公司行政部运作管理制度样本.doc

东莞XXXXX行政部部门营运规程制 定: 日期: 审 核: 日期: 批 准: 日期: 版 次修订简明生效日期 目 录一、行政部组织架构和职能.1-5页行政部组织架构.1行政部组织职能权力.1行政部主管职责.2前台岗位职责.2人事岗位职责.3总务/后勤岗位职责.3保安岗位职岗.4业务推广岗位职责.47S及安全岗位职责.5二、要求、制度、要求.5-17页前台工作.5-6 人事工作.6-10总务/后勤工作.11保安工作12-13业务推广工作14-177S及安全工作17三、附件附件一人员招聘和录用作业指导书附件二人事资料管理工作指导附件三清洁日工作统计表附件四清洁日常工作指导附件五厂报实施方案附件六7S活动管理规范附件七安全管理制度文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次1/17行政部组织架构和职能一、组织架构及职能描述1、行政部组织架构：宿舍饭堂清洁产品推广文化宣传总经理行政主管前台总务/后勤保安业务推广7S及安全人事2、行政部组织职能权力：职责1依据企业总体战略计划，实施各项决议并对企业经营计划有提议权职责3依据制度，按要求程序，实施对其它部门或职员处罚提议权职责4依据制度，对企业职员违反行政制度处罚提议权职责5依据制度，对企业行政资源（如：办公设备等）合理调动和安排权力职责6部门内部职员聘用、解聘提议权职责2依据制度，对行政稽查中发觉问题实施处理权力制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次2/173、行政部主管职责：职责1制订并审查办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度文件职责3依据企业阶段性目标和年度计划，制订所属部门年度目标、计划和方法职责4组织行政部自查和职能检验工作，立即发觉问题、处理问题职责5负责企业各系统思想、文化建设和宣传，计划增强职员凝聚力宣传和教育职责6配合总特助对外联络、公关及法律事宜组织、安排和实施（如：政府、村委等）职责7组织企业相关法律事务处理工作，指导、监督检验企业保密工作实施情况职责8负责考评行政部各小组工作情况并向总经理汇报和提议相关情况职责9落实落实本部岗位责任制和工作标准，加强和相关部门协作配合职责2确定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案职责10负责企业突发事件处理及总经理临时交办其它工作4、前台岗位职责职责1职责3熟练掌握企业概况，能够回复客人提出通常性问题，提供常规非保密信息职责4负责电话、邮件、信函收转发工作，做好工作信息统计、整理、建档职责5负责企业文件、通知分发，做好分发统计并保留，配合相关部门文件打印、复印、文字处理等，做好外来信件和报纸分发整理职责6职责7负责管理前台办公用具及办公设备清洁保养职责8维护前台区域内整齐，进行该区域内报刊杂志、盆景植物日常维护和保养对工作中出现多种问题立即汇报，提出工作改善意见职责2负责访客、贵宾登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或帮助保安处理完成上级交办其它或临时工作制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次3/175、人事岗位职责职责1职责3责任人员社会保险办理，工伤事故处理等相关工作职责4负责行政人事通知、通告及通常文件确实定、公布职责5制订并实施年度人力岗位培训计划，统筹实施年度职员绩效考评职责6职责7负责职员工资统计核实，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作职责8企业文具、福利用具申请及管理配合管理者代表工作，负责企业文控文件修改、更新、发行、作废管控，企业受控印章管理职责2责任人员招聘、选拔、录用、解聘及相关手续办理、培训安排、职员协议及档案管理完成上级交办其它或临时工作6、总务/后勤岗位职责职责1职责3负责企业清洁日常人和事管理职责4负责企业职员宿舍日常管理，设施调配，住宿安排等工作职责5负责企业通常基建，日常维修，厂务建设跟进和处理职责6企业办公设备、后勤设备调配、维护和资产管理完成上级交办其它或临时工作职责2负责企业饭堂日常人、事管理及物资申请、查核制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次4/177、保安岗位职责完成上