某房地产公司行政人事制度汇编.doc

行政人事管理制度第一篇 行政管理制度第一篇行政管理制度1第一章文献资料管理制度2第一节文献管理规定2第二节文献流转规程5第三节档案管理制度5第二章办公事务管理12第一节会议管理制度12第二节办公室管理制度15第三节前台管理制度15第四节印章管理制度17第五节办公用品管理20第三章办公设施管理21第一节办公设施类别21第二节个人办公设备管理21第三节公共办公设备管理21第四节信息化产品维护（包括网络安全维护）21第四章总务管理制度25第一节固定资产管理25第二节接待制度29第三节出差管理制度30第四节因公赴港管理33第五节保安、清洁、水电管理33第六节车辆管理规定34第一章 文献资料管理制度第一节 文献管理规定第一条 企业文献管理，是指企业与外界来往文书以及有关控股企业（含企业内部）各部门之间来往文书，自收（发）文至归档所有过程办理与控制。第二条 企业文献管理类别划分2.1 按性质分为四类：2.1.1 基本制度2.1.2 运作程序2.1.3 报表图表2.1.4 (CI)规范 2.2 层次分为三级：2.2.1 董事会颁发2.2.2 企业颁发2.2.3 部门颁发2.3 按业务领域分为三类：2.3.1 行政人事管理类2.3.2 财务管理类2.3.3 业务管理类第三条 文献密级规定3.1 外来文密级划分原则上外来文密级按原文献确定密级划分。对企业请示汇报批复和函件回函等，按企业行文时确定密级划分。3.2 企业内部文献资料密级划分3.2.1 绝密文献：凡波及企业关键机密，知情范围仅限于总经理及总经理指定人员文献资料：新酬、知识产权、财务文献及其他特殊往来文献3.2.2 机密文献：凡波及企业重大利益、知情范围仅限于企业领导及详细职能部门文献资料：董事会资料重要工作会议资料企业人事资料企业内部财务往来及对应有关文献资料企业各时期财政收支状况销售方略及销售方案技术文献遵照有关业务资料密级分类划分3.2.3 秘密文献：凡波及企业较大利益，知情范围仅限于详细职能部门及有关部门文献资料：a) 经济协议、协议及协议执行状况资料b) 财务资料c) 除上述会议资料外其他所有会议资料d) 企业管理制度e) 客户资料3.2.4 一般文献：除上述三项范围外一般性文献资料。第四条 文献编号所有企业文献、协议、协议及备忘录等均须统一编号。对外文献由总经理秘书负责统一编号，对内文献由行政人事部指定专人编号第五条 外来文献处理5.1 收文程序5.1.1 凡外来企业文献（指实物性文献）统一交前台按收件人名称登记分发5.1.2凡写给企业公文由总经理秘书按领导指示，送有关部门或人员阅办。阅办后须在阅批表上签名，并记录办理成果，最终交回总经理秘书处存档。5.1.3由部门承接外来文，送部门经理阅批。阅办后须记录处理成果，并存档。5.2 所有对外文献，用“百 ”编号。5.3 所有对外签订协议均用“百 ”编号。第六条 发文程序6.1 企业内部文献（公告、告知、决定等）一般采用电子文档，文献签发和颁布一般也采用电子格式6.2 发文程序要遵照文献传阅规定6.3 由拟稿人员校对签字，并附发文稿和文献处理单，送部门领导会签。6.4 部门主管领导审签，由拟稿部门送有关部门会签，报总经理签发后，送总经理秘书。由总经理秘书将签发后文献颁布在企业公共网络平台上。6.5 原稿、发文稿以及正本交总经理秘书处存档；工程部门业务发文交工程秘书处存档。第七条 上报文献程序(1) 部门或员工本人汇报、提议、规定等由拟稿部门或本人加附文献处理单送总经理秘书。(2) 总经理秘书编制文号，送总经理阅批。(3) 总经理秘书根据总经理指示办理。(4) 总经理秘书将原件及文献处理单存档。第八条 文献传阅所有文献统一交指定负责人传递，负责人加附文献处理单后，按次序交有关领导及部门阅批，并作好传递登记，每处阅毕需将文献退还负责人。第九条 文献存档9.1 凡属企业对外协议、备忘录、协议书正本、客户资料、工程建筑类资料一概存档案室，任何协议签定后备忘录、协议书、补充协议等均须按协议审批程序报批。9.2 凡属企业对外收、发文正本均存总经理秘书处。9.3 每年五月一日前，各部门将上年度档案整顿成卷，交档案室存档。