县商务局工作制度规范样本.doc

曲沃县商务局工作制度

第一章 基础要求
第一节 仪容仪表
一、 工作时间着装整齐、得体，精神饱满，形象端庄。
二、 公共活动或其它关键场所，男性应穿深色西装、白衬衣、深色袜子、黑色皮鞋，站立行走应系好衣扣，假如是两粒扣，系上面一粒；三粒扣，系中间一粒或上两粒扣。女性应穿着庄重大方套装。
三、 男性不留长发(指头发盖住耳朵、眉毛、一般衬衣领子)、蓄胡须。女性不留长指甲、涂染指甲，不染艳丽彩发，不戴耳环、手链、手镯、脚链。勤剪指甲，保持洁净。
第二节 文明礼貌
一、严禁在办公室、会议室等公共场所吸烟。
二、注意维护公共卫生，不随地吐痰、乱丢杂物，不大声喧哗。
三、开会期间，手机应调到振动位置或关机。
四、拨打、接听电话态度要亲切，语气要平和，使用规范用语。通话结束时，通常主叫方应先挂机，被叫方后挂机。和上级部门、领导通话，通常应等候对方先挂机。
五、接待来访、办理业务要热情，应主动起身、问候，客人告辞、业务办理结束时，应起身道别或送至门外。
六、介绍客人应用手示意，先将年轻介绍给年长、职位低介绍给职位高、男性介绍给女性。介绍时，应简明说明被介绍人所在单位、职务等相关情况。
七、会见握手时，通常应是主人、年长者、身份高者、女性先伸手，客人、年轻者、身份低者、男性见面应先问候，待对方伸手后，再和对方握手。
八、递、接名片应用双手。递名片时，名片应正面向着对方，要热情并目视对方。接收她人名片时，要仔细看一遍。放在桌子上时，名片上面不应再放其它、物品，会谈或宴会结束时不要遗忘，千万不要放在手中。
九、和客人交谈时保持适度谈话距离，通常为50厘米左右。交谈时不要把手放在衣兜里。参与外事活动前，不要食用葱、蒜、洋葱等有异味食品。
十、和客人就座时，要端庄稳重，男性不能翘二郎腿，不能用脚敲地面，两腿不能颤动；女性两膝并拢。
十一、和客人行走时，应走在客人左前方。转弯或上楼梯时，应侧身伸手示意，引导客人行走。
十二、引导客人到办公室或会议室时，如房门往里开，应优异去，再侧身请客人进；如房门往外开，应先拉开门，请客人优异。
十三、乘电梯如有专员服务，应先让客人进出电梯；如无人服务，应优异电梯控制电梯门后，再请客人进入，出电梯时，应先控制住电梯门后，请客人先出。
十四、陪同客人乘车，上下车要代客开门。乘坐轿车安排座位时，应把客人安排在后排右侧位子上，陪同领导坐在客人左侧，工作人员坐在副驾驶位子上。陪同人员不能和客人同一车门上车。其它车型，主宾应在前排就座。
第三节 作风纪律
一、严格遵守工作纪律，不迟到，不早退，不旷工，不擅离职守，不在工作时间办私事、打盹、上网聊天、玩电脑游戏、吃零食。不得在办公场所打扑克。
二、保持工作环境整齐有序，上班应提前15分钟到办公室，打扫室内外卫生，做好上班前准备工作；下班前清理当日工作，做到日事日毕，离创办公室前关好门窗、水电和空调。
三、强化服务意识，严格根据相关要求办理业务，不有意刁难，不无故拖延。
四、严格遵守保密纪律和要求，不对外提供不应公开政治、经济、科技等信息；不私自转借、摘抄、录制、复印秘密文件资料；不私自处理应上交销毁秘密文件。
第二章 日常工作制度
第一节 上请下达制度
一、请示、汇报工作逐层进行。通常情况下，未经科长同意，工作人员不得直接向分管领导请示、汇报工作；未经分管领导同意，不得直接向局关键领导请示、汇报工作。
二、 传达领导指示之前要搞清楚领导意图，明确要求和时限，立即传达。传达科室和传达人负责领导指示督查落实。
三、 下发通知要明确时间、地点及具体要求，下发科室和下发人负责督查通知事项落实。
四、工作人员接通知、指示要认真做好统计，立即向科长、分管领导汇报，明确办理责任人，严格根据时限要求完成。
五、各科室应认真根据职能做好本职员作。加强科室内部、科室间沟通，主动配合科内同事、相关科室工作。
六、落实“首问责任制”。首问人应主动负担责任，负责跟踪协调，不得以任何理由推托、拒绝。
七、落实“AB”角制度。工作人员请假、出差必需做好工作交接；负责接替人员要认真负责，接替工作期间负全部责任。
