总工室管理细则.doc

总工室作为集团公司开发建设项目技术管理的机构，对集团公司开发建设项目提供技术支持，提升建设产品品质，促进开发建设项目经济效益及社会效益的提高。总工室档案、资料管理制度 为规范本室档案管理，加强技术类档案管理力度，现以总工室档案归档范围及流程为主线制定本制度。 一、 总工室档案归档范围： 1、图纸、材料样板类：总工室下发的各类图纸（包括施工蓝图、设计院出具的设计变更及白图、总工室下发的白图），材料样板，各类图纸电子版本的光盘。 2、工程技术类：图纸会审记录、设计合同、勘察报告以及报集团的方案确认资料等。 3、各部联系单及往来文件：工程业务联系单（包括发给公司各部门及其他合作单位、发至集团设计院）、本部门所收的业务联系单等。 4、集团下发设计条件及标准、规定等。 5、国家及地方规范、规定，地方职能部门的批复文件。包括规划方案、单体方案、初步设计、施工图报建、施工图审查等批复文件的复印件。 6、 综合类档案。 二、 档案归档基本要求： 1、归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。 2、归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。 3、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。4、声像档案资料一般存档2份，重要的须归档10份。 5、电子文件归档，由各专业工程师汇总后制成光盘交给本部门资料员归档。 三、档案的归档和立卷 （一）归档时间 1、项目工程设计资料与图纸办理完盖章手续后当天办理归档。 2、各批复方案及批复意见于设计院院长签阅后当天办理归档。 3、电子文件在设计文件发出后7个工作日内制成光盘归档。 4、应当立卷归档的材料，必须严格参照公司档案管理制度向本部门资料员移交集中管理，任何个人不得据为己有或拒绝移交。5、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，对相关人员进行处罚。 （二）档案立卷 1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册。 2、立卷时间：综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工45天内完成组卷工作。 五、 档案借阅规定 （一）本部门档案密级确定与管理 1、普通类档案：一般项目的设计图纸与文书、公司及本室下发的一般性文件都属于普通档案。 2、密级档案：凡本室签订的合同、协议以及标有密级的公司文件等都属于密级档案。 （二）密级档案保管要求 1、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄。 2、查阅机密档案资料，只能在资料室内查阅。 3、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且资料室内门、柜应做到随开随锁。 4、资料室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告部门领导，查明情况严肃处理。 5、不准在私人交往、通信、网络中泄露部门秘密，不准在公共场所谈论部门秘密，不准通过其他方式传递部门秘密。 （三）档案借阅基本程序 部门内部人员借阅： 1、普通档案借阅，各专业工程师签字即可办理； 2、密级档案：部门负责人签字后方可办理。 外部门借阅： 1、仅在本部门查阅一般数据和信息，本部门负责人同意后办理普通登记手续即可； 2、查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈本室负责人签字同意，不得私自带出复印。 （四）档案借阅事项规定 1、借阅档案必须15天内归还，若不能归还，必须办理续借手续。如需较长时间借阅档案的写明相关原因经相关负责人审批后可办理。本部门资料员负责向到期未归还档案的人员催还。 2、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。 3、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。 4、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报董事长签字同意。 5、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案。 6、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向资料员报备，按公司规定失职问责处理。 7、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经本部门负责人同意方可借出。 8、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。 （五）档案资料借阅审批权限（含原件和复印件）1、本部门绝密类的档案一律不得复制。 2、本部门密级档案，须经本部门负责人批准后，由档案管理员统一复印，注明用途并加盖“再复印无效”印章。 3、复印普通档案，部门负责人签字即可。 六、档案库房设置及管理规定 1、资料室由总工室单独管理，无关人员一律不许进入。离开库房要随时关好门窗，确保档案安全。 2、资料室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风。 3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。 4、定期对库房进行检查，每半年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。 七、印章的管理 本部门所有印章均由本部门的专职资料员统一保管。 （一）印章管理原则 1、部门印章须锁入柜内妥善保管，防止被滥用或盗用，确保印章安全。如有遗失，必须及时向公司报告。 2、印章管理员必须有高度的原则性，严格按照公司印章管理制度及集团下发的相关管理办法用印。 （二）用印审批制度 1、所有印章用印，都必须严格执行公司印章管理相关办法，按照公司现行文件规定的审批权限和审批流程进行报批；特殊情况，须以有审批权领导书面签署的意见为准。 2、印章管理员必须认真检查用印文书是否履行相应的审批手续，所有审批手续全部完成、审批内容和用印内容完全一致且相关责任人均已签字确认才能用印。 3、用印审批权限:总工室部门章最终审批权人为总工室分管领导。对资料的管理职责：(1)、严格按公司工程档案管理和印章管理的工作流程、规章制度执行；(2)、负责接收本部门及相关部门发送的各类图纸、文件资料，登记造册，并妥善保管；(3)、负责发放本部门对外发送的各类图纸、文件资料，办理登记手续；4)、做好设计资料的归档保存和借阅管理，按有关工程技术资料的分类原则进行分类；(5)、协助部门负责人处理其他文员类工作；盖章申请需部门负责人签字同意后方能使用；