审计视角下高校工程项目采购环节的内部控制研究.pdf

区域经济Apr 4 2024CHINA GLOBAL BUSINESSAPR.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 199 近年来，随着高等教育的发展和国家对教育投入的增加，高校基础设施建设步伐加快，高校工程采购过程中涉及的风险点增多。在此背景下，高校工作的管理难度和内部审计的工作内容逐渐增加，工程项目采购的内部控制流程和工程造价审计成为确保财政资金有效使用、防止腐败的关键环节。然而，实际操作中，由于制度不完善、执行不到位等原因，内控与审计环节的重要性常被忽视，导致了一系列问题。本文以一期修缮工程为例，关注招投标到工程结算发现的问题，分析招标过程内控制度建设和内部审计的重要性，以期为完善高校招标流程的内控制度提供借鉴。内部控制的相关理论内部控制的概念和内涵高校的内部控制是指高校随着近年来高校校园环境的优化，基础设施建设大量增加，工程项目采购的内部控制和造价审计显得尤为重要。由于高校和企业的性质不同，现有内控的理论框架不完全适用于高校，所以从多角度探讨高校内部控制的缺陷以及对策能为高校高质量发展带来积极的影响。本文以高校的修缮工程采购为例，从审计的视角分析了招标过程中存在的内控问题，探讨了内部控制与工程审计在高校工程项目采购中的重要性，并分析了现有制度及流程的缺陷。最后，提出了完善内控机制、加大监管力度等方面的建议。审计视角下高校工程项目采购环节审计视角下高校工程项目采购环节的内部控制研究的内部控制研究 文/文/许镰馨许镰馨为了保证各项业务活动的有效进行，保护资产的安全完整和有效运用，保证会计信息的真实可靠，控制各种风险，提高高校管理水平和效益，为实现高校管理目标而制定并实施的一系列具有约束控制方法、措施和程序的总称。它是一个能实现自我检查、自我调整和自我制约的系统，承担着完善高校内部治理、生产和传递高质量信息的天职。其内涵包括：确保高校的教学、科研及其他业务活动能够按照既定的计划和程序进行，防止违规操作和错误决策；对高校资产进行有效的管理和监督，确保资产的安全、完整和有效利用，防止资产流失和浪费；保证高校会计和其他相关信息的真实、准确和完整，防止信息失真和虚假报告；识别、评估和控制高校可能面临的各种风险，包括财务风险、管理风险、法律风险等，以确保高校的稳定和持续发展；通过规范管理流程、明确岗位职责、加强监督考核等方式优化管理流程，提高管理水平，推中国经贸CHINA GLOBAL BUSINESS200 中国经贸 2024年4月中动高校实现其教育、科研和社会服务等方面的目标。高 校 工 程 审 计 的 概 念 和 内涵高校工程审计是高校内部审计机构对学校土建安装、装饰装修、园林绿化、安防技防、校园管网等各类项目投资经济活动进行的审计监督。其目的是促进建设单位加强管理，保障建设投资合法、使用合理，正确评价投资效益，提高工程管理水平。高校工程审计具有监督和评价的功能，不仅关注工程造价，还对工程涉及的各个环节进行合法合规性审查，及时发现和纠正工程建设过程中存在的问题，防止和减少不规范行为的发生；高校工程审计是一种重要的内部控制机制，通过检查和评价内部控制制度的执行情况和效果，发现存在的问题和薄弱环节，提出改进建议，促进学校完善内部控制；高校工程审计还可以为学校提供咨询和服务，帮助解决工程建设中遇到的问题和困难。内部控制与工程审计在高校工程项目采购中的作用在高校工程项目采购中，内部控制与工程审计是确保整个采购过程合法、合规，以及资金有效使用的重要保障机制。首先，建立健全采购管理制度是规范采购行为的前提与保证，而高校内部控制是实现这一目标的重要手段。采购管理制度是高校实施采购行为的书面文件，应包含采购工作流程，它是规范采购行为合法性、合理性、效率性的制度保障。