融资担保公司业务档案管理办法模版.doc

*融资担保有限公司业务档案管理办法1.总则1.1 为了加强和规范业务档案管理工作,保证业务档案的安全和完整,特制定本办法。1.2 业务档案是指公司在从事担保、借贷业务过程中形成的各类文件、资料、凭证等。1.3 业务档案管理工作包括业务档案的建档、归档、保管等工作。2. 业务档案的分类及内容2.1 档案分类业务档案分为一般类档案、要件类档案、权证类档案等。一般档案包括担保公司内部一般性文件资料（称A类档案）；要件档案包括担保公司内部审批性文件资料（称B类档案）、客户/企业资料/反担保人/中介文件资料（称C类档案）、反担保法律文件资料（称D类档案）、银行文件资料（称E类档案）；权证类档案包括各种反担保物权证书（称F类档案）。2.2 档案内容2.2.1 A类档案包括业务资料清单、资产评估报告书、保后监管报告权证类资料复印件，按A-1、A-2、A-3索引号排列；2.2.2 B类档案包括项目调查评价报告书（代审批表）、担保意向函审批表、保证合同审批表、放款/用款审批表、解除或置换反担保审批表等审批通过的各类审批表, 按B-1、B-2、B-3索引号排列； 2.2.3 C类档案包括委托担保申请表、申请人基本资料、企业资料、反担保人资料、中介资料,按C1、C2、C3、索引号排列；申请人资料按基本资料身份证明、户口证明、婚姻证明、个人信用报告、收入证明、银行对账单/存折记录、住址证明、购车/房合同、首期款收据归档，并按C1-1、C1-2、C1-3、索引号排列；企业资料按基本资料营业执照、特殊行业许可证、组织机构代码证、税务登记证、贷款卡及查询记录、工商登记信息查询单、公司章程、验资报告、财务报表、购销合同、住址证明、银行对账单归档,并按C2-1、C2-2、C2-3、索引号排列；反担保人资料按基本资料身份证明、户口证明、信用报告、收入证明、住址证明归档，并按C3-1、C3-2、C3-3索引号排列；2.2.4 D类档案包括委托担保合同、抵押合同、反担保保证书、公证委托书，按D-1、D-2、D-3索引号排列；2.2.5 E类档案包括借款合同、保证合同、资金监管协议、还款证明，按E-1、E-2、E-3索引号排列；2.2.6 F类档案包括各类业务种类要求提供的反担保物权证书等资料,以F-1、F-2、F-3索引号排列。注：A、B、C、D、E类中的资料可根据各类业务需提供的资料进行调整。3. 业务档案的管理3.1 业务档案管理的责任人3.1.1 风险管理部负责各类业务档案的管理工作,风险管理部应指定人员负责各类业务档案的接档、建档、保管和借阅等；3.1.2归档人（客户经理A角、保后监管人员）按业务规程要求负责相应业务档案的收集、建立和按业务资料清单所列顺序归档整理工作，并保证档案的完整、合规。归档后将业务档案移交至档案管理人员；档案管理人员对归档资料有疑议时，客户经理应配合将档案资料补齐；3.2 业务档案的归档和建档3.2.1 A、B、C、D、E类档案资料须分类存放在同一个档案中保管，F类档案单独存放；3.2.2 归档时间。权证类档案（F类）以及所有业务的A、B、C、D、E类档案在放款前由客户经理A角交到档案保管人员； 3.2.3 归档人在完成相关工作后，将资料按归档要求顺序并按索引号进行编号连同业务资料清单交到档案保管人员，要求号码编写在业务档案的右上角或粘贴在业务档案的标签纸上；3.2.4 本办法中列明的归档文件而未归档的，归档人须在业务资料清单备注栏中进行说明；3.2.5 索引号的编写。每笔业务档案按对应的索引号进行编号。如有多项资料补充，按下例编写，例：银行文件档案E-1中有多项资料，则编写为E-1-1、E-1-2；如每笔业务档案其他资料有多项的，按下例编写，例：银行文件档案其他资料有多项的，则编写为E-5、E-6；3.2.6 页码的编制。在索引号后添加页码标志。如银行文件档案E-1有5页，则页码编写为E-1（1/5）、E-1（2/5）；3.2.7 归档人按一般类档案、要件类档案、权证类档案分别进行归档，权证类档案由归档人将复印件归档至一般档案中；同时由核实人在此类复印件上加盖“与原件核实相符”章，并签署姓名；3.2.8 归档人应在规定的时间将业务档案移交至风险管理部档案保管理人员，并办理移交手续 ；3.2.9 接档人对所接收的业务档案进行审核、编号、分类、整理等建档工作，并进行登记；3.2.10 业务档案案卷编号。