在建工程管理制度及流程.doc

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在建工程转固定资产.8九、 在建工程减值准备.9一、工程规划与设计1、财务部根据公司业务发展规划、各部门现有固定资产情况等情况编制年度资本性支出计划以安排下年度资本性投资。对于重大投资项目，需分项列明项目/子项目名称、建设内容、经济效益、总投资额等内容；对投资较大、工程建设较为复杂的拟建项目，还需同时附上项目立项报告或项目建议书、可行性报告等，内容主要包括项目的必要性、技术方案、工艺流程、主要设备、投资估算、预测效益等，报董事会审议通过。2、董事会对提交的年度投资及资本性支出计划草案进行审核，主要审核项目建设的必要性、总投资安排情况、所需调度的资金量等，然后财务部根据董事会审核意见对计划草案进行修改完善形成正式的年度资本性支出预算案以确定下年度的新建工程项目，经公司总经理签字批准后实施。二、 工程招标管理1、 招标准备（1）、工程项目原则上采用公开招标来确定施工单位。公司应成立项目管理组，委托具备资质的招标代理机构实施招标，并组成公司工程评标委员会（包括公司总经理，主管副总，行政副总，监理公司负责人，项目管理组成员等。（2）、采用公开招标的施工项目由项目管理组协助招标代理机构编制招标（议标）文件，并于投标管理办公室备案。招标（议标）文件需规定招标范围、工期，投标方资质条件，投标文件要求，投标保证金以及评标办法等。2、评标和定标由投标单位将投标文件在规定日期之前送到评标委员会。评标委员会按照法定程序组织开标、评标，由评标委员会人员对投标单位的报价、工期、质量、施工组织设计、信誉、业绩等方面进行评审并各自形成书面意见，最终由评标委员会确定中标单位并由评委提出评标报告，并签字确认。招标文件在评标结束后由项目管理组整理存档。3、 编制和发放中标通知书评标结束后，由项目管理组在评标结束后根据评标委员会评定结果，同时填写相应建设工程设计中标（交易成功）通知书，报相关政府管理部门备案。三、工程合同的报审和签订1、 合同的起草和报审建设的实施合同包括了地质勘查合同、设计合同和项目施工合同。合同采用行业专门机构规定的格式和内容。工程项目管理组以及公司总经理、主管副总等分别对项目施工方案是否合理、工程价款是否符合预算要求、合同条款是否合理合法等内容进行审核。必要时，还需对合同草案进行法律审查。2、 合同的签订和备案（1）、合同条款经项目管理组成员和公司总经理、主管副总等讨论审核并同意后，加盖法人章和公章作为签署确认。签订后的合同需报相关政府管理部门备案，并取得其签发的合同登记表。（2）、工程各相关合同保留在项目管理组办公室。工程竣工后，合同以及招、投标等筹备期间文件将由公司行政部门存档。四、工程物资管理1、依照公司与施工承包方所签订的合同，工程土建方面的材料由承包方提供（即包工包料），房屋内部装修部分由施工承包方分包给第三方；其中，分包商不提供部分装修、装饰材料，需公司自行购买。在工程施工初期，公司与主承包商协商需自行负担的物资材料，形成一览表，并由双方负责人签字，公司盖章确认。2、对由公司自行购买的工程物资材料，应遵循公司通常的原材料采购流程和审批层级，签订采购合同或订单，进行采购审批，并将合同/订单交财务部备案。3、对于由发包人自行采购的工程物资等，需要根据合同的规定履行相关义务，物资到达现场时，由发包人和承包人对物资进行盘点，并形成物资清点记录，由双方签字确认，作为入账依据。相关物资由承包人管理使用。4、每季度，由发包人和承包人对所有工程物资进行清点，当出现差异时，根据合同规定划分责任，并形成正式的清点报告，由公司总经理和承包方负责人签字确认，同时由监理方进行确认。并作为减值准备的依据。5、项目管理组人员在收到材料供货方发票后，填写报销单，连同合同、物资清点记录等，报公司总经理审批。需预付材料货款时，由项目管理组人员填写借款单，报公司总经理审批。五、工程变更管理1、工程设计完成后，由公司、设计方和施工单位以及监理单位共同召开设计图纸交底会，形成设计图纸交底会议纪要，并由上述四方的项目负责人（或项目负责人以上级别的人员）签字和加盖各公司公章以确认同意图纸交底会内容。2、在工程项目建设中，出现需要工程变更内容涉及结构、工艺、费用等问题重大改变的情况时，由公司、施工单位、设计单位、监理公司等单位的工程管理人员提出相应设计修改通知单、设计确认单或其他更改申请，报项目管理组认可。