通过内部控制，高校可以确保采购管理制度的严格执行，提高采购工作的规范性。其次，高校内部控制对于工程项目采购的各个环节进行监督和控制，包括确定招标控制价、订立合同、管理过程、工程结算验收等环节。就现状而言，高校的内部控制贯穿于采购的整个工作流程和日常管理，而大部分高校的内部审计主要嵌入的环节是招标控制价审计和工程结算审计。从内部控制的角度来讲，采购环节应制定内控手册，通过设置相应的内部控制流程，及时发现并纠正不规范的采购行为。采购申请、采购文件的确认和组织评审等属于关键的控制环节，具体措施包括招标文件准备与复核、采购执行与采购监督等不相容岗位应设置职责分离，对经审计审定的招标控制价在采购系统做上传要求或者安排独立的人员进行复核等。对于关键环节的控制，依靠部门内部的管理无法达到职责分离和复核的效果，需要依赖其他部门的联合控制。从审计的角度来讲，内部控制在流程上设置招标控制价审计和工程结算审计。招标控制价审计属于事前控制，通过工程量清单内容和价格的定量分析，纠正招标文件编制过程的不合理内容，合理确定招标控制价，为工程高质量完成把好第一道关。工程项目的结算审计是事后审计，通过对工程项目的造价进行审核，关注管理过程文件，包括招投标文件、合同、图纸以及验收单等。结算审计是事后审计，与事前的控制价审计互为抓手，通过内部审计的监督，来提高采购过程的透明度和公平性，确保资金的合理使用，避免浪费和滥用。综上所述，高校内部控制与审计和工程项目采购之间存在着密切的关系。通过建立健全内部控制制度，高校可以规范工程项目采购行为，提高采购工作的规范性和效率性，确保采购过程的公正、合法和效益性。工程审计是实施内部控制的具体手段，通过工程审计可以发现内控流程缺失的环节，反向提示管理漏洞和存在的风险。内部控制和工程审计互相促进，相辅相成，可以提高高校的治理水平和风险防范能力，促进高校的可持续发展。案例分析案例概述以高校的修缮工程为例，关注从审计视角发现的从招标控制价审核到工程结算阶段全流程的内部控制管理的问题。具体情况如下：工程于当年 6 月份完成招标控制价的审计，采购与招投标中心（以下简称采招中心）于 7 月完成招标，建设单位 11 月份送审计进行结算审计。审计过程中发现，工程的结算清单中存在大量与图纸不符或图纸不存在的施工内容。经核查该工程从立项到结算的全过程文件，发现以下问题：工程招标所用工程量清单与审计审定并经校领导签批的招标控制价工程量清单不符；采招中心提供的投标清单内容与审计审定的招标控制价工程量清单内容不一致。以某楼宇为例，经审计审定的控制价清单中 18-26 项土建及装饰装修类的清单项未出现在投标报价中，同时投标报价中 18-24 项 DN200、DN300管道相关清单项在审计审定控制价及图纸中均不存在。工程中其他楼宇也存在相应问题。案例分析内控环节中存在的问题，如招标清单被篡改等。高校工程项目的采购流程是建设单位向采招中心提供经审计审定的招标控制价文件，采招中心委托招标代理公司按文件制作竞争性磋商文件并向社会发布磋商公告，参与投标单位根据磋商文件中的工程量清单报送投标文件，经过评标过程后产区域经济Apr 4 2024CHINA GLOBAL BUSINESSAPR.2024 CHINA GLOBAL BUSINESS 201 生中标单位。在本案例中，磋商文件要求投标单位具备施工总承包资质，而建设单位意向单位仅具备消防设施工程专业承包资质，无法承揽该工程。建设单位经与采招中心沟通，在采招中心的授意下自行修改招标清单（该清单与审计审定清单及图纸均不相符）交采招中心，由采招中心指示招标代理公司按新清单发布修改公告，将要求资质改为消防设施工程专业承包二级及以上资质，最终该意向单位中标。该意向单位为建设单位的长期合作单位，负责某高校部分地区的维修保养。采招中心在招标过程中为其量身修改清单及资质要求，使最终意向单位中标的行为属于串通招投标行为。