八、领导指示和安排工作应根据科室职责分工进行。包含多个科室，应明确牵头科室。假如认为安排工作不在职责范围之内，可向指示领导提出调整提议。
九、认真完成党委会、办公会决定事项及领导交办任务，明确责任到人，确保按时完成，不得无故拖延，不得敷衍了事。
十、临时性、突击性工作，应明确牵头领导和牵头科室，包含相关科室工作应明确专员负责。
第二节 接待制度
一、在接待活动中应坚持“礼仪对等、待人热情、礼节周到、从简节省、重视实效”标准，接待人员要态度热情，耐心周到、举止端庄、落落大方。
二、凡接待前来参观考察、检验指导及项目洽谈团组，对口科室要提前明确客人基础情况，包含客人姓名、职务、食宿交通、航班车次、人数、来访目标、日程安排及风俗习惯和禁忌等背景资料，并立即向分管领导或关键领导汇报。
三、牵头科室要依据领导指示和贵宾要求，提出接待提议，制订接待计划，并报分管领导同意，由办公室帮助安排。接待关键贵宾，需立即向关键领导汇报，并依据关键领导指示做好接待工作。
四、依据客人要求预订宾馆。如需由本局负担费用，应依据对方身份确定宾馆及房间档次，并报关键领导同意后，由办公室提前预定好房间。
五、凡需宴请贵宾，要填写本局统一格式《接待审批单》(附件1)，经关键领导签字后交办公室主任，由办公室统一安排，并作为安排就餐及招待费结算依据。因特殊情况，事先不能填写《接待审批单》，必需由分管领导或科室主任口头请示关键领导后，并必需于次日补交《接待审批单》，无《接待审批单》一律不予报销。
六、宴请应本着从简节省标准，饭菜突出地方特色，通常掌握“安排凉菜两人不多于一道菜，热菜一人一道菜”，无特殊情况，一律不得消费高级烟酒。
七、接待客人一律不用招待烟。
八、陪餐人员实施对等陪同标准，并从严掌握宴请陪餐人数。通常陪餐人数不能超出贵宾人数，特殊情况，经局领导同意，陪餐人数可合适增减。
九、标准上即墨市内同级单位不安排接待。
十、正式宴会要事先按来宾身份安排桌次、座次，并设座位卡。根据国际通例安排座次。以主陪、副陪座位为准，近者为高、远者为低，右为上、左为下，译员坐在主宾右方。按中国习惯，主宾坐在主陪右方，主宾夫人或第二来宾坐在主陪左方；第三、四位来宾分别坐在副陪右、左方，译员坐在主宾右方，便于交谈。
十一、涉外宴请标准上着正式服装，另有约定除外。男士应礼貌地让长者或女士先入座，必需时要主动帮助她们。要主动地和同桌人交谈，尤其是左右邻座，不认识时可先自我介绍，并递上名片。
十二、办公室要建立招待费登记台帐，分口登记招待费开支情况，并定时给予公布。
十三、日常接待：领导班子组员及各科室每个月供给茶叶一斤；各科室一律不供给招待用烟，接待室招待用茶由办公室统一安排；如无特殊情况，办公室通常不安排招待水果。
第三节 财产物资管理制度
为加强机关财产物资管理，确保机关财产物资安全完整，节省经费支出，特制订本制度。
一、固定资产及低值易耗品管理：
1、机关使用固定资产及低值易耗品由办公室统一购置，并负责编号管理。
2、各科室应做好实物保管及保养工作，延长固定资产及低值易耗品使用寿命。
3、固定资产及低值易耗品修理由办公室做出预算，报局同意后统一安排维修。
4、办公室要每十二个月对固定资产及低值易耗品进行盘点，达成帐帐相符，帐实相符，对损失丢失资产要查明原因，上报关键领导同意后立即进行处理。
二、办公用具管理：
1、办公用具购置。办公用具购置，由各科室依据需要于每个月5日前做出购置计划，填写《办公用具使用申请单》(附件2)经办公室汇总，提报关键领导同意后，由办公室集中统一购置。
2、办公用具保管。办公室建立办公用具购置领用登记簿，做好办公用具管理工作，确保机关办公秩序正常运行。
3、办公用具领用。各科室要确定专员领取办公用具，对办公用具使用应本着节省标准，避免损失浪费。
三、礼品管理：
1、礼品购置：礼品购置需由使用礼品分管领导于使用礼品前5日提出申请，由办公室统一做出购置计划，报关键领导同意后购置，其它科室不得自行购置礼品。
2、礼品保管：办公室应建立礼品购置领用登记簿，由专员负责礼品收发管理工作。
