公司档案工作规定模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司档案工作规定
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*文件所有者
公司办公室
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普通

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批准人

(xx)
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文件说明

*目的
为加强xx有限公司档案管理工作,遵照《华润（集团）有限公司档案工作规定》,结合公司实际情况，制定本规定。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司档案工作规定

第一章 总则
第一条 为了加强xx有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、经营、管理、发展中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》及实施办法、国家档案局《企业档案工作规范》、国务院国资委《中央企业档案工作规定》等法律法规，遵照《华润（集团）有限公司档案工作规定》，结合公司实际情况，制定本规定。
第二条 本规定是公司档案工作的综合性管理制度，与相关配套管理办法及实施细则共同构成公司档案工作制度体系。
第三条 本规定适用于公司总部及各业务单元的档案管理工作，是总部各部门和各业务单元档案管理的根本制度。总部各部门和各业务单元可根据本规定，结合实际情况及业务特性，制定本部门或本业务单元档案工作制度。
“公司总部”是指公司总部各职能部门。
“公司各业务单元”是指公司各业务单元及其根据需要成立的省区、城市公司，或者其直接或间接拥有实际控制权的各级子企业。
第四条 本规定所称档案是指公司总部及各业务单元在研发、生产、经营和管理过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。公司档案是公司不可或缺的信息资源和重要资产，是企业国有资产的重要组成部分。
第五条 本规定所称档案工作是指公司履行档案管理职责的行为和活动。公司档案工作是企业经营管理的重要环节，是强化内部控制、防范经营风险的重要基础性工作。
第六条 公司档案工作实行“统一领导，分级管理”的原则。公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调、监督指导公司档案工作；总部各部门和各业务单元根据公司要求，分级负责本部门和本业务单元的档案管理工作。公司档案工作应科学化、专业化、信息化，实现从文件到档案的全过程管理，形成全员参与的档案管理机制。
第七条 根据国家档案局的“三纳入”原则及公司实际情况，应将档案工作纳入公司年度工作计划，纳入领导工作议事日程，纳入公司规章制度及工作流程，纳入各部门和各业务单元有关人员的经济责任制或岗位责任制。　
第八条 公司档案工作须严格遵守国家、集团及公司的保密规定，加强对涉密档案的管理，维护档案实体与信息安全。

第二章 机构与职责
第九条 公司办公室是公司档案工作的归口管理部门，主要职责是：
（一）贯彻落实国家档案工作的法律法规、方针政策和制度标准，接受上级档案管理部门的业务指导与监督。
（二）编制和实施公司档案工作规划和年度计划，推动公司总部及各业务单元的档案管理体系建设。
（三）指导总部各部门和各业务单元的档案管理工作，开展考核评价。
（四）统筹规划公司档案信息化工作，全面提升公司档案管理水平。
（五）推动公司档案人才队伍建设，组织开展档案工作业务交流和培训，推进公司档案职称评定工作。
（六）组织档案资源开发利用，充分发挥档案价值，为企业管理决策和企业发展提供档案信息服务。
（七）负责公司级档案室的规划、筹建、管理工作。
（八）管理公司总部各部门按照要求移交的重要档案。
第十条 各业务单元应明确本业务单元档案工作的归口管理部门，贯彻落实公司档案工作的总体要求，推动本业务单元的档案工作。具体职责是：
（一)贯彻落实国家、集团、公司关于档案工作的法律法规、方针政策和制度标准，接受上级档案管理部门的业务指导与监督。
（二）编制和实施本业务单元档案工作规划和年度计划，推动本业务单元档案管理体系建设。
（三）指导本业务单元内档案管理工作，开展考核评价。
（四）根据集团要求，结合公司档案信息化规划，编制本业务单元档案信息化建设、推广计划，实现本业务单元档案管理现代化。
（五）推动本业务单元档案人才队伍建设，组织开展档案工作业务交流和培训。
（六）负责本业务单元档案开发利用、宣传工作。
（七）推动本业务单元所属档案室（馆）的规划、建设。
（八）集中统一管理本业务单元总部的各类档案。
第十一条 各业务单元下属省区、城市公司的档案管理部门，按照公司档案“分级管理”的原则，负责本公司档案的归档、保管、开发利用和信息化建设工作，定期移交上级档案管理部门所要求的档案。
第十二条 总部各部门和业务单元负责收集、整理本部门或本单元形成的所有档案，接受档案管理部门的业务指导，按要求向档案管理部门归档移交电子类档案；实物类档案向档案管理部门做归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行实物管理。

第三章 档案工作队伍建设
第十三条 公司应设置档案工作分管领导，明确工作职责，列入绩效考核。
第十四条 各部门和各业务单元应配备专/兼职档案员，负责档案管理工作，明确工作职责，列入绩效考核。公司总部档案管理部门至少应配备1名专职档案员，其他各部门需至少配备1名兼职档案员，也可根据部门业务特性，配备专职档案员；各业务单元总部至少应配备1名专职档案员，其他部门需至少配备1名兼职档案员；并需明确省区、城市公司专兼职档案员配备标准。
第十五条 档案人员应遵守《xx有限公司档案人员岗职管理办法》，遵纪守法、忠于职守、熟悉业务，严守国家机密和企业商业秘密。
第十六条 总部和各业务单元档案管理部门应加强专业培训，确保档案人员素质胜任工作需要。

