报账管理标准.doc

精品文档就在这里-各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-受控状态受 控分发号 Z/CWGL3007-2013 报账管理标准2013年3月1日发布 2013年3月1日执行编制：财务部 审核：罗海刚 批准：李汉阳 1 目的为了规范广西玉柴重工有限公司（以下简称公司）报账的管理工作，根据财政部发布的企业会计制度、内部会计控制规范基本规范等法律法规以及本公司的具体管理要求，制定本标准。2 范围适用于公司及所属各单位。子公司根据本标准制定子公司的报账管理标准，同时报（集团）公司财务部审批和备案。3 KPI指标指标名称指标值计算公式统计周期数据来源说明无4 职责4.1 财务部4.1.1负责本标准的编制、修改。4.1.2负责按各单位分解后的月度预算，在月度额度内控制各单位报账。4.2 各单位4.2.1负责建立本单位的台账。4.2.2负责按分解的预算控制各项费用的报账。5 工作程序5.1 报销凭证5.1.1所有的报销单据必须是合法有效的原件。5.1.2合格的发票符合以下条件：5.1.2.1发票必须套印有税务部门发票监制章及防伪水印，并盖有票据开出单位发票专用章，行政事业性收费票据必须套印有财政部门票据监制章，大小写人民币金额相符，没有涂改、刮擦、挖补痕迹，复写字迹和颜色一致，开票方与收款方应一致。5.1.2.2除住宿费、电信费发票可写报账人姓名外，其它所有发票客户名称必须是“广西玉柴重工有限公司”全称。若是2人以上一起出差，要求每个出差人各自开具住宿发票。如果是合并开票的只能报销一个人的指标。5.1.2.3发票中的项目内容必须真实、齐全,用途清楚，时间准确，数量、单价与金额的内容不能为空，同时数量、单价与金额计算相符，凡发票内容开具为“礼品”、“食品”，不能报销，对于过于笼统的发票，如“办公用品”、“材料”、“汽车配件”、“修车费”等必须附有售货单位出具并盖章的“明细表”。5.1.2.4业务招待费报销凭据必须是合法合规的饮食、服务业及商场销售等开具的发票，并应在报账粘贴单上注明招待业务内容。5.1.3票据粘贴要求：5.1.3.1为便于会计核算和装订，要求报销票据要分类粘贴好，票据粘贴要与粘贴单右上边齐平，不能超过装订线。不分类贴好的要按要求重新分类粘贴好后方能报销。5.1.3.2票据张贴分以下几类：（1）车票 （2）住宿费 （3）打印、传真、名片 （4）电话费 （5）邮票、邮件、特快专递 （6）办公用品费 （7）招待费用 （8）异地存取款、汇款手续费（同时提交原件及复印件）（9）三包购配件、用油 （10）车辆过桥过路、加油等运输费 （11）车辆维修费用 （12）其他费用。5.2 业务流程5.2.1 借款流程出差人员或办理业务人员如有特殊需要进行借款的，需要在费控系统完成申请流程。具体如下：5.2.1.1借款人在费控系统功能借款申请维护中创建借款申请单。若属于对外单位的预付性借款，提交人在保存提交时，要求添加该付款事务的审核会计。5.2.1.2借款申请单通过工作流提交给相关部门领导岗位审批。5.2.1.3财务会计在系统功能借款申请单审核功能进行审核确认。5.2.1.4财务会计根据主要业务分工权限表提交给相关领导审批；5.2.1.5出差人的借款申请在相关领导审批通过后，出纳打印借款单，在系统功能借款申请付款完成付款操作，款项直接划入借款人的工资卡账户中。5.2.2费用报销流程5.2.2.1经办人出差结束回来后，应按要求整理所发生的单据，粘贴报销凭证。