大学仪器设备智能管理系统操作完全手册样本.doc

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四川大学

仪器设备智能管理系统
第三版
（最终更新3月）

操作手册

试验室和设备管理处

目 录

附录
四川大学仪器设备管理系统办理要求及填表说明

一、登陆措施和系统使用注意事项
（一）登陆设备管理系统
1. 登陆设备处网站，选择“网上建账建卡管理”或“仪器设备管理系统”链接。

假如用户是第一次登录系统，则必需进入“仪器设备智能管理系统”进行注册。
2.点击“仪器设备智能管理系统”。以下图：

3. 若用户是第一次进入仪器设备智能管理系统，请优异行“注册”，注册以后才能使用本系统，如上图。
（二）用户怎样注册
用户请进行“注册”，系统已经从人事处获取了全部在职人员人事信息，经过注册即可启用系统服务功效。图：

先输入您职员号、姓名，依据系统提醒信息进行下一步填写。
注意：
l 请正确输入常见邮件地址，方便您能立即接收系统信息及取回密码。
l 请正确输入您手机将用于建账、变更等业务步骤中短信提醒（无偿）。
l 请设置并切记常见密码提醒问题及答案，便于取回密码。
l 请妥善保管您账号及密码，登陆我们系统进行任何操作将视为您本人行为。
l 假如老师在注册时候发觉注册按钮不能点击，请检验注册资料格式是否正确。更多疑问请查看文档最终联络方法，我们将为您解答。
l 请老师和3月1日——4月30日完成网上注册工作。

（三）怎样找回密码
1.请点击登录界面“找回密码”，进入找回密码界面，以下图：

2. 请输入注册时填写职员号或邮箱地址，点击“下一步”，图：

3. 请正确输入注册时填写问题答案，点击“下一步”按钮，假如答案正确，则转入密码重置界面，重新设置您登陆密码，以下图：

注意：
l 若在线找回密码失败，请联络设备秘书为你处理，并立即登录系统修改密码；
l 系统初始化后，默认密码为“000000”，修改密码不许可和默认密码一致；经过邮箱发送更换密码重置，不需秘书修改。
（四）怎样修改个人资料和密码
1.登陆系统后，点击页面右上角“姓名”进入个人资料修改页面。以下图：

注意：
l 请务必记住密码找回问题答案和填写正确Email，有利于密码找回。
l 为了提升安全性每次修改资料必需填写新密码才能经过。
二、怎样管理个人设备
（一）设备自查
1.进入“个人业务—设备管理”,老师能够查看自己名下所管多种设备，以下图：

2. 登录“仪器设备管理系统”，点击页面上方“用户首页”，用户能够看到自己名下设备及待核查设备。以下图：

3. 点击“待查设备”(红色数字链接)，查看待核查设备列表，对在用设备信息查对无误后进行勾选，点击“自查”按钮，对自己领用设备进行确定。

注意：
l 假如设备在用，则登陆“仪器设备系统”勾选对应设备，点击“自查”按钮；
l 假如用户没有对设备信息进行核查，该用户将不能提交设备建账业务。
（二）退回账目整理有异议设备
在账务调整期间，假如用户对自己名下设备有异议，那么能够使用“退回”功效，将这些设备退回到单位设备秘书处，并提醒设备秘书重新整理这些数据。图所表示，先勾选有异议设备，再点击“退回”按钮，使用该功效。

注意：
l 1月1日以后新建帐设备不可能实施“退回”操作；
l 提议用户先和设备秘书联络，确定数据有误以后，再使用退回功效，降低误操作。
三、仪器设备建账业务
业务介绍：

