情况应进行统计。人事档案统计内容关键有以下几项：
1.人事档案数量；
2.人事档案材料搜集补充情况；
3.档案整理情况；
4.档案保管情况；
5.利用情况；
6.库房设备情况；
7.人事档案工作人员情况。
五、档案检验查对
企业应该对人事资料档案进行定时或不定时检验和查对。
检验人力资源档案内容时，既要对人事档案材料本身进行检验，如查看其是否有霉烂、虫蛀等；也要对人事档案保管环境进行检验，如查看库房门窗是否完好，有没有其它存放错误 等。
在下列情形发生后，应对人事档案进行根本检验和查对。
1.突发事件，如遗失、被盗或水灾以后；
2.对有些档案发生疑问后，如不能确定某份材料是否丢失；
3.发觉一些损害以后，如发觉材料发霉，发觉虫蛀等。

签发人

责任人署名