级交办其它或临时工作职责8职责1职责3负责企业日常物资、工具、设备、车辆、人员进出厂检验、登记工作职责4尊守国家法律法规，坚守标准实施企业各项规章制度和要求职责5以身作则而不失灵活处理好门禁管理中发觉任何问题，立即上报，绝不隐情职责6落实落实安全保卫工作和消防安全工作做好保安队伍建设和日常训练职责2全方面负责企业财产安全保卫工作职责7做好企业来访人员进出登记及接待和引见工作8、业务推广岗位职责负责企业企业文化宣传工作（宣传栏、厂报等平台）职责9职责1职责3负责企业产品图片拍摄、搜集、整理、处理职责4负责企业产品画册日常发放、管理和版本更新职责5负责行业信息、招标信息、公开项目、政策和新闻等信息搜集职责6负责展会计划、筹备、安排、效果评定和调查、参展信息搜集等负责企业网站建设、内容更新、日常维护职责2负责企业产品市场业务推广工作职责7负责企业计算机和办公设备（电话、打印机、传真、软硬件）日常管理和维护职责8负责产品广告计划和实施（如：杂志、网站、行业协会等媒体）负责企业专利、商标事务、科技业务申报和跟进职责10职责11完成上级交办其它或临时工作制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次5/179、7S及安全岗位职责职责1职责3负责整厂消防安全检验及其管理工作职责4负责7S和安全设施、设备管理和维护职责5负责7S和安全工作教育培训和宣传工作职责6负责实施7S和安全工作奖罚提报和申请负责7S和安全制度建设和完善职责2负责整厂7S计划制订、日常检验、成绩评选等工作职责7完成上级交办其它事情要求、制度、要求及指导一、前台工作1.日常要求1.1热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高；1.2企业高层领导或其它关键客人经过前台，应起立，热情、主动致意；1.3熟悉企业组织结构、经营理念、关键业务内容及其内部电话联络情况；1.4保持前台工作区清洁，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不大声喧哗；1.5着装得体，精神面貌朗爽，训练有素；1.6拒绝一切推销。2.具体工作内容2.1前台接待来访有客人来访需问清找谁、客人姓名、企业名称、是否有约，并打电话通知相关人员到前台迎候；企业副总级以上客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如相关人员临时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次6/172.2接听电话接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出问题，如碰到不能解答咨询或业务问题，尽可能转接相关部门相关人员接听，切忌态度生硬、死板。在接听找企业高层领导电话时应注意细心分辩，问清具体事由、来电企业名称、人员姓名、职务等，如无法分辩则转秘书或文员处，说向其说明情况。2.3中国、市内快递统一收、发工作 发件：企业职员在前台领取并填写中国或市内快递单后，把要寄文件资料、物品交至前台（物资出厂须有申请单，经保安核实后再封装邮寄），并注明交寄时间，收件人等及其它尤其要求，由前台统一寄出。寄件人所填写快递单第一页，留前台存底已便查询和结算。收件：前台收件后须进行归类、登记并立即发放，收件人领取时须在记录表上签字。2.4接待用具申请工作人员须不定时检验备存接待用具情况（如：饮用水、纸巾等），发觉不足时应立即申请和跟催到位（尤其是接到接待通知后，应将接待工作准备到位）。2.5灵活机动处理前台各项临时事务及其它行政工作。3.基础要求和技能3.1一般话标准、流利，能说、听广东话；3.2形象气质佳，为人热情大方，性格开朗；3.3办公软件应用熟练，做事心细、主动，有好学上进心；3.4经过企业礼仪及相关培训二、人事工作1.日常要求1.1办事灵活、效率高，热情、细心、工作能动性强；1.2熟悉企业组织结构、经营理念及其国家、地方相关法律法规；1.3工作业务素质好，领悟能力和机动能力强，能快速接收新事物；1.4心理素质好，能承受工作压力；2.具体工作内容制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次7/17 2.1人员招聘依据企业发展计划及部门人力需求，利用一切渠道招揽人才（如：人才网、现场、社会广告、内部职员介绍、内部提升等等），立即填补岗位，满足部门需要。