（一）建账申请
1.登陆系统，选择“个人业务—建账”界面，进入“建账”页面，选择“申请建账”按钮。以下图：

2． 选择需要建账类型（主件、附件），以下图：

3.按要求填写“设备信息表”，点击“保留并提交申请”按钮，提交建账申请单。珍贵仪器建账需要填写更多技术信息和图片资料才能提交业务。以下图：

本系统支持多台相同设备成批建账，同批次相同规格型号设备可一次成批提交业务，在建账页面左上角“成批条数”录入批量建账设备数量，“设备领用信息”录入设备出厂号，存放地等明细。
在提交申请后，请建账申请人立即提醒设备秘书进入系统进行审批，降低工作时间。
假如经过设备秘书初审，请设备领用人携带必需票据前往设备处进行终审。审批经过后，打印标签、卡片、对账单。
注意：
l 带星号数据为必填项，请申请人规范填写。
l 请仔细阅读页面提醒信息，规范填写建账申请单。
l 为了提升一次性初审经过率，请建账申请人正确填写：规格、型号、领用单位、采购人、存放地、出厂号等信息。
l 设备规格型号必需如实填写，规格和型号并不能相同。
l 请前往设备处进行终审时，携带完整票据。
l 假如老师对建账业务有疑问，请咨询各自单位设备秘书。
（二）怎样查看自己建账申请
点击“个人业务——建账”，对自己提交建账业务状态进行查看。图：

注意：
l 用户能够点击“查看”链接，来查看目前业务进行状态。
l 若需对建账任务进行修改，点击“撤回”链接，修改以后，进行“保留”，重新提交建账申请。
l 在收到单位设备秘书初审经过信息提醒后，请用户携带相关票据前往设备处进行建账终审。
（三）怎样处理被驳回业务
对于被驳回建账申请业务，请用户进去“个人业务—建账”中查看目前业务办理状态。图：

点击“查看”按钮，了解业务被驳回原因。图：

勾选被驳回业务，点击“修改”根据驳回意见来完善和修改设备建账申请单。完成后，点击“保留并其提交”按钮，再次提交建账业务申请。图：

温馨提醒：
请严格根据审核意见修改被驳回业务数据，以提升业务经过率。
（四）设备秘书建账初审
1. 单位设备秘书在收到短信或站内信息提醒后，请立即登录仪器设备系统，进行设备建账初审，请在个人待办业务列表中处理业务。图：

2. 点击“待办业务” （红色数字链接）进入具体审核界面。图：

3. 点击“审核”按钮，进入建账初审界面，图：

秘书审核注意事项：
l 请单位设备秘书仔细查对建账设备信息，具体审核标准请参考相关文件。
l 假如申请信息无误，则实施“同意”操作；
l 请仔细审核：规格型号是否填写，且真实；领用单位、领用人信息是否正确；单价、经费名称、编号是否正确；设备存放地、出厂号是否正确。

（五）设备秘书代理她人建账
设备秘书能够为她人代办多种业务，包含：建账、变更、报废、报失等。请需要代办业务设备秘书登陆仪器设备管理系统，进入“单位业务管理——设备管理”，图：

请设备秘书勾选需要办理业务设备，点击对应功效按钮，进行业务办理，代办业务默认为已经过设备秘书审核，直接进入下一步审核。
四、领用人变更业务
业务介绍：

（一）变更申请
1. 假如仪器设备领用人发生了改变，那么请原设备领用人登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务——设备管理”界面，勾选有信息变动设备，点击“变更”按钮，选择提交新变更业务。图：

2．在点击“变更”按钮以后，进入具体设备变更申请页面。添加变更设备，点击“下一步”图：

注意：假如一次性选择多台设备提交变更业务，那么请选择同一单位仪器设备。
（二）新管理人确定
1.请新管理人登陆“仪器设备管理系统”对变更信息做确定。以下图：

2. 点击“红色字体”链接，进入具体业务办理界面。以下图：

3. 点击“处理”按钮对设备变更信息进行确定。以下图：

注意：
l 新设备管理人点击“设备名称”对设备具体信息进行审核，假如没有异议则填写设备新存放地，点击“同意”按钮；
l 假如对设备信息有异议则点击“不一样意”按钮，将设备变动业务驳回。
（三）怎样查看自己变更申请
1. 设备变更业务申请人能够在“个人业务—变更”中对自己提交变更业务状态进行查看。以下图：

注意：
l 申请人能够点击“查看”链接，来查看目前业务进行状态，方便老师办理业务。
l 若申请人需要对自己填写变更业务进行修改，点击“撤回”链接，对具体业务进行修改以后，再提交变更申请。
（四）单位设备秘书审核
在新管理人确定以后，单位设备秘书在收到短信或邮件提醒时，请登录“仪器设备系统”进行设备变更终审。图：