这种行为违反了中华人民共和国招标投标法第三十二条：“投标人不得与招标人、其他投标人或者招标代理机构串通投标，损害国家利益、社会公共利益或者他人的合法权益。”同时，中华人民共和国政府采购法第四十一条规定：“供应商不得与采购人、采购代理机构或者其他供应商恶意串通，损害国家利益、采购人利益或者其他供应商的合法权益。”此类行为可能导致招标过程失去公平、公正、公开的原则，损害公共利益。审计环节发现的问题，如结算清单与图纸不符、虚构施工内容等。采招中心未以审计审定并经校领导签批的控制价报告作为招标依据，肆意修改或授意他人修改招标清单，招标内容与学校实际需求内容不符，虚构部分工程项目并且删除实际需要实施的内容的行为导致审定的招标控制价失效。根据中华人民共和国招标投标法 第五十四条、第五十五条规定：“招标人不得以任何形式限制或者排斥潜在投标人。招标文件应当真实、完整、明确地载明招标项目的范围、条件、要求和投标文件的要求等。”以本案为例，虚构工程量清单违反了这一规定，使投标单位无法准确了解招标的工程项目的要求。原有应做工作内容实际未在投标清单中体现，施工单位实际实施此项工作后，有理由以变更洽商的方式要求增加造价，对学校来讲，存在资金浪费的风险。高校中针对限额以上修缮工程进行招标控制价审计的做法已经普遍实施，但是工程项目采购制度及流程的内控环节存在缺陷。结合本案例，从制度层面看，校级制度中未明确要求工程项目招标必须以审计审定的控制价及清单作为招标控制价及清单；从内控流程设计上看，招标文件准备与复核、采购执行与采购监督等不相容岗位未设置职责分离，未对经审计审定的招标控制价在采购系统做上传要求或者安排独立的人员进行复核。本案例中，采招办发布的招标控制价约为 124 万元（发布的工程量清单存在虚构的工作内容），投标单位中标价格约为 116 万元。施工单位实际提出了洽商请求，其内容正好是原有应做工作内容却未在投标清单中体现的工作，施工单位实际实施此项工作要求增加造价。在现有洽商制度审批的内控流程的制约下（金额超过 5 万元，需要建设单位主管校领导签认），建设单位未予签认此部分洽商内容。根据规定进行结算审计后，审计审定工程造价约为99.8万元，为学校节省资金约 16 万元。由此可见，在工程采购内控流程存在缺失环节的情况下，内部审计作为内部控制的具体手段，起到了一定的防范监督、提高资金使用效益的作用。对策与建议根据以上案例，为改进高校工程项目采购的内部控制与审计工作，提出以下对策与建议。第一，加强制度建设。优化完善工程项目内部控制手册，制定详细的工程项目采购流程，明确各环节的责任和权限，落实不相容岗位相分离，确保流程的合规性和透明度。第二，提高相关人员业务素质和道德水平，做好工程的招标控制价审计和结算审计。通过内部审计及时发现问题，预防和纠正错误。第三，建立多层次的监督体系，包括纪检监察处、巡察办、审计处、教职工和学生代表等，确保监督的有效性。第四，加强审计结果的运用，及时整改。对审计发现的普遍性问题和典型案例，定期通报审计委员会等。对发现的违规行为，依法追究相关人员的责任，形成有效的威慑力。第五，加强信息技术的应用，建立工程项目采购数据库，实现信息的实时更新和共享，对工程项目采购过程进行监控，提高监督的效率和准确性，助力高校的治理能力提升和高质量发展。此案例表明，在工程项目招标过程中，建立健全内控机制、重视内部审计对造价的把控、加大监管力度、严格执行相关法律法规至关重要。高校工程项目采购是学校发展的重要组成部分，其内部控制和审计是保障资金安全、预防腐败的关键环节。通过加强制度建设、提高人员素质、做好造价审计、完善监督机制、加强结果运用和信息技术的使用等措施，可以有效地解决存在的问题，确保工程项目有序、规范地实施。同时，应不断总结经验教训，完善内部控制和审计制度，这样才能为高校的高质量发展提供坚实的保障。（作者单位：对外经济贸易大学）