销售人员费用报销管理制度.doc

尊 贵 品 质 极 致 享 受销售人员费用报销管理制度为了完善公司管理，加强对公司销售人员业务费用、支出报销的管理和便于公司成本费用的核算以及其他财务工作的开展，结合公司的实际经营情况特制定该制度。该制度中所称费用是指销售人员进行业务开拓所产生的差旅费及其他费用。业务开拓所产生的费用报销必须经主管领导签字，费用报销严格按规定执行，报销人员必须持真实有效发票，并将报销内容和金额填写清楚，整理、粘贴好票据后，经负责人签字交财务人员审核报销。若因票据遗失或超出规定标准的费用，公司不予以报销。所有费用报销都必须及时，无特殊原因费用报销不得超过10天，超过规定时间，则费用不予报销。公司销售人员必须要本着合理、节约、高效的原则使用差旅费。能够通过其他方式解决的事务，尽量不安排出差，禁止以出差为由外出旅游或参加其他私人性质的活动；在时间允许的情况下，能坐火车的就不安排乘飞机，能乘坐一般列车，就不安排特快或动车组；同等住宿条件下，住宿费应就低不就高，能多人同住的应安排标准间、多人间；每笔差旅费的使用必须有明确的目的；出差完成后必须向上级主管汇报工作成果，上级主管有责任对差旅费使用情况进行了解和管理。一、差旅费的管理规定差旅费是指因公到外地出差发生的交通费、车船费、住宿费、出差补助费、其他杂费等。1、出差是指员工因公离开本人工作单位所在地去异地办理公务的行为过程。2、出差申报程序的规定（1）一般员工出差，由部门主管提出，营销主任或其授权人批准。（2）部门主管出差，由营销主任或其授权人批准。（3）营销主任及副总经理出差，由总部总经理批准。（4）出差人出差前需填“出差任务书”（见附表一）。“出差任务书”应明确以下内容：出差人姓名、离开工作地时间、返回时间、出差地点、出差日程安排、出差主要任务，经主管领导签字后，作为借支差旅费的附件附在借款单后面，方可借款。附表一：出差任务书出差人姓名：申请日： 年 月 日出差人部门：出差地点：出差主要任务：出差日程安排：离开工作地时间： 年 月 日 时 分预计返回时间： 年 月 日 时 分预计出差天数：往返交通工具： 营销主任签字： 部门主管签字： 注：本表适用范围：公司员工因公外地出差填写。（5）出差人出差回来后需填写“出差情况汇报书”（见附表二）。“出差情况汇报书”应明确以下内容：出差人姓名、日期、客户名称、联系人的姓名和职务、联系方式、具体拜访情况、反映出的问题、应对/思考及下步计划，经主管领导签字后，将影印件作为报销差旅费的附件附在报销单后面，方可报帐。（原件由分管经理归档）附表二：出差情况汇报书出差人姓名： 出差人部门： 汇报日期： 年 月 日日期客户名称联系人联系方式具体拜访情况反映出的问题应对/思考下步计划姓名职务营销主任签字： 部门主管签字：（6）差旅费报销标准：出差标准分四个级别：经理、主任、主管、销售员。差旅费报销标准城区类别级别住宿标准单位（元/天）出差补贴单位（元/天）国内省会一级城市经理20080主任16060主管12040销售员10030国内二级城市及计划单列城市经理14050主任12040主管10030销售员8020除以上城市以外的三级城市经理12040主任10030主管8020销售员5015（7）在报销住宿费用时，凡在规定标准之内的实报实销，超过标准的按标准报销。若有特殊原因超过标准的，要经分管副总审批同意后才能报销。需凭酒店开具的正式发票，正式发票上须有“税务监制或财政监制”字样，并要注明：住宿起止日期、住宿人数、住宿天数、住宿费单价、住宿费总金额、酒店盖章。请收到发票后注意审核，没有写上述要求的将不能报销：报销住宿费要填“住宿费用明细单”（见附表三），将住宿费发票附后。附表三：住宿费用明细单单位名称： 日期： 部门票号旅店名称旅店地址住宿日期离开日期入住人及人数金额合计：（8）凡享受出差补贴的，不再报销餐费。购买车票、飞机票的原则上由办公室前台统一办理，购票款由出差人支付，回所在地区报销。购买火车票的订票费最高不得超过30元。（9）使用交通工具标准：A、公司总经理可乘坐公务仓、火车软卧；B、公司副总可乘飞机经济仓和火车软卧；C、其他人可乘火车、汽车等，经总经理特批，可乘坐飞机经济仓；（10）“差旅费报销单”（见附表四）附表四：差 旅 费 报 销 单部门 年 月 日 附单据 张 出 差 人出差事由出 发到 达交通工具交 通 费出差补贴其 他 费 用月日时地点月日时地点单据张数金额天数金额项目单据张数金额住宿费其他 合 计报销总额人民币（大写）予借旅费￥补领金额￥退还金额￥总经理审批： 财务审核： 营销主任审核： 部门主管审核： 出纳： 领款人：（13）差旅费报销单各项目填写方法。