公司采购管理制度资料样本.doc

采购管理制度

1. 总则
1.1为规范企业商务采购工作，特制订本制度。
1.2本制度适适用于企业商务采购/招标活动（含办公用具、工程、设备设施维修/维护等项目）。

2. 采购/招标标准
2.1 严格实施询议价程序
2.1.1 采购/招标活动，必需由项目需求部门确定工程、办公用具、项目标招标书（含项目完成时间、质量要求及验收标准等）；
2.1.2 采购/招标活动，必需有三家以上含有正当资质供给商提供报价，同时应围绕供给商资信情况进行背景调查，并如实统计；
2.1.3 在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评定，并和供给商深入议定最终价格及采购/招标要求；
2.1.4 临时性应急采购/招标项目，须向企业领导电话汇报，经授权确定后，能够先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日内，补充完善相关审批程序。
2.2 采购会审、协议会签制度
2.2.1 采购/招标活动，必需各相关部门共同参与，调研汇总各方意见，形成书面评定汇报，经企业领导审核，并确定最终中标单位；
2.2.2 采购业务责任人依据采购项目招标书相关要求，确定《合作协议》，报企业领导审核；
2.2.3 采购业务责任人和中标单位沟通并确定《合作协议》，报企业领导同意后，给予实施。
2.3 职责分离
2.3.1 采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务验收；
2.3.2 采购/招标过程中，货物质量、数量、交货等问题处理，应由管理部、项目需求部门依据协议要求及相关标准，和供给商协商完成；
2.3.3 财务部负责对项目采购/招标过程中，相关费用审核及评定程序正当性监控。
2.4 一致性标准
2.4.1 采购人员采购物品或服务必需和采购单所列要求规格、型号、数量相一致；
2.4.2 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高情况下，采购人员应立即反馈信息，由项目需求部门综合评定，变更采购单，经企业领导确定后，再次向供给商发出采购要约。
2.5 廉洁制度
全部采购人员必需做到：
2.5.1 自觉维护企业利益，努力提升采购质量，降低采购成本，提升采购效率；
2.5.2 加强学习，提升认识，增强法治观念；
2.5.3 廉洁自律，不能向供给商索取或收受回扣；
2.5.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督；
2.5.5 工作认真仔细，不出差错，不因本身工作失误给企业造成损失；
2.5.6 努力学习业务，广泛掌握和采购业务相关新设备及市场信息。

3. 采购程序
3.1供给商选择
3.1.1 供给商必需含有正当资质（供给商评定过程中，参与投标单位应提交营业执照、税务登记证实、组织机构代码证及其它专业资质证实）；
3.1.2 对于常常使用商品或服务，管理部应较全方面地了解掌握供给商管理情况、质量控制、运输、售后服务等方面情况，建立供给商档案，做好统计，会同相关部门对供给约定时进行评定和审计；
3.1.3 在选择供给商时，必需进行询议价程序和综合评定；供给商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往服务对象及用户评价情况，供给商报价不能作为唯一决定原因；
3.1.4 为确保供给渠道通畅，预防意外情况发生，应有两家或两家以上供给商作为后备供给商或在其间进行交互采购。
3.2采购程序
3.2.1 固定资产及其它零星物品申请，由各使用部门报管理部统一申请。依据采购申请步骤，由各相关部门审核，并经企业领导同意后，方可交管理部采购人员实施采购。
3.2.2 采购/招标活动，应严格遵照采购申请步骤及标准要求，由各相关部门审批。项目采购申请中假如要素不明确者，应予退回。
3.2.3 采购询价、综合评定、会签协议，由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成，报企业领导同意。项目需求部门负责采购物品功效及适用性（必需时可商请外部相关专业人士给予帮助）检验；
3.2.4 财务部门负责预算控制、价格调查、协议付款条款审核，管理部负责协议风险条款审查、协议条款谈判，付款申请、索赔、采购档案建立，市场信息搜集。同时，和供方和生产厂联络货物接送时间、方法、到货情况、质量反馈及确定售后服务事宜。　　　
3.2.5 采购过程中发生改变时，项目需求部门出具采购变更申请，由企业领导签字确定后，交管理部采购人员实施。
3.2.6 采购/招标项目需求部门、管理部负责出具接收汇报。
3.2.7 相关表格后附。
3.3付款程序
3.3.1管理部依据付款计划提出申请，依据财务付款申请步骤，由部门责任人签字，后附付款明细单据、《合作协议》，交给财务部审核，并经企业领导同意后，由财务部办理付款手续；
3.3.2 大宗采购行为（采购/招标单价在500元以上），应要求供给商提供开户行及银行账号信息，优先考虑银行转账支付，标准上不予现金结算；
3.3.3 付款前，必需向供给商索要发票，查对发票内容是否和协议一致，并填写发票明细单，部门责任人签字，财务部审核，企业领导同意后，由财务部核销。

4. 违约处理
4.1 采购人员应主动跟进项目采购/招标项目，确定项目交付期，如可能出现延期，管理部应立即通知相关部门；
4.2 货物出现质量问题后，由使用者提出书面意见，报部门责任人审核，交管理部处理。管理部接到意见后，将情况上报企业领导，并按投诉做紧急处理，立即以书面形式报给供给商，并电话通知，要求供给商换货、退货或变更服务；
4.3 《合作协议》中，应明确合作双方权利、义务、违约责任，及仲裁和解约条款；
4.4 管理部和供给商协商不成，或造成损失，由财务部核实损失，管理部负责追索；追索不成，由法院裁决。

5. 审计监督
5.1 财务部负责对采购全过程进行财务监督、核查和审计；
5.2 在采购询价、议价、协议签署、协议实施和采购结算过程中，除有管理部、采购项目需求部门及相关领导参与外，财务部门要全程参与；
5.3 采购人员要自觉接收审计及针对采购活动监督和质询；对采购人员在采购过程发生违犯廉洁制度行为，将按企业相关制度给予制裁；情节严重，触犯法律者，移交公安机关处理。

管 理 部
-7-20

附表一、《协议报批表》：
协议报批表（付款类）

协议类别：付款类 申报类别： 申报时间： 协议编号：
以下由申报部门填写
协议名称

内容提要

协议标

规格和数量

价 格 比 较
参考报价一

付款方法

报价单位

参考报价二

付款方法

报价单位

参考报价三

付款方法

报价单位

签 约 对 方
协议签署价

付款方法

单位名称

法人代表

洽谈人姓名

职 务

电 话

业务情况

资信情况

协议责任人

签 名： 年 月 日
以下由各部门责任人和企业领导签署意见
使用部门意见

签 名： 年 月 日
管理部意见

签 名： 年 月 日
总经理意见

签 名： 年 月 日
注：本表须附以下材料一并报送相关部门：
1、签约对方单位营业执照复印件、相关资质证实、许可证复印件等：
2、协议对方洽谈人法人授权委托书。

附件二、《项目/工程采购申请单》：

深圳市湘劳人力资源开发服务 财务管理制度
SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSI CAIWUGUANLI
项目/工程采购申请单
申请部门

申请人

申请时间

申请事由

编号
项目名称
规格/型号
数量/单位
单 价
总金额
需求时间
备 注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

金额总计（元）

部门责任人意见

管理部意见

财务部意见

总经理意见

备 注：
1、项目采购过程中，应严格推行“先申请，后采购”标准，未经授权采购行为，由采购人员负担全部责任；
2、费用报销时，应将本表单作为附件，附于《费用报销单》后，不然不予报销。