lhp药品采购操作规程.doc

文件名称药品采购操作规程 文件编号起草人审核人批准人起草日期审核日期批准日期执行日期变更记录【目的】规范药品采购，以保证购进合格、可靠的药品。【范围】 适用于药品的采购管理。【依据】药品管理法、药品流通监督管理办法、药品经营质量管理规范及其附录、“药品采购管理制度”【相关责任】 采购部、储运部、质管部执行本规程，采购部经理、质管部经理监督、检查本规程的执行。 【内容】药品采购流程如下：药品采购流程如下：收 货采购进货签订进货合同编制进货计划挂帐与付款记 录采购退出来 1.原则： 采购部在进行药品购进时，应严格执行国家相关政策规定，保证计划、合同、采购、付款、记录等环节的工作质量 2 编制采购进货计划。 2.1采购部采购员依据市场动态、库存结构、配送单位要货计划及销售部、质管部反馈的各种信息编制购货计划，经审批后执行；填写药品采购进货计划表。列明拟采购药品的品名、规格、数量、单价、金额、供货单位等信息。采购部编制购货计划时应以药品质量做为重要依据，供货单位及所供药品必须是经质量审核的合格供货单位及合法药品。 2.2 药品采购进货计划经采购部经理审核后，转质管部审核，以药品质量及供货方的质量信誉作为重点依据，进行具体品种及货源渠道的筛选审核。 2.3首营企业或首营品种按首营企业和首营品种审核的管理制度进行审核，经审核批准后，方可进行购进。 2.4 总经理依据质管部的审核意见等综合情况对药品采购进货计划进行审批。 3 采购进货合同的签订 3.1 采购部依据经审核批准的药品采购进货计划，与供货单位协商签订药品采购合同，约定品名、规格、数量、价格、质量等相关条款。 3.2 药品采购合同可根据情况按年度、月度或单次分别签订。按公司核决权限规定。 3.3 购进合同中必须说明质量条款，质量条款需经质管部审核，其他条款经采购部经理审核同意，由采购部经理在合同上签字后，才能加盖本公司“合同专用章”。 加盖本公司“合同专用章”印鉴的购进合同，作为本公司药品购进的凭据及承担相应经济责任与法律责任的凭据。 3.4 采购进货合同执行期间若因本公司经营情况发生变化等原因，需对原合同条款进行增、减或撤销变更时，应由总经理审核批准，并由采购部与供货单位协商，做好沟通联系工作，并索取加盖供方原印章的回复函件（存档） 3.5特殊情况非合同购进药品时，或采购合同不是以书面形式确立的，应与供货方签订质量保证协议书协议书应明确有效期，协议有效期限不得超过药品生产许可证或药品经营许可证的有效期，质管部负责对供货方、供货品种及质量保证协议书进行审核把关，质管部同意后方可购进。 4 采购进货 4.1 采购部依据药品采购合同通知供货单位送货。 4.2 药品发货后，采购部及时将到货信息通知储运部，以利做好提货，收货准备。 5 挂帐与付款 5.1 采购药品到货，经验收合格并入库后，采购部通知供货单位开具发票，并按要求及时办理挂帐付款手续。 5.2 财务部依据经审批的药品采购进货计划或药品购货合同、药品入库单、已按核决权限审批的挂帐或付款申请，进行挂帐或支付货款。付款凭证应由验收人员验收合格签字后方能转财务部门付款。凡验收不符合规定，或未经验收人员签字者，一律不予签转付款。 5.3 特殊情况需要先款后货的，按药品购货合同约定及公司审批权限执行。但此操作存在很大的经营风险，采购部需严格管理，及时跟踪到货、验收、发票等环节，保证采购工作质量，降低采购风险。质管部、储运部应积极配合。 6.采购退出 按采购退出、销后退回管理制度，做好进货退出的药品（退给供货方）的退换货工作。 7 .采购记录 采购人员应认真填写采购过程中的各种记录，并在计算机系统操作，形成的记录按月归档。 8 .其他： 8.1 采购人员应定期与供货方联系，或到供货方实地了解、考察质量情况，配合质量管理部共同做好药品的质量管理工作，协助处理质量问题。 8.2 采购人员应及时了解药品的库存结构情况和销售情况，合理制定采购计划，在保证满足市场需求的前提下，避免药品因积压、过期失效或滞销造成的损失。 8.3 配合质管部按年度定期对采购情况进行质量评审，并建立供货单位质量档案进行动态跟踪管理。不断优化品种结构，提高药品经营质量。 合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责