公司采购管理制度资料样本.doc

采购管理制度1. 总则1.1为规范企业商务采购工作，特制订本制度。1.2本制度适适用于企业商务采购/招标活动（含办公用具、工程、设备设施维修/维护等项目）。2. 采购/招标标准2.1 严格实施询议价程序2.1.1 采购/招标活动，必需由项目需求部门确定工程、办公用具、项目标招标书（含项目完成时间、质量要求及验收标准等）；2.1.2 采购/招标活动，必需有三家以上含有正当资质供给商提供报价，同时应围绕供给商资信情况进行背景调查，并如实统计；2.1.3 在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、用户群等原因基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评定，并和供给商深入议定最终价格及采购/招标要求；2.1.4 临时性应急采购/招标项目，须向企业领导电话汇报，经授权确定后，能够先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日内，补充完善相关审批程序。2.2 采购会审、协议会签制度2.2.1 采购/招标活动，必需各相关部门共同参与，调研汇总各方意见，形成书面评定汇报，经企业领导审核，并确定最终中标单位；2.2.2 采购业务责任人依据采购项目招标书相关要求，确定合作协议，报企业领导审核；2.2.3 采购业务责任人和中标单位沟通并确定合作协议，报企业领导同意后，给予实施。2.3 职责分离2.3.1 采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务验收；2.3.2 采购/招标过程中，货物质量、数量、交货等问题处理，应由管理部、项目需求部门依据协议要求及相关标准，和供给商协商完成；2.3.3 财务部负责对项目采购/招标过程中，相关费用审核及评定程序正当性监控。2.4 一致性标准2.4.1 采购人员采购物品或服务必需和采购单所列要求规格、型号、数量相一致；2.4.2 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高情况下，采购人员应立即反馈信息，由项目需求部门综合评定，变更采购单，经企业领导确定后，再次向供给商发出采购要约。2.5 廉洁制度全部采购人员必需做到：2.5.1 自觉维护企业利益，努力提升采购质量，降低采购成本，提升采购效率；2.5.2 加强学习，提升认识，增强法治观念；2.5.3 廉洁自律，不能向供给商索取或收受回扣；2.5.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接收监督；2.5.5 工作认真仔细，不出差错，不因本身工作失误给企业造成损失；2.5.6 努力学习业务，广泛掌握和采购业务相关新设备及市场信息。3. 采购程序3.1供给商选择3.1.1 供给商必需含有正当资质（供给商评定过程中，参与投标单位应提交营业执照、税务登记证实、组织机构代码证及其它专业资质证实）；3.1.2 对于常常使用商品或服务，管理部应较全方面地了解掌握供给商管理情况、质量控制、运输、售后服务等方面情况，建立供给商档案，做好统计，会同相关部门对供给约定时进行评定和审计；3.1.3 在选择供给商时，必需进行询议价程序和综合评定；供给商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往服务对象及用户评价情况，供给商报价不能作为唯一决定原因；3.1.4 为确保供给渠道通畅，预防意外情况发生，应有两家或两家以上供给商作为后备供给商或在其间进行交互采购。3.2采购程序3.2.1 固定资产及其它零星物品申请，由各使用部门报管理部统一申请。依据采购申请步骤，由各相关部门审核，并经企业领导同意后，方可交管理部采购人员实施采购。3.2.2 采购/招标活动，应严格遵照采购申请步骤及标准要求，由各相关部门审批。项目采购申请中假如要素不明确者，应予退回。3.2.3 采购询价、综合评定、会签协议，由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成，报企业领导同意。项目需求部门负责采购物品功效及适用性（必需时可商请外部相关专业人士给予帮助）检验；3.2.4 财务部门负责预算控制、价格调查、协议付款条款审核，管理部负责协议风险条款审查、协议条款谈判，付款申请、索赔、采购档案建立，市场信息搜集。同时，和供方和生产厂联络货物接送时间、方法、到货情况、质量反馈及确定售后服务事宜。3.2.5 采购过程中发生改变时，项目需求部门出具采购变更申请，由企业领导签字确定后，交管理部采购人员实施。3.2.6 采购/招标项目需求部门、管理部负责出具接收汇报。3.2.7 相关表格后附。3.3付款程序3.3.1管理部依据付款计划提出申请，依据财务付款申请步骤，由部门责任人签字，后附付款明细单据、合作协议，交给财务部审核，并经企业领导同意后，由财务部办理付款手续；3.3.2 大宗采购行为（采购/招标单价在500元以上），应要求供给商提供开户行及银行账号信息，优先考虑银行转账支付，标准上不予现金结算；3.3.3 付款前，必需向供给商索要发票，查对发票内容是否和协议一致，并填写发票明细单，部门责任人签字，财务部审核，企业领导同意后，由财务部核销。4. 违约处理 4.1 采购人员应主动跟进项目采购/招标项目，确定项目交付期，如可能出现延期，管理部应立即通知相关部门；4.2 货物出现质量问题后，由使用者提出书面意见，报部门责任人审核，交管理部处理。管理部接到意见后，将情况上报企业领导，并按投诉做紧急处理，立即以书面形式报给供给商，并电话通知，要求供给商换货、退货或变更服务；4.3 合作协议中，应明确合作双方权利、义务、违约责任，及仲裁和解约条款；4.4 管理部和供给商协商不成，或造成损失，由财务部核实损失，管理部负责追索；追索不成，由法院裁决。5. 审计监督 5.1 财务部负责对采购全过程进行财务监督、核查和审计；5.2 在采购询价、议价、协议签署、协议实施和采购结算过程中，除有管理部、采购项目需求部门及相关领导参与外，财务部门要全程参与；5.3 采购人员要自觉接收审计及针对采购活动监督和质询；对采购人员在采购过程发生违犯廉洁制度行为，将按企业相关制度给予制裁；情节严重，触犯法律者，移交公安机关处理。 管 理 部 -7-20附表一、协议报批表：协议报批表（付款类）协议类别：付款类 申报类别： 申报时间： 协议编号：以下由申报部门填写协议名称内容提要协议标规格和数量价 格 比 较参考报价一付款方法报价单位参考报价二付款方法报价单位参考报价三付款方法报价单位签 约 对 方协议签署价付款方法单位名称法人代表洽谈人姓名职 务电 话业务情况资信情况协议责任人 签 名： 年 月 日以下由各部门责任人和企业领导签署意见使用部门意见 签 名： 年 月 日管理部意见 签 名： 年 月 日总经理意见 签 名： 年 月 日注：本表须附以下材料一并报送相关部门：1、签约对方单位营业执照复印件、相关资质证实、许可证复印件等：2、协议对方洽谈人法人授权委托书。附件二、项目/工程采购申请单： 深圳市湘劳人力资源开发服务 财务管理制度 SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSI CAIWUGUANLI项目/工程采购申请单申请部门申请人申请时间申请事由编号项目名称规格/型号数量/单位单 价总金额需求时间备 注12345678910金额总计（元）部门责任人意见管理部意见财务部意见总经理意见备 注：1、项目采购过程中，应严格推行“先申请，后采购”标准，未经授权采购行为，由采购人员负担全部责任；2、费用报销时，应将本表单作为附件，附于费用报销单后，不然不予报销。