3、礼品领用：需要向客商赠予礼品，提议人必需事先填写《礼品使用申请单》(附件3)，经关键领导签批(关键领导外出，由主持工作领导签批)后，方可到办公室领取。
第四节 车辆管理制度
为深入加强局机关车辆管理，确保行车安全，用车规范，提升办事效率，特制订本制度。
一、车辆调度及管理标准：
1．全部车辆归办公室统一管理，调配使用，局长、副书记、副局长相对固定办公车辆使用。
2．成立即墨市商务局车队，由车队长具体负责车队日常管理。
3．全部车辆投保、年审等工作均由办公室统一办理。
4．在确保局领导办公用车前提下，车辆安排坚持突出招商工作、先急后缓、兼顾平衡标准。
5．出市外为企业办事，标准上由企业派车。
二、派车要求：
1．各科室日常见车由科室责任人事先向办公室说明事由、用车时间及目标地，由办公室统一安排。用车范围超出即墨市区，应提前一天说明，由办公室统一协调安排，突发情况例外。青岛市外应请示关键领导同意。
2．公车不得私用，确因特殊情况用车，需填写《用车申请单》，经分管领导同意，报办公室立案。
3．节假日、双休日，值班车辆公务外出需报办公室，由办公室请示分管领导后同意。
4、在单位车辆担心不能立即派出情况下，经办公室主任同意可租车辆使用，并登记，以备核实报销。
三、驾驶员守则：
1．车队长负责做好驾驶员考勤工作，并帮助办公室做好车辆调度使用，驾驶员要服从车队长管理，驾驶员外出要提前通知车队长，并向办公室请假。
2、驾驶员出车应立即填写《车辆行车记录表》(附件5)，车队长负责对登记情况进行汇总，并根据纪录核实相关报销费用。
3.严禁酒后驾车、私自驾车外出或私自将车交给她人驾驶，违者一经发觉，给停职检验三个月违纪处分并停发工资和多种补助。违反上述要求，发生负关键责任交通事故，一律给解聘处分。
4．对于正常实施公务过程中发生交通事故者，除接收交警部门处理外，驾驶员负关键责任(50%以上)给停职检验30天处分并停发当月工资。
5．驾驶员对车辆要随时保养，立即清洗，保持内外观整齐，使车辆处于良好状态，车队长要定时对车辆维护情况进行检验。驾驶员应妥善保管车辆多种证件、牌照、钥匙等随车工具及车用物品。如有丢失，由本人负担补办手续全部费用及工具、物品购置费。
6．夜间、双休日及节假日期间全部车辆(包含领导外出期间车辆)，必需在下班前统一停放办公楼后停车位处，因车辆不按要求停放，造成车辆受损，由驾驶人员自行负担维修费；造成车辆丢失，由本人负担车辆原值40%，并给解聘处分。车队长负责每日车辆停放统计，并对车辆停放情况每个月进行汇总，将汇总情况报办公室。
五、油耗和维修：
1．车辆燃油实施单车核实，由办公室统一定点供给，统一结算。
2、车辆维修实施派付维修单制度，驾驶员发觉车辆有问题应立即汇报车队长，并由车队长做出维修计划和开支预算，经办公室主任和分管领导审核，到指定地点维修。一次性维修超出300元，须报关键领导同意。
3、车辆装潢及内部配置由驾驶员做出计划和开支预算，经办公室主任和分管领导审核，并报关键领导同意后，再进行装潢和配置。
4、驾驶员一律不得报销和车辆无关费用。和车辆相关费用开支必需每个月根据《车辆行车记录表》上纪录，填写报销单据，交由办公室统一审核、汇总后，报关键领导同意、结算。
5、车辆加油必需凭卡到指定加油站加油，一卡一车，特殊情况需提前向办公室主任请示。
6、驾驶员每个月将行车公里数、加油数量及维修情况报办公室登记造表，报分管领导和关键领导同意，并张贴公布。
六、考评制度
驾驶员管理纳入岗位目标责任制考评，工资分为基础工资和绩效工资两部分，其中绩效工资按驾驶员岗位责任制考评实际得分情况发放。
第五节 财务管理制度
为加强财务管理，严格费用开支，特制订本制度：
一、财务开支实施“一支笔”签字审批制度。
二、经费收支必需以原始凭证为依据，多种原始凭证应符合相关要求，做到内容完整，数字清楚，手续完备。由经办人、科室责任人、关键领导签字后方可报销。
三、财务人员要严格遵守财经纪律，实施相关要求，严禁公款私存或私设小金库。
四、严格借款手续，出差人员临时借款，一律由局长同意，出差返回一周内进行结算，不进行结算，从当月工资中扣除。