第十条 文献调用10.1 凡须调用秘密级文献及企业内部调用机密文献，须经主管副总同意；调用绝密文献或外单位调用机密文献须报总经理同意。10.2 各部门应做好调用文献登记工作，机密、绝密文献如需复印，由各部门负责人审批。10.3 文献销毁程序10.4 凡销毁文献须填写文献销毁申请表，一般级、秘密级文献销毁，由部门主管领导同意；机密级、绝密级文献销毁须报总经理同意。10.5 销毁文献须由二人执行。10.6 所有规范文献，均以A4纸为原则尺寸，并冠以“鹏达地产有限企业文献”文头正文采用小四宋体，1.5倍行距，打印成文上报或下发(图表除外)。第二节 文献流转规程第一条 文献流转包括企业内部文献审批、签发等程序。第二条 文献流转原则2.1 文献拟订人为文献流转负责人，工程部门文献流转负责人（限于在企业内流转）为工程秘书；2.2 文献以星形方式流转，每通过一次审批/传阅，都必须回转至文献流转负责人，由文献流转负责人传递至下一审批人，如下图：第一审批人第二审批人第三审批人第四审批人文献流转负责人2.3 文献流转必须附文献处理单（见附件一） 。第三节 档案管理制度第一条 档案搜集与整顿（立档、归档制度） 1.1 归档范围：档案搜集 1.1.1可归档：指企业在各项活动中直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、音像等不一样形式历史记录 1.1.2不必归档： a） 未生效协议、协议书b） 未定稿管理性文献 c） 重份文献 d） 临时性文献 1.2 企业文献材料归档范围重要包括 1.2.1企业所有资产证件类 证件：注明详细发证日期，有效期限及需要审核日期 如：企业房地产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、营业执照、组织机构代码证、进出口资格证、企业资质、国税地税证登记证等 1.2.2企业各部门在各项活动中形成文献资料，其他具有运用和保留价值文献、照片、录音、录像等（附件3：部门编号） a） 行政人事部 1、 企业所有资产证据（没有详细发证日期，有效期限及需要审核日期），如企业变更申请、登记、注册、企业协议、章程、协议、企业声誉证据、商标、专利公证等。 2、 公文类：包括：董事会或管理机构形成多种规章、制度、议会、决策、会议纪要、申请、批复、通报、汇报、告知、函等 3、 一般文献：其他一般性文献 4、 其他具有运用和保留价值文献、照片、录音、录像等资料 5、 劳动工资、人事作业、培训有关文献材料。 b） 法律事务 投资各方签订协议、协议及其他法律事务方面文献材料。 c） 发展计划部 经营管理多种记录、宣传、投资规划及其他有关事务方面文献材料，情报信息和专利性文献材料。 d） 财务部 财务管理多种帐册、报表、凭证和文献材料。 e） 工程管理部 按照深圳市城建档案馆对竣工档案归档规定内容（室内、外各专业所有综合文字资料、竣工图、电子文档） f） 成本管理部 工程三算（概算、预算、结算） g） 销售管理部 在销售活动过程中所产生、形成多种销售计划、记录报表、凭证等文献材料。 h） 客户服务部 在销售活动结束后产生一系列后续工作中所形成多种文献材料。 i） 商业管理部 部门对外业务中形成协议、协议和管理工作中形成有保留价值多种文献材料。 j） 筹划部 企业经营活动中所有筹划计划、方案、协议协议、图片、声像等资料 1.3 归档时间： 不一样档案归档时间分为： 1.3.1 随时归档。随时归档合用于如下状况： a） 各类政府部门批复、复函等原始文献材料、协议、行政人事部流转文献， 销售协议。b） 机密性文献。 1.3.2 定期归档。a） 每年上六个月对上一年度档案资料整顿归档b） 工程竣工档案，在工程竣工36个月归档c） 财务档案，在隔1年上六个月归档1.4 归档份数： 1.4.1 除工程竣工档案归档份数为；原件一套、复印件二套外，政府批文原件所有归档 ，一般性文献材料归档一份。 1.4.2 归档电子文献，应有对应纸质文献材料一并归档保留。 1.5 归档规定： 1.5.1归档文字材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图像清晰，格式统一。 