第四章 文件的收集、整理与归档
第十七条 总部和各业务单元应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。
第十八条 总部和各业务单元应制定各类文件材料的收集、整理、归档标准与工作流程，明确业务要求。
第十九条根 据档案“谁形成，谁归档”的原则，相关文件责任人负责文件的收集与归档，任何部门或个人不得拒绝归档。
第二十条 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件收集、归档责任，主办单位一般应收集保存全套文件。协办单位保存与所承担任务相关的文件。
第二十一条 总部和各业务单元下达项目计划任务与提出项目文件归档要求要同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况要同步；项目验收与档案验收要同步；项目总结与归档的项目文件交接要同步。
第二十二条 总部和各业务单元产品鉴定、项目验收、科研课题成果审定、设备开箱验收必须通知档案部门或档案人员参加，保证归档文件材料的完整、系统及规范整理。

第五章 档案的鉴定、保管与统计
第二十三条 总部和各业务单元档案鉴定与销毁工作遵照《xx有限公司档案鉴定与销毁管理办法》执行。档案鉴定应科学、合理，档案销毁应严谨、慎重并严格审批。
第二十四条 档案保管做到安全、稳妥，严格遵守《xx有限公司档案库房管理制度》，严禁无关人员入内，并做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等“八防”工作。
第二十五条 总部和各业务单元应根据实际业务需要，选择配备档案工作开展所必须的档案库房、装具、档案防护和现代化设施设备。
第二十六条 新建档案库房应参照国家《档案馆建筑设计规范》的要求，面积应能满足公司十年档案存储的需要。原则上公司总部级档案库房使用总面积在100㎡以上，各业务单元档案库房使用总面积在30㎡以上。
第二十七条 总部和各业务单元应遵照《xx有限公司档案统计制度》的要求，建立档案管理基本情况统计台账，每年对档案工作进行统计，填写统计年报，根据工作要求，逐级上报。
第六章 资产与产权变动档案处置
第二十八条 资产与产权变动档案处置原则、办法遵照《xx有限公司资产与产权变动档案处置办法》及公司投资并购和资产处置相关规定执行。
第二十九条 公司在资产与产权变动过程中，要严格遵守国家及公司相关规定，严防公司档案的流失；档案处置工作结束前，档案库房、设备、装具及必要的办公用品等，不得挪做他用。

第七章 档案信息化建设
第三十条 公司按照集团“统一平台、集中部署、协同建设”的原则，统筹规划、稳步推进公司档案管理系统建设，最终实现公司总部与各业务单元之间档案信息资源的互联互通和成果共享。
第三十一条 各业务单元须根据公司档案信息化建设规划，结合本业务单元特点，实施、推广及运营本业务单元档案管理系统，实现公司档案管理线上线下一体化。
第三十二条 档案信息化工作要严格执行《xx秘密文档保密管理细则》及《xx计算机信息系统安全管理规定》的相关要求。

第八章 档案的开发利用与宣传工作
第三十三条 总部和各业务单元应规范档案利用流程，档案利用应严格履行审批手续，兼顾档案开放利用与安全保密。
第三十四条 各级档案管理部门要加强档案编研、开发和集成，主动为公司管理决策和公司发展提供档案信息服务，不断完善档案服务方式和手段，及时、准确地满足公司内部档案利用者的需求。
第三十五条 各级档案管理部门要积极开展档案宣传、展览工作，体现档案在公司经营管理中的重要作用，实现档案价值。

第九章 奖惩
第三十六条 对在档案收集、整理、保管、利用等工作中做出突出贡献的单位和个人，应给予奖励。
第三十七条 严禁擅自转移、转让、出卖、拆分、损毁、篡改档案，如有违反，依据《中华人民共和国档案法》给予处分；造成损失的，责令赔偿；构成犯罪的，依法追究法律责任。

第十章 附则
第三十八条 本规定由公司办公室负责解释。
第三十九条 本规定自发布之日起施行。

附录：
1、xx有限公司档案人员岗职管理办法
2、xx有限公司档案工作考核办法
3、xx有限公司档案鉴定与销毁管理办法
4、xx有限公司档案统计管理办法
5、xx有限公司档案利用管理办法
6、xx有限公司档案保密管理办法
7、xx有限公司档案库房管理办法
8、xx有限公司档案安全管理应急预案
9、xx有限公司资产与产权变动档案处置办法
10、xx有限公司档案全宗管理办法
11、xx有限公司档案分类管理办法
12、xx有限公司文书档案管理实施细则
13、xx有限公司财务档案管理实施细则
14、xx有限公司审计档案管理实施细则
15、xx有限公司工程档案管理实施细则
16、xx有限公司设备档案管理实施细则
17、xx有限公司信息档案管理实施细则
18、xx有限公司声像档案管理实施细则
19、xx有限公司实物档案管理实施细则
20、xx有限公司法律档案管理实施细则
21、xx有限公司合同档案管理实施细则
22、xx有限公司人事项目档案管理实施细则
23、xx有限公司员工档案管理规定
24、xx有限公司投资并购项目档案管理实施细则
25、xx有限公司开闭店档案管理实施细则
26、xx有限公司电子文件归档与管理办法
27、xx有限公司档案管理系统管理规范

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