五、现金收付应遵守现金管理要求，库存现金不得超出库存限额(800元)，不得以白条抵库，要做到日清月结，帐款相符。
六、银行存款由出纳员结算，印鉴由会计人员负责，做到支票和印鉴分开管理。
七、财务人员应立即交纳电话费、公积金、水电费等各项费用，如出现滞纳金，由财务人员自负。
八、严格遵守支票管理要求，不得签发空白支票，领取支票需在支票领用簿上进行登记。
九、会计人员应根据相关部门要求，认真编制月、季、年度经费收支报表，做到立即、正确。随时掌握资金运转情况，确保正常经费开支需要。
十、会计人员要做好会计档案工作，按月将记帐凭证及报表整理成册，做好档案保管工作。
第六节 印鉴及信证管理制度
为加强印、信使用规范化管理，提升工作质量和工作效率，制订本制度。
一、印章使用管理
(一)印章保管。
机关印章由办公室专员保管。保管人员要注意印章保养，确保用印清楚。
(二)印章使用。
1、审批。使用单位公章，须经单位关键领导同意；使用领导个人私章，须经领导本人同意。
2、审阅。管理人员对所盖印章文书内容要认真审阅，确保审批内容和用印要求一致，不符适用印要求应拒绝盖印。
3、登记。经审查确定符适用印手续，要在用印登记簿上逐项填写登记项目，并请领导签批，经办人署名。
4、无特殊情况，不得将印章携带外出使用，确需使用，需经关键领导同意，进行公章外借登记并立即归还。
5、和本单位业务无关事项一律不予盖章。
二、信证使用管理
1、以本单位名义开据介绍信、证实信和多种凭证，由相关科室负责办理，并经关键领导或分管领导同意。
2、多种介绍信、证实信、凭证存根，要按要求整理归档。
3、标准上不开据空白介绍信，确需使用，须经关键领导(关键领导外出，由主持工作领导)同意，并认真搞好登记。空白介绍信未使用要限期退回；已经使用，领用人及证实人要在登记簿上写明事由并签字。
第七节 档案管理制度
为确保档案完整、安全，便于以后工作中等案查阅，特制订本制度：
一、档案工作以《档案法》为依据，由办公室负责各类档案搜集、整理、立卷和归档工作。
二、在办公室设置总档案室。各科室把文件处理完成后先自行保留，每个月月底由办公室统一搜集整理，对于相关业务关键文件可自行复印并整理归档放在自己科室档案橱内方便查阅，原件交由办公室归档。
三、办公室对国家要求应该立卷归档文件材料，必需按要求立即向档案室移交，实施集中管理。
四、认真落实档案保管、归档、借阅、判定、销毁、保密制度，立即编制各类档案检索工具和索引，确保档案安全。
第八节 信息工作上报制度
为深入提升向市委市政府报送信息质量，做好商务局《工作简报》编制工作，推进信息调研工作发展，逐步实现信息工作制度化、规范化和科学化，依据市委要求，特制订信息工作上报制度。
一、确定一名领导分管该项工作，办公室安排一至两名同志担任专职信息员，负责本局信息上报。
二、办公室负责每个月一期商务局《工作简报》编制工作，各科室要立即汇总每个月亮点工作。
三、各科室要安排一名同志兼任本科室信息员，将包含本科室相关业务工作，按格式要求撰写成信息，每个月上报信息不少于2条，每三个月通报一次。
四、上报市委、市政府综合性材料，需经关键领导审阅同意，通常性业务报道，需经分管领导审阅同意。
五、此项工作列入年度目标管理绩效考评。
第九节 会议制度
商务局实施党委会议、局长办公会议和机关全体会议制度。
一、党委会议
(一)参与范围：商务局党委组员。党委扩大会议，相关科室责任人可列席参与。
(二)关键内容：
1、决定和布署商务局关键工作；
2、研究机构设置、人事任免、人员调整奖惩等关键事项；
3、讨论研究向上级请示或汇报重大事项；
4、研究处理日常工作管理重大问题；
5、研究决定其它需由党委会议(或扩大会议)决定事项。
二、局长办公会议
(一)参与范围：临时确定和议题相关人员。
(二)关键内容：研究专题性业务工作。
三、机关全体会议
(一)关键内容：
1、传达学习上级相关文件，集体政治业务学习；
2、公布相关调配、奖惩、选拔、任免决定；
3、宣告相关制度、纪律；
