公司生产与存货内部控制流程模版.docx

生产与存货内部控制流程1.1 控制目标 合理保证存货与成本管理符合法律法规以及公司内部规章要求； 合理保证存货与成本记录的真实性、准确性、完整性； 合理保证存货资产的安全； 合理保证存货相关的业务活动得到适当的授权审批； 合理保证存货实物管理与账务记录之间职责存在适当分离。1.2 流程范围1.2.1所涉及的业务流程范围 该流程主要描述了关于存货与成本管理的相关流程,主要包括原材料退换和领用、产成品的出入库、存货实物管理、成本核算分析、存货盘点等业务流程。1.2.2所涉及的部门范围 压缩机公司/生产管理;压缩机公司/质量管理;压力容器厂/质量;采购部/综合管理;财务管理部/制造;国内营销事业部/工程管理;制造事业部;机组总装厂/质量管理;气体压缩设备分公司;经理层;海外事业部/越南公司;气体压缩设备分公司/技术;压缩机公司;压力容器厂;速冻设备厂/下料与库板生产线;压力容器厂/生产管理;财务管理部/海外事业;压缩机公司/加工生产线;总工程师办公室/标准化;自控设备厂/技术;节能服务公司/配件;气体压缩设备分公司/生产;自控设备厂/生产;机组总装厂;机组总装厂/生产管理;研发设计部/产品电气室;财务管理部/国内营销;自控设备厂;机组总装厂/技术管理;总工程师办公室/工艺管理;压力容器厂/技术;品质保证部/质量监督;财务管理部/节能服务公司;总工程师办公室;速冻设备厂/质量检验;速冻设备厂/生产管理。1.3流程主要风险n 退货、换货、折价等特殊情况的处理未得到审批可能导致导致生产/经营受影响或直接财务损失。n 存货（外购原材料、自制半成品、产成品）在企业内的流转（入库、出库）未经适当审批,可能导致存货被盗用或不恰当的存货流转。n 管理层不对存货的流转进行适当监控,因此产生存货积压或短缺,可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断。n 验收程序不规范、标准不明确,可能导致以次充好,客户满意度下降。n 未进行成本预测或成本预测方案未经过适当评审和决策,可能导致预测成本及成本预算编制不合理。n 存货盘点清查制度不完善、盘点计划不可行、盘点差异未查明原因并采取预防、整改措施,可能导致盘点工作流于形式、无法清查存货真实情况。n 企业未建立或健全成本会计制度,成本核算不准确,或者核算方法随意变更； 存货减值评估及跌价准备的计算不正确,可能导致存货净值及资产减值损失发生错报。n 未对存货的生产、成本进行定期分析、报告,难以发现库存、质量、成本等异常情况； 未对成本中心及责任人进行业绩考核,可能导致产品成本控制不力,损害企业的发展动力。n 不相容职责未经适当分离,可能发生舞弊导致财务损失。n 未签订合同,未经相关人员评审,未经授权对外订立合同,未对合同对方的主体资格进行有效检查,合同内容存在重大疏漏和欺诈,可能导致因合同对方的经营失败和信用丧失而使公司合法权益受到损害。n 项目实施方案/设计图内容不合规、不完整,标准不明确,深度达不到质量标准和实际要求,与后续施工未有效衔接或过早衔接,导致技术方案未得到有效落实,影响工程质量,或造成工程变更,发生重大经济损失。1.4 业务流程描述1.4.1原材料退换 1.4.1.1仓库保管员每日将收到的货物录入系统,生成采购入库单,质量检验员对原材料进行在检验,检验合格后,在系统内点击确认； 经检验确认为不合格的,则不予入库,在系统内录入合格品数量后,确认采购入库单1.4.1.2各生产厂将生产过程中发现的质量不合格原材料及生产过程中报废的原材料,交给质量检验员确认。1.4.1.3质量检验员检验报废的原材料后,开具废品通知单、返修（返工）通知单、不合格品通知单、不合格品让步申请单,列明报废的原材料型号、名称、报废原因等,各生产厂生产人员根据质量检验员开具的废品通知单,重新领取原材料。1.4.1.4仓库保管员将废品通知单录入系统,生成红字材料入库单,品质保证部每月汇总统计报废的原材料,并与各生产厂核对报废的原材料名称、型号、数量、报废原因、索赔工时、供应商等信息,按供应商统计形成供方作索赔清单。1.4.1.5集中采购和战略采购物资由采购部牵头组织针对质量原因引起的报废，与供应商沟通确认后，按与供应商签订的质量协议进行工时费及报废原材料的原值索赔，计入供应商质量考核体系。