设备秘书请点击“待办业务”（红色数字链接）进入具体待办业务列表界面。图：

点“审核”按钮，进入具体业务审核界面。图：

请设备秘书在查看了该台设备信息、变更理由及新存放地信息以后，依据实际情况进行“同意”或“驳回”处理。

（五）报失业务
业务介绍：

（一）报失申请
1. 假如发生仪器设备丢失情况，原设备领用人需立即登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务—设备管理”界面，勾选丢失设备，点击“报失”按钮，选择提交新报失业务。以下图：

2. 在点击了“报失”按钮，提交新报失业务以后，此时系统会自动跳转到报失业务办理页面，用户能够在这里选择多台设备批量报失。以下图：

注意：
l 将左侧设备加入右侧“申请报失设备单”方法：用户能够在左侧直接点击按钮，将设备加入报失申请选单中。
l 怎样将“申请报失设备单”中设备移出选单：用户能够在右侧直接点击按钮，将设备移出报失申请单。
l 在进行批量报失业务时候，请选择统一单位下设备进行办理。
3. 用户将需要报失设备加入到“申请报失设备单”以后，请点击“下一步”按钮，进入“报失申请单”填写界面。以下图：

注意：
请用户选择设备“丢失日期”，并认真填写“丢失原因”。假如报失设备并没有进行立案，那么请用户去掉“是否立案”勾选项。信息填写完整后，点击“提交申请”按钮提交此次报失业务。
（二）怎样查看自己报失申请
1. 设备报失业务申请人能够在“个人业务——报失”中对自己提交报失业务状态进行查看。以下图：

注意：
l 申请人能够点击“查看”链接，来查看目前业务进行状态，方便老师办理业务。
l 假如申请人需要对自己填写报失业务进行修改，那么点击“撤回”链接，对具体业务进行修改以后，再提交报失申请。
l 前往设备处进行报失终审时，请设备领用人携带相关证实文件，便于业务办理。
l 假如报失设备价值为10万元及以上，在设备处终审完成后需要提交设备四处长进行审批。
（三）单位设备秘书初审
单位设备秘书在收到短信或邮件提醒时，请登录“仪器设备管理系统”，进行设备报失初审。图：

设备秘书请点击“待办业务”（红色数字链接）进入具体待办业务列表界面。图：

点“审核”按钮，进入具体业务审核界面。图：

请设备秘书在查看了该台设备信息、报失原因、是否立案等信息以后，依据实际情况进行“同意”或“驳回”处理。

六、报废业务
业务介绍：

（一）报废申请
1. 假如仪器设备已经报废，那么请原设备领用人立即登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务——设备管理”界面，勾选报废设备，点击“报废”按钮，选择提交新报废业务。以下图：

2. 点击“报废”按钮，提交新报废业务以后，此时系统会自动跳转到报废业务办理页面，用户能够在这里选择多台设备批量报废。以下图：

注意：
l 将左侧设备加入右侧“申请报废设备单”方法：用户能够在左侧直接点击按钮，将设备加入报废申请选单中。
l 怎样将“申请报废设备单”中设备移出选单：用户能够在右侧直接点击按钮，将设备移出报废申请单。
l 单价大于3000元设备请单独提交一个业务。
l 报废10万元及以上设备，在设备处审批以后，需要经过设备四处长审批。
3. 用户将需要报废设备加入到“申请报废设备单”以后，请点击“下一步”按钮，进入“报废申请单”填写界面。以下图：

请用户认真填写“报废备注”及 “报废原因”，此时假如需要将一些设备从报废申请单从移除，请点击“取消”按钮，进行对应操作。
信息填写完整后，点击“提交申请”按钮提交此次报废业务。
注意：
l 请申请人依据“设备报废年限标准参考”及实际情况来填写设备报废原因，提交该业务申请。
l 前往设备处进行报废终审时候，请设备领用人携带相关证实文件，便于业务办理。
（二）怎样查看自己报废申请
1. 设备报废业务申请人 点击“个人业务——报废”，对自己提交报废业务状态进行查看。以下图：