4、部署阶段性工作，总结工作，提出表彰；
5、其它应集中学习讨论事项。
(二)机关全体会议，由局长或局长委托副职主持，办公室负责会议统计和入会考勤。
(三)机关全体会议通常一月召开一次，如有必需可临时召开。
第十节 打字复印工作制度
一、各科工作人员必需立即、正确地完成打字复印任务。
二、打印、复印废文件、资料，不得随意乱丢，要集中存放，立即销毁。
三、严格遵守保密制度，预防失密、泄密事件发生。
四、非专业人员未经许可不得操作微机、复印机。
五、加强打印机、复印机耗材管理，厉行节省，避免浪费。
六、下班前必需切断电器设备电源，关好门窗，确保安全。
第十一节 值班制度
为保障局机关财产安全，立即处理值班公务，特制订本制度：
一、科室人员值班制度
1、值班时间：当日下班至次日上班
2、值班地点：办公室
3、值班人员职责：
(1)负责上级和其它单位来电、来人回复，不能回复，除做好统计外，应立即向分管领导汇报；
(2)注意防火防盗，发觉情况应立即处理并向领导汇报。
(3)值班人员必需在接班后方可离开。
(4)负责督查传达门卫值班情况。
二、门卫值班制度
1、值班时间：全天
2、值班地点：传达室
3、关键职责：
(1)关键负责晚间安全保卫工作，确保值班时间机关大院内财产安全。
(2)对机关车辆归库情况进行检验登记。
(3)遇事妥善处理，遇有特殊情况要立即向领导和值班室人员汇报。
(4)每七天一将值班日志报办公室主任查阅。
三、节假日工作人员值班制度
1、值班时间：节假日、双休日白天和夜间。
2、由办公室统一安排时间和人员。
3、值班人员职责：
(1)负责接听电话，并做好电话统计。
①电话统计应使用电话统计专用本，统计字迹工整，内容详实，包含：来电人姓名、单位、联络方法；来电时间、具体内容及要求；接听人姓名。
②接听会议通知必需统计具体时间、地点、出席范围、要求本局参与人员、是否需要讲话及讲话次序和时间、是否需要准备书面材料及份数。
③电话统计应立即报带班领导及相关领导，接听人负责落实。
④接听电话咨询，能够当场回复应立即给回复，不能当场回复应做好统计，并负责跟踪、督查、落实，立即反馈情况。
(2)注意防火防盗，发觉异常情况应立即处理并向领导汇报。
四、考评机制
值班人员要坚守岗位，一直保持高度警惕，不得空岗、脱岗，此项工作列入年度岗位目标管理绩效考评。
第十二节 出勤制度
为树立局机关良好形象，确保正常工作秩序，提升工作效率，特制订本制度：
一、工作人员必需严格遵守作息时间，不迟到、不早退。
二、实施指纹机考勤制度，每个工作日分3次进行考勤，早上考勤时间段为7：00-8：30，中午考勤时间段为13：00-14：00，下午考勤时间段为5：30-7：30(夏季按实际上下班时间类推)，其它时间段考勤无效。
三、工作人员必需遵守工作纪律，上班时间一律不得上网聊天、玩游戏，更不得擅离工作岗位，外出办事必需事先向科室责任人请假。
四、因事因病或其它特殊原因不能上班或不能按时上班，必需按要求向科室责任人请假并经同意，如因特殊情况确实来不及请假，事后必需补假。
1、工作人员因事因病(下同)请假半天以内由各科室责任人同意。
2、工作人员请假1天(含1天)以上，需经科室责任人同意，报分管领导同意。
3、各科室责任人请假1天以内(含1天)报分管领导同意，1天以上报关键领导同意。
4、领导班子组员外出半天以上需向关键领导请假。
五、此项工作列入年度岗位目标管理绩效考评。
第十三节 机关公共卫生值日制度
为搞好机关公共区卫生，发明优美办公环境，特制订本制度。
一、公共卫生实施按卫生区域包干负责制度。
二、办公区域公共卫生(包含卫生间、楼梯间、走廊、窗户等)由保洁人员负责天天下午清扫，各科室负责维持指定区域卫生。
三、每个月集中一次清扫公共区域卫生、办公室各自卫生。
四、考评和监督
1、计分措施：每次检验设定总分值为100分。其中
卫生间门窗不洁扣5分，地面不洁扣5分，水盆不洁扣5分，便盆不洁扣5分，下水道堵塞扣5分，垃圾桶不立即清剪发生外溢扣 5分，大厅及走廊不洁扣5分，门窗不洁扣5分。