由制造事业部各生产厂采购单元采购的原材料，由各采购单元进行索赔。1.4.2材料领用 1.4.2.1国内营销事业部、海外事业部、气体压缩设备分公司签订销售合同后,对于非标产品,应进行合同评审。其中国内营销事业部、海外事业部组织研发设计部、制造事业部对合同进行评审；气体压缩设备分公司组织研发设计部、本公司生产管理单元、技术单元等部门对合同进行评审。研发设计部负责产品设计,在指定的时间内下发技术通知及图纸；制造事业部负责产品的生产组织,保证按期交货。1.4.2.2设备合同评审后,研发设计部根据合同要求,组织设计图纸,并编制相应的物料清单,经设计人员签字,校对后,递交项目负责人审核。1.4.2.3主管工艺师、主管标准化师、研发经理、研发设计部高级经理审核设计图及物料清单,关注设计图纸是否能满足客户需求,物料清单是否存在短缺或冗余的情况,审核无误后,传递至品质保证部、制造事业部,品质保证部根据设计图纸,对产成品的质量进行检验,制造事业部根据设计图纸,负责生产加工。1.4.2.4制造事业部生产过程中,由于物料清单下料不足造成物料短缺的,制造事业部与研发设计部沟通后,研发设计部设计人员编制更改通知单,补足物料,递交项目负责人审核。1.4.2.5制造事业部根据研发设计部设计的设计图纸进行试产,对设计图纸的准确度、及时度、偏离度进行反馈,同时,在试产过程中,按生产阶段对制造进行沟通汇报1.4.2.6主管工艺师、主管标准化师、研发经理、研发设计部高级经理审核更改通知单,关注变更的原因,补充物料的型号、数量等内容,审核后签字确认。并递交至制造事业部,接收人签字确认。1.4.2.1每月,国内营销事业部储运单元、海外事业部订单推进单元、气体压缩设备分公司销售管理单元根据客户订单等信息月份商品发运计划,经各自总经理批准后下发至制造事业部、气体压缩设备分公司生产管理单元。制造事业部、气体压缩设备分公司生产管理单元根据商品发运计划,编制月份商品生产计划, 制造事业部总经理、气体压缩设备分公司总经理审核生产计划并签字确认。1.4.2.8制造事业部各生产厂根据月份商品发运计划,编制本厂的作业生产计划,形成制造事业部商品生产计划。制造事业部各生产厂在系统中填写产品型号、数量,系统自动生成生产领料单,标明领用物料的名称、数量、规格、型号、领用仓库等信息,同时将生产领料单下推至仓库保管员。1.4.2.9国内营销事业部、海外事业部、气体压缩设备分公司销售人员定期跟进、了解客户的现状,形成合同执行情况调查表判断是否继续生产或暂时停产,并及时反馈本单位商品发运计划编制单元。国内营销事业部储运单元、海外事业部订单推进单元、气体压缩设备分公司销售管理单元根据订单跟进情况编制月份商品发运计划调整单,经各自总经理审批后,传递至制造事业部,调整生产计划。1.4.2.10生产线领用辅料或超额领用原材料时,由使用人填写领料单,说明领用材料的名称、数量、规格、用途等信息。1.4.2.11各生产厂生产管理经理审核领料单,核对领用材料的数量、型号等是否合理。1.4.2.12仓库保管员接到生产领料单、领料单后,备齐物料并移交至各生产厂领料员,仓库保管员及生产厂领料员签字确认。 仓库保管员将领料单录入存货管理系统,同时登记存货管理卡片,确保账、物、卡相符。1.4.3成品的收发 1.4.3.1生产过程中,品质保证部按工序对产品进行检验,形成装配路线单,记录已完成工序、检验情况、完成时间等内容1.4.3.2生产完工后,生产厂确认拟入库成品的质量和数量无误后,在系统内填写产成品入库单,填写内容包括：名称、规格、数量、入库日期、交货人等信息报送质量检验员检验。 质量检验员检验合格后,在装配路线单内签字确认,在系统内确认产成品入库单。1.4.3.3质检合格后,各生产厂将成品实物、装配路线单送至仓库,仓库保管员检查装配路线单是否经品质保证部检验,产成品的品名、规格,数量是否与系统内的产成品入库单信息相符,确认无误后,办理入库,并在系统内点击确认产成品入库单。1.4.3.4产成品出库发往客户处,具体参见“销售与收款”流程。1.4.4成品退货 1.4.4.1营销单元售后服务科服务工程师因客户反映或安装、调试、维护过程中发现外观质量或内在质量（因产品设计或制造技术造成的）问题,技术服务经理填制返修（更换）通知单,传递到品保部审核。 （因客户订错产品型号或工艺改变而提出换货要求,由销售工程师提出申请,经办事处经理审核后报销售管理科,由销售管理经理报国内营销事业部总经理批准,批准没通过则不予受理,批准后有销售管理经理组织变更合同,后续步骤同正常销售合同执行,详见“合同评审”和“发货控制”）1.4.4.2品保部根据质量问题的复杂程度选择自行出具处理意见或邀请研发设计部和制造事业部人员会审后出具处理意见,经品质管理高级经理审核后提交总经理批准。将审核后的返修（更换）通知单传递到制造事业部和责任生产厂执行。1.4.4.3责任生产厂负责办理更换部分配件的出入库后,将配件发送给现场售后服务科服务工程师,服务工程师根据设备难度选择自行更换或邀请生产厂技术人员协助更换。1.4.5存货实物管理 1.4.5.1仓库保管员根据公司存货保管的规定进行存货实物的保管,确保存货的完整和安全。1.4.5.2制造事业部每月进行对存货保管情况进行抽查,并形成MC计划与物料检查报告提交制造事业部总经理审阅。1.4.5.3制造事业部总经理审阅MC计划与物料检查报告,了解公司存货保管是否妥善,存货流转情况是否正常,了解存货保管中存在的问题,审阅后在MC计划与物料检查报告上签字并批示相关问题的处理意见。1.4.6成本预测 1.4.6.1每年度,各加工厂根据公司历史成本数据、同行业同类型标杆企业的有关成本资料、料工费价格变动趋势、人力、物力的资源状况,以及产品销售情况等,运用本量利分析、投入产出分析、变动成本计算和定量、定性分析、价值链成本比较分析等专门方法,对未来企业成本水平及其发展趋势进行科学预测,确定考核目标,形成制冷主业事业部绩效考核手册,下发至各生产厂。1.4.6.2制造事业部总经理、财务管理部部长、各生产厂厂长、研发设计部部长、副总经理、财务负责人、总经理等人召开成本预测评审会,对产品设计、生产工艺、生产组织、零部件自制或外购等环节,运用价值分析、生产工序、生产批量等方法进行适当的分析,讨论降低成本的有效措施。同时考虑企业整体战略目标和各种成本降低方案,进行成本预测方案的决策,选择最符合公司战略目标、最优化的成本预测方案以及成本定额标准和成本管理目标。1.4.1成本核算 1.4.1.1每月末,各生产厂主管会计根据收集的送货单、材料入库单、产成品出库单或退货单等信息,核对ER系统内的存货出入库情况,如有差异,双方沟通确认差异形成原因,并作账务处理。1.4.1.2各生产厂主管会计根据与仓库核对无误后的材料领用数据,统计ER系统内的生成领料单,计算生产领料数据,根据计算结果在财务系统中编制领料记账凭证。1.4.1.3各生产厂财务经理复核记账凭证分录是否正确,是否与生产领料单记录的原材料的数量,金额,型号相一致,审核无误后点击通过审核按钮,此凭证在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.1.4与生产相关的人工成本、动力费用、制造费用、折旧费用等根据实际发生情况入账。 人工成本相关的账务处理和审核参见“人力资源管理”流程； 计入成本的相关费用的申请、审批和入账流程参见“资金及费用”流程； 固定资产折旧的账务处理和审核参见“固定资产”流程。1.4.1.5每月,仓库保管员在ER中统计未完工的生产任务单,生成当期在产品盘点表。1.4.1.6生产部门根据在产品盘点表全面盘点在产品实物,财务管理部抽盘,对不符之处及时查明原因,调整盘点差异,确保在产品数量的准确性。1.4.1.1归集与生产相关的成本费用支出,财务管理部根据ER系统内的生产领料单记录的生产领料信息及当月生产计划中的投入与产出信息,确定当月领用的材料成本在在产品与产成品之间的分配； 生产部门归集当月燃气动力费用后,递交至财务管理部,财务经理将费用计入制造费用； 人力资源部归集当月的工资信息后,递交至财务管理部,财务经理将人工计入生产成本； 财务管理部综合会计根据固定资产系统的折旧信息统计固定资产折旧,按使用部门分配,分别计入制造费用、管理费用等。1.4.1.8财务经理汇总、审核材料成本、燃气动力成本、直接人工成本以及制造费用,按实际工时或计划工时法分摊至产成品,生成成本计算表。