注意：
l 申请人能够点击“查看”链接，来查看目前业务进行状态，方便老师办理业务。
l 假如申请人需要对自己填写报废任务进行修改，那么点击“撤回”链接，对具体业务进行修改以后，再提交报废申请。
l 请用户预先打印好“报废技术判定表”，便于业务办理。
l 前往设备处进行报废终审时，请设备领用人携带相关证实文件，便于业务办理。
l 假如报废设备价格为10万元及以上，在设备处终审完成后需要提交设备四处长进行审批。
（三）单位设备秘书初审
单位设备秘书在收到短信或站内信息提醒时，请登录仪器设备系统，进行设备报废初审。图：

设备秘书请点击“待办业务”（红色数字链接）进入具体待办业务列表界面。图：

点“审核”按钮，进入具体业务审核界面。图：

请设备秘书在查看了设备信息、报废原因、备注等信息以后，依据实际情况进行“同意”或“驳回”处理。
七、维修业务
业务介绍：

（一）维修申请
1.原设备领用人登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务——设备管理”界面，勾选需要维修设备，点击“报修”按钮，选择提交新报修业务。以下图：

2. 点击“报修”按钮，提交新报修业务以后，此时系统会自动跳转到报修业务办理页面。以下图：

注意：
l 一次只能提交一台设备维修申请。
l 将左侧设备加入右侧“申请报修设备单”方法：用户能够在左侧直接点击按钮，将设备加入报修申请选单中。
l 怎样将“申请报修设备单”中设备移出选单：用户能够在右侧直接点击按钮，将设备移出报报修申请单。
3. 用户将需要报修设备加入到“申请报修设备单”以后，请点击“下一步”按钮，进入“维修申请单”填写界面。图：

请用户认真填写“故障描述”、 “估计维修费”、“推荐维修单位”等相关信息，提升维修业务申请经过率。
信息填写完整后，点击“提交申请”按钮提交此次维修业务。
（二）怎样查看自己报修申请
1. 设备报修业务申请人能够在“个人业务——报修”中对自己提交报失业务状态进行查看。图：

注意：
l 申请人能够点击“查看”链接，来查看目前业务进行状态，方便老师办理业务。
l 假如申请人需要对自己填写报修任务进行修改，那么点击“撤回”链接，对具体业务进行修改以后，再提交报修申请。
l 前往设备处进行报修终审时，请设备领用人携带相关证实文件，便于业务办理。
l 假如维修金额达成3000以上，需要到设备四处长审批。
（三）单位设备秘书初审
单位设备秘书在收到短信或站内信息提醒时，请登录仪器设备系统，进行设备维修初审。图：

设备秘书请点击“待办业务”（红色数字链接）进入具体待办业务列表界面。图：

点“审核”按钮，进入具体业务审核界面。图：

请设备秘书在查看了该台设备信息、维修方法、估计维修费等信息以后，依据实际情况进行“同意”或“驳回”处理。

八、盘亏业务
业务介绍：

（一）盘亏申请
1.设备领用人登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务——设备管理”界面，勾选需要盘亏设备，点击“盘亏”按钮，选择提交新盘亏业务。以下图：

2. 点击“盘亏”按钮，提交新盘亏业务以后，此时系统会自动跳转到盘亏业务办理页面，用户能够在这里选择多台设备批量盘亏。以下图：

注意：
l 将左侧设备加入右侧“申请盘亏设备单”方法：用户能够在左侧直接点击按钮，将设备加入盘亏申请选单中。
l 怎样将“申请盘亏设备单”中设备移出选单：用户能够在右侧直接点击按钮，将设备移出盘亏申请单。
3. 用户将需要盘亏设备加入到“申请盘亏设备单”以后，请点击“下一步”按钮，进入“盘亏申请单”填写界面。图：

请用户认真填写“备注”、 “盘亏原因”及选择盘亏理由，此时假如需要将一些设备从盘亏申请单从移除，请点击“取消”按钮，进行对应操作。
信息填写完整后，点击“提交申请”按钮提交此次盘亏业务。
（二）怎样查看自己盘亏申请
1. 设备盘亏业务申请人能够在“个人业务——盘亏”中对自己提交盘亏业务状态进行查看。图：

注意：
l 申请人能够点击“查看”链接，来查看目前业务进行状态，方便老师办理业务。
l 假如申请人需要对自己填写盘亏任务进行修改，那么点击“撤回”链接，对具体业务进行修改以后，再提交盘亏申请。
l 前往设备处进行盘亏终审时，请设备领用人携带相关证实文件，便于业务办理。
l 假如盘亏设备价格为10万元及以上，在终审完成后需提交设备四处长进行审批。

