苏州供电公司材料物资发票匹配和应付款核算流程模板.doc

苏州供电企业材料物资发票匹配和应付款核实步骤 1. 范围本步骤适适用于苏州供电企业材料物资采购处理及核实。2. 控制目标确保核实立即性和正确性；实现对统一采购集中核实，确保对应应付款集中处理。3. 关键包含部门q 财务和产权管理部q 物资管理部4. 关键前提和假设q 生产性和非生产性固定资产及材料物资采购统一由物资管理部办理q 财务和产权管理部统一核实处理q 物资系统和财务系统之间建立系统接口5. 关键控制点q 物资采购必需受到预算控制q 物资管理部收到供给商发票后，检验发票价格是否和协议及定单价格一致，并检验物资是否到货q 价格审核：发票单价小于采购协议确定单价q 数量审核：发票数量等于一批或多批物资收料数量q 物资管理部必需确保四单匹配，即协议、定单、收料单、发票匹配，并将匹配后信息立即传输给财务和产权管理部q 物资部必需确保发票和收料单等材料核实单据立即传输；若物资直接发送至工地，亦必需办理入库和领料手续6. 步骤说明步骤说明责任人输出1.编写物资使用计划1.1各业务部门依据预算和维修维护计划，编制物资使用计划各业务部门物资使用计划2.生成材料采购计划2.1 物资部依据各部门物资使用计划生成材料采购计划物资管理部材料物资采购计划3.生成协议和订单3.1 依据采购计划，生成采购协议和订单，并将协议和订单信息导入财务系统物资管理部4.材料物资验收4.1验收材料物资，清点数量，检验质量4.2 在物资系统中维护材料采购信息4.3 将采购信息传输至财务部，并由财务部据以记帐物资管理部5.收到发票，进行四单匹配检验5.1检验协议、定单、发票、收料单匹配信息，并提出付款申请5.2对没有发票存货，进行暂估入库物资管理部6.发票金额检验6.1查对发票信息，确保发票价不高于采购订单价6.2若一张发票对应多张订单，进行追索查询确保发票和订单匹配和发票金额不高于所对应多张订单金额累计物资管理部7. 会计核实7.1 经过财务系统和物资系统接口，获取付款申请，并审核发票、定单、收料单、协议，编制会计分录财务和产权管理部8.检验预付款8.1检验预付款及扣款信息8.2若存在预付款，付款金额为应支付金额扣除预付款金额财务和产权管理部9.款项支付9.1支付物资款项财务和产权管理部7. 关键包含文档/信息步骤文档名称编制部门/人员关键内容联数提交部门/人员提交时限/频率物资使用计划各业务部门材料物资名称、规格型号、数量、项目名称和预算项目,领用日期2各业务部门材料物资采购计划物资管理部材料物资名称、规格型号、数量、单价、金额4物资管理部采购付款申请物资管理部发票、收料单、定单、协议、付款申请单4财务和产权管理部