1.4.1.9财务经理对成本合法性检查,检查成本期间和核算期间是否一致,是否存在未分配的费用、是否存在未指定成本项目的费用分配单据、费用在各型号之间的分配是否合理、在产品材料盘点数量是否大于投入数量等。1.4.1.10各生产厂主管会计根据产品单位成本和产品入库数量,编制记账凭证。1.4.1.11财务经理在财务系统中审核记账凭证,确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.8成本分析与考核 1.4.8.1每月末,各生产厂财务经理编制成本分析,从销量、售价、成本、毛利率以及影响成本的因素等方面分析,确定产品的盈亏情况。1.4.8.2财务经理将成本分析报各生产厂生产经理审核,生产经理审核上报制造事业部。1.4.8.3制造事业部综合管理科收集各生产厂上报的成本分析后,整理、汇总,递交至制造事业部总经理,经审核后,上报至公司财务管理部。1.4.8.4每月末,持续改进部根据收入、成本、利润率等指标对各生产厂的业绩进行考核和奖惩,将考核过程和结果编制成考核表提交总经理办公会议。1.4.8.5总经理办公会议审阅考核表的正确性与合理性,审核确认后,发送至持续改进部,作为各生产厂当月奖金发放的依据。1.4.9存货盘点 1.4.9.1仓库保管员在日常的仓库管理工作中,根据需要经常对存货进行整理和盘点,确保存货分区正确、摆放整齐、存货数量与存货台账相符。1.4.9.2每年10月份进行一次存货全面盘点。实施盘点前,由财务管理部制定详细的存货盘点计划,合理安排盘点人员、盘点时间、盘点方法、盘点记录、注意事项等。1.4.9.3财务管理部部长审核存货盘点的范围、方法、人员安排等是否合理,审核无误后在存货盘点计划上签字确认。经审批的存货盘点计划提前下发给盘点人员。1.4.9.4财务管理部组织制造事业部各生产厂、仓库共同进行存货的全面盘点,全程监督存货盘点过程,盘点结束后形成书面的存货盘点表,参与盘点人员在存货盘点表上签字确认其内容真实有效。1.4.9.5制造事业部根据存货盘点表编制存货盘点报告,报告中详细说明本次盘点的方法、盘点结果、盘盈盘亏的金额、差异原因及相应的处理方法,存货盘点报告连同存货盘点表一起提交给财务管理部部长、制造事业部总经理审核确认。1.4.9.6财务管理部部长、制造事业部总经理审核存货盘点报告,检查盘点差异的产生原因是否合理,相应的处理方法是否恰当。审核无误后,在存货盘点报告上签字确认。 财务管理部遵照报告上记录的盘点差异处理方法进行相应的账务处理。1.4.9.1各生产厂主管会计根据审批后的存货盘点报告进行盘盈盘亏的账务处理。1.4.9.8各生产厂财务经理根据存货盘点报告及其他相关单据在财务系统中审核记账凭证。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.10存货跌价准备 1.4.10.1期末存货按成本与可变现净值孰低原则计价,对于存货因遭受毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因,预计其成本不可收回的部分,提取存货跌价准备。库存商品及大宗原材料的存货跌价准备按单个存货项目的成本高于其可变现净值的差额提取。财务经理（制造）根据存货减值分析的情况编制成存货跌价准备及计提存货跌价准备说明。1.4.10.2财务管理部部长审阅存货跌价准备及计提存货跌价准备说明,检查存货跌价准备的计提方法、计算依据和计提金额是否合理且正确；审核存货跌价准备的转回是否符合条件,即原存货减值的影响因素已经消失。审核无误后签字确认。1.4.10.3各生产厂主管会计根据经审批的存货跌价准备及计提存货跌价准备说明,在财务系统中编制记账凭证,计提或转回存货跌价准备,调整当期损益。计提凭证分录为： 借/贷：资产减值损失-存货减值损失 借/贷：存货跌价准备1.4.10.4为确保记账凭证正确且经适当审核,各生产厂财务经理根据各类别存货跌价准备及计提存货跌价准备说明在财务系统中审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证在系统中自动显示为审核后凭证。1.4.11废旧物资处置 1.4.11.1废旧物资包括库存废旧物资和废料。 