（三）单位设备秘书初审
单位设备秘书在收到短信或站内信息提醒时，请登录仪器设备系统，进行设备盘亏初审。图：

设备秘书请点击“待办业务”（红色数字链接）进入具体待办业务列表界面。图：

点“审核”按钮，进入具体业务审核界面。图：

请设备秘书在查看了该台设备信息、报失原因、是否立案等信息以后，依据实际情况进行“同意”或“驳回”处理。
九、调拨业务
（一）调拨申请
1.原设备领用人登陆仪器设备管理系统，进入“个人业务——设备管理”界面，勾选需要调拨设备，点击“盘亏”按钮，选择提交新盘亏业务。以下图：

2. 点击“盘亏”按钮，提交新盘亏业务以后，此时系统会自动跳转到盘亏业务办理页面，用户能够在这里选择多台设备批量盘亏。以下图：

注意：
l 将左侧设备加入右侧“申请盘亏设备单”方法：用户能够在左侧直接点击按钮，将设备加入报修申请选单中。
l 怎样将“申请盘亏设备单”中设备移出选单：用户能够在右侧勾选某几台需要移出选单设备，点击“移除选单”按钮，那么就完成了整个操作。
3. 用户将需要盘亏设备加入到“申请盘亏设备单”以后，请点击“下一步”按钮，进入“盘亏申请单”填写界面。图：

请用户认真填写“备注”及 “盘亏原因”，此时假如需要将一些设备从盘亏申请单从移除，请点击“取消”按钮，进行对应操作。
信息填写完整后，点击“提交申请”按钮提交此次报失业务。
（二）怎样查看自己调拨申请
1. 设备报失业务申请人能够在“个人业务——盘亏”中对自己提交报失业务状态进行查看。图：

注意：
l 申请人能够点击“查看”链接，来查看目前业务进行状态，方便老师办理业务。
l 假如申请人需要对自己填写报失任务进行修改，那么点击“撤回”链接，对具体业务进行修改以后，再提交变更申请。
l 前往设备处进行盘亏终审时，请设备领用人携带相关证实文件，便于业务办理。
l 假如报失设备价格为10万元及以上，在终审完成后需提交设备四处长进行审批。
（三）单位设备秘书初审
单位设备秘书在收到短信或站内信息提醒时，请登录仪器设备系统，进行设备报失初审。图：

设备秘书请点击“待办业务”（红色数字链接）进入具体待办业务列表界面。图：

点“审核”按钮，进入具体业务审核界面。图：

请设备秘书在查看了该台设备信息、报失原因、是否立案等信息以后，依据实际情况进行“同意”或“驳回”处理。

十、珍贵仪器设备资料整理
（一）登录珍贵仪器系统
登陆设备管理处网站，点击右侧‘仪器设备管理系统’图标。选择‘珍贵仪器共享系统’,使用职员号登陆系统。系统账号和设备管理系统一致。图示：

尤其说明：
l “Vemc-珍贵仪器共享系统” 是进入珍贵仪器设备共享管理系统，即机组人员处理各类和设备共享受关业务地方；
l “进入VEMC”网站，是一个通向珍贵仪器设备共享服务对外公开网站链接，经过这个网站浏览设备资料，查询和预约使用设备；
l 这些全部系统全部是基于同一套数据，老师使用相同账号密码均能登陆全部系统；
l “一站式登陆”，能够提供给用户和秘书在同一系统，同时处理设备、珍贵仪器共享、试验室数据等业务和数据；

（二）设备资料修订（机组管理员）
用户登陆以后，点击“共享仪器设备>>我管理共享仪器设备管理”，要修改共享仪器设备信息勾选，然后点击修改。

进入修改界面后，可看到下图：

填写资料注意事项：
l 假如发觉设备“资产信息”不正确，能够在“消息内容”处具体描述资产错误信息和需要修改内容，然后点击“发送通知”发送设备管理员，管理员会依据你提供信息修改这些资料；
l 请依据实际情况填写设备类别、管理人电话，关键技术指标，服务领域及范围等信息；
l 请留下管理人员电话、email等关键联络信息；
l 每台设备最少需要上传一张设备照片；
l 其它信息尽可能完善填写，这么能够让预约人愈加方便了解大仪设备使用信息；

