公司费用支出申请和报销审批制度样本.doc

文件编号：威奥特财字[]第 2号
费用支出申请和报销审批制度(试行)
依据企业组织机构、领导分工和业务步骤调整，现就相关费用支出申请和报销步骤修订并要求以下：
1 本制度适适用于以下全部费用和支出申请和报销：
1.1 期间费用：指当期发生、不能直接或间接归入项目成本或直接计入损益各项费用，包含管理费用、营业费用和财务费用。
1.2 项目直接费用：指从项目立项至项目完成所发生、和实施项目相关相关直接成本和直接费用，包含为项目实施而支出多种工程费用开支和其它直接或间接归入项目标费用。项目所用设备、材料、辅料采购支出报销审批，按项目预算管理、协议管理等相关制度实施。
1.3 固定资产支出：指购建固定资产支出，必需同时满足以下条件：
1) 为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；
2) 使用年限超出十二个月；
3) 单位价值较高：通常标准为单价2,000元；
2 根据全方面预算管理要求，依据各项费用支出预算额度，财务部对预算内、外支出采取不一样申请和报销审批步骤：
2.1 预算内支出：指同时满足以下条件者为预算内支出：预算已获同意、申请支出额度未超出预算、申请支出时间符合预算要求时间范围;
2.2 预算外支出：符合以下条件之一者为预算外支出：
1) 预算未获同意；
2) 申请支出额度超出了预算；
3) 申请支出时间不符合预算要求时间范围;
2.3 假如责任中心季度实际实施结果偏离季度预算≥±30%，在预算调整方案正式同意之前全部费用支出申请和报销审批，均根据预算外支出审批权限和审批步骤实施;
3 费用支出相关责任主体：
3.1 支出申请人（以下简称经办人）
1) 即费用支出直接经办人，是费用支出直接责任人。通常应由经办人（或按本条第2款要求委托代办人）填写借款或报销凭证，并署名表示对其真实性负责;
2) 有权审批各级主管人员本人费用标准上应由本人亲自填写支出申请或报销单据，并报上一级主管审批签字；如由助理或秘书代办，按本制度“3.2代办人”相关要求办理;
3) 企业总裁本人费用支出：由实施总裁和财务总监联名审批;
3.2 代办人：受直接责任人委托，代理直接责任人填写单据、报送相关领导审批、和财务部办理报销手续等事务。不过直接责任人需在“经办人”处亲笔署名表示对其负责，同时代办人署名并旁注“代”字样;
3.3 审批人：指根据本制度要求有权进行审批各级主管和企业领导。审批人有义务对申请人支出进行严格审核，如发觉不符合财务制度要求或超标准支出，应拒绝审批并向申请人提出批评教育，必需时可提请按本制度要求对责任人进行调查或处罚;
4 预算内支出审批权限和审批步骤：
4.1 预算内支出审批权限：

差旅费
交际应酬费
移动通讯费
固定资产购置
工程劳务
销售代理费及佣金
相关部门主管
≤1
≤0.3
标准之内
无
≤10
≤1
企业主管领导
>1≤3
>0.3≤1
≤超标10%
≥2≤5
>10≤50
>1≤10
实施总裁/总裁
>3
>1
>超标10%
>5
>50
>10
注：[货币单位:千元（下同）]
1) 交际应酬费：包含宴请、礼品及其它和交际应酬相关费用；
2) 工程劳务：指需外包给企业外部第三方（个人或企业）工程劳务相关费用，不包含本企业工程和项目管理人员工程直接或间接费用；
3) 销售代理费及佣金：指需支付给企业外部、不管是否有正式代理协议个人或企业销售代理费用或佣金；
4) “工程劳务”和“销售代理费及佣金”实施项目预算；其它各项费用均按部门或企业预算实施；
4.2 预算内支出审批步骤:
1) 经办人：按要求填写报销单据，粘贴相关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管（指享受企业部门级待遇责任人，包含但不限于部门经理/总经理、主任等，下同）按权限审核并签字；
3) 财务部会计审核、签字，并依据需要加注审核意见或提议：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核相关费用审批手续是否齐备：包含但不限于上级主管署名出差汇报和交际应酬审批单等；
c) 审核支出性质属于预算内还是预算外;
4) 财务部经理：
a) 对部门主管有权审批支出，做出是否能够报销终审意见；
b) 假如终审意见为不一样意报销，加注审核意见或提议并报财务总监审核；
5) 超出部门主管审批权限支出，在以上审批步骤基础上，需加报经办人所属分管企业领导和财务总监审核同意；
6) 实施总裁或总裁：对超出分管企业领导审批权限支出做出终审意见；
7) 财务部出纳：依据终审同意报销意见查对相关字迹和原始凭证无误后付款；
5 预算外支出审批权限和审批步骤：
5.1 预算外支出审批权限

差旅费
交际应酬费
移动通讯费
固定资产购置
工程劳务
销售代理费及佣金
相关部门主 管
无
无
无
无
无
无
企业主管领导
≤1
≤0.3
标准之内
无
≤10
≤1
实施总裁/总裁
>1
>0.3
超标准支出
≥2
>10
>1
5.2 预算外支出审批步骤
1) 经办人：按要求填写报销单据，粘贴相关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管：无权审批，但必需签字表明对支出负责；
3) 财务部会计审核、签字，并依据需要加注审核意见：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核支出性质属于预算内还是预算外。
4) 财务部经理：签字并提出审核意见。
5) 分管企业领导：按审批权限审批并签字；
6) 财务总监：
a) 做出是否能够报销终审意见；
b) 假如终审意见为不一样意报销，加注审核意见并报实施总裁或总裁审核。
7) 实施总裁或总裁：对超出分管企业领导审批权限支出做出终审意见。
8) 财务部出纳：依据终审同意报销意见查对相关字迹和原始凭证无误后付款。
6 费用支出数额较大，经办人员垫付有困难时，可向财务部借款。借款审批权限和步骤和上述报销审批权限和步骤相同。财务部严格实施“前帐不清，后帐不借（付）”标准，所以，经办人员应立即办理报销手续。
7 责任审批人出差、休假或外出离创办公室一个工作日以上，可按以下措施之一办理报销审批：
7.1 由报销申请人将相关单据传真给责任审批人签字；
7.2 责任审批人授权其下级经理或临时由其上级经理代签，但必需向财务部提交书面授权书，授权书必需明确授权签字范围和时间，授权人对授权行为负担相关责任;
8 财务部发觉以下情况，可拒绝报销人申请并汇报相关部门进行调查，并依据调查结果视情节轻重对相关责任人进行处罚：
8.1 没有有效审批人签字；
8.2 审批人越权签字或不按要求授权造成企业产生经济损失，审批人要负担直接责任；
8.3 申请人假冒审批人签字，申请人负担直接责任；
8.4 有审批权各级主管违反本制度第三条第2款要求，将本人费用支出授意由下属作为“经办人”，而自已作为审批人签字，该主管负关键直接责任；其代办下属假如不如实旁注“代”或向财务部或内部审计部汇报真实情况，负连带责任;
9 处罚方法：依据企业《职员奖惩管理条例》相关要求，视情节轻重，对相关责任人按以下方法之一给予处罚：警告；申诫；记过；记大过；开除。
10 违犯企业相关财务或费用管理制度，造成直接经济损失，要视情节对直接责任人和失察审批人进行经济处罚，具体经济处罚要求参见相关财务或费用管理制度。
11 本制度解释权归财务部。
12 本制度自公布之日起实施，以前要求和本要求不符，按本要求实施。

北京威奥特信通科技
4月21日