2、考评措施：办公室组织卫生评选小组，整年不少于12次，,对年内累计出现2次低于90分给通报批评，出现4次低于90分罚款100元。同时考评分数纳入科室年度目标管理绩效考评。
五、如遇卫生大扫除，全体机关工作人员必需统一行动。
第十四节 机关学习制度
为不停提升局机关工作人员政治理论、业务素质和实施力水平，创建学习型、务实型、创新型机关，使机关理论学习常常化、制度化、规范化，特制订本制度。
一、参与人员范围
局机关全体工作人员。
二、组织领导
局机关工作人员学习由局办公室帮助分管领导进行组织安排，各科室学习会议由各科长负责组织安排。
三、学习时间
每七天星期五下午为集中学习日，每七天确保2个小时集中学习时间；各科室每七天要自行安排科室集中学习时间，科室集中学习时间每七天不少于2小时。
四、学习内容
1、学习政治理论。关键是学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和"三个代表"关键思想，学习党路线、方针、政策等。
2、学习现代经济知识。认真学习社会主义市场经济知识、国际经济、国际金融和贸易等现代经济知识。
3、学习法律法规。学习宪法、经济法、行政法等实体法和行政许可法等，关键是学习和推行职责相关法律法规。
4、学习业务知识。依据局机关、本岗位工作特点和要求，组织局机关干部结合工作实际，学习相关专业技术知识。
五、学习方法
1.分散自学。提倡天天看一次新闻，读一篇报纸，每个月读一本好书，写一篇心得。
2.集中教导。经过聘用教授讲课，观看录像，听录音等多个方法进行集中学习。
3.内部讲座。由各科室结合本身工作提出学习课题，并由各科室安排人员进行讲座。
4.集中讨论。围绕重大理论课题和现实问题结合本身学习体会进行讨论，做到相互启发，提升认识，统一思想。
六、此项工作列入年度目标管理绩效考评。
第三章 文书处理工作制度
第一节 总 则
一、文书处理是机关工作关键组成部分，是公布和传达上级指示精神，指导工作，请示回复问题，汇报情况，交流经验关键纽带，为做好文字处理工作，特制订本制度。
二、文书，系指收到和发出各文种文字材料。文书处理工作可分为发文处理、收文处理、内部文书处理和立卷归档等方面。
三、文书处理工作必需做到立即、正确、周密、安全；必需严格实施保密制度，确保组织机密。

第二节 发文处理
四、发文处理程序通常包含：起草、核稿、签发、印刷、盖章、存档和发送。
五、常见发文种类有：汇报、请示、通知、通报、决定、意见、批复、会议纪要、函等。
六、文件体式通常包含：版头、标题、主送机关、正文、签发、附件名称和附件、发文机关、机关印章、成文日期、发送单位、公文编号、密级等。
七、相关科室起草文件，在送局长审批、签发之前，均需经办公室主任或授权文秘人员进行校核，再经分管领导审查。假如文件已经领导人审批过，修改后需经原审批领导人复审。
八、起草文件必需使用标有本单位稿头拟稿纸。
九、凡属承接上级文件或回复性文件，要将原始文件和材料附后；若有附件发文应注明附件名称和件数。
十、起草、修改和签批文件，所用笔墨必需符合存档要求，不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不能长久保留笔墨。
第三节 收文处理
十一、收文是指接收外机关为传达意图、联络工作、交流情况发来文字材料。包含文件、电报、传真、信函、内部刊物、资料等。收文处理程序通常包含：签收、登记、分类、拟办、分发、阅办、催办、归卷等。
十二、收文由办公室负责登记，使用收文登记簿。各科室、机关工作人员收到各类文件，应交办公室登记。
十三、需要办理督查件、领导指示件，文书人员要附文件处理单，送请协公室主任或相关负责同志提出拟办意见和办理要求，然后呈相关领导指示或转相关科室和人员办理。
十四、为了提升收文处理效率，加紧文件传阅和办理速度，在确保工作需要前提下，对收文要按类别分发处理，包含传阅文件，属领导阅读文件，拟办和批办文件。