项目管理组相关负责人在设计修改通知单、设计确认单在签字确认该项更改后传真至更改方。其他现场更改需由施工单位人员根据实际施工情况填写现场签证单，交施工、设计、监理等单位和公司项目管理组各方盖章确认。3、在进行工程结算书审查时，根据留存的设计修改通知单、现场签证单等，审核施工单位提供的工程签证单的真实性，作为工程结算的依据。六、工程月度结算、费用归集及支付1、审核工程月结算书（1）、每月25日前，施工单位根据当月已完成的工作量编制工程量报表（含费用汇总和材料调差表附件），包括工程进展情况和工程量造价汇总等内容，施工单位依据其月度工程量报表，编制工程款支付申请表，报监理单位审核。监理单位审核其工程进度后，现场监理负责人需在工程量报表/工程进度表上签署意见，报项目管理组审批。（2）、下月5日前，项目管理组工程师结合工程实际完工状态和监理单位意见，审核工程量报表/工程进度表后，在工程款支付申请表上签署意见，并填写付款申请和借款单，报公司总经理审批。公司财务部收到审批的工程付款申请和借款单后，会计主管结合施工合同等对工程量报表/工程进度表、工程款支付申请表等进行财务复核，审核无误的在借款单上签字确认。2、 费用的归集及其账务处理工程筹备和建设过程中发生的勘查费、设计费、监理费、与建设相关的办公费和管理费用，均需归集计入至“在建工程”科目。其中，勘查费、设计费和监理费发生时，由项目负责人依据相应合同或协议，填写付款申请和借款单，并列明款项的性质和用途，报公司总经理审批。财务部会计主管根据审批的借款单或报销单，开具支票或电汇进行付款。其他办公杂费、差旅费等管理费用，由费用发生人填写报销单或借款单，报执行副总审批。七、 工程的结算和决算1、竣工验收工程项目具备竣工验收条件后，由施工单位编制书面验收申请报告及工程项目验收清单，监理单位确认，项目管理组同意，公司总经理批准后，由项目管理组组织施工单位、监理单位、设计单位、财务部等部门进行验收，验收通过后，各单位项目负责人在工程项目验收清单上签字确认。2、审核工程结算书工程竣工验收合格后，施工单位在规定的时间内编制工程竣工结算书，报监理单位初审。公司项目管理组收到监理公司报送的工程竣工结算书后，组织相应专业人员完成审核工作，主要审核工程结算书的工程量准确性、真实性和套用定额标准的合理性等内容，工程结算书审核完毕后经审核人员和项目负责人签字盖章后报主管副总、公司总经理复审并签字确认。 3、 工程决算公司项目管理组根据工程建设项目已经结算的情况、工程计划金额、工程简报、工程建设项目现场观察情况、工程交工验收等因素，确认工程建设项目结算完成后，启动工程项目决算程序。财务部负责组织全面清理工程项目已经发生的支出，检查是否存在没有入账的工程费用支出。若存在，催促项目管理组提供结算、发票等，确认在建工程。清理完成之后，财务部编制工程决算书归集该工程所发生的所有成本，编制人员确认签字后，财务部负责人签字审批通过。八. 在建工程转固定资产1、财务部、项目管理组和资产使用单位共同进行资产转固。财务部经理和项目管理组负责人在工程决算书上签字确认。财务部会计根据经审核的工程决算书编制固定资产进行结转。2、财务部人员、项目管理组人员根据工程实际进度，对于已经交工验收达到可使用状态，但决算资料未收集齐全的资产确认进行预转固。预转固由项目管理组确认已经完工部份工程投资情况表，由财务部项目人员依据项目管理组提供的投资情况，进行预转固。财务部主管核对预转固凭证进行审核签字。主要审核内容为：科目和金额是否正确，转固资产是否复核预转固条件，凭证附件是否符合规定 。九. 在建工程减值准备1、企业应当定期或者至少于每年年度终了，对在建工程进行全面检查，如果有证据表明在建工程已经发生了减值，应当计提减值准备。由项目管理组负责人提供相应评估报告，交会计主管审阅。2、对存在下列一项或若干项情况的，应当计提在建工程减值准备： （1）长期停建并且预计在未来3年内不会重新开工的在建工程； （2）所建项目无论在性能上，还是在技术上已经落后，并且给企业带来的经济利益具有很大的不确定性； （3）其他足以证明在建工程已经发生减值的情形。 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