1.5.2归档文档，必须到达完整、精确、系统并由有关部门负责人审查签字。 1.6 归档手续： 1.6.1 归档文献进行检查，编制移交清单 1.6.2 根据移交清单，严格验收 1.6.3移交清单一式两份（见附表1档案资料移交单，附表2资料移交明细）双方各保留一份，以便查考 1.6.4 交接双方在移交清单上签字 1.6.5 填写档案接受登记表（见附件3：档案接受登记表）第二条 档案保管制度 2.1 档案安全保护 2.1.1选择档案室要位置恰当（即不在最低层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。 2.1.2 严禁在档案室吸烟，严禁寄存易燃易爆物品与其他物品，保持室内、走廊畅通无阻 ，必须配置合用灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 2.1.3 要坚持定期对档案资料进行检查、清理、查对工作，如发现问题，立即向领导汇报 ，对破损或褪变档案应及时进行急救。 2.1.4 档案人员外出时，注意门窗落锁，非档案室管理人员，不经同意不得进入档案室。2.2 档案保管期限（按照标期法与标时法相结合措施） 2.2.1永久保留： a) 企业章程b) 股东名册c) 组织规程及办事细则d) 董事会及股东会纪录e) 财务报表f) 政府机关核准文献g) 不动产所有权及其他债权凭证h) 工程竣工档案i) 其他经核定须永久保留文书 2.2.2 长期保留（50年如下至以上）：a) 预算、决算书类b) 会计凭证c) 事业 计划资料d) 其他经核定须保留以上第三条 档案保密措施 3.1 档案密级确定： 3.1.1 绝密：企业经营发展中，直接影响企业权益重要决策、文献资料、薪金收入等3.1.2 机密：企业战略规划、经营状况、财务报表、重要会议记录，以及未公开价格政策、员工人事档案等 3.1.3 秘密：企业记录资料、协议协议、客户资料、以及未公开销售渠道、市场方案等 3.1.4 一般：企业一般性决定、决策、通告、告知、行政管理资料、宣传资料 3.1.5绝密、机密、秘密文档均属于受控档案；一般文档属于非受控档案；必要时可加盖受控章或密级章 3.2 属于密级之内档案，都应标明密级，使用单位和个人有责任保守秘密 3.3 凡属有密级档案，不一样密级由不一样范围人员接触使用，不得私自扩大使用范围 3.4 外出工作人员携带机密文献，须经主管部门同意，并采用安全措施方可带出 3.5 机密文献必须寄存在机要室铁皮柜内，并常常检查其保管状况。如发现失、泄密问题要及时向领导汇报，并采用措施，防止扩散 3.6 每年传阅或办理完毕机密文献，应按规定搜集齐全，及时向上级机要部门清退， 或经主管部门许可，自行立卷归档，由本单位综合档案室集中保留 3.7 严格执行档案借阅制度，凡规定不能查阅和不该摘抄档案，一律不准查阅摘抄和复印 第四条 档案运用 4.1 档案借阅与索取制度 4.1.1 总经理、副总经理借阅档案（包括证件、文献资料原件及复印件）可通过档案管理文书人员办理手续，直接提档。 4.1.2企业其他人员需借阅档案时，要经部门主领导同意，必须在档案借阅登记簿（见附件7：文献原件借还登记表；附件5：文献复印件借件登记表）登记后方可借阅，受控档案、文献须经行政总监及以上级领导同意方能借阅。 4.1.3所有借阅人员本人在借阅登记簿（见附件4：文献原件借还登记表；附件5：文献复印件借件登记表）签字后，既是承认档案管理人员已与本人进行原件及复印件交接，如有遗失或损失现象均由其个人负责。 4.1.4对证件、文献资料复印件，除在档案借阅登记簿登记外，必须写明借件用途4.1.5 借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。