通信公司客户支撑系统-PMO-会议管理办法模版.docx

xx集团客户支撑系统实施工程项目管理组会议管理办法2011年3月文件目的本文件作为xx集团客户支撑系统实施工程项目管理办法中会议管理说明。为了规范会议召开程序，确保会议的高质量、高效率、帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调，实现科学决策，特指定本管理办法。各项目组必须按照本文件的要求进行会议管理。文件修改历史版本日期负责人内容描述V_0.22011-04-15吴超修改会议流程V_0.32011-04-20裴非增加会议纪律目录1简介62会议管理方法62.1会议管理角色职责描述62.2会议属性62.3会议管理流程82.4会议管理流程描述82.5会议纪律92.6考核9图表目录图表 1 会议管理职责描述6图表 2 会议属性7图表 3 会议管理流程8图表 4 会议管理考核指标91 简介成功的会议管理是项目高效，有序进行的必要条件。通过建立并执行会议制度，安排会议详细的日程安排、控制会议进度、会议冲突协调、驱动会议结论，监督会议执行情况，达成最有效的沟通。保证项目管理者对项目的进度和潜在的风险的了解，并做出积极的应对措施。最终确保项目的成功。2 会议管理方法2.1 会议管理角色职责描述角色人员职责描述会议发起人 项目组成员 发起会议 录入参与人、会议室、会议材料信息 发送会议邀请至参会人 控制会议进程和时间 上传会议纪要 跟踪下一步工作完成情况会议参与人 项目组成员 在会前熟悉会议议题，做好必要准备 按时参加，提前请假，说明请假原因 在会议进行中进行针对性问题的提问项目助理 组内项目助理 协助发起人制定议程，确定与会人员名单会议记录员 发起人指定 在会议中记录会议纪要 会议结束后登陆工程管理平台上传会议纪要会议追踪人 根据会议纪要布置的任务，跟踪下一步工作执行情况 定期审查会议纪要与到会人员图表 1 会议管理职责描述2.2 会议属性每个会议都必须具备基本的属性来描述。本项目要求的会议属性如下：类会议类别包含项目说明基本信息项目期 一期 二期 三期项目阶段 启动 需求分析 系统设计 系统测试 上线会以发起人开始时间结束时间会议地点须办公设备计划参与人实际参与人会议议题会议议程会议纪要会议跟踪发起会议小组 工程指导委员会 项目管理办公室 总体架构组 需求组 规范组 数据组 联合测试组 数据迁移组 系统集成组 销售管理组 综合订单组 客户管理组 产品管理组 计费账务组 客户经理管理 外围系统组 知识库 ESB SID图表 2 会议属性2.3 会议管理流程图表 3 会议管理流程2.4 会议管理流程描述1. 会议发起与准备 会议确认：发起人判别是否需要发起会议，如果是组间会议，则发起会议。如果是组内会议时，若需要会议纪要，则发起会议；若不需要会议纪要，直接与交授人交流。 制定会议议程：确认会议需求后，会议发起人制定会议议程。 确认参与人：若发起人能确认与会人员，则直接发出会议邀请；若发起人不能确认参加人员，则项目助理协助发起人确定后发出会议邀请。此流程为线下流程。 申请通知：会议发起人至工程管理平台录入会议相关信息并将会议邀请指派至各参会人。 回复：被邀请者需要在会议回复期限前回复是否能够参加会议。如果不能够参加会议，需要列明原因和替补者姓名。2. 会议召开发起人召开会议，会议记录员根据xx集中集团客户支撑项目_会议记要模版进行会议纪要，并于会议结束后登陆工程管理平台进行上传。3. 会议关闭与跟踪会议纪要上传成功后，会议流程关闭。PMO根据会议纪要布置任务，跟踪下一步工作的执行情况，并能够及时反馈信息，使工作能够顺利完成；并定期审查会议纪要以及人员到会情况，以便考核。2.5 会议纪律1.与会人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应将手机改为振动方式。 2.会议须限时召开，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。 3.会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。2.6 考核PMO会议管理员将参加每周PMO项目周例会，了解各项目组会议报告，并在例会上向项目经理对会议报告进行描述，在考核指标中进行反映，项目经理以此对项目成员进行考核。PMO管理员将根据相关数据统计出如下指标：指标名称目标公式解释数据来源对象会议提出率促进会议提出效率已提出会议数/（已提出会议+未提出会议数）已提出会议数：存在的会议数。未提出会议数：需要召开会议但未召开会议数。周例会会议提出组/人会议及时率促进会议召开效率按时进行会议数/会议总数按时进行会议数：在预计开会时间内完成开会数。会议总数：已召开会议总数。周例会会议负责组/人图表 4 会议管理考核指标会议相关指标状况将制作成指标现状报告，在每周PMO例会上进行通报。希望该管理办法的可以促进会议管理的开展，各项目成员踊跃提出问题，不断推动项目的顺利进行！