十五、阅办文件必需努力提升阅办效率，由各科室阅办文件，要在办理结束后立即将办理情况反馈办公室文书人员，并由文书人员进行登记。

第四节 内部文件处理
十四、内部文件处理是指本单位制作，限内部使用，用作局各项工作文件。包含：工作计划、总结、通知、规章制度、会议统计等。内部文件应单独登记，参考收文处理和发文处理措施管理。

第五节 文书立卷和归档
十五、凡含有查考价值，能够反应本局职能活动文件、材料，均属立卷归档范围。关键包含：本局收到或制作文件、电报、传真、会议文件、会议统计、底稿、图表、登记簿、册等。对需要立卷、归档材料由办公室负责立卷、归档。
十六、立卷工作根据相关要求于每十二个月六月前进行。
十七、对中央、国务院、省委、省政府、青岛市委、青岛市政府、本市市委、市政府下发文件，根据要求六个月填报一次查对表，十二个月清退一次。
十八、不需要继续留存文件，经领导同意后，可登记销毁。销毁文件时，必需派专员监销。严禁向废品收购部门出售文件、刊物和资料。
十九、按要求需上交文件，立卷结束后，向市档案局办理移交手续，作为正式档案。由市档案局保管，本局有选择地留存副本。
第四章 党内活动制度
第一节 三会一课制度
“三会”是指党支部大会、支部委员会、党小组会；“一课”是指党课。
(一)党支部大会制度
1、党支部大会关键任务是传达、学习党路线、方针、政策和上级党组织决议、指示，制订当地落实落实计划、方法；定时听取、讨论支部委员会工作汇报，对支部委员会工作进行审查和监督；讨论接收党员和预备党员转正，讨论决定对党员表彰和处分；选举支部委员会和出席上级党代会代表；讨论决定其它需要由支部党员大会讨论决定关键问题。
2、会议由支部委员会依据实际工作需要，确定支部大会议题。并将会议内容、要求事先通知全体党员。依据会议内容需要，有时能够吸收非党干部或要求入党主动分子列席会议。
3、支部委员会把准备付诸表决问题提交支部大会，组织党员准备充足酝酿讨论，然后根据要求表决形式进行表决，形成决议。
4、党支部大会通常每三个月召开一次。会议由党支部书记主持，支部书记因故不能到会，由支部副书记主持。
5、每次举行支部大会，全部要指定专员做好具体统计。具体记载会议时间、地点、主持人、到会人数及名单、缺席人数及名单、会议议题，每名党员讲话内容、决议内容及表决情况。会议统计要认真保管，存档备查。
(二)支部委员会议制度
1、支部委员会议关键研究落实实施上级党组织和支部党员决议和意见、支部工作计划、检验和总结、支部组员民主生活会。
2、支部委员会在支部党员大会闭会期间，负责处理支部日常工作。支部委员会对支部党员大会所做出决议不能修改或推翻。为了使支部委员大会对问题进行讨论和做出决定，支部委员会能够提出初步意见和方案，但不能把她强加给支部委员大会，更不许可把支部委员会置于支部委员大会上。支部委员会做出决议和决定，支部党员大会有权修改或否定。假如发觉支部党员大会决议不符合党路线、方针和上级党委决议时，支部委员会可请示上级党组织裁决或重新召开支部党员大会讨论决定。
3、支部委员会决定关键问题时，到会支部委员必需超出支部委员人数半数才有效；如遇重大问题要做出决定，能到会委员又不能超出半数时，必需召开党员大会讨论。
4、支部委员会议通常每个月召开一次，如遇紧急事情需要研究，可随时召开。
5、召开支部委员会议应由专员认真做好统计。统计内容包含：会议时间、地点、主持人、缺席人员名单、会议议题、支部委员讲话关键点、会议决议等。会议统计要专员保管、存档备查。
(三)党小组会制度
1、党小组会关键内容：学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”关键思想和科学发展观和党路线、方针、政策；传达支部决议，讨论落实支部决议具体方法及每个党员应负担任务；党员汇报思想、工作、学习和实施党决议情况，开展批评和自我批评；依据支部统一安排，定时开展民主评议党员活动；分析群众思想情况，研究怎样做好群众工作；研究入党主动分子培养教育，研究发展对象，评选优异党员，讨论对党员处分等党务方面工作。