借阅档案（包括证件、文献资料原件）必须按期偿还，如超过规定期间还需借用，应办理续借手续，逾期不偿还可合适予以惩罚并追究当事人责任 4.1.6凡查、借阅者对所查借阅档案材料，应保证安全、完整，不得撕毁、折卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案完好无损 4.1.7 借阅档案交还时，必须当面点交清晰，如发生遗失或损坏，按照档案法有关规定处理4.1.8 借阅者必须遵守保密规则，所查、借阅档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布 第五条 档案销毁 5.1 任何部门或个人非经容许无权随意销毁企业档案资料 5.2 保留期满或者在保留期内没必要继续保留档案，应及时予以销毁，销毁程序必须经有关部门合议，报总经理承认，由行政人事部执行。 5.3 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理、副总经理级领导同意、法律事务部门核算无误后方可销毁，一般内部档案，须经主管领导同意、法律事务部门核算无误后方可销毁 5.4 经同意销毁企业档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人监督销毁。 销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保留。 附件1：移交单 附件2：资料移交明细单 附件3：档案接受登记表 附件4：文献原件借还登记表 附件5：文献复印件借出登记表 第二章 办公事务管理第一节 会议管理制度第一条 会议种类、组织及参与人员1.1 企业、各部门根据需要确定对应会议，会议应根据会议流程（见附件一）定期、定期、定人召开。1.2 会议分企业员工大会、经理工作会、总经理办公会、周工作例会、招投标会、总经理或者副总经理召集其他会议、部门协调会、临时工作会等。1.3 会前必须由会议召集人确定会议秘书。会议秘书负责会议告知、资料准备、会议记录、会议纪要整顿、会议纪要督办状况立案以及有关其他联络。1.4 企业员工大会。是企业全体性会议，参与人员为企业全体员工，由总经理或委托人员主持召开，会议议题及时间由总经理决定。会议视状况召开，临时予以告知。1.5 经理工作会。是经理年中和年末工作例会，参与人员为企业部门副经理以上员工，由总经理主持召开。1.5.1 经理工作会详细召开时间：“年中经理工作会”定于每年七月中旬召开；“年末经理工作会” 定于每年十二月下旬或次年元月上旬召开。1.6 总经理办公会。是企业行政性会议，是总经理实行行政管理高级会议。由总经理、副总经理参与，行政人事总监为会议秘书，企业执行董事代表监督委员会列席会议。必要时可邀请有关人员列席参与。总经理办公会，根据需要由一名副总经理以上职位人员提议即可临时告知召开。重要议题：（1）拟订企业年度经营计划（包括资金、工程、人员编制计划及调整）和投资方案；（2）讨论以及审核企业经营管理制度；（3）研究部门经理（含）如下经营管理人员聘任和解雇；（4）会议秘书负责向各重要负责人搜集重要问题议题；（5）其他有关企业重大经营管理等事项。1.7 周办公例会。是企业业务性会议，由总经理主持召开。参与人员为总经理、副总经理、行政人事总监，企业执行董事代表监督委员会可列席会议。必要时邀请其他人员参与。周办公例会定于每个星期一上午9：10开始召开。重要议题：（1）检查工作计划执行和完毕状况；（2）须企业各部门协调和通报事项；周工作例会由总经理秘书做纪录，形成纪要发送至各部门/项目经理、副经理或负责人。 1.8 招投标会。招投标会分为工程、材料（设备）招投标会和其他外包业务招投标会。1.9 其他会议根据状况经有关领导审批后再告知人员参与。其他会议根据需要以召集者或会议秘书告知为准。第二条 会议告知以及会议体现2.1 所有会议由会议秘书以邮件形式告知，重要会议由会议秘书再次以电话或口头形式确认、贯彻到与会人员。以邮件发出为准，一般会议提前一天告知，重要会议提前三天告知。2.1.1 会议告知必须明确会议召开时间、地点、与会人员、会议议题。凡需要董事长参与会议，其会议告知必须抄送其秘书，以统一协调。2.1.2 总经理办公会必须通过总经理审批即可予以告知召开；其他会议必须根据授权通过有关领导同意才能予以告知召开。2.2 假如确因工作或其他合法理由无法出席会议，必须会前以邮件或电话形式向会议召集人请假，同步抄送会议秘书在会议纪要中立案；假如确因状况紧急，可以会前以口头形式向会议召集人请假，但事后必须以邮件形式将未参与会议原因发给会议秘书在会议纪要中立案。