会务接待方案篇.docx

时间:会议时间：X年X月X日至X月X日，报到时间：X年X月X日至X月X日。地点：一、工作机构生活服务组，组长： 副组长：成员： 二、工作职责（一）会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情，服务周到，食宿安全。（二）会议会场布置和组织工作。（三）做好出席会议嘉宾的组织联络工作。（四）负责组织、协调，会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。（六）做好宾客的迎送、住宿、乘车、考察活动等具体接待事宜。（七）组织好会务期间各宾馆、餐厅、和会议室的食品安全、通信保障工作。三、具体工作任务会前：邀请会议相关人员实地考察基地、会议举办场所。与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待手册。（一）准备会议物料1、确定邀请嘉宾名单、接待资料、会议配套的商务服务，将航班、车次及抵达时间报接待组。2、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等, 按要求根据参会人数印刷。3、制作票证：桌签：15cm40cm，签到处X块，签约处X块， 住宿登记处X块，导引路牌X块，签到登记表。为嘉宾订制嘉宾证，工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。4、统计人数，提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计，制作。6、成立生活服务组，具体管理就餐住宿事务，确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。责任人： （二）会场布置1主席台搭建及座区安排。（1）重点做好会场以及主席台、贵宾席、嘉宾席的布置。做好座区标牌、餐桌编号并摆放桌签和菜单。（2）做好大会主席台鲜花摆放，摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。（3）根据会务组要求布置好（广告牌、会议标语、气球竖标、拱门、门型展架、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排）按部落实到位。（4）安排好商家展板及宣传设备的摆设位置，布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况，杜绝安全隐患的发生。（5）在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。责任人：（三）会议报到安排成立会务接待小组、负责住房登记员，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）1、据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要领导入住的楼层、房间类型、房号、贵宾客房需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、票证、餐券等，分发房间号统一办理入住手续。将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务组。3、向嘉宾告知宾馆名称、宾馆负责人员姓名，联系方式等。宾馆: 做好接待工作，安排住宿和X日晚餐、X日早餐，负责生活安排，告知注意事项。做好食宿接待各项准备工作。 责任人：（四）、交通接待成立车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。1、提前发布机场、码头、火车站、汽车站到达会场，宾馆的公交地铁等公共交通路线图。2、对用车进行统一编号分组，做到调度有序，服务优良。驾驶员必须随时保证车辆整洁、车况良好，服务到位，确保安全。3、根据实际情况提前协调抽调其他单位部门车辆或租用车辆备用；4、提前对驾驶人员进行必要的安全及礼仪培训。5、会议报到当天，接待组在机场、码头、火车站、汽车站设接待点，专人、专车按要求分批分时段接站。责任人： 会中：1：提前检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟3、安排司仪在会场入口处迎接来宾4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题，如果客户提出的问题解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。5、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。6、协调会议期间的交通工具的安排。7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。会后：1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。3、汇总参会人员的相关资料。4、与会议协办方的费用结算工作。5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617088100343355237 10102704160570270917088100343355238 10122936486142541417088100343356169 10186220440263571817088100343354928 101760654089788804 5 / 5