农村信用社信贷业务档案管理办法模版.doc

xx省农村信用社信贷业务档案管理办法
目 录
第一章 总则
第二章 档案管理岗职责
第三章 档案的内容
第四章 档案的流转、整理与归档
第五章 档案的保管调阅
第六章 档案的销毁
第七章 罚则
第八章 附则

第一章 总则
第一条 为加强信贷业务档案管理工作，确保信贷业务档案的有效、安全、完整，更好地保护和利用信贷业务档案，依据《中华人民共和国档案法》《贷款通则》及《xx省农村信用社信贷业务管理基本制度》等有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所称信贷业务档案是指农村信用社在办理信贷业务过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，主要包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像等，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子信贷业务档案。
第三条 本办法所称信贷业务档案管理是指信贷业务档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。与农村信用社建立信贷关系的客户，都应建立信贷业务档案。
第四条 信贷业务档案管理应遵循统一领导、分级管理、有效利用、安全保密的原则。
第五条 本办法所称省联社是指xx省农村信用社联合社;市级机构是指办事处、市联社；县级行社是指县（市、区）农村商业银行、农村信用合作联社；办贷机构是指有权办理和经营信贷业务的机构。
第六条 本办法适用于全省农村信用社。
第二章 档案管理岗职责
第七条 农村信用社各级机构应设立信贷业务档案管理岗，由熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的专（兼）职人员担任。
第八条 信贷业务档案管理岗职责：
（一） 严格执行国家政策和法律法规，认真学习档案管理业务，提高业务素质；
（二） 负责收集、整理、立卷归档和保管信贷业务档案资料；
（三） 负责办理档案调阅登记手续；
（四） 负责按程序对超过保存期限和无保存价值的档案进行销毁；
（五） 负责信贷业务档案管理的其他相关工作。
第三章 档案的内容
第九条 信贷业务档案按内容分为权证类档案、要件类档案、管理类档案、保全类档案和综合类档案。
第十条 权证类档案是指采用抵（质）押担保方式办理的信贷业务，能够证明对抵（质）押物享有所有权和处置权的要件。主要包括：
（一） 抵(质)押物评估报告或作价依据；
（二） 抵(质)押物所有权、使用权证或证明文件；
（三） 已办理抵(质)押登记的他项权证或有关证明文件；
（四） 抵（质）押物清单；
（五） 权利质押的各种有价单证；
（六） 其他资料。
第十一条 要件类档案是指办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务合法性、合规性的基本要件。主要包括：
（一） 授信审批通知书；
（二） 信用等级评定报告及授信报告；
（三） 信贷业务申请书；
（四） 信贷业务调查、审查报告；
（五） 利率测算表；
（六） 信贷业务审批表；
（七） 贷款承诺函；
（八） 信贷业务借款合同(协议书)、借据、担保合同(担保协议)或担保函；
（九） 贷款本息催收相关资料；
（十） 贷后跟踪检查记录和贷款检查报告；
（十一） 贷款五级分类相关资料，包括认定表(季度)、风险分类报告等；
（十二） 其他资料。
第十二条 管理类档案是指借款人、担保人的基本资料。主要包括：
（一） 法人客户提供的各种有效证照复印件；
（二） 法人客户法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，授权委托书，企业章程复印件，企业变更登记有关文件的复印件；
（三） 法人客户财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件；
（四） 固定资产项目贷款还应包括项目建议书及批准文件、可行性研究报告及批准文件、项目建设批准文件、项目资本金及项目自筹资金落实到位的证明材料、项目融资意向书、项目竣工及决算报告、其他需要归档的文件；
（五） 借款人和担保人一方或双方为个人的，包括借款人、保证人及配偶的有效身份证件复印件、居住证明或户口簿复印件、财产及收入状况证明、同意提供担保的书面文件、财产共有人承诺函；
（六） 其他资料。
第十三条 保全类档案是指信贷资产风险管理、处置等相关资料。主要包括：
（一） 贷款诉讼的相关资料；
（二） 以物抵债资产清单、权属证明、抵债协议、法院裁定书；
（三） 企业兼并、破产的有关资料及证明文件；
（四） 呆坏账核销的相关资料；
（五） 其他资料。
第十四条 综合类档案是指农村信用社内部管理资料。主要包括：
（一） 与信贷业务有关的各类报表、账册；
（二） 授权及转授权文件；
（三） 行业分析资料；
（四） 信贷分析报告；
（五） 调查检查报告；
（六） 审计稽核报告；
（七） 其他资料。
第四章 档案的流转、整理与归档
第十五条 信贷业务各岗位工作人员是本岗位信贷业务档案收集的第一责任人，对信贷业务档案的真实性、完整性负责。并按照岗位职责要求，收集本岗位生成的信贷业务档案，及时将相关资料上传至信贷管理系统。
第十六条 信贷业务档案按业务操作流程和岗位职责进行流转，各岗位工作人员在本岗位工作结束后，应填制《xx省农村信用社信贷资料交接清单》（附件1），信贷业务档案接收人应按照本岗位职责要求，对档案的完整性进行审查。对档案资料收集不完整的，应退回补充收集。
第十七条 信贷业务终了，贷款发放岗应在3个工作日内应将信贷业务档案流转至信贷业务档案管理岗。
第十八条 信贷业务档案应根据信贷业务是否执行终了分别归放于立卷区和归档区。
立卷区主要存放执行中业务的要件类、管理类、权证类、保全类档案，按照一户一档、一笔(项)一卷管理。