而委托人员参与者，以口头或书面委托形式体现意见。2.3 会前由会议秘书贯彻上次会议纪要执行状况。同步，会中由会议秘书记录并整顿成纪要。2.4 会后必须根据会议讨论成果形成决策或会议纪要，会议纪要必须在会后四十八小时内整顿完毕并送交有关领导审阅。2.5 会议决策或纪要必须通过有关领导审核后才能以电子邮件形式分发到有关人员及部门2.6 重要会议形成会议纪要必要时必须进行会签。2.7 重要会议纪要应按照有关规程编号，且规定文献执有人，并及时、规范按分级管理规定分发、存档、上报（可通过电子邮件传递）。不通过企业容许不得随意复印、邮发会议纪要，否则，予以纪律处分。第三条 会议纪律3.1 与会者出席会议前必须有准备，与会者发言应注意言语精炼，抓住主题，提高会议效率；与会者在会议期间不容许刊登与会议无关话题。 3.2 与会者和主持者必须坚持公开、公平、民主原则，容许与会者刊登不一样意见，但不得借此扰乱会议秩序。3.3 与会人员不容许随意离会、进出会议室；个人公事、私事一律会后处理（如有紧急事情或临时事情处理必须向会议召集人请假，经同意后才能离会）。3.4 与会者必须准时出席会议，不得无端缺席、迟到，原则上不准请假。3.5 与会人员必须按照规定对讨论过程、内容、成果保密第四条 会后决策及纪要执行4.1 如缺席或委托人员参与会议，会议所形成决策及纪要均被视同承认，且必须遵照执行。4.2 与会者必须贯彻执行会议形成决策及纪要有关内容，做到有布置、有贯彻、有检查、有反馈，并形成书面记录。4.3 由会议召集人或委托其他人员督办会议决策或会议纪要贯彻状况，并将决策及纪要贯彻状况由其直接或通过会议秘书及时向会议召集人报送会议纪要督办表（见附件二），并反馈给会议秘书立案。除企业有尤其规定，与会者应迅速向本部门传达会议精神。4.4 对会议决策或会议纪要贯彻执行状况，纳入员工考核内容。第二节 办公室管理制度第一条 办公时间不得擅离职守、随意串岗，因公外出需向主管领导阐明。第二条 不得在办公时间内因私会客长谈，确需会见应到会客室会客，并尽量缩短会客时间，来访客人未经容许不得带入办公区；企业领导客人需在办公室会见应有秘书下楼引领。第三条 严禁在办公室内大声喧哗、吸烟、闲聊、赌博和从事其他违法活动。集团办公区域内，不得出现手机铃声（须调至震动或静音）；违者予以20元惩罚。第四条 使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽量压低音量第五条 养成清洁、整洁良好习惯，注意个人卫生，保护地面及桌面清洁，文献资料摆放整洁，重要文献注意保管，每天下班后将桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好。第六条 爱惜企业财产，包括各类办公设备，若无端损坏，视情节予以惩罚。第七条 员工衣著规定：在工作时间，凡企业统一发放工作制服（除劳保服外）员工，必须统一着装；其他员工可着便装，但必须得体，不得穿短裤、背心、拖鞋、超短裙；男士须着有领上衣。凡遇正式场所（如会议、谈判、商务活动等）或事前约定场所，男士必须着正装、衬衣、领带、西裤、深色皮鞋，女士必须着职业套装（裙）或其他适合正式场所服装；第八条 员工上班时必须佩带工作卡，行政人事部将不定期进行抽查。第三节 前台管理制度第一条 前台设置1.1 企业办公楼由于工作需要设置“前台”岗位 ，该岗位从属行政人事部管理，由行政人事部考核和监督执行。1.2 前台工作人员必须外树企业形象、内立服务原则。第二条 报纸、杂志和信件分发 按部门分类，并及时送达有关部门，建立发放记录（见附件一：企业报刊信件登记表），由收件人或者代收人签名确认；第三条 文献收发3.1 建立收发文登记表。（见附表二：企业收发文登记表）3.2 企业内部文献在一种小时内必须送达有关人员，并记载文献收刊登，由收件人签名。3.3 企业外部来文请进行收文登记，并请发件人签名（假如没有发件人请记录文献来源）。第四条 办公用品、清洁用品、瓶装水预定、入库、领用及登记4.1 建立企业物品发放登记表（见附表三：企业物品发放登记表）。领用前必须经行政人事部审批，领用人必须签名，并汇总月度办公用品支出报行政人事部立案。