库存废旧物资是指由于技术和产品更新换代、生产加工或其他原因造成的积压报废、长时间闲置不用或已无使用价值的原材料、零配件、产成品、生产设备等； 废料是指在生产加工过程中产生的、无再利用价值的、可回收的边角料、废料、废屑等。1.4.11.2采购部定期组织制造事业部、质量保证部、研发设计部等部门对积压、报废物资进行评审，形成废旧物资评审报告，确认废旧物资。1.4.11.3各生产经营单位应于每季度末之前，将本单位申请处理的库存废旧物资明细报送采购部，由采购部负责汇总、整理，作为统计分析和废旧物资处理的依据之一。 采购部负责每半年将公司库存废旧物资明细、相关统计分析、废旧物资处理工作计划报总经理，并根据批准意见启动库存废旧物资处理工作1.4.11.4库存废旧物资处理前，由采购管理部门组织废旧物资评定小组，到各单位现场对库存废旧物资情况进行进一步落实后，研讨确定各类库存废旧物资的处理方式，并编制库存废旧物资处理报告，报总经理批准后执行。1.4.11.5对于可用于其他产品生产的废旧物资，有责任单位内部或公司内部相关单位调剂使用。1.4.11.6对于由供应商原因引起的报废，经与供应商协商后，可做退换处置，由仓库管理人员填写红字材料入库单后，经质检检验，采购部部长审核通过后，办理出库。 换货入库流程详见“采购”流程。1.4.11.1库存废旧物资出售时，由采购部牵头，废旧物资所属生产经营单位可提供销售渠道，运用市场竞争机制询价比，对满足招标条件的，由采购部组织招标，最终选择价格较高、付款条件较好的客户。1.4.11.8确定客户后，由采购部起草合同，组织制造事业部、质量保证部、研发设计部、财务管理部、副总经理、总经理进行合同评审，评审无误后，与客户签订正式合同。1.4.11.9物资出售合同签订后，由采购部负责相关交易事宜，由所属生产经营单位负责发货，由财务管理部门负责开具发票事宜。采购部负责全程跟踪合同执行情况，直至合同约定内容结束。1.4.11.10财务管理部各生产厂主管会计根据经审核后的废旧物资处理意见及合同等资料，对废旧物资处置进行相应的账务处理，财务管理部各生产厂财务经理审核会计凭证。1.5 关键控制活动及控制证据编号关键控制活动控制证据P1.1.1来料退货的审批采购入库单P1.1.3生产过程中原材料报废审批废品通知单、返修（返工）通知单、不合格品通知单、不合格品让步申请单P1.2.1设备合同评审合同评审报告P1.2.3审核产品设计施工设计图纸及物料清单P1.2.6审核物料清单变更更改通知单P1.2.1生产计划月份商品发运计划P1.2.9生产计划变更合同执行情况调查表,月份商品发运计划调整单P1.2.11审核领料单领料单P1.2.12发出材料生产领料单、领料单P1.3.1工序检验装配路线单P1.3.2验收成品产成品入库单、装配路线单P1.4.2审批和批准返修（更换）通知单返修（更换）通知单P1.5.3审阅PMC计划与物料检查报告PMC计划与物料检查报告P1.1.1财务管理部与仓库核对出入库信息送货单、材料入库单、产成品出库单,退货单P1.1.3审核材料领用的记账凭证生产领料单,会计凭证P1.1.9成本计算合法性检查成本计算表P1.1.11审核结转生产成本的记账凭证结转生产成本的记账凭证P1.8.2审核成本分析成本分析P1.8.3上报、汇总成本分析成本分析P1.9.6审核存货盘点报告存货盘点报告P1.9.8审核处理存货盘点差异的记账凭证存货盘点相关单据审核纪录P1.10.2审核存货跌价准备及计提存货跌价准备说明存货跌价准备及计提存货跌价准备说明P1.10.4审核存货跌价准备的记账凭证资产减值记账凭证P1.11.2废旧物资确认废旧物资评审资料P1.11.3废旧物资统计废旧物资统计汇总资料、废旧物资处置工作计划P1.11.4废旧物资评定库存废旧物资处理报告P1.11.6废旧物资退货红字材料入库单P1.11.1废旧物资出售废旧物资处置招标资料P1.11.8废旧物资处置合同废旧物资处置合同P1.11.10废旧物资处置账务处理废旧物资处置会计凭证1.6 相关制度目录1.1 不相容职务分离u 存货的请购、审批与执行；u 存货的采购、验收与付款；u 存货的实物保管、相关记录与盘点；u 存货发出的申请、审批与记录；u 存货处置的申请、审批与记录；u 成本预测方案及预算的编制与审批；u 成本费用支出、审批与相关会计记录；u 成本相关数据计算与审批。