（三）设备资料修订（单位设备秘书）
1、资料修订
用户进入“共享仪器设备>>共享仪器设备管理”，对需要修改仪器设备信息勾选，然后点击修改。

修改界面进入后，可看到下图，请在该界面完成资料完善和审核工作：

填写资料注意事项：
l 假如检验发觉“资产信息”不正确，能够在“消息内容”处具体描述资产错误信息和需要修改内容，然后点击“发送通知”发送设备管理员，管理员会依据你提供信息修改这些资料。
l 请依据实际情况填写设备类别、管理人电话，关键技术指标，服务领域及范围等信息；
l 请留下管理人员电话、email等关键联络信息；
l 每台设备最少需要上传一张设备照片；
l 其它信息尽可能完善填写，这么能够让预约人愈加方便了解大仪设备使用信息；
2、审核资料

l 对于机组管理员填写设备资料齐备符合要求，请审核经过该台设备状态为；
l 对于部分仪器设备资料不满足要求，请通知管理员完善资料，直到符合要求；
l 假如错误将不该审核设备设置成了经过审核状态，能够经过选中这台设备，再点击“审核”，实现取消审核操作；
十一、常见问题FAQ
l 我不能注册或注册不成功怎么办？
答：因为在注册时，需要输入老师工号及姓名，假如您不清楚工号，那么请联络设备秘书进行查询或联络文档末尾技术支持。
l 怎样退回有异议设备？
答：在业务调整期间，假如用户对自己名下设备有异议，那么能够使用“退回”功效，将这些设备退回到单位设备秘书处，并提醒设备秘书重新整理这些数据。
l 怎样处理被驳回业务？
答：将驳回业务严格根据审核意见修改被驳回业务数据，以提升业务经过率。
l 单价超出10万设备建账有什么特殊操作？
答：单价超出10完设备在建账时，需要按摄影关要求完善大型仪器资料填写，包含：预约时间段、预约费用、联络方法、技术资料等。
l 为何我办理业务时候，业务包含全部设备必需隶属于一个单位？
答：因为全部设备全部必需有一个领用单位
l 同一台设备为何不能同时办理两个业务？
答：因为一台设备只能有一个业务办理状态，预防一台设备即在报废，也在报失情况发生，所以一台设备不能同时办理两个业务。
l 是否能够一次办理多台仪器设备维修业务？
答：不能，一次只能办理一台设备维修业务，因为各个设备维修原因，维修企业等等信息全部可能不相同。
l 个人用户是否能够办理设备调拨业务？
答：不能，设备调拨业务属于单位之间业务往来，个人之间设备流转遵照以下规则：单位内部流转办理“领用人变更”，跨单位流转在调剂平台，办理“调剂”业务。
十二、插件下载
用户在系统中打印表格时候需要安装一个插件adobe reader，请采取一站式登录。图：