A“部门”栏：按出差人员所属部门填写。B“年月日”栏：填写报销日期。C“附单据 张”栏：按单据实际张数填写阿拉伯数字。D“出差人”栏：按费用负担人填写，如属俩人以上（含）出差，必须在差旅费报销单背面注明每个人负担费用金额，且每个人负担费用金额之和=差旅费报销单合计。E“出差事由”栏：填出差工作内容。F“出发月日时”栏：按车票上自然月日时顺序填写。G“到达月日时”栏：按实际到达月、日、时填写。H“出发、到达地点”栏：按车票出发、到达地点填写。I“交通工具”栏：按火车、飞机、长途汽车、轮船分栏填写。J“交通费”栏：“单据张数”栏按火车、飞机、长途汽车、轮船票张数填写，“金额”栏按车票金额填写（注：车票、机票等交通工具的保险不包括在内）。如果火车票、机票等由公司支票支付的，在交通费单据张数栏注明“支票付”字样，并在交通费金额栏注明相应金额（计算交通费合计金额时该金额不计算在内）K“出差补贴天数”栏：不填写L“出差补贴金额”栏：按出差补贴申请单合计金额填写。M“住宿费金额”栏：按实际发生金额填写，N “其他”栏：填写交通工具的保险费、订票费等其他费用。O “予借旅费、补领金额、退还金额”栏：不用填报。（14）“出差补贴申请单”（ 见附表五）附表五：出差补贴申请单出差人姓名： 部门： 申请日期：出差地： 出差时间： 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分共 天餐费补助标准：￥ 元/天出差补助合计(大写)： ￥审核： 申 请人：每个出差人员分别如实填写出差补贴申请单相关内容，出差补贴申请单与差旅费报销单一并报销才能生效，并按规定计算填写并在申请人处签字。二、销售提成标准1、销售目标销售员每月有销售目标，但无销售任务，销售人员的销售目标额为每月月初由销售管理人员公布，销售目标额计入绩效考核进行核算。试用期销售员第一个月不设定销售目标，第二个月按正式员工的50%计算目标额。2、销售目标考核期销售目标考核阶段为每个月考核，每月月末进行销售目标考核及下月销售目标制定，销售目标的完成比率与绩效考核中“结果”的分数进行直接挂钩。3、销售提成标准业务费包含在销售提成之中，如在业务拓展中有业务招待费的产生，则公司不再另行予以报销。A、提成结算方式：当月回款率结算，货款未收回部分暂不结算，直至货款全部回收；B、提成计算办法：销售提成 = 回款额 销售提成百分比C、销售提成比率：职务新开客户前三月销售提成百分比自己开发的老客户维护提成百分比非自己开发的老客户维护提成百分比其它销售提成百分比试用销售员营业额的3%销售员5%（回款前按营业额提3%，其中包含业务招待费用，回款后再提2%）回款额的2%回款额的0.5%销售主管团队管理提成按回款额的0.5%注：销售主管的团队管理提成，不包含销售主管自己开发的业务D、低价或改变付款方式销售：销售员必须按公司规定产品的最低价范围及固定付款方式销售产品，特殊情况需低价或改变付款方式销售的必须向销售经理以上领导申请，公司根据实际情况重新制定销售提成百分比。三、车辆油费标准为了方便销售工作，销售部所使用的车辆油费实行实报实销政策。报销车辆油费时，必须认真、详细填写“车辆油费报销申请单”（见附表六），同“费用报销单”（见附表七）一并报经营销主任签批后由财务进行审核，再由总经理签批。报销单据填写、保管应注意以下几点：（1）“费用报销单”中用途栏填写“车辆油费”即可，不需要写明具体情况，详细支出情况在“车辆油费报销申请单”中注明，“车辆油费报销申请单”必须按格式详细、认真填写。（2）“车辆油费报销申请单”要与“费用报销单”一起报公司领导签批。财务部办理报销手续后，按规定单独保管“车辆油费报销申请单”；（3）财务部每月装订凭证时，须将“车辆油费报销申请单”从费用报销单中抽出妥善保管，并应定期整理，按时间顺序装订、保存。（4）“车辆油费报销申请单”未经公司批准不得销毁。待公司财务主任审计检查无误后，经批准方可销毁。（5）为了保证“费用报销单”填写的真实、可靠性、方便领导审批及财务部的审核工作，对“费用报销单”的填写要求如下：A、每位报销人员在报经领导审批前必须将除“车辆油费报销申请单”外的所有报销单粘贴于“费用报销单”后面，并在“费用报销单”附单据张数栏按所粘贴的票据张数如实填写。B、“费用报销单”中单位栏按报销人所在部门填写。C、“费用报销单”中金额大、小写必须一致，金额必须顶格填写，字间不能留空隙。D、“费用报销单”按公司审核程序，由主管领导签字审批后到财务部报销。