公司文书人事管理规定样本.doc

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企业文书管理要求
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第一章 总则
第一条 本要求目标，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进和提升组织管理工作效率。
第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、汇报、会议决议、要求、契约书 、专利许可证书、电报、多种帐簿、图表参考书等一切业务用书类和公文。
第三条 全部文书归企业全部并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条 必需严格保守文书机密。
第五条 文书按下列关键点处理或办理：
1．凡关键事宜指示、请示、汇报、汇报、传达、回复等等，一律以“文书”形式进行。全部文书处理全部必需以“正确”和“快速”为标准，必需明确责任。
2．须请示审批即使在紧急情况下，以口头或电话形式处理事项，事后也必需以文 书形式统计下来。
第六条 文书主管标准要求以下：
1．文书收发、领取和寄送，标准上由总企业总务部庶务科负责。
2．分企业或分支机构文书主管，另有文书管理细则作出要求。

第二章 文书收发
第七条 抵达文书全部由文书主管科室接收，并按下列关键点处理。
1．通常文书给予启封，分送各部门、科室。
2．私人文书无须开启，直送收信人。
3．须请示审批分送各部门、科室文书若有差错，必需立即退回庶务科。
第八条 节假日等要求工作时间外抵达文书，由值班人员接收后转交庶务科。 
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第三章 文书处理
第九条 文书按机密程度可分为以下几类。
1.须请示审批绝密。指极为关键而且不得向企业内外无关人员泄漏内容文书。
2.须请示审批秘密。指次关键而且所包含内容不能向企业内外无关人员透露文书 。
3.外密。指不宜向企业以外人员透露内容文书。
4.一般。指非机密文书。假如附有其它调查问卷之类关键东西，则另当别论。
5.传阅。指在本企业内广为传阅或传达文书。
第十条 一般文书处理标准以下。
1.由科长以上等级主管，负责对文书进行审阅、回复、照会和其它必需 处理；或指定下属对文书进行具体处理。
2.假如碰到关键或异常事项，必需立即和上一级主管取得联络，按上级指示办理 。
3.假如和各部门、科室相关联事项，必需经和各部门、科室会议后方能给予处理。
第十一条 机密文书处理标准以下。
1.机密文书标准上由责任者或当事者自行处理。
2.指名或亲启文书寄发，标准上在封面上注明文书所包含事项要 点，注明发文者姓名，由发文者封缄。
3.抵达指名或亲启文书，标准上由信封上所指名者开启，其它人不得私自启封。 假如某主管在职务上有权替换来件所指名者，不受本条要求约束。

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第十二条 文书阅览标准以下。
1.某文书被阅览后，阅览者必需签字划押，表示已经阅览完成。有必需情况下， 在文书空白处填写阅览后意见，转给或交还文书 主管。
2.有必需在各部门、科室传阅文书，必需附上“传阅登记簿”，按传阅 登记簿要求栏目填写，并最终交还文书主管。
第十三条 和各部门、科室相关文书，在处理意见上假如存在分歧，则由文书主管部门出面进行协商；假如不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。
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第四章 请示审批
第十四条 请示审批是企业经营一项关键程序，凡企业经营关键事项，全部必需经请示，取得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复以后，方能实施或行事。
第十五条 须请示审批事项以下。
1．职务及关键人事安排。
2．多种制度性要求变更。
3．关键契约缔结、解除和变更。
4．诉讼行为。
5.和官方机构相关、多种关键请求、回执、申请等等。
6.土地、建筑物和事务所权利购置和转让。
7.大额馈赠、谢礼，和宣传广告费用开支。
8．分支机构增变和升格。
9．预算和决算事宜。
10．借款和贷款，和借贷银行开设和变更。
11．须请示审批关键或高额物品采购，不急用或不需要物品转让和廉价出售。 
12．须请示审批定时或不定时刊物发刊、修改和废除，和费用开支修订。
13. 相关企业经营关键计划和企划。
14．其它上述未包含关键事项。

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第十六条 须请示审批者为分企业主管、分店主管，和以此基正确定 主管领导。

第十七条 须请示审批提案文书，必需进行认真斟酌，方便能顺利地予 以实施。

第十八条 请示审批事项，必需以提案文书方法，经主管呈交总部。假如事情紧急，许可直接以非文书形式请示，但事后必需立即撰写请示提案文书上报。

第十九条 请示提案文书内容和次序，包含标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送相关部门如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等等。

第二十条 请示提案文书必需编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、 科室，并及署名盖章。

第二十一条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本） 替换批复返回请示部门实施。
第二十二条 请示提案原本由总务部、庶务科保管。

第五章 文书制作
第二十三条 文书制作要领以下：
1．请示审批文书必需简明扼要，一事一议。语言措词努力争取正确规范。
2．起草文书理由必需作出交代，包含起因和中间交涉过程必需具明，必需情况下附上相关资料和文件。