相关工作指导参考附件一人员招聘和录用作业指导书2.2工伤及社保办理2.2.1社会保险缴费工资申报程序参保单位在每十二个月5月至6月，依据本单位职员上年度月平均工资收入，向经办社保部门申报下十二个月度缴费工资，缴费工资经社保部门核定后标准上十二个月不变。缴费工资申报方法有以下多个：（一）磁盘报送：申报单位自备U盘或3.5磁盘到社保部门下载以单位编号命名*年度缴费工资申报表；单位填写*年度缴费工资申报表后，用A4纸打印出申报表（一式两份，需盖单位公章），和磁盘一并交回至社保部门。（二）网上申报：已申请网上申报服务参保单位经过网上申报系统申报缴费工资。（具体操作请上.dgsi.dg.gov.查询。）（三）纸质申报：填报社保部门打印*年度缴费工资申报表（一式两份，需盖单位公章）。2.2.2退保程序参保人是非本市农村户籍，离开东莞时无法办理转移手续，可申请办理退保。单位为参保人办理停保手续（个人参保状态为“停止缴费”），并缴清了社保费。（如当月停保，必需缴清当月费用才能够办理退保手续）参保人本人携带以下资料到最终参保地社保机构办理： （1）养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表（盖单位公章）； （2）本人身份证原件及复印件一张。（委托她人办理，还需提供受委托人身份证原件、复印件一张和公证机关出具委托书原件）社保机构核发养老失业保险待遇领款单。参保人凭本人身份证和养老失业保险待遇领款单在办理当日内到指定银行领款。退保不需要社保卡。制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次8/172.2.3职职员参保/退保手续办理步骤参保步骤：进入单位网上申报系统进入东莞社保网进入综合申报系统输入企业密码和指令进入新增参保人员输入新增人员资料提交进入初稿箱待审核统计两次确定制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次9/17进入东莞社保网办入需停缴人员资料进入已参保人员变更处理进入已参保人员变更处理进入综合申报系统输入企业密码和指令进入单位网上申报系统单位退保步骤:提交进入初稿箱待审核统计再次确定填写标准格式退保单给退保人员说明：A.每个月最终一个工作日，社保局停止受理任何网上申报业务；B.每个月5日之前，社保局从企业账户扣除当月社保费用（在此期间本月新退保人员不可退社保）；C.每个月10日之前进入单位综合申报初稿箱（审核已经过）打印上月社保月报表加盖公章后提交给社保（一式两份，社保局盖章后，企业留存一份）。制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次10/172.2.4工伤事故处理步骤（1）接到部门工伤汇报后，安排在第一时间将伤员送到就近指定医疗机构就诊、抢救。（2）部门在12小时内提交工伤事故汇报交行政部，行政部在二十四小时内提交汇报给社保局。（3）由行政写好工伤事故处理汇报，交总经理批阅。（4）康复出院后申请工务判定。认定工伤及申请伤残判定所需资料：申请伤亡人员和企业存在劳动关系证实材料（劳动协议或厂证）医疗诊疗证实或职业病诊疗证实书（病历卡）伤亡人员本人身份证实材料（身份证）伤亡人员或用人单位法人代表委托她人申请，需提交委托书及被委托人身份证实（委托书）企业营业执照或机关机关法人证书等伤者受伤当日考勤统计3.人事资料管理参考附件二人事资料管理工作指导4.考勤核实4.1搜集考勤资料，统计考勤结果。对于考勤异常者进行调查，并按职员手册之考勤管理实施。4.2依据考勤卡、加班申请单、职员请假单、外勤考勤统计等统计，做初步审核、计算、统计。4.3.核实步骤：搜集考勤资料核实考勤统计结果职员确定核查考勤统计落实奖罚财务计算薪资总经理同意部门审核发放工资5.文控文件管理参考文件控制程序实施制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次11/17三、总务/后勤工作1.日常厂务维修坚持标准：影响她人工作、易造成浪费或存在安全隐患需在问题发生后第一时间内安排工作人员进行维修处理。当问题不能立即处理时需做好预防控制方法。人员素质：善于寻求问题、精于处理问题、勤于协作问题。2.饭堂开餐时间：早餐7:20-7:50；中餐12:00-12:30；晚餐17:30-18:00；工作标准：讲究卫生（个人、厨房、地面、餐具等），不停改善每日餐饮样式，不停提升服务水平及业务素质，善于听取和综合职员意见，在工作中改善。把握开餐时间，立即提升餐饮。对不合就餐要求，给予管制（保安、清洁、司机等尤其岗位人员除外）。