4.2 对离职人员此前使用某些办公用品如订书机、计算器、台灯等负责收回，建立台帐并重新发放给其他员工进行二次运用。第五条 会议室预定会议室提前二小时进行预定，前台按照会议重要性进行安排。第六条 集团电话表更改（手机、分机）对联络方式和通讯号码，两个月更换一次，必须保证号码对性。第四节 印章管理制度第一条 管理原则1.1 企业印章（包括企业章、协议章、工程专用章、财务章、法人章等）由企业指定专人负责保管使用，保管人盖章需坚持原则，按企业制度、管理流程和授权审批制度对使用。1.2 原则上不准携企业印章外出，特殊状况须经总经理同意，并办理借章手续，严防印章失窃。1.3 建立印章使用登记册，按本措施规定使用。1.4 企业印章刻制统一由行政人事部负责；凡刻制带有企业名称字样印章必须报总经理同意；企业所有印章样式作备份存档案室后由保管人签字领用。1.5 财务章、财务部保管法人财务专用章使用仅用于办理银行业务，由财务部另行制定措施，报总经理审批后存行政人事部立案。第二条 印章保管2.1 企业章、协议章、法定代表人财务私章和法定授权人私章由专人负责保管；若保管人因故外出，则由行政人事总监临时指定专人负责保管；存档专用章由总经理秘书负责保管。2.2 财务印章由企业财务总监负责保管；法人印章由指定专人负责保管。2.3 工程专用章由工程秘书负责保管，其使用措施另文规定。2.4 租售中心印章由行政人事部委派专人负责保管。2.5 企业其他分支机构印章由行政人事部委派专人负责保管。第三条 印章使用和审批3.1 使用和审批原则3.1.1平常经营业务事项由总经理或总经理授权人书面签订为最终审批，经审批后方可使用。特殊状况，须有总经理或其授权人通过电话等形式同意，事后补写书面签订文献。3.1.2企业印章使用必须履行登记手续。当事人须填写用章登记表，写明用章时间、事由、数量、经办人、同意人签字等；印章使用登记册按部门建册登记管理。工程协议，招、投、定标文献，报经总经理审批签字后，即可加盖企业印章，经办人按部门在印章使用登记册上做好登记。3.1.3凡加盖企业印章文献必须当即留有一份原件存档案室；若有待对方盖章时，保管人须在印章使用登记册予以注明，明确文献归档期限，并及时催交文献送达档案室归档；若出现无法留有原件存档案室时，档案室必须保留复印件。3.1.4原则上不容许签订开口协议。若确有必要，须报总经理同意后方可盖章。3.1.5对空白稿纸和空白简介信等证明一律不得盖印。非文献用印必须填写“文献盖章单”，并经主管副总签字同意方可。3.1.6一切印章使用均须履行审批、登记手续，保管人未经审批无权私自使用企业印章，保管人对不符合规定用章必须予以拒绝。3.1.7对违反本规定使用企业印章以及导致企业损失或不良后果，将根据企业制度追究当事人及有关负责人责任并予以对应惩罚。3.2 企业重要印章使用范围和审批原则3.2.1企业公章a) 凡波及到对外投资、股权变更、经济技术合作等重大事项，须经董事长同意；b) 凡以企业名义签订各类经济、技术、广告、筹划协议及合作协议书等文献，须经总经理同意；c) 凡波及企业房产、地产、重要经济、技术协议、合作协议书，须经总经理同意；d) 企业对外招、投、定标文献等有关资料，以及以企业名义对施工单位/供应商印发各类告知、汇报、公函等常规性文献，须经总经理同意；e) 凡需加盖企业公章所有报政府部门汇报、公函等须由总经理同意；f) 凡工程在施工过程中波及到对外单位联络收等业务时，须根据总经理办公会议指定负责人审批。g) 纳税申报、银行开户、财务报表、员工工资、审计等资料需加盖企业公章，须经财务总监审批；h) 贷款、对外担保、银行开户等须由董事长签字后盖章；i) 银行保函等须经董事长签字后盖章；j) 招调工、调干、办理户口、出国审批表、办理港澳通行证、须经行政人事总监同意；k) 多种证件，告知书、聘书、荣誉证书、奖状、暂住证、社会保险、车辆年审、车辆办保险、考试申报、职称申报表、结婚证明、个人收入证明、领取包裹、证明材料、企业各类年审、年检等，须经行政人事总监同意。l) 凡波及对司法部门用章须经行政总监同意。