附表六：车辆油费报销申请单填表日期：申请人：票据张数：车辆号：司机：上次公里数：月份：车况：日期行程当日公里数停车费过路费合计特殊说明：百公里平均油耗：折合油费：总经理签批：附表七：费用报销单资金性质： 年 月 日报销部门用途金额不能取得单据原因总经理审批： 财务审核： 营销主任审核： 部门主管： 经办人：四、借款标准借款须本着“前款不清、后款不借”的原则。财务应严格把关。根据公司财务制度中借款条款中的标准严格执行。若发现未按规定执行者，将处罚责任人200元以上的罚款。1、根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，并填写“备用金借支单”（见附表八），“备用金借支单”必须按格式详细、认真填写。借支额度根据实际需要确定，由公司领导签批。A、差旅备用金借款出差人员差旅备用金借款时必须出示经主管领导签字后的 “出差任务书”，作为借支差旅费的附件附在借款单后面，方可借款。出差人员差旅备用金借款限额：公司员工出差五日内（含五日）借款最高限额1500元，超过五日者，每超出一天增加200元。总经理出差五日内借款最高限额3000元，超出五日者，每超出一天增加500元B、业务备用金借款当月业务费借款总额限制为：当月销售目标总额的3%为上限。每次业务费借款必须事先填写“备用金借支单”（见附表八），报经营销主任、总经理签字批准后，才能进业务费借款。所借款项于领取当月工资时直接冲抵。在业务备用金借款时填写的“备用金借支单”中“备用金借支事由”必须详细填写招待客户的单位名称、客户姓名、职位、招待方式、招待日期、地点、顾客方面同席者和本次招待理由及可获得的效果等。所借支的业务备用金包含因业务拓展所包含的所有费用，已借支业务备用金不再另行借支借款人的车辆使用维护费及油费备用金。2、借支程序A、程序付款批准复核审核 签批审核填借款单公务借支人员部门主管营销主任销主任任财务部总经理出纳经办人领款B、备注 以上程序针对普通员工设计，当部门主管需借支款项的，填请款单，营销主任进行事项审核，财务人员进行事项重点复核，总经理审核、签批；当营销主任需借支款项的，填请款单，财务人员进行事项重点审核及复核，总经理审核、签批； 财务部对不符合规定、不合理、不合法的借款事项，不予办理。 借款金额超过2000元，应提前一天向财务部预约。 3、备用金借支后应及时冲帐，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经公司领导签字同意后方可延期，但最长不可超一个月。凡催收超过三次未还者，财务部有权在其工资中直接扣减。4、对于长期占用备用金的，财务部将从占用备用金人员的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。附表八：备用金借支单所属部门： 申请时间：20 年 月 日备用金借支事由借款金额(大写)人民币 万 仟 佰 拾 圆整￥： 元财务审核总经理审批意见营销主任审核意见借款人五、业务招待费的管理1、业务招待费的报销办法因业务项目进展的需要确需公司审批作为特例进行支持招待有关人员的，必须事先报，必须事先填写“业务招待申请报销单”（见附表九）中申请栏，部门经理及营销主任审核、总经理签字批准后，才能到财务部进行业务招待费借款。财务部必须对该申请业务费的项目予以立项备案。经办人所申请业务招待费的业务项目，在业务没有成交之前，所申请的招待费由公司与经办人双方各自承担一半的费用。如若业务项目成交，经办人因业务项目所申请的业务项目招待费由公司全部承担。因此经办人在业务费报销的期限内，报销业务费用时，如若业务还未成交，则只能允许报销该业务项目招待费用的一半，另一半该业务项目招待费则需在业务成交之后方能报销。报销业务招待费时，必须认真、详细填写“业务招待申请报销单”中的报销栏，同“费用报销单”（见附表七）一并报经营销主任签批后由财务进行审核，再由总经理签批。报销单据填写、保管应注意以下几点：（1）“费用报销单”中用途栏填写“业务招待费”即可，不需要写明具体情况，详细支出情况在“业务招待申请报销单”中注明，“业务招待申请报销单”必须按格式详细、认真填写。（2）“业务招待申请报销单”要与“费用报销单”一起报公司领导签批。财务部办理报销手续后，按规定单独保管“业务招待申请报销单”；（3）财务部每月装订凭证时，须将“业务招待申请报销单”从费用报销单中抽出妥善保管，并应定期整理，按时间顺序装订、保存。（4）“业务招待申请报销单”未经公司批准不得销毁。待公司财务总监或顾问审计联合检查无误后，经批准方可销毁。（5）为了保证“费用报销单”填写的真实、可靠性、方便领导审批及财务部的审核工作，对“费用报销单”的填写要求如下：A、每位报销人员在报经领导审批前必须将除“业务招待申请报销单”外的所有报销单粘贴于“费用报销单”后面，并在“费用报销单”附单据张数栏按所粘贴的票据张数如实填写。