工作内容：一日三餐供给、饭堂区域卫生、餐具清洁、饭堂用具申购等。3.清洁工作标准：保持厂区公共区域卫生清洁，认真、细心、主动、主动、负责做好本职员作。工作内容：见附件三清洁日工作统计表、附件四清洁日常工作指导4.宿舍4.1职员入职后住厂宿舍由行政部统一安排。4.2职员不私自随意更换分配房间和床位，如有需要必需经行政部同意后方调整。4.3宿舍严禁携带易燃易爆物品进入，严禁使用大功率用电器，个人珍贵物品进厂须在保安室进行登记并自行保管，遗失后果自负；全部带出厂物品须有放行条。4.4各宿舍人员每七天自行安排人员值日清扫卫生，由行政部统一监督检验并作评选、奖罚。4.5作息时间：中午12:40-13:20；晚上23:00-7:00。4.6不定时对宿舍进行全方面查检验。4.7管理制度：根据职员手册以后勤管理和环境卫生实施制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次12/17四、保安工作1.保安人员应含有职业道德忠于职守、勇于奉献 保安属服务职业，这就要求保安人员在任何时候、任何情况下全部必需忠于职守，严守工作纪律，对工作极度负责，认真推行保安人员义务，在工作中要以企业利益为使命、服务企业利益为重，关键时刻能够挺身而出，阻止一切扰乱企业正常秩序行为。热爱本职员作，精益求精高尚职业道德和良好职业修养既来自保安人员对本身职业深刻了解和执着热爱，也来自于对专业知识认真钻研和刻苦学习，它要求保安人员在工作发扬敬业精神，认真学习和钻研业务，对工作精益求精。热心服务，礼貌待人全心全意为企业服务，立场坚定，是保安人职员作中心，也是保安人员在工作中赢得她人信任确保。清正廉洁，奉公遵法保安人员应含有较强遵纪遵法意识和清正廉洁高尚品质，要求她人遵守规章制度首先本身要严格遵守，不属于自己职权范围内事情，绝不越权去做，监守自盗，以权谋私、徇私舞弊、贪污受贿等行为是国家法律、企业规章所不许可。遵守社会公德保安人员作为社会一个群体，不管在工作岗位上，还是在日常社会活动中，全部应该模范地遵守社会公德。2.保安人员应含有素质高度警惕性警惕性关键要求保安人员含有高度责任感，随时警惕和阻止一定不安份行为，立即揭露和打击她人种种违规行为。高超策略性策略性指保安人员在对不法行为争中能扬长避短，避实就虚尤其是防身时要充足发挥自己一方优点和优势，灵活制胜。制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次13/173.保安企业人员应含有礼仪保安人员作为企业“代言人”，她礼仪举止要得体，以下从三个方面来叙述：3.1敬礼1）保安敬礼须着装整齐，佩戴齐全。2）敬礼只针对企业股东及外来用户、政府关键来访人员。3.2仪容1）发型：男保安蓄发不得露出帽外，不准留大包头，不准留长鬓角，不准留胡须，帽墙以下头发不得超出1.5毫米，女保安发辫不得过肩，不得烫发。2）衣饰：保安不随意着装和妆扮，如戴耳环、项链、戒指等。3）佩戴：保安着制服时，须佩戴企业厂证，奖章，佩戴时统一定戴在上衣左上方。4）着装：A 规范。保安不能私自改制服装，值班期间也不能在制服外面套穿自购风衣，皮茄克，羽绒服等便服。B 配套。按季节可分为冬、夏和春秋服装，根据要求，帽子、上衣、裤子必需配套穿着，不得将在不一样季节，不一样场所穿制服随意混穿，更不许可和便服混穿。C 整齐。穿开领式服装时必需内穿白色衬衣，系制式领带；穿关领式衣服时，内衣领和衬领高出制服领不能超出2毫米，领钩、衣扣要扣好，内衣下摆不得外露，不得挽袖、卷裤腿、披衣、敞怀，帽子得套在帽墙上，通常穿制式鞋子，衣帽鞋帽要常常换洗，保持洁净。3.3举止1）坐如钟。保安席地而坐姿势是：左小腿在右小腿后交叉，快速坐下、两手自然放在两膝上，上体保持正直，坐在椅凳上姿势是两腿自然并拢，头、颈、胸、腰顺其自然而伸直，那种架着二郎腿，或歪头趴坐全部是绝不许可，军人姿态应有庄重挺拔，稳如泰山美感。2）站如松。保安站立时，要精神振奋，态度严厉、姿势端正。三挺、两收、两平，动作要领、三挺即腿胸颈。两收即小腹微收、下颌微收，两平即肩平、两眼向前平视，这么站立姿势才能如颈松，气宇轩昂、英姿勃勃。3）行如风。齐步、正步、距步。齐步最常见，要求走直线，精神饱满，身体稳当，步伐雄健有力，动作有显著节奏。制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次14/17五、业务推广工作1.产品推广1.1目标配合企业业务发展需要，对产品进行有效宣传及推介，从而提升企业著名度。