出差费用报销必须在费控系统功能费用申请进行出差申请，若本次出差涉及乘坐飞机的事项，应同时进行飞机票申请，差旅费报销必须提交经上级领导审批的出差报告。5.2.2.2经办人员同时在费控系统进行费用报销单创建，通过系统功能费用报销单创建录入报销单。在费用报销单录入页面，可上传相关附件（如原始发票扫描件、出差报告或其它文件资料）。5.2.2.3 经办人员提交报销单：报销人在系统提交报销单前，需要在原始凭证粘贴单上粘贴好相关原始发票，并在原始凭证粘贴单上标记对应的系统报销单编号；在系统报销单提交后，报销人无须在系统费用报销单查询功能中打印出系统报销单,只需将原始凭证粘贴单提交给部门负责人，报销单由财务部统一打印。5.2.2.4 报销人提交费用报销单给部门领导，部门领导负责在费用报销单审批页面中查看费用报销单的明细内容、报销项目的预算情况及上传的附件内容，审核业务的真实性、并同意报销的基础上进行审批。5.2.2.5财务费用会计收到由部门领导已审批同意的费用报销单原始凭证粘贴单后，应在系统功能费用报销单审核中调出对应的已经通过所有审批岗位审批通过的报销单进行审批。5.2.2.6 会计审核费用报销单及原始票据无误后，提交给会计主管审核同意，会计主管对审核后的报销单进行复核确认，主要对报销单的核算信息进行再次审核与确认。5.2.2.7费用报销单在所有环节审核通过后，出纳在系统功能报销单付款中直接对报销单进行支付，支付到报销人工资卡账户中。如果报销人存在借款，应先核销借款后再支付余额。5.3具体要求 5.3.1原始单据经整理粘贴后，公司经营班子成员发生的差旅费、业务招待费、运输费和电信费在公司规定标准和范围内由本人在费控系统中审核同意后申请报账；其他人员报账根据主要业务分工权限表经本单位领导在费控系统审核同意报账。5.3.2原则上除出国人员允许差旅费借款外，取消员工借款，员工国内出差先垫付差旅费，出差回来后及时到公司进行报账领款。个人如有特殊原因确需向公司借款的，需还清上一笔借款方可借款。出差人员（非驻外人员）出差、探亲、培训或参加会议的，须在出差、探亲、培训或参加会议回公司后15个工作日内，整理各类报销单据到财务报账，否则不予报销。5.3.3驻外办事处人员费用的报销要求5.3.3.1当年1-11月期间：每月28日前，把所发生的当月票据按要求贴好寄回公司财务报账（以邮戳为准）。5.3.3.2当年12月期间：当月25日前的费用在当月28日前，要把所发生当月的票据按要求贴好寄回公司财务部报账（以邮戳为准）；25日至年底的费用，在下一个年度的1月3日前寄回财务部报销（以邮戳为准）；如当年在预算金额内业务已发生但单据未提交财务的则在12月31日前提供相应费用发生明细给财务部进行预提，超过报销期限不报账也不向财务部提供费用支出明细申请预提的不予报销。5.3.3.3无正当理由未按时寄回公司报账，财务部门有权不予报销差旅费。5.3.4展览费、会议费的报销要求5.3.4.1以公司名义参加的展览和会议费用报销，须符合以下要求：5.3.4.2主办单位借款或申请支付款项前须提交经审批的费用预算。5.3.4.3举办的展览、会议的相关费用结算，原则上通过银行转账（如场地租金），确因实际需要进行现金结算，参照借款权限制度进行审批。5.3.4.4财务部应对大额的展览和会议费预提进入当期损益。5.3.4.5经销商举办的按照公司经销协议由公司分摊的费用报销，须符合以下要求：5.3.4.6发票原件或经销商开具的正式展览费发票。5.3.4.7由公司分摊的当期展览费用必须在会展结束后次月月内报销，当年12月发生的费用，如在12月31日前无法寄回报销，则在12月31日前提供相应费用发生明细给财务部进行预提，超过报销期限不报账也不提供费用支出明细给财务部预提的不予报销。