B、“费用报销单”中单位栏按报销人所在部门填写。C、“费用报销单”中金额大、小写必须一致，金额必须顶格填写，字间不能留空隙。D、“费用报销单”按公司审核程序，由分管领导签字审批后到财务部报销。附表九：业务招待申请报销单经办部门： 申请时间：20 年 月 日申请招待客户单位客户姓名客户职位招待方式招待日期、地点顾客方面同席者本公司同席者本次招待理由及可获得的效果：申请金额(大写)人民币 万 仟 佰 拾 圆整￥： 元总经理审批意见营销主任审批意见销售主管审核意见经办人报销实际支出金额(大写)人民币 万 仟 佰 拾 圆整 单据张数(小写)￥： 元超支原因总经理审批意见财务审核营销主任审核意见经办人2、招待费标准根据客户人员权重情况进行调整招待标准：序号客户级别招待标准陪同人员1重要大客户按实报销公司主要领导及相关人员24S店董事长、总经理200元/人公司领导、部门负责人3装饰部经理120元/人部门负责人4一般人员40元/人相关人员3、招待费审批程序设置如下： 员工借款：填费用申请单部门主管营销主任审查签字财务部费用标准复核总经理批准。 部门主管借款：填费用申请单营销主任审查签字财务部费用标准复核总经理批准。 营销主任借款：填费用申请单财务部费用标准复核总经理批准。说明：以上各级人员在借款上超过标准的，要写明理由；垫支报销的，也须执行上述流程。4、礼金由于公司每到节日要求送礼金或礼品。各部门需要送礼金必须事先报营销总监审批，单位金额200元以上，必须报副总经理、总经理审批，礼品由行政部按总经理的意思统一购买和安排，再转发给营销部门办理。原则上送礼品必须两人以上前往。礼金由财务部根据行政部经总经理批准的申请单，分类装入信封并封包后发给经办人。送礼金也必须俩人以上前往。财务人员审核时报销单必须由各部门经理、营销主任、副总经理、总经理的签字，经审核后的申请单作为报销凭证附件（同时以相同金额的餐费做帐）。除非总经理特批严禁一人单独办理送礼事务。六、差旅费的报销流程费用报销程序A、程序结算审核批准审核 签批预算及标准复核票据形式复核审核粘帖报销单普通员工部门主管营销主任营销主任财务部出纳总经理B、备注 以上程序针对普通员工设计，当部门主管需报销费用的，粘贴报销单，营销主任进行事项审核，财务人员对预算及费用标准、票据形式进行复核，报总经理审核、签批；营销主任需报销费用的，粘贴报销单，财务部对预算及费用标准、票据形式进行复核，总经理审核、签批。 报销单据按费用性质分类粘贴，财务部负责审核票据的合法性、完整性及预算标准，并签署意见。按合同管理办法需要签署合同的费用报销时应附合同。 不属于固定资产的物资在采购后必须办理入库手续方予报销； 如董事长或财务人员不在，情况特殊的，须电话请示同意后可先行办理借款或者报销事项，但事后必须办理补签手续。（一）出差前借款1、出差前填写“出差任务书”；2、报经主管领导审批签字；3、将“出差任务书”附在借款单后面；4、到财务部借款。（二）出差后报销1、出差回来后先填写“出差情况汇报书”、“住宿费用明细单”、“差旅费报销单”、“出差补贴申请单”；2、报经主管领导签字；3、报经总经理审批签字；4、将“出差情况汇报书”影印件作为报销差旅费的附件附在报销单后面，原件交由销售主管归档；5、将所有差旅票据分类粘贴于报销单后面，并在“差旅费费用报销单”附票据张数栏按所粘贴的票据张数分类如实填写，“住宿费用明细单”中填写内容必须与实际报销的票据内容一致；6、到财务部报销。七、审批制度 1、公司人员的报销票据由财务部审核签字后交由公司领导签字。然后在财务部进行报销。2、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销，公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。八、处罚条例为了很好的贯彻报销制度的实施，避免违规现象的出现，使报销人自觉的遵守本制度，特制定本条例。1、报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%-100%但不低于100元的罚款。2、财务部审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%-15%的罚款。审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责15地址：成都双流东升镇接待寺龙锦园 电话：[phone] 85774653 传真：[phone]