1.2定义 1.2.1推广资料：指整个推广活动前后相关联全部数据资料，包含：文件性数据资料、图片、影片、VCD、用户评价、产品画册、产品样板等。 1.2.2推广活动相关部门：指参与推广活动各部门，包含研发部、生产部、营业部、客服部、品质部、行政部等。 1.2.3关键媒体介绍：服务项目/平台/性质/媒介参考价(元)预估效果备注网络/网站B2B阿里巴巴诚信通2800元/年优贸易通不确定良好扩展海外市场慧聪网买卖通2580元/年通常C2Cgoogel海外投放不确定良好有区域限定雅虎海外投放不确定通常有区域限定baidu中国投放不确定通常无地域限定搜索排名关键字不确定通常行业网站图标FLASH链接广告不确定通常展览会国际真空展不确定通常国际表面处理展不确定通常杂志广告涂装技术及应用4000元/年/4期通常行业杂志/其它杂志不确定通常展会会刊（同期杂志）不确定通常1.3推广工作步骤 见下页1.4.相关推广统计 1.4.1通常性信息数据保留十二个月。 1.4.2推广活动始末需要之原始数据、登记数据及总结汇报保留最少三年。 1.4.3产品数据/统计保留最少三年。制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次15/17推广工作步骤图 营业部 总经理 推广组/相关协作部门1.搜集整理资料信息2.制订推广计划3.审批 推广计划4.是否可行 否 5.制订推广方案6.审批是 7.是否可行 否否 8.和合作单位签约(协议/协议)是是 9-A.跟进9-B.相关统筹会议10-B.准备11-B.推广活动10.效果评定12.资料跟进11.资料整理结束 总结汇报制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次16/17推广工作步骤之相关步骤说明：1.推广组经过多种渠道，搜集整理相关信息/资料，关键包含：行业杂志报刊信息、图(像)片、影带、VCD、各类展览会启事、用户意见、各类媒体数据等。 2.推广组依据企业业务发展导向，结合相关信息，制订产品推广计划，并呈批。5.推广组依据上层指示，具体拟出推广方案，并呈批。展览会，要定出参展行业、地点、时间、规模、产品等。其它媒体广告(杂志、灯箱、企业介绍、单张、VCD)，要确定内容、发表时间版位等要项。8.协作单位指展览会主办单位或媒体机关等。9-B.推广组负责组织召集研发、生产、品质、营业、行政、财务等职能部门研讨确定推广活动中各自工作任务：-推广组总体统筹活动所需资料及物品(含礼品准备)；-研发部提供场地部署图/产品图纸数据；-生产/品质/客服提供展览产品制造、调试、检验及设备动力服务；-营业全力帮助推广活动之组织及现场推广工作；-行政部必需时，提供后勤支持(人力，物力)；-财务部提供一切合理、必需之推广经费。 10-B.推广组负责活动总体筹备，相关部负责出展览样机。 11-B.推广组负责活动现场安排、管理及用户接待登记工作，营业部帮助分发宣传资料问卷及接待用户、现场业务交流和谈判。 9-A.若为广告业务，推广组负责跟进广告刊出内容和时间要符合约定要求。 10.依据用户反馈意见及广告公布效果，对当次推广活动做以效果评价，评价内容包含现场用户访问频次，发出问卷响应情况及促成接单成功情况等。 11.整个活动全过程之数据按文件和数据管理程序进行分类、分项保管，并定时检验，预防遗失、损坏。推广组将用户登记资料和问卷抄传于营业部并深入跟进。2.文化宣传 2.1关键工作内容：企业政策、通告、7S、ISO等宣导、行业信息搜集、厂报制作公布等。制订/日期审核/日期同意/日期文件名称行政部部门营运规程文件编号FZ/WI-ADM-006版本/版次A/0页 次17/172.2目标经过有力、有效多种宣传手段，传达企业政策信息及导向，使全体职员方向明确、思绪清淅，从而达成统一思想，提升凝聚力等良好效果。2.3适应人群企业内部及外协人员2.4宣传方法通常通知、通告、宣传栏、早会等，根据企业发展随时更新，必需时可利用厂报平台加重宣传、反复宣传。附件五：厂报实施方案六、7S及安全参考：附件六7S活动管理规范、附件七安全管理制度七、相关管理参考文件：职员手册制订/日期审核/日期同意/日期.（.）成立于，专注于企业管理培训。提供60万企业管理资料下载，详情查看：./map.htm提供5万集管理视频课程下载，详情查看：./zz/提供2万GB高清管理视频课程硬盘拷贝，详情查看：./shop/2万GB高清管理视频课程目录下载：./1GB.rar高清课程可提供无偿体验，如有需要请于我们联络。咨询电话：020-.值班手机：.网站网址：.