编号规则：按“公司名称（CZ）-业务分类-业务类别(业务品种)-业务发生年份-业务发生顺序（0001、0002）进行编号；业务分类分为担保和借贷二类，用二个拼音字母表示，如DB、JD；业务类别（业务品种）以拼音字母表示，担保类业务类别分为：房产（FC）、汽车（QC）、个人经营性（GJ）；业务品种为业务类别项下的业务区分,以二个拼音字母表示，如房产类业务项下的业务品种有交易转按（JY）、同名转按（TM）、拍卖房（PM）、凭回执放款（HZ）；（注：凭抵押回执、凭收件收据、凭税单等提前放款统称为凭回执放款）例：2009年*担保发生的第1笔交易转按担保业务编号为：CZDB-FC(JY)-090012009年*担保发生的第1笔民生银行个人经营性贷款担保业务编号为：CZDB-GJ-MSYH090012009年*担保发生的第1笔工商银行个人经营性贷款担保业务编号为：CZDB-GJ-ICBC090012009年*担保发生的第1笔凭回执放款业务编号为：CZDB-HZ-090012009年*担保发生的第1笔现金借贷业务编号为：CZJD-090013.3 业务档案的保管、借阅等3.3.1 业务档案应保存在专门的档案室，档案室要坚固，并设置防盗、防火、防水、防潮、防虫等设施；对于F类档案要求在专用的银行保险箱或公司保险箱中单独存放；3.3.2 档案室和档案柜钥匙各二套，一套由档案保管人员负责保管使用，一套装入密封袋密封，封口处加盖公司公章，综合管理部经理、风险管理部经理在封口处签名，由综合管理部负责保管，必要时使用；3.3.3 借用和查阅档案时,借阅人填写业务档案借阅审批表（附件2），相关人员审批同意后档案管理人员方可办理借阅手续，并妥善保管业务档案借阅审批表；同时对借阅/退还业务档案进行登记备查。3.3.3.1 一般类档案借阅必须经风险管理部经理审批同意；3.3.3.2 在保业务要件档案和权证类档案原件原则上不予借阅,确因工作需要借阅必须经公司总经理审批同意,由风险管理部档案保管人员负责该类档案的安全；3.3.4 置换要件需填写解除/置换反担保审查表（附件3） ，经公司总经理审批同意后档案保管人员方可办理相关手续；3.3.5 项目解保之后或贷款本息收回之后需退还要件的,档案保管人员需查阅解除/置换反担保审查表并经风险管理部经理签字确认后，方可办理相关手续；3.3.6 借阅人应在审批的时间内归还借出的档案，对到期未归还的，档案保管人员有权要求借阅人立即归还；借阅人应保证业务档案的完整性，不得转借他人，并保守机密；3.3.7 公检法人员因工作需要借阅业务档案，需凭单位介绍函并经公司总经理审批同意后,档案保管人员方可办理借阅手续；3.3.8 档案保管人员应对业务档案的借阅和退还填写业务档案借阅及退还登记册（附件4）备查；同时每月末对借出档案进行清查，形成书面记录并上报部门负责人；3.3.9 公司应至少每半年对业务档案保管理的状态进行一次检查,形成书面检查记录,发现问题及时解决,以保证业务档案的完整和安全；检查记录应做为档案资料进行归档。3.4 业务档案的移交和销毁3.4.1 档案保管人员工作岗位调动时,应在离职前办好档案交接手续,由交接双方部门经理负责监察交接情况；3.4.2 业务档案的保存期限担保或借贷业务期限在6个月以内（不含6个月），各类档案的保管期限为担保责任解除或贷款本息收回后一年；担保或借贷业务期限在6个月以上（含6个月），各类档案的保管期限为担保责任解除或贷款本息收回后二年。3.4.3 对超过保存期限或确无保存价值的业务档案，风险管理部门需将要销毁档案列好清单（附件5）报公司总经理、董事长审批同意后方可销毁。3.4.4 销毁业务档案时,公司应指定综合管理部经理和档案保管部门以外的一位其他部门经理负责监察销毁工作,防止档案遗失或泄密；销毁完毕,监察人员要在销毁清册上签字,并将销毁清册存档。4、附则4.1 本办法自颁布之日起实施，由风险管理部负责解释和修订。附件1：业务资料清单附件2：业务档案借阅审批表附件3：解除置换反担保审批表附件4：业务档案借阅/退还登记册附件5：业务档案销毁清单附件1：业务资料清单 索引号内容原件复印件份数备注A-1业务资料清单原件A-2A-3附件2：业务档案借阅审批表借阅档案名称：申请日期：借阅（ ） 现场查阅（ ） 编号：申请部门借阅人借阅理由档案性质权证类档案（ ） 要件档案（ ） 一般档案（ ）档案内容借出时限年 月 日至 年 月 日部门经理审批监管经理风险管理部经理公司总经理注：权证类及要件档案需有总经理意见办理档案编号借出人签字：档案内容页数共 页档案保管人员签字：页码详列结果归还时间归还人签字：内容核对档案保管人员签字：页码核对完好性注：编号由档案管理人员编写。附件3：解除置换反担保审批表 日期：申请人项目类型担保金额担保期限原有反担保措施123 申请： 解除/释放拟解除的反担保措施解除的原因和依据 申请：置换拟变更反担保情况替换反担保情况客户经理 签名：监管经理 签名：核保专员签名：风险管部经理签名：总经理签名：副董事长注：项目正常解保时，无需副董事长审批。 签名：附件4：业务档案借阅及退还登记册借阅日期档案名称档案号档案内容借阅人经办人归还日期附件5：业务档案销毁清单序号客户姓名业务类别担保时间解保/结清本息时间备注1年 月 日至 年 月日2制表： 风险管理部经理： 日期： 年 月 日8