点击“pdf阅读器9.0”进行插件下载、安装操作。安装以后即可正常打印报表。
十三、联络方法和问题咨询
技术支持：邓治飞 电话 Email
四川大学仪器设备管理系统
办理要求及填表说明
“四川大学仪器设备管理系统”关键用于学校各单位仪器设备日常管理，请用户在使用前具体阅读《四川大学仪器设备管理系统用户手册》和本办理要求及填表说明。
一、仪器设备建账范围
1、单价在800元（含800元）以上，耐用期在1年以上，能独立使用仪器设备和其它物品，属固定资产；
2、单价在人民币10万元（含）以上仪器设备为珍贵仪器设备；
3、单价在500元（含500元）至800元范围内，耐用期在1年以上，能独立使用仪器设备和其它物品及试验室工作台、柜属于低值品。
4、单价在500元（含500元）以上不能独立使用或只能置于设备内部仪器设备属所依附设备附件。
5、购置单价3万元以上，批量6万元以上仪器设备需进行招标采购。
二、仪器设备建账步骤及所需资料
1、用户到“四川大学仪器设备管理系统”注册并登录提交仪器设备信息，单位设备秘书接收“业务提交”短信或邮件；
2、单位设备秘书审核经过，用户接收到“审核经过”短信或邮件；
3、用户到设备处建账处（行政楼206室）进行终审，取得设备条码标签，对账单，条码标签需贴在设备上，对账单做财务处报账凭证。设备卡片可依据需要在系统里自己打印。
4、用户到设备处终审需携带以下资料：购物凭证（发票等），设备使用说明书，标有出厂号凭证（保修卡、合格证等），经费本（卡）。
招标采购设备除以上资料还需携带以下资料：四川大学仪器设备验收单、中标结果书、技术协议书。
计算机终审除以上资料还需提供计算机配置清单。
三、设备信息填写说明
1、成批条数：同批次购置数台相同设备，可录入购置台件数，系统自动形成数条数据。只需在下面填入对应台件数出厂号和存放地就可。
2、领用单位：设备使用单位，标准上和领用人所属单位相同。
3、仪器编号：由系统自动生成，是确定某一台设备唯一标识，这个编号一直跟随该设备，不因该设备调转、报废而更改。
4、分类号：按“高等学校固定资产分类编码手册”要求填写。用户可录入设备名称拼音首字母进行选项。因手册内分类号有限，用户可依据实际情况选择最靠近。
5、仪器名称：表示该设备汉字名称，该名称可不和高等学校固定资产分类目录名称一致。用户可依据实际情况进行修改。（仪器名称不带厂家或品牌名）
6、型号：以厂家提供信息为准。
7、规格：指设备关键技术参数，具体要求见附件。
8、单价：表示该台设备（包含所属附件）总金额（人民币价格）。
9、国别码（国别）：仪器设备具体生产国家名。
10、厂家：国产设备厂家填汉字，其它可填英文名称或译名。
11、供货商：出售该设备企业名。以开具设备购置发票上盖章单位为准，可和厂家同名。
12、出厂号：是生产厂家给出该设备唯一编号。自制或订制设备无出厂号可填“自制”或“订制”。附件设备无出厂号可不填。
13、出厂日期：设备出厂时间。如不能确定可同“购置日期”。
14、购置日期：仪器设备到校验收后日期。
15、发票号：设备购置发票编号。
16、经手人：指办理使用手续人名。本系统默认为登陆本系统用户名。
17、采购人：指购置该设备人名，招标采购设备填写招标。
18、经费科目：指购置（或报账时）该设备使用经费大项起源。取值以下：1：教学2：科研3：基建4：自筹经费5：世界银行贷款6：捐赠7：硕士8：贷款配套费9：行政事业费10：211经费11：十五投资12：985经费13：专题经费。按经费名称区分：1－10类为教学经费，11-16类为科研经费。
19、经费名称：指购置（或报账时）该设备使用经费名称。取值以下：1、教行费2、设备费3、985工程4、211工程5、523经费（三期）6、灾后重建经费7、基建费8、国库集中支付教学9、行政事业费10、专题拔款11、科学事业费12、纵向科研费12、国库集中支付科研14、横向科研费15、代管科研费16、自然科学基金17、科技三项费18、硕士经费19、自筹经费20、捐赠21、其它
“经费名称”填写时请参考经费卡（本）上所提供名称。
20、经费编号：指购置（或报账时）该设备使用经费卡（本）上数字编号。
21、保修期限：指厂家（商家）承诺保修时限。
22、使用方向：指该设备使用性质。取值以下：1：教学2：科研3：行政4：生活和后勤5：生产6：技术开发7：社会服务8：其它。
其中：科研是指关键用在科学研究方面设备，一台设备教学和科研使用机时各占二分之一时，可填“科研”。行政单位只能填写“行政”。学院办公室填写“教学”。
23、存放地：设备具体放置地点。填写格式：xx校区xx楼xx号。江安校区请在前面加上“江安”。无楼名房号填写：xx校区xx楼旁xx房。
四、设备建账要求：
1、计算机建账填写要求：
（1）分类号统一为“05010105”；
（2）设备名称填写“微型电子计算机”，笔记本电脑填写“便携式微型电子计算机”；
（3）规格填写：CPU/硬盘/内存/显示器（如E5300/2.6G/250G/2G/液17）
2、软件建账填写要求：
（1）分类号统一为“05010601”；
（2）设备名称填写“xxxx软件”；
（3）型号如无，填写软件应用范围；
（4）规格填写是否网络，可使用用户数等。
3、批量设备建账填写要求：
（1）同批次购置数台相同设备可由某一个用户按批量设备入账，“成批条数”可录入设备台件数，“存放地”、“出厂号”按实际填写。
（2）终审经过后，由单位设备秘书对批量入账设备“领用人”按实际领用人进行修改。
五、设备报废步骤及所需资料
1、用户到“四川大学仪器设备管理系统”注册并登录提交仪器设备报废申请，单位秘书接收“业务提交”短信或邮件；
2、单位秘书审核后提交，主管领导接收“业务提交”短信或邮件，审核并提交；
3、设备科审核后，短信或邮件通知用户，用户应按要求准备“仪器设备报废单”（下载报废单，请教授判定等）一式两份；
4、设备科派专员进行报废设备回收，并在“仪器设备报废单”上加盖“残体已收”鲜章，一份由用户保留，一份由设备处保留做下账依据；
5、10万元以上设备应组织专门教授小组判定，提交设备处同意后方能进行报废。
六、设备维修步骤及所需资料
1、用户到“四川大学仪器设备管理系统”注册并登录提交仪器设备维修申请，单位秘书接收“业务提交”短信或邮件；
2、单位秘书审核后提交，主管领导接收“业务提交”短信或邮件，审核并提交；
3、设备科审核后，短信或邮件通知用户，依据设备科出具“仪器设备维修派工单”安排维修；
4、维修工作完成后，由设备科维修人员依据实际维修情况填写“设备维修完成情况表”，打印“四川大学设备维修对账单”，作报账依据；
5、维修金额达成3000元以上，需报设备四处长审批。