2、召开党小组会要讲求效果。会前要有准备，会议内容要集中，每次党小组会全部要有针对性地关键处理一两个问题，不要会前无准备。
3、开好党小组会要注意抓好四个步骤：一是会前要和党支部沟通，确定内容、方法，通知党员做好准备；二是抓住中心内容讨论，努力争取统一思想；三是明确责任，立即督促、检验议定内容；四是做好统计，向支部汇报。
4、党小组会通常每个月召开一至两次，如支部有特殊任务，次数可增加，也能够推迟召开。
(四)党课制度
1、党课关键内容是比较系统地讲解邓小平理论、“三个代表”关键思想和党章、党基础知识、马克思主义基础理论常识和党路线、方针、政策等。可依据上级党组织选定党课教材和参考资料来讲，也能够自己编写材料。党课内容要在注意系统性同时，努力争取搞好党员思想调查，要针对党员一定时期思想倾向和共同问题加以确定。
2、党课教员通常由在同级党组织中担任一定领导职务党员干部或优异党员担任。也能够聘用上级党组织党员领导干部兼任，或聘用党校老师兼任。
3、党支部在搞党课教育时，应制订出党课教育计划，通常应制订十二个月计划，安排好党课时间、讲课教员、党课内容等。
4、在通常情况下，一两个月要上一次党课，在实施中，可依据形势任务需要，相对集中使用党课教育时间。党支部要从本单位实际情 况出发，采取切实可行方法，确保党员全部能按时听党课。
第二节 民主生活会制度
1、党支部民主生活会关键内容是：紧紧围绕党基础路线，亲密结合党组织建设，认真开展批评和自我批评，着重检验处理以下多个问题：能否以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”关键思想为指导，坚持四项基础标准，在思想上、政治上、行动上和党中央保持高度一致；能否认真实施党路线、方针、政策和决议，卓有成效地开展党各项工作；能否落实民主集中制标准，坚持集体领导，发扬民主，搞好党支委一班人团结；能否树立为人民服务思想，为政清廉，遵纪遵法；能够深入实际，调查研究，克服官僚主义，转变工作作风；能否联络群众，和群众打成一片，处理群众关心问题等等。
2、民主生活会通常每六个月召开一次，应遵照团结-批评-团结方针，充足发扬民主，开展主动思想斗争，增强政治性和标准性，应围绕议题交流思想认识，总结经验教训，既要搞清思想，又要团结同志，不要把民主生活会开成汇报工作或研究布署工作会议。
3、开好民主生活会，首先要做好会前准备。要依据实际情况，确定每次会议中心议题，使会议内容集中，单位党组织要组织相关人员会前广泛征求党内外群众意见和提议，并事前通知本单位党组织领导班子组员，让大家做好准备。其次，会议召开人或主持人要带头开展批评和自我批评，引导大家畅所欲言。第三，民主生活会检验和反应出来问题，应由本单位处理，单位党组织要主动制订整改方法，切实加以处理；需要上级党组织帮助处理时，应立即向上级党组织汇报。第四、民主生活会要指定专员做好会议统计，会后将统计报送上级党组织，使上级党组织立即了解情况。
第五章 保密制度
第一节 保密管理制度
为做好局机关保密工作，依据《中国保守国家秘密法》、《中共中央保密委员办公室、国家保密局相关国家秘密载体保密管理要求》等法规，结合本局实际，制订以下管理制度：
1、经管“三密”文件、资料人员，对发出、收进国家秘密文件、资料等，应逐件清点，推行登记、编号、签收手续。
2、确非工作需要，不得随身携带秘密文件外出。严禁携带密件、秘密资料进入公共场所或外出游览、参观、探亲、访友。对“三密”文件、资料内容不得自行复印，不得在文字、讲话、电话中泄密。
3、阅有密级文件、资料等必需经审批，推行登记手续，并按时归还。
4、“三密”文件、资料应配置安全设施。“三密”文件资料要按要求定时进行清理、清退。对无保留价值又无法清退密件，由保密人员清理并报办公室主任审核同意，在原收文登记本上分别署名注销、监销并注明时间进行销毁。
5、任何科室和个人，全部不得将国家秘密文件、资料出售给废品收购店和个体废品收购人员。
6、处理、存放国家秘密信息计算机必需和国际互联网实施物理隔离，不得直接或间接地和公开信息网络相联接，做到专员管理。
7、机信息