5.3.5 归口部门费用的报销要求办公用品、宾馆费用、低耗类、电信费以及统购机票等各类归口费用，各个归口管理的部门必须当月15日前结清上月的费用，当年12月发生的费用，截止12月31日前报销， 12月31日前无法报销，则提供相应费用发生明细给财务部进行预提，超过报销期限不报账也不提供费用支出明细给财务部预提的不给报销。5.3.6临时业务预付款和零星采购借款的报销要求5.3.6.1采购员或经办人员在办理申请预付款后，在对方单位发货时应及时索取发票，属于购买物资的须在办理好验收等一切手续后5个工作日内，到财务部清账，尚未结清账目的，不能申请第二笔汇款，如有余款留在对方单位，经办人员负责追回。5.3.6.2零星采购借款，在采购同时索取发票，物资验收后凭发票5个工作日内到财务部清账。5.3.7固定资产（物资）的报销要求凭固定资产（物资）发票，由经办、验收、领用人签字，并附固定资产（物资）审批表、合同、报告等手续审批报销。5.3.8财务人员必须在收到上述整理好的报销单据（如果手续不齐全，则从补全手续之日计算），于次日起15个工作日内审核完毕。5.3.9当年111月发生的相关业务须在相应时间内及时办理报账，如特殊原因有延迟的，报账期限最长不得超过1个月（以发票日期及业务实际发生日期为准），对于超过1个月期限仍将相关票据递交到财务部进行审核的，按票据金额的50%对单位一把手进行考核，按票据金额的20%考核报销人。同时不予办理借款手续，直到结清借款。当年12月发生的费用，截止12月31日前报销，如在12月31日前无法报销，则在12月31日前提供相应费用发生明细给财务部进行预提，超过报销期限不报账也不提供费用支出明细给财务部预提的不给报销。5.3.10借款人因工作变动、调离（包括公司内外调动）、解聘、辞职的，先在其它部门办理好手续后，再由公司财务人员的签字证实无欠款后，人力资源部方可办理其它手续，借款人所在单位必须在其报清账后才能签字放行，否则借款人所借款项由其所在责任单位批准借款的领导负责偿还，并按欠款额的20% 外罚人力资源管理责任人。5.4出差期间住宿、交通费标准5.4.1各单位按照住宿标准和交通费标准严格执行，在预算内列支，无住宿补贴和交通补贴。5.4.2出差期间住宿标准报账档次行政管理专业技术报销标准备注玉林本部子公司职务职务名称特区省会城市其他地区区内县市一档董事长、党委书记据实报销二档总经理据实报销三档党委副书记、总会计师、首席战略官、副总经理、总工程师董事长、总经理首席专家300250180150住宿标准严格执行，单次若超标准，需董事长审批后方可报账，实际报账以年度个人指标来控制。四档工会主席、总经理助理、总工艺师副总经理、总经理助理、党支部（副）书记高级专家300250180150五档经理、院长经理、院长专家250200150120住宿标准严格执行，陪同领导出差单次若超标准，需在部门指标内经总经理审批后方可报账六档副经理、副院长、分厂厂长、党支部书记、团委书记副经理、副院长总师250200150120七档科长、所长、试验室主任、分厂副厂长、女工主任科长、所长、车间主任、团支书、女工主任高级主任师200160130100工段长主任师副工段长师级八档普通员工普通员工员级150140120905.4.2.3住宿费的报销以正式住宿发票作为报销依据。5.4.2.4地区分类：特区指深圳、珠海、厦门、汕头、广州、佛山、海口、上海、北京、天津、重庆；特区区内县市中的地级市按其他地区分类。