仪器设备建账规格填写说明
一、规格填写要求：
仪器设备规格关键是指仪器设备关键技术参数指标。通常能够厂家铭牌数据为准，也能够按说明书或依据该仪器设备用途选择填写关键指标。
二、通常常见仪器关键指标为：
生物容器以容量（立升）为主，容器材料做副指标；
电冰箱以容量（立升）为主，附单/双门；
电视机、显示器等以视屏对角线尺寸为主；
摄像机以像素、镜头尺寸、内存为主；
投影仪、幻灯机、实物幻灯以所用光源功率为主，入：250W、150W、等；
蒸馏水器以每小时或每分钟出水量为主；
除湿机以每小时或每日抽湿量（升/时或日）为主；
空调制冷设备以制冷功率（匹、千瓦、大卡）为主，另可将冷暖、单冷、分体、窗式或柜式作为副指标填写；
真空泵、压缩机以抽气或供气速率（L/S）为主；
微机以CPU/内存/硬盘/显示器尺寸为主，如：P4-2G/256M/80G/液晶或纯平17”；
显微镜以尽头最大放大倍数（目镜x物镜）为主，另将性能作为副指标如：单/双目、生物、立体、相差、倒置、荧光等；
离心机、搅拌机、沉淀离心机、振荡器、涡轮机、牙钻等以转速/分钟为主：
示波器、信号发生器以测量频率范围为主；
多种仪表、数字表（数控或指针式）应以量程、刻度、精度、倍数为主；
超净工作台以工作台工作尺寸和洁净度为主，或附垂直、水平式、单双面指标；
打印机以打印最大幅宽为主；
电泳仪以输出电流、电压为主；
电子天平以秤量范围、精度为主；
水浴锅以孔数和功率为主；
酸度计以测量PH值范围、精度为主，或附智能、数量、指针式等指标；
复印机应以复印速度为主；
稳压电源、调压变压器、稳压器、不间断电源以功率（W）、（KVA）为主，包含工作性质：磁饱和、电子稳压、电机调压、参数稳压等；
电钻、手电钻、台钻等以最大外孔直径为主（mm）;
鼓风干燥箱、恒温培养箱、二氧化碳培养箱类以容量尺寸和温度范围为主；
真空计以测量真空度为主；
红外、紫外、原子吸收分光分度计、紫外透射仪等以测量波长范围，波长精度，分辨率为主；
直流电位差计、离子计、电导率仪等以精度、测量范围为主；
另外，对于一些由很多部件组成仪器设备，其技术指标以主机数据为主。