差旅票务住宿管理办法.doc

差旅票务住宿管理办法

第一条、 前台文员职责
1、 负责订购公务出差员工的票务办理。
2、 负责公务接待的房间预定。
第二条、 票务申办流程
1、 员工出差前，先填写《出差审批表》，填写的时候可向前台了解交通工具的班次信息、住宿标准，审批同意后到前台办理票务。
2、 前台文员收到《出差审批表》后，认真审核内容，并为员工进行票务办理。
差旅申请审批流程：员工出差前均须按要求详细填写出差审批表。其中：普通员工、部门主管、经理、必须逐级递签至部门总监审批；部门总监级以上须递签至主管副总裁或总裁审批。 特殊情况下，通过电子邮件形式的申请及批复亦视为有效。
机票及航班舱位的选择，应以节约为前提。在符合出行要求的时间段内，
第三条、 注意事项：
1、 前台文员反馈员工咨询信息的标准格式，以电子邮件通知即可。
交通工具： （填写火车或飞机）
序号
班次
出发时间
到达时间
舱位
费用
1

2

3

酒店信息： （填写住宿信息）
序号
酒店名称
入住时间
离开时间
上网情况
费用

2、 公司只负责公务出差范围内的票务工作，不负责业务往来单位、职工家属、员工私订。如需办理，需有呈批件审批同意后方能办理。
3、 负责票务工作的前台人员，联系电话开通时间为：8：00-22：30，节假日正常开通。
4、 前台人员必须准确、清晰向票务中心下单，包括：姓名、身份证明文件，目的地、时间、班次等，以免造成不必要的经济损失。
5、 订返程票的时候，再与员工核对离开时间。
6、 在订票过程中，在满足公务出差同事的条件下，应尽量控制购票成本，降低日常差旅费用。
7、 订购火车票前，必须要求申请人提前交纳现金支付，否则，不予办理。现金包括票价和送票手续费。
第五条、公务接待房间预定流程
1、 异地公司传真员工的《出差审批表》到我司后，前台文员根据《员工差旅费报销管理规范》标准为员工预定房间。见下表：
2.4 差旅住宿标准及相关规定
2.5 为保障员工出差时的住宿条件和安全，如非公务特殊需要，所有员工 住宿应优先选择公司于当地的签约商务合作酒店(于北京、上海、 深圳三地的商务合作酒店明细详附件)，并应以交通方便及就近为原则， 选择适合入住的酒店。
2、 公务出差的员工超过五天的，应安排入住公司宿舍。
3、贵宾来访，异地公司传真《工作联系单》到我司前台，并在表单中列明宾客姓名、联系电话、身份证号、到达时间、住宿天数、住宿标准、来访原因等信息。前台文员审核表单内容后预定房间。
4， 酒店住宿月结时，需仔细核对清单，并分摊各异地公司费用。做到“帐”（住宿帐单）“单”（《出差审批表》和《工作联系单》）相符。报账的同时，《出差审批表》和《工作联系单》各一式两份，一份交财务作为报账依据，一份留档备查。
第六条、 支持性文件
Ø 《出差审批表》

Ø 《出差人员住宿标准指引》 （财务部提供）
Ø 《差旅费报销规范》 （财务部提供）

LKK员工《出差审批表》
年 月 日填
申请中心

申请人

职务

出差目的地

出差时间
年 月 日— 年 月 日 共 天
出差目的

交通工具
飞机 □ 火车 □ 旅游大巴 □ 客轮 □ 其他 □
行程
行程： 班次时间： 年 月 日 班号： 费用： 元
行程： 班次时间： 年 月 日 班号： 费用： 元

费用小计： 元
住宿
合计 晚 费用小计： 元
其他费用
每天标准 元 费用小计： 元
差旅费用合计
行程＋住宿＋其他费用 费用合计： 元

部门负责人

总部负责人

行政经理

总裁

备注
1、各公司的员工，由公司负责人审批。集团总部负责人以下级别的员工由该总部负责人审批；总部负责人以上（含）级别员工由总裁审批。
2、其他费用包括市内交通、膳食费等，标准额以内实报实销，超过部分，自行支付。
3、市内到火车站或机场的往返交通费用实报实销。
4、新公司成立前常驻人员在领取外派补贴后不在享受差旅报销。