3.2.2法定代表人财务私章、法定授权人私章a) 法定代表人财务私章由财务部会计保管，仅限于办理银行结算业务，使用审批流程按财务制度办理；b) 法定授权人私章仅限于企业销售部买卖协议专用，由总经理授权，客户服务部经理审批后方可用章；c) 原则格式授权委托书，由主管部门经理审批后方可用章；其他，须由总经理审批后方可用章。3.2.3财务专用章财务专用章由财务部指定专人保管，仅限于办理银行结算业务，使用审批流程按财务制度办理。3.2.4买卖协议专用章买卖协议专用章由客户服务部指定专人保管，仅作为企业销售部买卖协议专用。由客户服务部经理审批后方可加盖买卖协议专用章。3.2.5工程专用章工程专用章由工程部秘书负责保管，使用按既有审批程序办理。3.2.6分支机构印章由行政人事部委派专人负责，须经行政人事总监同意后方可用章3.2.7企业其他印章（如红树西岸等）按此规定执行。第四条 印章检查及惩罚4.1 行政人事部负责对各部门印章管理和使用状况进行不定期抽查4.2 对违反本制度、一经查实，视情节严重将对经办人给与通报批评或按企业劳感人事管理制度第二节第二条给与警告直至解除劳动协议处分；情节严重，对企业导致重大损失，将依法移交司法部门，追究刑事责任。第五节 办公用品管理第一条 办公用品实行采购和保管分别由专人负责管理措施，行政人事部第二条 根据库存状况，填写购置用品申请表，按有关规定统一申报、购置。第三条 采购工作由行政人事部专人负责，凡购置二种以上物品，须附商第四条 场出具明细单。第五条 多种办公用品由专人兼职保管，并建立收发台帐，做好入库验收及第六条 发放工作，并将入库、出库明细输入电脑。第三章 办公设施管理第一节 办公设施类别1、 网络网络设备，服务器，电子邮件、网络环境/应用。2、 个人办公设备办公电脑（包括台式、笔记本式、PDA），电话，扫描仪，数码摄影/摄像/录音设备，个人打印机，对讲机等。3、 公用办公设备复印机，投影仪，传真机，打印机，扫描仪。4、 应用系统网站，各业务系统。 第二节 个人办公设备管理第一条 个人办公设备领用时需本人签字确认并负责保管，由行政人事部建立个人办公档案。第二条 工作岗位变更或离职时，需及时办理设备交接手续并经行政人事部核算，设备发生损坏、遗失时，要及时填写“信息化产品/设备损坏、遗失状况阐明表”（见附件2）报行政人事部，经核算后由行政人事部处理，否则，将视为该保管人责任，需按设备价格赔偿。第三节 公共办公设备管理第一条 公用办公设备由行政人事部指定专人负责保管，部门公用办公设备由部门主管指定专人负责保管并报行政人事部第二条 当保管人发生岗位变更/离职时，需汇报行政人事部并指定新保管人，办理交接手续。第四节 信息化产品维护（包括网络安全维护）第一条 信息化产品及设备使用1.1 网络1.1.1严禁私自关闭已经安装病毒防护软件。1.1.2严禁随意更改电脑IP地址。如：IP地址、机器名等。 1.1.3员工不得使用在线聊天工具（包括MSN、ICQ、QQ等），确有工作需要使用者由各企业总经理同意后方可开通，并实行监控检测。1.1.4员工不得在工作时间内访问无关网站，从事与工作无关事情，更不可浏览黄色、反动等网站；严禁从网上下载软件。若确因工作需要须下载软件，须报行政人事部同意，由日讯企业技术人员负责下载并作好下载登记。 1.1.5常常出差员工携带笔记本电脑在连入办公网络之前，一定要使用杀毒软件彻底查杀病毒，并启用防病毒系统才能联入集团网络。各企业行政部负责检查控制，防止病毒从此进入集团网络。1.1.6网络必须有密码（不能为空），密码不得向他人泄露。1.1.7外来单位手提电脑原则上严禁使用集团网络，确有工作需要者，需经各企业报批后向日讯申请IP。1.1.8员工电脑有遭受病毒袭击征兆时，需即刻关机并向日讯企业汇报，等待技术人员处理后方可使用。1.2 个人电脑1.2.1 严禁员工使用个人电脑从事任何与工作无关事情；1.2.2 员工上班开机后必须及时将Outlook打开，并设置邮件抵达自动提醒功能；1.2.3 为防止邮箱存储容量爆满，保证邮件正常收发，必须定期清理个人邮件；1.2.4企业各类规章制度、常用表格、通讯录等都放在“Outlook”中“公用文献夹”内，供员工查询使用。