采购部工作流程图.doc

采购部工作流程图
1、 采购基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
采购需求

采购计划
审批
寻找供应商
采 销 员

采 购 经理

采 购 总 监
总经理
寻价、比价、议价
采购洽谈

财务部确认付款条件及帐期
报总经理
审批
验收
不合格
入仓
退货
计划对账
合同的签订
交货验收
验收合格
下单
建立供应商资料

财务结算

采购订购
一、申请商品采购流程图采购部审批（有合同）
采购部审批（无合同）
总经理审批
销售部
提出需求

根据供应商帐期限

二、申请付款流程图
采购总监审批
总经理审批
财务对账
采购

成本会计审核入库单
门店打入库单
门店凭入库单确认型号、数量、包装等
三、商品到货验收流程

合格进仓，不合格退回供应商

1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
2） 供应商的选择和考核：
供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3）询价、比价、议价 。
4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
7）财务结算：货物入库后，财务结算。
2、 采购管理制度：
1) 建立供应商资料管理。
2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
7) 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册。交人事部备案。
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