5.4.2.5省会城市包括：黑龙江省：哈尔滨 吉林省：长春 山东省：济南 江苏省：南京 内蒙古：呼和浩特 河北省：石家庄 辽宁省：沈阳 山西省：太原 贵州省：贵阳 宁夏：银川 甘肃省：兰州 青海省：西宁 安徽省：合肥 广西：南宁 新疆：乌鲁木齐 云南省：昆明 陕西省：西安 湖北省：武汉 浙江省：杭州 西藏：拉萨 四川省：成都 河南省：郑州 湖南省：长沙 江西省：南昌 福建省：福州 5.4.2.6 一身兼任多职的，按级别最高的标准执行。5.4.3出差期间交通费标准5.4.3.1报账档次行政管理专业技术报销标准备注玉林本部子公司职务职务名称火车轮船飞机一档董事长、党委书记不 限不 限不 限二档总经理软卧；动车组、高铁一等座 二等舱位经济舱位三档党委副书记、总会计师、首席战略官、副总经理、总工程师董事长、总经理首席专家硬卧；动车组、高铁二等座二等舱位经济舱位四档工会主席、总经理助理、总工艺师副总经理、总经理助理、党支部（副）书记高级专家硬卧；动车组、高铁二等座二等舱位经济舱位五档经理、院长经理、院长专家硬卧；动车组/高铁二等座三等舱位经济舱位六档副经理、副院长、分厂厂长、党支部书记、团委书记副经理、副院长总师硬卧、动车组/高铁二等座三等舱位交通标准严格执行，陪同领导出差或紧急出差需乘坐飞机，报账档次为六档的需在指标内经总经理审批后方可报账，报账档次为七档至八档的需在部门指标内经分管领导审批后方可报账七档科长、所长、试验室主任、分厂副厂长、女工主任科长、所长、车间主任、团支书、女工主任高级主任师硬卧、动车组/高铁二等座三等舱位工段长主任师副工段长师级八档普通员工普通员工员级硬卧、动车组/高铁二等座三等舱位5.4.3.2出差在外地发生的市内交通费，包括启程地往返机场、码头、车站的交通费，在预算内凭票据实报实销，报销档次为七档至八档的不给予报销打的票。5.4.3.3出差（含探亲）人员往返玉林车站，单程可凭车票限额报销15元市内交通费,订票费及其他杂支费：40元限额内报销，但车票必须盖有全国统一发票监制章。5.4.3.4员工出差因特殊情况发生退票费、超过目的地的车船票或改签费的,须注明退票和改签等原因,由分管领导审批同意后方可报销。5.4.3.5交通工具超标乘坐的管理：需超标乘坐交通工具的，应事前在费控系统进行报批，否则不予报销。5.4.4出差期间伙食补助标准5.4.4.1伙食补助标准出差期间四档及以上无伙食补助，其他人员在特区出差每人每天补助30元，在其余地区（包括本区县）的为20元（按出差天数计算）。5.4.4.2 计算伙食补助的天数5.4.4.2.1在特区的伙食补助天数按实际住宿天数计算，在途中的时间按其余地区计算。5.4.4.2.2出差时间按实际日期计算，出发日与返回日只取其中一天计算补贴。5.5驻外人员的补贴标准 驻外人员指公司派驻外地的常驻人员。5.5.1 往返公司乘坐交通工具按出差人员的有关规定执行。5.5.2伙食补贴：驻外人员每人每天补助20元，聘用当地人员无伙食补贴。5.5.3驻外人员离开驻地到其他地方出差的，住宿费、交通费及伙食费参照出差标准报销，但回公司的无补贴。5.6 外出培训的报销规定5.6.1 往返公司乘坐交通工具按出差人员的有关规定执行。5.6.2住宿报销规定5.6.2.1在岗人员外出短期培训学习一个月以内的，由组织者统一安排住宿的，凭住宿发票据实报销，但报销时要附有公司分管领导签批的会议通知和经管理部审批和备案的“外出学习培训审批表”。