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3．须请示审批必需明确起草文书责任者，署上请示审批提案者姓名。
4．须请示审批对请示提案文书进行修改时，修改者必需认真审阅原件，修改后必需 署名。 第二十四条 文书起草必需取得主管同意，而且在主管有了明确决定以后进行 ，文书起草只是一个“文书化”过程和结果。文书草案必需给予保留。
第二十五条 关键文书或契约书案，必需经过公证，而且在正式文书形成之日前， 必需掌握且附上含有价值证据或证实文件。
第二十六条 文书署名按下列要求进行。
1．企业内文书，假如是通常往来文书，只需主管署名即可；假如只是单纯上报文书，或不包含各部门、科室，且内容并不关键文书，只需部门、科室署名即可；假如是 关键文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事，或相关部门主管姓名 和职务。
2．对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等关键文书，一律署总裁职务和姓名。假如总裁委托事项，可由指定责任者署名。上列要求以外文书，也可署分企业或分支机构主管职务和姓名。

第二十七条 文书盖章按下列关键点进行：
1.在正本上必需加盖文书署名者印章，副本能够加盖署名者或所在部门 、科室章。
2.假如文书署名者不在情况下，加盖职务替换或代理者印章，且加盖具体实施者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章。

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3.须请示审批以部门或企业名义起草文书，在旁侧加盖相关责任者印章。
第二十八条 总裁和企业印章按下列标准使用：
1.在有必需加盖总裁或企业印章时，必需填写委托申请书，经所属部门主管认可， 而且加盖印章以后，向总部总务部门提出。
2.总务部主管经审核，署名盖章，同意申请。假如有必需则需请示总裁。在事情紧急情况下，能够口头申请和同意，但事后必需补填申请书。
3.在需要总裁签字情况下，手续同前。
4.须请示审批经总务部同意后，去印章保管员处加盖总裁或企业印章。
5.部分带有企业字样或总裁职务字样其它印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。

第六章 文书送发
第二十九条 部分需要邮寄或专员递交文书，按下列关键点进行。必需时给文秘处以回复或回执。调查汇报不受本条要求限制。
1.文书封面必需明确写清发送或接收单位和地址、收件人姓名。而且注明“快递” 、“邮寄”、“面呈”或“转交”。
2.企业内部文书标准上不作封缄。

第三十条 各部门、科室邮寄文书，必需在发送前在“发信登记本” 和“邮资明细帐”上作好登记和填写。
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第七章 电报处理
第三十一条 一切电报全部由庶务科受理。
第三十二条 相关责任者在接到电报并阅读后，把电报关键点记下，送相关部门、科室传阅。假如不包含各部门、科室，只是通常查询、确定或联络性电报，主管科室或部门全权负责给予处理。
第三十三条 向外部发电报时，必需用邮电部门电报用纸起草电文，呈主管上司或领导审核。
1.须请示审批尽可能使电文简明扼要，采取标准邮政省略符号和简称。
2.须请示审批注明发电者姓名、日期和具体指示，特殊情况下怎样处理措施和 手段。
第三十四条 须请示审批电报发出后必需给庶务科以回执；并告诉庶务科有没有必需催促对方回电。 第三十五条 须请示审批和调查、问询、联络等无关电报，或部分无关紧要 电报，由庶务科全权处理。

第八章 文书整理和保留
第三十六条 文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管，一类是还未完结文书，另一类是能够归档文书。
第三十七条 全部完结文书，分别按所属部门、科室、文件机密程度、整理编号和保留年限进行整理和编辑，并在“文书保留簿”上作好登记，归档保留。
第三十八条 制度要求、不动产权利书、契约书、往来公文和特许专利文书等尤其关键文书，由总务部庶务科填写“关键文书目录”后，给予保留。

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第三十九条 分企业或分支机构文书，分为两类，一类尤其关键文书，直接归主管领导保留；另一类通常文书，留存各部门或科室保管。
第四十条 文书保留年限以下：
1．永久保留文书，包含章程、股东大会及董事会议统计、关键制度性规 定；关键契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类；关键诉讼关系文书；关键官方许可证书；相关企业历史文书；决算书和其它关键文书。
2．保留5年文书，指不需要保留次关键文书。
3．保留1年文书，指无关紧要，或临时性文书。假如是调查汇报原件，则由所在部门主管负责确定保留年限。
本条要求以外文书保留年限，依法律或部门主管指示。
第四十一条 须请示审批 全部关键机密文书，一律存放在保险金库或带锁文件柜之中。 第四十二条 保留期届满文书，和没必需继续保留文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期以后，能够给予销毁。机要文书一律以火焚方法销毁。
第四十三条 假如职务或部门划分发生变更，文书存档归并作出调整，则必需在相关登记簿上作好变更和调整理由，和变更和调整后结果。
第四十四条 借阅关键文件，必需作好登记，并注明归还日期。一切借阅全部必需出具借阅证。
第四十五条 须请示审批 在本要求难以照办时，和总务部联络，由主管文书领导做出裁定。
第四十六条 本要求于公元 年 月 日修正以后给予实施。

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