当新员工入职时，其指定入职引导人要明确告之；1.2.5 网上邻居上“Bsd_svr”中“software”文献夹内放置了常用办公软件，员工可直接安装使用；1.2.6员工要养成定期查毒和及时升级防病毒软件习惯；日讯企业技术人员配合行政人事部，会不定期地抽查电脑防病毒库升级状况。对于没有及时将防毒软件升级人员，第一次予以口头警告，第二次予以通报批评，三次以上（含三次）予以50元/次罚款，在当月工资内扣除。1.2.7 每台电脑均需设置开机密码及网络登陆密码、屏幕保护密码，一般顾客密码每叁个月更改一次，财务等部门顾客密码每贰个月更改一次；1.2.8尽量不要使用共享文献夹，传播文献应使用邮件，不能把文献夹共享给所有人，若由于工作需要必须使用共享文献夹，必须针对顾客权限共享。对于必须要放在网上邻居中共享文献，必须要设置好查阅权限，尤其是机密文献，更要注意保密性；1.3 传真1.3.1 传真机由行政人事部指定专人负责管理；1.3.2 传真接受：传真由行政助人事部统一接受并及时转发给有关人员；1.3.3 传真发送：不得传真私人资料和未经同意手续先行发出传真；不要把下列稿件传入传真机： 涂改液未干 稿件有皱纹或折缝 稿件严重卷曲 稿件有涂层 炭纸或背面有炭稿件 破裂稿件 稿件过厚 稿件不不小于148 105mm1.4 电话 1.4.1严格限制打私人电话；有工作需要员工，可填写文献处理单申请长途电话权限，经主管领导签字同意后，报行政人事部经理审批；所有长途电话密码由行政人事部统一管理；每月下旬，行政人事部记录上月企业长途电话拨打状况，并将长话明细以邮件形式发送给有关员工确认。假如有非公事产生长途话费在该员工当月工资中扣除；1.5 复印机1.5.1 复印机由行政人事部统一管理1.5.2不得用企业复印机从事私人事务；1.5.3企业各部门拥有各自复印密码，员工在复印时应使用本部门密码；1.6 应用系统1.6.1 应用系统建设方案、维护与升级委托日讯企业执行；1.6.2为保障应用系统正常运行与信息精确，应用系统采用部门负责、指定责任负责人制度，日讯企业只负责执行责任负责人或行政人事部祈求。1.6.3企业网站由筹划部负责维护（内容更新、改版等），企业新推出项目，筹划部应及时写出需求阐明书，提交日讯企业或专业企业制作，最终由日讯企业提供技术支持；1.6.4 财务系统由财务部负责。第二条 信息化产品及设备管理2.1 信息化产品/设备属于企业固定资产，采用负责人（部门）领用、保管管理方式，由行政人事部负责申购审批、发放/收回、登记造册、核查工作。2.2 信息化产品/设备变更/申购，因工作需要，需升级、更换、购置信息化产品/设备时，由需求部门（个人）填写“信息化产品/设备更换/申购表”（见附件1），部门主管签订意见后报行政人事部，由行政人事部同意后统一安排执行。2.3 网络是企业办公环境重要保障，由行政人事部统一管理，网络技术建设、维护与升级委托日讯企业负责，行政人事部负责网络资源增长、分派与调整，网络使用权限授/撤，功能变更审批，日讯企业将根据行政人事规定执行上述操作。各部门（个人）有上述需求时，需填写“企业办公网络使用/变更申请”（见附件3），报行政人事部审批后执行，任何部门（个人）无权规定日讯企业执行上述操作。第三条 信息化产品及设备维护3.1 企业委托日讯提供常年信息化产品/设备维护服务（已委托其他企业服务除外），由日讯企业负责提供技术支持与维护服务，行政人事部作为信息事务负责部门，与日讯保持沟通与提出服务祈求；对日讯服务内容、质量、完毕状况进行检查、监督。3.2 日讯企业负责信息化产品/设备使用、维护培训（每年至少一次全面培训，专门培训不定期举行），所有员工须接受培训并参与培训考试，对于考试不合格者将予以通告并限期通过考试。3.3 信息化产品/设备出现故障时，由保管人填写“维修服务申请表“（见附件5）通过Outlook发送给行政人事部行政助理，由行政助理转发给日讯企业。维修完毕后，需由保管人在维修单上签字确认；每月底，日讯企业将每月维修状况登记表反馈给实业企业，行政人事部负责进行核查。附件1附件2：附件3：第四章 总务管理制度第一节 固定资产管理第一条 总 则1.1 企业资产仅指实物资产，含企业“固定资产和其他资产”。1.1.1 “企业固定资产”指“单位价值元以上（含），且估计使用年限二年以上”房产、地产、企业内其他财产(包括办公装