5.6.2.2由公司统一安排外出长期学习（包括离职带薪学习人员外出实习、社会调查等）一个月以上5个月以下的，住宿费按每人每天不超过50元实支实报，超支自负，；5个月以上的，所需一切费用按有关合同文件规定另外执行，原则上不得超过每人每天50元标准，公司统一安排有住宿或已给予报销租赁费的不再给予报销住宿费，报销时需附上公司分管领导批准的学习通知或报告。5.6.2.3市内交通费报销规定5.6.2.4离职带薪到外地学习的，经管理部审批后，每学期可凭票报销往返一次车船费，绕道往返的拒绝报销。离开学校所在地到外地实习的（不含公司所在地），一律按普通员工的出差标准报销。5.6.2.5外出（玉林市外）参加短期培训学习的，期间如有组织者开具有会务费、交通费、资料费等报销单据的，不再享受交通补贴。5.6.3伙食补助规定经公司领导批准，管理部审定，在岗员工离职带薪到玉林市外参加各种学习、培训，时间不足一个月的每人每天补助7元；一个月至三个月的每人每天补助6元，三个月至六个月的每人每天补助4元；六个月以上的每人每天补助3元。在特区的，在上述标准的基础上每人每天另加补助3元，学习期间离开驻地到外地实习或社会调查按每人每天10元补助。5.6.4员工需要持证上岗参加的培训，因获取上岗证所发生的一切费用均由个人承担，公司不予报销。如会计人员、司机、档案管理员等资格证的办证费、培训费、年检费。5.7外出参加会议的报销规定5.7.1往返公司乘坐交通工具按出差人员的有关规定执行。5.7.2住宿费。离开玉林市外出开会，由组织者统一安排住宿的，凭住宿发票据实报销，但报销时要附有公司分管领导签批的会议通知和经管理部审批和备案的“外出学习培训审批表”。5.7.3市内交通费。外出（玉林市外）开会，期间如有组织者开具有会务费、交通费、资料费等报销单据的，不再享受交通补贴。5.7.4伙食补贴。外出（玉林市外）开会，如果组织者开具有会务费、交通费、资料费等报销单据的，参会期间无伙食补助。5.8调动及分配或实习人员到公司的报销规定调动、由公司邀请的实习、分配、聘用到公司的人员的从原地到公司的交通费、住宿费原则上按出差标准报销，但绕道费用个人自负。其行李、家具等托运费，每人在不超过500公斤范围内凭托运单据实报销，超过部分个人自负，用公司专车接送的，个人承担50%的运输费。5.9探亲的报销规定5.9.1住宿费 请探亲假回家探亲的员工，一天不能到达需转车的，可凭住宿发票按出差住宿标准报销一天的住宿费，探亲的路途必须是最短路线。5.9.2交通费5.9.2.1职工探望配偶或未婚职工探望父母的往返路费（除乘坐飞机、火车软卧外），凭车票及管理部的探亲证明实支实报。探亲员工乘坐飞机，参照往返路途的火车硬卧票票面价报销。探亲的往返路途都必须是最短路线，随同家属的费用不在报销范围内。所有探亲假报账单据必须附带探亲申请审批表报销。5.9.2.2探亲人员往返公司至车站持票在15元指标内据实报销，但车票必须盖有全国统一发票监制章。用公司车辆接送或随车出差的，不能报销往返车站的车票。5.9.3探亲期间无伙食补助。5.10 出国（境）的报销规定参照出国（出境）人员费用管理标准执行。5.11 电信费用报销规定5.11.1按照公司有关通知，出差期间，每人每天5元手机话费补贴。5.11.2所有的办事处电信费发票一律使用电信部门电脑打印的票据方能报销，定额发票不给予报销。5.12业务招待费报销规定单位、个人费用标准按照公司的有关通知执行。6 相关文件6.1 Z/CWGL3010 企业会计管理标准6.2 Z/JYTX3003 公司主要业务分工权限表6.3 Z/CWGL3023 出国（出境）人员费用管理标准7 更改控制页 ZQEO/ERYHI04-001序号更改、处置通知单编号更改内容提要（更改页码、条款）更改人更改时间-精品 文档-