归档区主要存放执行终了业务的要件类、管理类、权证类、保全类档案。归档区信贷业务档案按季整理装订成册。
权证类档案中的权属类证件、有价单证按会计制度相关要求妥善保管。在业务发生时，应移交会计部门，填写相关凭证，办理交接手续，同时将复印件在信贷业务档案中留存。
综合类档案存放区域为综合区。
第十九条 信贷业务档案整理立卷的基本要求：
（一） 信贷业务档案的立卷应遵循其形成规律及特点，保持文件材料之间的有机联系，结合业务执行的时间顺序、重要程度进行排列；
（二） 立卷的信贷业务档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐全完整；
（三） 在立卷信贷业务档案资料中，应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与批复、转发文与原件等立在一起，不得分开；文电应合一立卷，同时按照批复在前、请示在后，处理性决定、判决性文件在前，依据材料在后的顺序要求进行资料排列；
（四） 信贷业务档案应按顺序排列，依次编写页码和卷号，统一在每页正面的右上角或背面左上角填写页码；编制《xx省农村信用社信贷业务档案卷内文件目录》（附件2），并与档案资料保持一致；
（五） 信贷业务档案应编制档案编号。编号由“客户号+合同编号”构成；
（六） 卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应使用标准的档案封皮，采用三孔一线的方法装订，不能装订的案卷，如定期统一报表等，应使用标准的报表封面、封底，用细线装订；
（七） 按规定整理立卷后存放于立卷区，逐件填写《xx省农村信用社合同文本登记、注销登记簿》（附件3）。
第二十条 信贷业务档案归档。已执行终了的信贷业务，信贷业务档案管理岗应在贷款结清收回后5个工作日内完成归档工作。
第五章 档案的保管调阅
第二十一条 信贷业务档案必须有专用库房和柜架保管，库房、柜架要坚固，并有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。库房内不能存放与信贷业务档案无关的物品，要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决，确保资料安全。
第二十二条 信贷业务档案调阅，应按照档案保密和调阅管理规定，严格执行调阅范围和履行调阅手续，登记《xx省农村信用社信贷业务档案调阅登记簿》（附件4）。信贷档案只可现场调阅，不得外借、横传、涂改、圈划或拆散原卷册，用后必须及时归还，确保档案的完整和安全。
第二十三条 公安、纪检、司法等有权部门需查阅档案时，应持有相关手续方可调阅。调阅时，档案管理岗应在场陪同，严禁将原件抽出借走。调阅档案的相关手续应归档保管，并将调阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录，同时登记《xx省农村信用社信贷业务档案调阅登记簿》。
第二十四条 信贷业务档案管理岗调离时，对经管的信贷业务档案资料(包括年内临时保管的文件资料)，应编制档案管理交接清单，在监交人监督下，办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的完整。
第二十五条 信贷业务档案管理岗应严格遵守保密制度，不得借出信贷业务档案或透露档案内容。县级行社应定期检查各类档案的保管情况，检查间隔至少为每季一次，并书面记录检查结果。
第二十六条 信贷业务档案保管期限分为永久、定期两类：
（一） 执行中的信贷业务档案保管期限为永久保管；
（二） 执行终了的信贷业务档案保管期限为10年；
（三） 信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管；
（四） 信贷业务档案的保管期限，从信贷业务执行终了后的次年1月1日起计算。
第六章 档案的销毁
第二十七条 信贷业务档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、鉴定、审批和销毁。
（一） 信贷业务档案销毁前的整理
根据档案管理规定，符合销毁条件的，由信贷业务档案管理岗提出销毁意见，填制《xx省农村信用社信贷业务档案销毁清册》（附件5）；
（二） 信贷业务档案销毁的鉴定
档案管理岗进行严格的整理和审阅后，提交县级行社信贷管理部门和稽核部门共同组成鉴定工作组进行鉴定，在《xx省农村信用社信贷业务档案销毁清册》提出存毁意见；
（三） 信贷业务档案销毁的审批
鉴定工作组提出意见后，报有权审批人审批，在《xx省农村信用社信贷业务档案销毁清册》提出审批意见；
（四） 信贷业务档案的销毁
信贷业务档案销毁工作由县级行社统一办理，档案管理岗根据《xx省农村信用社信贷业务档案销毁清册》，将已核准销毁的信贷业务档案送达指定销毁地点，县级行社信贷管理部门和稽核部门共同派员监销，监销人应按照销毁清册上所列内容清点核对。
销毁后，档案管理岗和监销人应在销毁清册上签字，并将《xx省农村信用社信贷业务档案销毁清册》入档保管。销毁档案应在指定地点进行，销毁时应注意安全和保密，严防散失。所有确定销毁的信贷业务档案，不得作废纸出售。
第二十八条 对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管3年以上，确无保存价值时方可进行销毁。
第七章 罚则
第二十九条 对违反本办法的各类违规行为，按照《xx省农村信用社工作人员违规行为处罚办法》的规定予以处罚。
第八章 附则
第三十条 县级行社应根据本办法规定，结合自身实际制定实施细则，并报省联社备案。
第三十一条 本办法由省联社负责解释和修订。
第三十二条 本办法自下发之日起施行。原《xx省农村信用社信贷业务档案管理办法》（x号）同时废止。

附件：1. xx省农村信用社信贷资料交接清单
2. xx省农村信用社信贷业务档案卷内文件目录
3. xx省农村信用社合同文本登记、注销登记簿
4. xx省农村信用社信贷业务档案调阅登记簿
5. xx省农村信用社信贷业务档案销毁清册